Три способа упростить отслеживание проектов с помощью Confluence
Шаблоны помогают командам победить прокрастинацию и сформировать ожидания, а также облегчают путь к цели
Просмотр тем
Если команде не хватает координации и согласованности в отношении целей, сроков и результатов проекта, возникают проблемы взаимодействия, которые могут иметь серьезные последствия. По данным Grammarly, 96 % руководителей организаций считают, что результативность бизнеса напрямую связана с эффективным общением.
Настройте проектные команды на успех, чтобы они подходили к выполнению проектов ответственнее и с большей эффективностью. В Confluence удобно хранить, упорядочивать и наглядно представлять большие объемы информации благодаря встроенным функциям и интеграциям.
При составлении отчетов можно упорядочивать данные с помощью встроенных функций
Попытки вручную упорядочить информацию в электронных таблицах, списках заданий или отчетах по проектам трудозатратны и ведут к ошибкам. Вам нужен инструмент, которым смогут пользоваться все участники команды, независимо от того, насколько хорошо они знакомы с теми или иными сведениями. Кроме того, у сотрудников должна быть возможность передавать аналитику друг другу и заинтересованным сторонам.
Решение Confluence будет отслеживать планы проектов, обновления и взаимодействие команды, а также оптимизировать хранение данных в организации. Благодаря Confluence и встроенным функциям по составлению отчетов пользователи смогут создавать таблицы и диаграммы, которые позволят избавиться от лишних сведений и понятно представить большие наборы данных.
Таблицы позволяют упорядочить большой объем данных
Работаете в команде по продукту и вам нужно определить даты выполнения на его дорожной карте? Или, может, вы из отдела маркетинга и вам требуется отслеживать контрольные точки и конечные сроки кампаний? Это не важно, ведь таблицы помогут вам упорядочить большие объемы данных вне зависимости от потребностей или отдела. А если вы хотите, чтобы таблица повысила ценность страницы Confluence, постарайтесь представить данные максимально эффективно.
Сначала откройте страницу Confluence и добавьте таблицу. Это можно сделать через строку меню, с помощью сочетания клавиш (Shift + Option либо Alt + T) или путем ввода команды /таблица. Затем перейдите к параметрам таблицы и настройте заголовки столбцов и строк.
При создании таблиц в Confluence следует учитывать несколько моментов.
- Контекст. Пользователям нужна возможность быстро найти нужные сведения, поэтому заголовки должны быть содержательными. Кроме того, сделайте текст или ячейки цветными, чтобы выделить ключевую информацию и разграничить наборы данных и категории.
- Подробности. Лаконичная таблица ускоряет поиск сведений. Чтобы повысить наглядность, оставьте в таблице минимальное число столбцов и строк (это особенно важно для устройств с небольшим экраном). А еще некоторую простую информацию (такую, как обозначения для рекомендуемых и нежелательных действий) можно заменить на эмодзи (например, ✅ и ❌).
- Наполнение. У вас может возникнуть соблазн сделать таблицу максимально подробной. Это несложно, но иногда приводит к лишней работе. Обращайте внимание на сведения, которые можно извлечь из тех или иных данных. Например, вряд ли нужно указывать и дату рождения пользователя, и его возраст. В таких случаях просто решите, как донести информацию самым наглядным способом.
Форматирование. Для большинства пользователей удобнее вертикальное выравнивание, но таблицу следует выравнивать с учетом наиболее важного элемента данных.
Определите, какая информация попадет в таблицу, а затем наглядно представьте данные с помощью диаграмм.
Диаграммы помогают наглядно представить данные
Диаграммы Confluence помогают создавать дашбоарды, отслеживать ход выполнения и результаты проектов, упорядочивать проектные бюджеты и делать многое другое на основе информации в таблицах. Вы можете добавить несколько диаграмм на страницу Confluence, чтобы коллеги могли без труда получить общее представление об объеме проекта и просмотреть аналитику.
Вот для чего подходят различные виды диаграмм Confluence.
- Круговая диаграмма позволяет показать значения, составляющие набор данных, а также их процентное соотношение. Срезы такой диаграммы должны быть различимы, поэтому ее значения следует окрасить в непохожие цвета.
- Гистограмма отлично подходит для сравнения нескольких значений. По умолчанию гистограммы представлены в виде вертикальных столбцов, но их можно повернуть, если надписи в легенде слишком длинные. Скорее всего, у вас не будет показателя, общего для всех значений, поэтому постарайтесь упорядочить их по какому-либо признаку (например, использование продукта в зависимости от уровня членства) с помощью цвета.
Линейная диаграмма здорово помогает представить связи между категориями и тенденциями в течение какого-либо временного отрезка. Используйте насыщенные цвета или выделение цветом, чтобы подчеркнуть, о чем именно говорят ваши данные.
В Confluence также можно создавать сгруппированные и агрегированные диаграммы.
- Сгруппированные диаграммы позволяют сравнить гистограммы напрямую. Для удобства восприятия следует сравнивать не больше четырех значений. Используйте несколько оттенков одного и того же цвета в порядке от светлого к темному или наоборот, если значения (такие, как возраст) связаны между собой.
Агрегированные диаграммы позволяют сгруппировать значения по неким критериям (например, заменить транзакции в рамках временного отрезка общей суммой продаж). Можно использовать один цвет по всей диаграмме или отдельные цвета, чтобы представить показатели столбцов.
Таблицы позволяют логично распределить необработанные данные по категориям. А диаграммы нужны для того, чтобы в наглядном виде привести актуальную аналитику, тем самым сделав табличные данные практически полезными.
Интеграции предоставляют больше подробностей о ходе выполнения проектов
Планирование проекта может быстро усложниться, если у вас нет подходящих инструментов для управления и отслеживания хода выполнения. Решение Confluence интегрируется с тысячами приложений и выводит отслеживание проектов на новый уровень, помогая наглядно представить фактический прогресс.
Когда нужно наладить проектную работу agile-команд, сочетание Jira и Confluence позволяет расширить автоматизацию и создать более удобный процесс для сотрудничества. Добавив Jira в Confluence, вы сможете повысить результативность в рамках проектов и поможете команде:
- создавать agile-проекты и управлять ими;
- эффективнее отслеживать сроки и быстрее поставлять ценные продукты;
- планировать и координировать проекты и получать уведомления в любом из интерфейсов;
- совершенствовать управление заданиями и ресурсами, отслеживая баги программного обеспечения и запросы на добавление возможностей;
- документировать сроки и статус проектов;
- получать обновления в режиме реального времени (например, изменения в документации по продукту);
- запускать проекты с помощью шаблонов страниц;
- просматривать журналы, чтобы отслеживать обновления продуктов.
Помимо Jira, есть и другие интеграции, которые помогут команде отслеживать задания по проекту и выявлять области для улучшения.
- Advanced Tables for Confluence: расширяет возможности таблиц Confluence за счет вычисления суммы и среднего значения по столбцам, их сортировки, нумерации и фильтрации, а также стилей CSS. С помощью этого приложения можно также создать таблицу вложений по определенным критериям (например, страница, раздел или метка).
- Reporting for Confluence: помогает любому пользователю визуализировать и понимать данные и отчеты по статусу с помощью динамических настраиваемых дашбоардов.
- Table Filter and Charts for Confluence: управляйте таблицами и повторно используйте данные с различных страниц Confluence и из внешних источников, таких как Jira.
Повышайте детализацию данных и получайте новые аналитические сведения с помощью инструмента Confluence и его интеграций.
Кроме того, мы непрерывно разрабатываем новые шаблоны, поэтому почаще проверяйте список, чтобы не пропустить новинки. Так, в декабре 2021 года мы добавили шаблоны, которые приведены выше, а также еще три десятка других. Помните о том, что у нас есть замечательные партнеры, например Figma и MURAL. Мы отражаем их рекомендации в совместно разрабатываемых шаблонах, которые помогут вам повысить продуктивность и улучшить процесс принятия решений. Чтобы узнать о том, как создать единый достоверный источник информации для пробных периодов продукта, вы можете ознакомиться с шаблоном планирования эксперимента и получения результатов от Optimizely. А если вам нужно пополнить штат, воспользуйтесь соответствующими шаблонами от компании Indeed, чтобы составить описание вакансии и наладить процедуру найма.
Не стоит беспокоиться, если вам не удалось найти шаблоны со всеми нужными характеристиками. Вы можете легко создать свои собственные и применять их сколько угодно раз для оптимизации всевозможных процессов, от совместной работы над проектом и мозгового штурма до взаимодействия с заинтересованными лицами и всего, что связано с отслеживанием хода работы над проектом. А если вам понравится страница другой команды, просто скопируйте ее, чтобы сделать эту страницу своим шаблоном. Достаточно перейти на страницу, открыть меню действий (•••) в правом верхнем углу и нажать Copy (Копировать). Проще простого.
Вот несколько наших любимых шаблонов, которые помогут вам успешно завершить любой проект.
История страниц упрощает просмотр изменений
Работа с расписанием проекта требует прозрачности и наглядности общих инициатив, обновлений и итераций проекта. В Confluence пользователи могут эффективно отслеживать проекты, просматривая историю изменений каждой страницы и жизненного цикла проекта. При каждом изменении страницы Confluence создает новую версию этой страницы. Так что при необходимости можно просто вернуться к предыдущей версии.
Если вы перейдете в раздел More options ••• > Page History (Дополнительные параметры ••• > История страницы) на странице Confluence, то сможете выбрать конкретный номер версии страницы для просмотра. Если вы выбрали предыдущую версию страницы, вверху появится предупреждение о том, что вы просматриваете старую версию.
Используя историю страниц и возможности сравнения в Confluence, вы также можете выполнить следующие действия.
- Удалить определенную версию.
- Просмотреть все изменения, внесенные на страницу.
- Ознакомиться с неопубликованными изменениями.
Сравнить две выбранные версии страницы.
Если вы откроете представление сравнения в параметрах страницы Confluence, то сможете просмотреть изменения страницы только относительно непосредственно предшествующей или последующей версий.
Кроме того, можно глубже проработать отдельные аспекты, связанные с планированием проекта и ведением над ним совместной работы. Так, благодаря планированию производительности вы получите реальное представление о работоспособности каждого участника команды и сможете рационально управлять нагрузкой, а шаблон «На пути к результату» поможет нарастить темп совместной работы над проектом, направив усилия каждого участника в нужное русло.
Упрощайте отслеживание проектов с помощью Confluence
Хотя управление проектами не является основной функцией решения Confluence, с ним отслеживать проекты онлайн удобно даже наименее технологически подкованным участникам вашей команды. Перестаньте тратить время на борьбу с узкими местами и ручное отслеживание проектов в документах Microsoft Word или таблицах Excel и перейдите на простой и понятный инструмент, который оптимизирует обновление проектов на разных платформах.
Узнайте, как Confluence поможет избавиться от сложных рабочих процессов, информативно рассказать о проекте при помощи его данных и в конечном итоге успешно завершить проект.
