3 manieren waarop Confluence het bijhouden van projecten eenvoudig maakt

Rapportage heeft een ingebouwde gegevensorganisatie

Het proberen om informatie handmatig te ordenen in spreadsheets, takenlijsten of projectrapporten is overweldigend en vatbaar voor fouten. Je hebt een tool nodig die al je teamleden kunnen gebruiken, ongeacht hun connectie met de informatie. Ze moeten in staat zijn om inzichten over te brengen aan elkaar en aan belanghebbenden.

Confluence houdt projectplannen, updates en teamcommunicatie bij en stroomlijnt de gegevens van je organisatie. Met Confluence en de bijbehorende rapportagemogelijkheden kunnen gebruikers tabellen en diagrammen aanmaken die verwarring verminderen en een goed overzicht geven van grotere hoeveelheden aan gegevens.

Tabellen organiseren inhoud met veel data

Misschien maak je deel uit van een productteam en moet je de vervaldatums van je productroadmap vastleggen. Of misschien zit je in het marketingteam en moet je mijlpalen en einddatums van je campagne bijhouden. Ongeacht je behoefte of afdeling, met tabellen kun je grote hoeveelheden gegevens ordenen. En als je wilt dat je tabel waarde toevoegt aan je Confluence-pagina, moet je deze optimaliseren voor effectiviteit.

Voeg eerst een tabel toe vanaf je Confluence-pagina, ofwel via de menubalk, met de sneltoets (Shift + Option/Alt + T), of door '/table' te typen. Ga van daaruit naar de opties van je tabel en configureer zo nodig de kolom- en rijkoppen.

Een paar dingen om in gedachten te houden bij het aanmaken van tabellen in Confluence:

• Context: mensen willen de inhoud kunnen doorbladeren om snel te vinden wat ze zoeken. Zorg ervoor dat je rubrieken de juiste informatie bevatten. Gebruik kleuren in tekst- en celopmaak om belangrijke informatie te benadrukken en onderscheid te maken tussen datasets en categorieën.
• Details: hoe meer informatie je verstrekt, hoe langer het duurt voordat gebruikers vinden wat ze zoeken, dus hoe minder kolommen en rijen je hebt, hoe leesbaarder de tabel is, vooral voor mensen die kleinere schermen gebruiken. Zoek ook naar eenvoudige informatie (bijvoorbeeld 'ja' en 'nee') die mogelijk vervangen kan worden door een emoticon (bijvoorbeeld '✅' en '❌').
• Inhoud: het kan gemakkelijk zijn om alle informatie toe te voegen die nodig lijkt, maar soms doe je onnodig dubbel zoveel moeite. Zoek naar informatie die kan worden afgeleid uit andere gegevens. Het is bijvoorbeeld waarschijnlijk niet nodig om zowel de geboortedatum als de leeftijd van de gebruiker te vermelden. Je hoeft alleen maar te beslissen welke informatie het punt weerspiegelt dat je wilt maken.

• Opmaak: de meeste mensen vinden het prettiger om verticale tabellen te bekijken, maar je moet je tabel uitlijnen op basis van het belangrijkste element in de gegevens.

Als je eenmaal de informatie hebt vastgelegd die je in je tabel wilt opnemen, kun je met behulp van diagrammen een verhaal vertellen met je gegevens.

Grafieken geven informatie over gegevens

Met behulp van de informatie uit je tabellen kunnen Confluence-grafieken je helpen dashboards aan te maken, de voortgang en resultaten van projecten bij te houden, projectbudgetten te organiseren en meer. Je kunt ook meerdere grafieken toevoegen aan één Confluence-pagina, zodat je teamgenoten eenvoudig een overzicht van de projectscope op het hoogste niveau kunnen krijgen en snel inzichten kunnen ontdekken.

Kijk eens wat de verschillende soorten Confluence-grafieken kunnen doen:

• Cirkeldiagram: waardevol voor het illustreren van percentages en waarden die een volledige dataset vormen. Cirkeldiagramwaarden (sneden) moeten duidelijk gekleurd zijn om duidelijk onderscheid te maken tussen elk item.
• Staafdiagram: geweldig om verschillende waarden te vergelijken. Staafdiagrammen beginnen met rechtopstaande kolommen, maar misschien wil je ze roteren als de labels in je legenda lang zijn. En hoewel er waarschijnlijk geen overkoepelende statistiek is die de waarden met elkaar in verband brengt, moet je kleuren gebruiken die een bepaalde volgorde aangeven (bijvoorbeeld het gebruik van het product per lidmaatschapsniveau).

• Lijndiagram: een goede keuze om de relaties tussen categorieën en trends in de loop van de tijd te illustreren. Gebruik kleuren met een toenemende saturatie of een markeringskleur om aan te tonen welk dataverhaal je probeert te vertellen.

Confluence biedt gebruikers ook de mogelijkheid om zowel gegroepeerde als geaggregeerde grafieken aan te maken:

• Gegroepeerde grafieken: een vergelijking van staafdiagrammen naast elkaar. Je moet het aantal waarden dat je vergelijkt beperken tot vier waarden of minder voor eenvoudig begrip. Ontwerp je grafieken met meerdere tinten van dezelfde kleur als de waarden gerelateerd zijn (bijvoorbeeld leeftijden), gerangschikt van licht naar donker of omgekeerd.

• Geaggregeerde diagrammen: groepeer waarden op basis van bepaalde criteria (bijvoorbeeld meerdere transacties in de loop van de tijd, vereenvoudigd tot het totale aantal verkochte producten). Je kunt overal één kleur of afzonderlijke kleuren gebruiken om de statistieken van je kolommen weer te geven.

Je doel met tabellen is om onbewerkte gegevens in logische categorieën te ordenen. En je doel met diagrammen is om je tabelgegevens wat functionaliteit te geven door uitvoerbare inzichten te ontdekken en te illustreren.