How to build a successful change management plan

What is a change management plan?

A change management plan is a structured approach to transitioning individuals, teams, and businesses from their current state to a desired future state. It's a comprehensive document that outlines the project scope, strategies, processes, and tools needed to help people adapt to organizational changes while minimizing disruption and resistance.

Whether implementing new software, restructuring teams, or updating core processes, a change management plan template provides the framework for effective project planning and successfully guides your business through the transition.

Objectives and goals

Setting goals will help build the basis of any change initiative. Your objectives must clearly state the purpose and specific goals of the change while describing the desired outcomes. These goals should align with broader organizational strategies to ensure the change creates a meaningful impact.

Use a free OKRs template to track and measure your progress effectively.

Стратегия информирования

Clear communication is crucial for successful change implementation. Develop a plan that outlines consistent, transparent communication with all stakeholders throughout the change management process. Detail specific channels you'll use and establish regular update frequencies to maintain alignment across teams.

Our stakeholder communications template can help you organize and track these important conversations.

Обучение и поддержка

Comprehensive training and support systems help teams confidently adapt to new processes or systems. Create detailed training programs that address specific skill gaps and provide resources needed during the transition period.

Document support initiatives that will help prepare your team for upcoming changes. Start planning with our resource planning template to ensure you have everything needed for success.

Хронология и контрольные точки

A clear timeline helps teams understand when changes will occur and what to expect. Create a detailed schedule that includes specific milestones to track progress, along with deadlines and phases for implementing each stage of the change.

Use our project timeline template to map out your change journey and keep everyone aligned on key dates.

Risk management plans

Identify possible risks that could impact your plan and develop strong contingency strategies to address them if they arise. Risk assessments can help you avoid potential issues so you can adjust your approach as needed.

Get started with our risk assessment template to document and track potential challenges.

Feedback methods

Establishing robust feedback methods ensures your change initiative stays on track and responds to team needs. Create multiple channels for collecting ongoing feedback from stakeholders and use this information to make timely adjustments to your change process.

Our sparring template can help you structure and document feedback sessions effectively.

Benefits of a change management plan

A well-designed change management plan delivers several key advantages to businesses:

• Improved team alignment: Teams work together more effectively when everyone understands the goals and their role in the change process.
• Reduced resistance: Clear communication and structured support help team members feel more confident about upcoming changes, minimizing pushback.
• Maintained productivity: Businesses can maintain workflow efficiency during transitions by planning for disruptions and providing proper support.
• Better resource management: Detailed planning helps allocate resources effectively and avoid costly surprises during implementation.
• Enhanced communication: Structured communication channels create transparency and keep all stakeholders informed.
• Measurable outcomes: Clear goals and metrics make tracking progress and demonstrating success easier.

These benefits contribute to long-term organizational success by creating repeatable processes for managing change, building team resilience, and establishing a culture that adapts effectively to new challenges.

Steps to create a change management plan

Follow these steps to build and execute your change management plan. Each phase is essential in making your organizational change successful and sustainable.

Identify the change

Get clear on exactly what needs to change and why. The project manager should map out the main goals of your change initiative and which parts of your business it will touch. Talk to your key team members to learn about how the change will impact different departments and their day-to-day work. This groundwork helps you build a solid plan and keeps your project focused on what matters most.

Develop a vision and strategy

Create a clear picture of what successful change within your business looks like. Your vision should be easy to understand and motivating for everyone involved. Then, build your strategy and action plan, including the steps, resources, and timeframes you'll need to make this vision real.

An action plan template helps outline your tasks, deadlines, and responsibilities.

Обмен информацией с заинтересованными лицами

Good communication can make your change initiative succeed or fail. Plan out how you'll keep everyone informed and involved throughout the process. Think about who needs what information and when they need it. Keep your messages clear and consistent, and explain the change's 'why' and 'how'. Create ways for people to ask questions and share their thoughts.

Внедрение изменения

Пришло время воплотить ваш план в жизнь. Внесите изменения согласно своей хронологии, двигаясь в удобном для бизнеса темпе.

Зачастую лучше разбивать изменения так, чтобы они вносились в течение коротких этапов: это позволит отшлифовать проект по ходу дела. Уделяйте внимание тому, как идут дела на старте, чтобы быстро исправить возможные проблемы.

Отслеживайте и корректируйте

Следите за тем, как обстоят дела после внесения изменений. Принимать важные решения станет проще, если вы будете регулярно получать обратную связь от команды и всех, кого коснулись обновления. Пусть полученные знания помогают вам улучшать план и решать проблемы по мере их возникновения. Сохраняйте гибкость: иногда необходимо скорректировать подход в зависимости от ситуации.

Шаблон «План управления изменениями»

Готовы воплотить план в жизнь? С нашим шаблоном для плана управления изменениями вы получите структурированную основу, которая поможет упорядочить компоненты инициативы. С помощью шаблона можно разбить план на понятные разделы, с которыми легко работать.

• Обзор. Кратко опишите изменение и его цели, включая ссылки на любую сопроводительную документацию.
• Сообщение. Набросайте ключевые информационные материалы для участников: так вам будет проще доработать свое сообщение перед тем, как вы им поделитесь.
• Каналы. Составьте карту каналов коммуникации, а также оцените, насколько легко их можно найти и какое влияние они имеют на работу.
• Дорожная карта. Визуализируйте хронологию с помощью встроенного планировщика, который отслеживает обучение, внутренний обмен сообщениями и взаимодействия с клиентами.
• Последующие действия. Создайте список задач и назначьте владельцев, чтобы ничего не упустить.

Вот пример плана управления изменениями, который поможет вам понять, как заполнять каждый раздел.

• Обзор. «Переход с текущего программного обеспечения для управления проектами на Jira Cloud к первому кварталу. Это изменение улучшит совместную работу в команде, автоматизирует рабочие процессы и обеспечит более четкое представление о ходе выполнения проекта».
• Сообщение. «Мы модернизируем инструменты для управления проектами, чтобы вы могли работать эффективнее. С новой системой будет меньше выполняемых вручную заданий, появятся обновления в режиме реального времени и будет проще вести сотрудничество между командами».
• Каналы. Электронная почта (высокая видимость и низкие трудозатраты), командные встречи (высокая видимость и средние трудозатраты), учебные занятия (средняя видимость и высокие трудозатраты), внутренняя вики (средняя видимость и низкие трудозатраты).
• Дорожная карта. Первый месяц — командное обучение, второй месяц — первоначальное развертывание для пилотной группы, третий месяц — полное внедрение системы в команде, четвертый месяц — поэтапный отказ от старой системы.
• Последующие действия. Запланировать сеансы для сбора обратной связи с руководителями групп (@Мария), создать опрос об удовлетворенности пользователей (@Михаил), отслеживать показатели внедрения (@Николай).

Этот гибкий шаблон подходит для любого процесса управления изменениями, будь то обновление рабочих процессов группы, развертывание нового программного обеспечения или реструктуризация отделов. Просто скорректируйте каждый раздел согласно объему работ и целям проекта. Руководитель может изменить структуру, чтобы упростить принятие решений и сделать план действий более надежным.

Реализация плана управления изменениями с помощью Confluence

Управлять организационными изменениями проще, когда вся команда может совместно работать в одном разделе. Confluence помогает оптимизировать процесс, предоставляя централизованный узел, где команды могут создавать, публиковать и обновлять планы управления изменениями. Ваша команда координирует свою работу на каждом этапе перехода, с момента первоначального планирования и до окончательного внедрения.

Функции Confluence позволяют держать участников в курсе событий на каждом этапе внедрения изменений. Команды могут работать вместе в режиме реального времени, отслеживать разные версии документов, собирать отзывы и делиться обновлениями — и все это в единой рабочей области. Это позволяет сократить время, затрачиваемое на управление несколькими инструментами, и посвятить его самому важному: успешному сопровождению бизнеса в условиях изменений. Создавайте, сотрудничайте и подключайтесь к Confluence.

Начать работу с бесплатным шаблоном для плана управления изменениями в Confluence