Close

Преобразуйте командную работу с помощью Confluence. Узнайте, почему Confluence является центром совместной работы над контентом для всех команд. Получите решение бесплатно

Три способа упростить отслеживание проектов с помощью Confluence

Шаблоны помогают командам победить прокрастинацию и сформировать ожидания, а также облегчают путь к цели

Просмотр тем

Если команде не хватает координации и согласованности в отношении целей, сроков и результатов проекта, возникают проблемы взаимодействия, которые могут иметь серьезные последствия. По данным Grammarly, 96 % руководителей организаций считают, что результативность бизнеса напрямую связана с эффективным общением.

Настройте проектные команды на успех, чтобы они подходили к выполнению проектов ответственнее и с большей эффективностью. В Confluence удобно хранить, упорядочивать и наглядно представлять большие объемы информации благодаря встроенным функциям и интеграциям.

При составлении отчетов можно упорядочивать данные с помощью встроенных функций

Попытки вручную упорядочить информацию в электронных таблицах, списках заданий или отчетах по проектам трудозатратны и ведут к ошибкам. Вам нужен инструмент, которым смогут пользоваться все участники команды, независимо от того, насколько хорошо они знакомы с теми или иными сведениями. Кроме того, у сотрудников должна быть возможность передавать аналитику друг другу и заинтересованным сторонам.

Решение Confluence будет отслеживать планы проектов, обновления и взаимодействие команды, а также оптимизировать хранение данных в организации. Благодаря Confluence и встроенным функциям по составлению отчетов пользователи смогут создавать таблицы и диаграммы, которые позволят избавиться от лишних сведений и понятно представить большие наборы данных.

Таблицы позволяют упорядочить большой объем данных

Работаете в команде по продукту и вам нужно определить даты выполнения на его дорожной карте? Или, может, вы из отдела маркетинга и вам требуется отслеживать контрольные точки и конечные сроки кампаний? Это не важно, ведь таблицы помогут вам упорядочить большие объемы данных вне зависимости от потребностей или отдела. А если вы хотите, чтобы таблица повысила ценность страницы Confluence, постарайтесь представить данные максимально эффективно.

Сначала откройте страницу Confluence и добавьте таблицу. Это можно сделать через строку меню, с помощью сочетания клавиш (Shift + Option либо Alt + T) или путем ввода команды /таблица. Затем перейдите к параметрам таблицы и настройте заголовки столбцов и строк.

При создании таблиц в Confluence следует учитывать несколько моментов.

  • Контекст. Пользователям нужна возможность быстро найти нужные сведения, поэтому заголовки должны быть содержательными. Кроме того, сделайте текст или ячейки цветными, чтобы выделить ключевую информацию и разграничить наборы данных и категории.
  • Подробности. Лаконичная таблица ускоряет поиск сведений. Чтобы повысить наглядность, оставьте в таблице минимальное число столбцов и строк (это особенно важно для устройств с небольшим экраном). А еще некоторую простую информацию (такую, как обозначения для рекомендуемых и нежелательных действий) можно заменить на эмодзи (например, ✅ и ❌).
  • Наполнение. У вас может возникнуть соблазн сделать таблицу максимально подробной. Это несложно, но иногда приводит к лишней работе. Обращайте внимание на сведения, которые можно извлечь из тех или иных данных. Например, вряд ли нужно указывать и дату рождения пользователя, и его возраст. В таких случаях просто решите, как донести информацию самым наглядным способом.
  • Форматирование. Для большинства пользователей удобнее вертикальное выравнивание, но таблицу следует выравнивать с учетом наиболее важного элемента данных.

Определите, какая информация попадет в таблицу, а затем наглядно представьте данные с помощью диаграмм.

Диаграммы помогают наглядно представить данные

Диаграммы Confluence помогают создавать дашбоарды, отслеживать ход выполнения и результаты проектов, упорядочивать проектные бюджеты и делать многое другое на основе информации в таблицах. Вы можете добавить несколько диаграмм на страницу Confluence, чтобы коллеги могли без труда получить общее представление об объеме проекта и просмотреть аналитику.

Вот для чего подходят различные виды диаграмм Confluence.

  • Круговая диаграмма позволяет показать значения, составляющие набор данных, а также их процентное соотношение. Срезы такой диаграммы должны быть различимы, поэтому ее значения следует окрасить в непохожие цвета.
  • Гистограмма отлично подходит для сравнения нескольких значений. По умолчанию гистограммы представлены в виде вертикальных столбцов, но их можно повернуть, если надписи в легенде слишком длинные. Скорее всего, у вас не будет показателя, общего для всех значений, поэтому постарайтесь упорядочить их по какому-либо признаку (например, использование продукта в зависимости от уровня членства) с помощью цвета.
  • Линейная диаграмма здорово помогает представить связи между категориями и тенденциями в течение какого-либо временного отрезка. Используйте насыщенные цвета или выделение цветом, чтобы подчеркнуть, о чем именно говорят ваши данные.

В Confluence также можно создавать сгруппированные и агрегированные диаграммы.

  • Сгруппированные диаграммы позволяют сравнить гистограммы напрямую. Для удобства восприятия следует сравнивать не больше четырех значений. Используйте несколько оттенков одного и того же цвета в порядке от светлого к темному или наоборот, если значения (такие, как возраст) связаны между собой.
  • Агрегированные диаграммы позволяют сгруппировать значения по неким критериям (например, заменить транзакции в рамках временного отрезка общей суммой продаж). Можно использовать один цвет по всей диаграмме или отдельные цвета, чтобы представить показатели столбцов.

Таблицы позволяют логично распределить необработанные данные по категориям. А диаграммы нужны для того, чтобы в наглядном виде привести актуальную аналитику, тем самым сделав табличные данные практически полезными.

Интеграции предоставляют больше подробностей о ходе выполнения проектов

Планирование проекта может быстро усложниться, если у вас нет подходящих инструментов для управления и отслеживания хода выполнения. Решение Confluence интегрируется с тысячами приложений и выводит отслеживание проектов на новый уровень, помогая наглядно представить фактический прогресс.

Когда нужно наладить проектную работу agile-команд, сочетание Jira и Confluence позволяет расширить автоматизацию и создать более удобный процесс для сотрудничества. Добавив Jira в Confluence, вы сможете повысить результативность в рамках проектов и поможете команде:

  • создавать agile-проекты и управлять ими;
  • эффективнее отслеживать сроки и быстрее поставлять ценные продукты;
  • планировать и координировать проекты и получать уведомления в любом из интерфейсов;
  • совершенствовать управление заданиями и ресурсами, отслеживая баги программного обеспечения и запросы на добавление возможностей;
  • документировать сроки и статус проектов;
  • получать обновления в режиме реального времени (например, изменения в документации по продукту);
  • запускать проекты с помощью шаблонов страниц;
  • просматривать журналы, чтобы отслеживать обновления продуктов.

Помимо Jira, есть и другие интеграции, которые помогут команде отслеживать задания по проекту и выявлять области для улучшения.

  • Advanced Tables for Confluence: расширяет возможности таблиц Confluence за счет вычисления суммы и среднего значения по столбцам, их сортировки, нумерации и фильтрации, а также стилей CSS. С помощью этого приложения можно также создать таблицу вложений по определенным критериям (например, страница, раздел или метка).
  • Reporting for Confluence: помогает любому пользователю визуализировать и понимать данные и отчеты по статусу с помощью динамических настраиваемых дашбоардов.
  • Table Filter and Charts for Confluence: управляйте таблицами и повторно используйте данные с различных страниц Confluence и из внешних источников, таких как Jira.

Повышайте детализацию данных и получайте новые аналитические сведения с помощью инструмента Confluence и его интеграций.

Кроме того, мы непрерывно разрабатываем новые шаблоны, поэтому почаще проверяйте список, чтобы не пропустить новинки. Так, в декабре 2021 года мы добавили шаблоны, которые приведены выше, а также еще три десятка других. Помните о том, что у нас есть замечательные партнеры, например Figma и MURAL. Мы отражаем их рекомендации в совместно разрабатываемых шаблонах, которые помогут вам повысить продуктивность и улучшить процесс принятия решений. Чтобы узнать о том, как создать единый достоверный источник информации для пробных периодов продукта, вы можете ознакомиться с шаблоном планирования эксперимента и получения результатов от Optimizely. А если вам нужно пополнить штат, воспользуйтесь соответствующими шаблонами от компании Indeed, чтобы составить описание вакансии и наладить процедуру найма.

Не стоит беспокоиться, если вам не удалось найти шаблоны со всеми нужными характеристиками. Вы можете легко создать свои собственные и применять их сколько угодно раз для оптимизации всевозможных процессов, от совместной работы над проектом и мозгового штурма до взаимодействия с заинтересованными лицами и всего, что связано с отслеживанием хода работы над проектом. А если вам понравится страница другой команды, просто скопируйте ее, чтобы сделать эту страницу своим шаблоном. Достаточно перейти на страницу, открыть меню действий (•••) в правом верхнем углу и нажать Copy (Копировать). Проще простого.

Вот несколько наших любимых шаблонов, которые помогут вам успешно завершить любой проект.

История страниц упрощает просмотр изменений

Работа с расписанием проекта требует прозрачности и наглядности общих инициатив, обновлений и итераций проекта. В Confluence пользователи могут эффективно отслеживать проекты, просматривая историю изменений каждой страницы и жизненного цикла проекта. При каждом изменении страницы Confluence создает новую версию этой страницы. Так что при необходимости можно просто вернуться к предыдущей версии.

Если вы перейдете в раздел More options ••• > Page History (Дополнительные параметры ••• > История страницы) на странице Confluence, то сможете выбрать конкретный номер версии страницы для просмотра. Если вы выбрали предыдущую версию страницы, вверху появится предупреждение о том, что вы просматриваете старую версию.

Используя историю страниц и возможности сравнения в Confluence, вы также можете выполнить следующие действия.

  • Удалить определенную версию.
  • Просмотреть все изменения, внесенные на страницу.
  • Ознакомиться с неопубликованными изменениями.
  • Сравнить две выбранные версии страницы.

Если вы откроете представление сравнения в параметрах страницы Confluence, то сможете просмотреть изменения страницы только относительно непосредственно предшествующей или последующей версий.

Кроме того, можно глубже проработать отдельные аспекты, связанные с планированием проекта и ведением над ним совместной работы. Так, благодаря планированию производительности вы получите реальное представление о работоспособности каждого участника команды и сможете рационально управлять нагрузкой, а шаблон «На пути к результату» поможет нарастить темп совместной работы над проектом, направив усилия каждого участника в нужное русло.

Упрощайте отслеживание проектов с помощью Confluence

Хотя управление проектами не является основной функцией решения Confluence, с ним отслеживать проекты онлайн удобно даже наименее технологически подкованным участникам вашей команды. Перестаньте тратить время на борьбу с узкими местами и ручное отслеживание проектов в документах Microsoft Word или таблицах Excel и перейдите на простой и понятный инструмент, который оптимизирует обновление проектов на разных платформах.

Узнайте, как Confluence поможет избавиться от сложных рабочих процессов, информативно рассказать о проекте при помощи его данных и в конечном итоге успешно завершить проект.

Связанные ресурсы

Вам также может понравиться

Значок Confluence
Шаблоны Confluence

Создайте все необходимое — от требований к продукту до маркетинговых планов — с помощью шаблонов Confluence

Значок: планирование DACI
Шаблон «DACI: документирование решений»

Эффективно направляйте команду в процессе принятия информированных групповых решений

Ускорьте совместную работу над контентом для каждой команды с помощью Confluence

продолжение темы
Стратегическое планирование