Что такое управление рисками проекта?

Что такое риски проекта?

Риски при управлении проектами — это все, что может испортить ваши планы. В управлении проектами под рисками понимают не только плохие события, но и неопределенность и то, как она может повлиять на цели проекта. Неопределенность может негативно сказаться на сроках, бюджете, качестве или любом другом аспекте проекта.

Например, представьте, что вы руководите работой над новым дизайном веб-сайта. В число рисков может входить следующее:

• один из ключевых участников команды неожиданно покинул проект;
• технические проблемы на этапе разработки;
• клиент изменил требования на полпути;
• задержки с получением необходимых подтверждений;
• бюджетные ограничения из-за непредвиденных технических проблем.

Каждый из этих рисков может повлиять на возможность успешно реализовать проект, поэтому крайне важно иметь надежный план управления рисками.

Виды рисков проекта

На протяжении всего жизненного цикла проекта возникают многообразные риски управления им. Зная разные категории рисков, можно выявить потенциальные проблемы на ранней стадии и разработать эффективные стратегии их устранения.

Финансовые риски

Это риски, которые «бьют» по кошельку. Финансовые риски могут проявляться в незапланированном перерасходе бюджета, истощающем ресурсы, или внезапных изменениях обменных курсов, влияющих на международные проекты. Ваши поставщики могут повысить цены без предупреждения, или вы можете столкнуться с нарушением денежных потоков, что повлияет на способность продолжать проект.

Технические риски

На успех проекта могут повлиять и технические риски. Например, вы можете обнаружить проблемы с совместимостью программного обеспечения, которые не были очевидны во время планирования, или столкнуться со сложностями интеграции при подключении новых систем к существующим.

Узкие места производительности могут замедлить достижение результатов, а пробелы в технических навыках вашей команды могут выявиться только тогда, когда вы углубитесь в проект.

Операционные риски

Для повседневной проектной работы характерны свои сложности. Вы можете столкнуться с нехваткой персонала, например, если ключевые участники команды станут недоступны, или обнаружить недостатки в ваших процессах, которые замедляют работу. Могут возникнуть проблемы коммуникации между участниками команды или заинтересованными сторонами. При отсутствии надлежащего контроля могут начаться проблемы с качеством.

Внешние риски

Некоторые риски возникают из-за факторов, совершенно не зависящих от вашей организации. Например, рыночные условия могут неожиданно измениться, что повлияет на жизнеспособность вашего проекта или подход к его реализации. Новые законы и нормы могут изменить ваши планы в последнюю минуту. Погодные условия могут задержать выполнение наружных или строительных работ, а сбои в цепочке поставок могут привести к задержке критически важных материалов или ресурсов, необходимых для продолжения работы по проекту.

Шаг 1. Выявление рисков

Первый шаг — оценить ситуацию, то есть определить все потенциальные риски, которые могут повлиять на проект.

Приведем некоторые эффективные способы сделать это:

• сеансы командного мозгового штурма;
• анализ похожих прошлых проектов;
• интервью с экспертами;
• консультации с заинтересованными сторонами;
• анализ области проекта.

Такие инструменты, как хронология Jira или диаграммы Ганта, помогают построить график проекта и заранее выявить потенциальные риски, связанные со сроками.

Шаг 2. Анализ рисков

Как только вы определили все потенциальные риски, пришло время рассмотреть их подробнее. На этом шаге нужно провести качественный и количественный анализ для определения вероятности возникновения каждого риска и его влияния на проект.

Качественный анализ включает в себя:

• оценку рисков по шкале (например, низкий, средний, высокий);
• оценку влияния на различные аспекты проекта;
• оценку срочности.

Количественный анализ включает в себя:

• статистический анализ вероятностей;
• расчеты влияния на затраты;
• график проведения оценок воздействия.

Шаг 3. Приоритизация рисков

Некоторые риски окажут лишь незначительное влияние, в то время как другие могут сорвать весь проект. При приоритизации рисков следует учитывать следующее:

• вероятность возникновения;
• потенциальное влияние на цели проекта;
• критичность по времени связанных с риском действий;
• потребность в ресурсах для смягчения последствий.

Многие команды используют матрицу вероятностей и последствий в качестве реестра рисков для наглядного представления и ранжирования рисков по их серьезности.

Шаг 4. Планирование ответных мер

Теперь нужно составить план действий. Для каждого существенного риска необходима четкая стратегия контроля. Обычно применяются четыре основных подхода.

• Предотвращение. Внесите изменения в план проекта, чтобы исключить риск.
• Смягчение. Примите меры для снижения вероятности риска или его последствий.
• Передача. Переложите риск на другую сторону (например, посредством страхования).
• Принятие. Признайте существование риска и приготовьтесь к возможным последствиям.

Определите четкую стратегию реагирования на каждый риск и назначьте владельца, ответственного за отслеживание этого риска и управление им. В обязанности владельца риска будет также входить предоставление информации, данных или материалов, необходимых для решения проблемы.

Шаг 5. Мониторинг и контроль рисков

Управление рисками продолжается на протяжении всего жизненного цикла проекта. Необходимо регулярно анализировать выявленные риски, отслеживать факторы их возникновения, оценивать эффективность стратегий реагирования и сохранять бдительность в отношении новых рисков.

Если использовать правильные инструменты, то выполнять непрерывный мониторинг станет гораздо проще. По карте зависимостей можно отследить взаимодействие различных элементов проекта и определить, какие из них могут быть затронуты при возникновении риска.

Как грамотно управлять рисками

Чтобы изменить подход вашей команды к решению потенциальных проблем, необходимо формировать культуру упреждающего осознания рисков. Вот проверенные практики, которые успешные команды используют, чтобы предотвратить риски:

• Открыто обсуждайте потенциальные риски. Активно побуждайте людей обсуждать, что может пойти не так, и вознаграждайте тех, кто высказывает свои опасения до того, как мелкие неурядицы перерастут в серьезные проблемы.
• Регулярные совещания по анализу рисков. Отведите в графике команды специальное время для оценки текущих рисков и выявления новых. Такие совещания приносят наибольшую пользу, когда они посвящены одной теме и ориентированы на конкретные действия, а дальнейшие шаги четко определены и их реализация закреплена за конкретными участниками команды.
• Понятные процедуры эскалации. Определите, когда и как следует поднимать тревогу. Команда должна точно знать, к кому обратиться в случае возникновения проблем, какую информацию предоставить и какие действия предпринять немедленно.
• Документирование извлеченных уроков. Фиксируйте выводы, сделанные после успешных и неудачных попыток реагирования на риски. Актуальная база знаний поможет учесть риски при реализации будущих проектов и не допустить, чтобы одна и та же проблема дважды застала вас врасплох.
• Стратегии гибкого реагирования. Выработайте подходы, которые можно легко адаптировать к обстоятельствам. Самые действенные планы управления рисками предусматривают быструю смену подхода, если первоначальные стратегии не приносят результата.

Инструменты для эффективного управления рисками проекта

Наличие хороших инструментов может значительно упростить управление рисками. Приводим список некоторых обязательных инструментов для управления рисками:

• Системы оценки рисков. С помощью структурированных представлений, таких как матрицы рисков, можно оценить и проранжировать каждый потенциальный риск на основе его последствий и вероятности возникновения.
• Шаблоны SWOT-анализа. Помимо перечисления сильных и слабых сторон, возможностей и угроз, шаблоны SWOT помогают выявлять взаимосвязанные риски и возможности в рамках всего проекта.

При управления рисками будет не лишним использовать специальное программное обеспечение для управления проектами, такое как Jira. Благодаря Jira вы сможете хранить все данные о рисках в одном месте, вести журналы аудита и в реальном времени отслеживать, насколько эффективно вы управляете рисками.

С помощью функции хронологии в Jira можно визуализировать график проекта и находить потенциальные точки возникновения рисков до появления проблем. Представление хронологии помогает на раннем этапе с легкостью выявлять узкие места и конфликты между ресурсами.

Для составления карты зависимостей также можно использовать диаграммы Ганта. На них легко увидеть, как различные элементы проекта взаимосвязаны друг с другом и влияют друг на друга. Понимание этих взаимосвязей поможет вам разрабатывать планы снижения рисков.

Перейти к бесплатному шаблону диаграммы Ганта

Преимущества управления рисками проекта

Задумывались ли вы, почему одни команды легко справляются со всеми подводными камнями проекта, а другие — кое-как? Часто дело в отличных навыках управления рисками. Грамотное управление рисками влияет на то, как хорошо ваша команда преодолевает трудности и добивается результатов. Вот лишь некоторые из преимуществ, которые вы получаете, внедрив управление проектными рисками:

• принятие более точных решений благодаря осведомленности о рисках;
• улучшенное распределение ресурсов;
• дополнительное доверие заинтересованных сторон;
• завершение проектных работ в срок и с ожидаемым качеством;
• уменьшение количества неожиданностей;
• более полное соответствие стратегическим целям.

Структурированный подход к управлению рисками значительно повышает предсказуемость реализации проекта. Предвидя потенциальные проблемы, вы сможете лучше распределять ресурсы, планировать сроки и управлять бюджетом. Заинтересованные стороны будут больше доверять вам, потому что они увидят, что вы учли потенциальные проблемы и разработали конкретные планы их решения.

Трудности управления рисками проекта

Управлять рисками проекта не всегда легко, даже следуя передовым подходам. Вот примеры наиболее распространенных сложностей:

• скрытые или новые риски;
• ограниченные ресурсы, выделенные на управление рисками;
• сопротивление изменениям;
• чрезмерная уверенность в оценке рисков;
• поиск баланса между управлением рисками и реализацией проекта.

Хорошая новость в том, что вам не нужно разбираться во всем с нуля. Управление корпоративными рисками — проверенный сборник сценариев решения этих проблем. С ним вы сможете сосредоточиться на основной работе, но контролировать при этом риски.