Преобразуйте командную работу с помощью Confluence. Узнайте, почему Confluence является центром совместной работы над контентом для всех команд. Получите решение бесплатно

3 ways Confluence makes project tracking easy

Шаблоны помогают командам победить прокрастинацию и сформировать ожидания, а также облегчают путь к цели

Просмотр тем

When your team isn’t coordinated and aligned on project goals, timelines, and deliverables, it causes communication breakdowns. These breakdowns can lead to larger issues. In fact, according to Grammarly, 96% of organizational leaders agree that business results are directly tied to effective communication.

Set your project teams up for success so they can be more accountable and complete projects efficiently. Confluence is a great place for storing, organizing, and visualizing mass amounts of information with its built-in features and integrations.

Reporting has built-in data organization

Trying to organize information manually into spreadsheets, task lists, or project reports is overwhelming and prone to errors. You need a tool that any of your team members can use, regardless of their connection to the information. They need to be able to communicate insights to each other and to stakeholders.

Confluence will keep track of project plans, updates, and team communication, and streamline your organization data. With Confluence and its reporting capabilities, users can create tables and charts that cut through the noise and help them wrap their minds around large sets of data.

Tables organize data-heavy content

Maybe you’re a part of a product team and need to break down your product roadmap due dates. Or maybe you’re on the marketing team and need to track campaign milestones and end dates. Regardless of your need or department, tables help you organize large amounts of data. And if you want your table to add value to your Confluence page, you need to optimize it for effectiveness.

First, add a table from your Confluence page, either from the menu bar, by using the keyboard shortcut (shift+option/alt+T), or by typing “/table”. From there, go into your table’s options and configure the column and row headers as needed.

A few things to keep in mind when creating tables in Confluence:

  • Context: People want to be able to skim the content to find what they’re looking for quickly—make sure your headings communicate the appropriate information. Use colors in text and cell formatting to highlight key information and distinguish between data sets and categories.
  • Details: The more information you provide, the longer it will take users to find what they’re seeking, so the fewer columns and rows you have, the better your table’s readability—especially for those using smaller device screens. Also, look for straightforward information (e.g., “yes” and “no” entries) that could potentially be replaced by an emoji (e.g., “✅” and “❌”).
  • Content: It can be easy to include every piece of information that seems necessary, but sometimes you’re duplicating your efforts. Look for information that can be inferred from other details. For example, it’s likely not necessary to include both a user’s birthday and their age. You just need to decide which entry illustrates the point you’re trying to make more effectively.
  • Formatting: Most people are more comfortable with vertical table alignment, but you should align your table based on the most important element within the data.

Once you lock down the information you want to include within your table, charts will help you tell a story with your data.

Charts communicate data stories

Using the information from your tables, Confluence charts can help you create dashboards, track project progress and deliverables, organize project budgets, and more. You can also add multiple charts to a single Confluence page so your teammates can easily get a top-level view of the project scope and quickly discover insights.

Take a look at what the different types of Confluence charts can do:

  • Pie chart: Valuable for illustrating percentages and values that make up a whole data set. Pie chart values (slices) should be colored distinctly to clearly differentiate between each entry.
  • Bar chart: Great for comparing several different values. Bar charts start with upright columns, but you may want to rotate them if the labels in your legend are long. And although there’s likely no overarching metric that relates the values, you should use colors that indicate an order of some kind (e.g., usage of product by membership level).
  • Line chart: A good choice for illustrating relationships between categories and trends over time. Use colors with increasing saturation or a highlight color to demonstrate the data story you’re trying to tell.

Confluence also gives users the option to create both grouped charts and aggregated charts:

  • Grouped charts: A side-by-side comparison of bar charts. You should limit the number of values you’re comparing to four values or less for easy understanding. Design your charts using multiple shades of the same color if values are related (e.g., ages), ordered from lightest to darkest or vice versa.
  • Aggregated charts: Group values by certain criteria (e.g., multiple transactions over time simplified to the total amount of product sales). You can use one color across the board or use individual colors to represent your column metrics.

Your goal with tables is to organize raw data into logical categories. And your goal with charts is to give your table data some functionality by uncovering and illustrating actionable insights.

Integrations add more details to project progress

Project planning can get complicated quickly if you don’t have the right project tracking software and project management tools in place. Confluence integrates with thousands of apps, and can help you visualize your actual progress and take your project tracking to the next level.

For agile teams and projects, Jira and Confluence work together to help you improve automation and create a more seamless and collaborative workflow. Adding Jira to Confluence boosts project performance by helping your team:

  • Create and manage agile projects.
  • Improve time tracking and deliver value faster.
  • Plan and coordinate projects and get notifications in either interface.
  • Improve task management and resource management by keeping track of software bugs and feature requests.
  • Document project timelines and project status.
  • Get real-time updates (e.g., product documentation).
  • Kickstart projects with page templates.
  • View audit logs to track product updates.

Along with Jira, there are other integrations that will help your team track project tasks and identify areas for improvement.

  • Advanced Tables for Confluence: расширяет возможности таблиц Confluence за счет вычисления суммы и среднего значения по столбцам, их сортировки, нумерации и фильтрации, а также стилей CSS. С помощью этого приложения можно также создать таблицу вложений по определенным критериям (например, страница, раздел или метка).
  • Reporting for Confluence: помогает любому пользователю визуализировать и понимать данные и отчеты по статусу с помощью динамических настраиваемых дашбоардов.
  • Table Filter and Charts for Confluence: управляйте таблицами и повторно используйте данные с различных страниц Confluence и из внешних источников, таких как Jira.

Повышайте детализацию данных и получайте новые аналитические сведения с помощью инструмента Confluence и его интеграций.

Кроме того, мы непрерывно разрабатываем новые шаблоны, поэтому почаще проверяйте список, чтобы не пропустить новинки. Так, в декабре 2021 года мы добавили шаблоны, которые приведены выше, а также еще три десятка других. Помните о том, что у нас есть замечательные партнеры, например Figma и MURAL. Мы отражаем их рекомендации в совместно разрабатываемых шаблонах, которые помогут вам повысить продуктивность и улучшить процесс принятия решений. Чтобы узнать о том, как создать единый достоверный источник информации для пробных периодов продукта, вы можете ознакомиться с шаблоном планирования эксперимента и получения результатов от Optimizely. А если вам нужно пополнить штат, воспользуйтесь соответствующими шаблонами от компании Indeed, чтобы составить описание вакансии и наладить процедуру найма.

Не стоит беспокоиться, если вам не удалось найти шаблоны со всеми нужными характеристиками. Вы можете легко создать свои собственные и применять их сколько угодно раз для оптимизации всевозможных процессов, от совместной работы над проектом и мозгового штурма до взаимодействия с заинтересованными лицами и всего, что связано с отслеживанием хода работы над проектом. А если вам понравится страница другой команды, просто скопируйте ее, чтобы сделать эту страницу своим шаблоном. Достаточно перейти на страницу, открыть меню действий (•••) в правом верхнем углу и нажать Copy (Копировать). Проще простого.

Вот несколько наших любимых шаблонов, которые помогут вам успешно завершить любой проект.

История страниц упрощает просмотр изменений

Работа с расписанием проекта требует прозрачности и наглядности общих инициатив, обновлений и итераций проекта. В Confluence пользователи могут эффективно отслеживать проекты, просматривая историю изменений каждой страницы и жизненного цикла проекта. При каждом изменении страницы Confluence создает новую версию этой страницы. Так что при необходимости можно просто вернуться к предыдущей версии.

Если вы перейдете в раздел More options ••• > Page History (Дополнительные параметры ••• > История страницы) на странице Confluence, то сможете выбрать конкретный номер версии страницы для просмотра. Если вы выбрали предыдущую версию страницы, вверху появится предупреждение о том, что вы просматриваете старую версию.

Используя историю страниц и возможности сравнения в Confluence, вы также можете выполнить следующие действия.

  • Удалить определенную версию.
  • Просмотреть все изменения, внесенные на страницу.
  • Ознакомиться с неопубликованными изменениями.
  • Сравнить две выбранные версии страницы.

Если вы откроете представление сравнения в параметрах страницы Confluence, то сможете просмотреть изменения страницы только относительно непосредственно предшествующей или последующей версий.

Кроме того, можно глубже проработать отдельные аспекты, связанные с планированием проекта и ведением над ним совместной работы. Так, благодаря планированию производительности вы получите реальное представление о работоспособности каждого участника команды и сможете рационально управлять нагрузкой, а шаблон «На пути к результату» поможет нарастить темп совместной работы над проектом, направив усилия каждого участника в нужное русло.

Упрощайте отслеживание проектов с помощью Confluence

Хотя управление проектами не является основной функцией решения Confluence, с ним отслеживать проекты онлайн удобно даже наименее технологически подкованным участникам вашей команды. Перестаньте тратить время на борьбу с узкими местами и ручное отслеживание проектов в документах Microsoft Word или таблицах Excel и перейдите на простой и понятный инструмент, который оптимизирует обновление проектов на разных платформах.

Узнайте, как Confluence поможет избавиться от сложных рабочих процессов, информативно рассказать о проекте при помощи его данных и в конечном итоге успешно завершить проект.

Вам также может понравиться

Значок Confluence
Шаблоны Confluence

Создайте все необходимое — от требований к продукту до маркетинговых планов — с помощью шаблонов Confluence

Значок: планирование DACI
Шаблон «DACI: документирование решений»

Эффективно направляйте команду в процессе принятия информированных групповых решений

Ускорьте совместную работу над контентом для каждой команды с помощью Confluence

продолжение темы
Стратегическое планирование