Transformeer teamwerk met Confluence. Ontdek waarom Confluence de hub voor contentsamenwerking is voor alle teams. Probeer het gratis

3 ways Confluence makes project tracking easy

Sjablonen helpen teams om uitstelgedrag tegen te gaan, verwachtingen te stellen en doelen te bereiken

Onderwerpen zoeken

When your team isn’t coordinated and aligned on project goals, timelines, and deliverables, it causes communication breakdowns. These breakdowns can lead to larger issues. In fact, according to Grammarly, 96% of organizational leaders agree that business results are directly tied to effective communication.

Set your project teams up for success so they can be more accountable and complete projects efficiently. Confluence is a great place for storing, organizing, and visualizing mass amounts of information with its built-in features and integrations.

Reporting has built-in data organization

Trying to organize information manually into spreadsheets, task lists, or project reports is overwhelming and prone to errors. You need a tool that any of your team members can use, regardless of their connection to the information. They need to be able to communicate insights to each other and to stakeholders.

Confluence will keep track of project plans, updates, and team communication, and streamline your organization data. With Confluence and its reporting capabilities, users can create tables and charts that cut through the noise and help them wrap their minds around large sets of data.

Tables organize data-heavy content

Maybe you’re a part of a product team and need to break down your product roadmap due dates. Or maybe you’re on the marketing team and need to track campaign milestones and end dates. Regardless of your need or department, tables help you organize large amounts of data. And if you want your table to add value to your Confluence page, you need to optimize it for effectiveness.

First, add a table from your Confluence page, either from the menu bar, by using the keyboard shortcut (shift+option/alt+T), or by typing “/table”. From there, go into your table’s options and configure the column and row headers as needed.

A few things to keep in mind when creating tables in Confluence:

  • Context: People want to be able to skim the content to find what they’re looking for quickly—make sure your headings communicate the appropriate information. Use colors in text and cell formatting to highlight key information and distinguish between data sets and categories.
  • Details: The more information you provide, the longer it will take users to find what they’re seeking, so the fewer columns and rows you have, the better your table’s readability—especially for those using smaller device screens. Also, look for straightforward information (e.g., “yes” and “no” entries) that could potentially be replaced by an emoji (e.g., “✅” and “❌”).
  • Content: It can be easy to include every piece of information that seems necessary, but sometimes you’re duplicating your efforts. Look for information that can be inferred from other details. For example, it’s likely not necessary to include both a user’s birthday and their age. You just need to decide which entry illustrates the point you’re trying to make more effectively.
  • Formatting: Most people are more comfortable with vertical table alignment, but you should align your table based on the most important element within the data.

Once you lock down the information you want to include within your table, charts will help you tell a story with your data.

Charts communicate data stories

Using the information from your tables, Confluence charts can help you create dashboards, track project progress and deliverables, organize project budgets, and more. You can also add multiple charts to a single Confluence page so your teammates can easily get a top-level view of the project scope and quickly discover insights.

Take a look at what the different types of Confluence charts can do:

  • Pie chart: Valuable for illustrating percentages and values that make up a whole data set. Pie chart values (slices) should be colored distinctly to clearly differentiate between each entry.
  • Bar chart: Great for comparing several different values. Bar charts start with upright columns, but you may want to rotate them if the labels in your legend are long. And although there’s likely no overarching metric that relates the values, you should use colors that indicate an order of some kind (e.g., usage of product by membership level).
  • Line chart: A good choice for illustrating relationships between categories and trends over time. Use colors with increasing saturation or a highlight color to demonstrate the data story you’re trying to tell.

Confluence also gives users the option to create both grouped charts and aggregated charts:

  • Grouped charts: A side-by-side comparison of bar charts. You should limit the number of values you’re comparing to four values or less for easy understanding. Design your charts using multiple shades of the same color if values are related (e.g., ages), ordered from lightest to darkest or vice versa.
  • Aggregated charts: Group values by certain criteria (e.g., multiple transactions over time simplified to the total amount of product sales). You can use one color across the board or use individual colors to represent your column metrics.

Your goal with tables is to organize raw data into logical categories. And your goal with charts is to give your table data some functionality by uncovering and illustrating actionable insights.

Integrations add more details to project progress

Project planning can get complicated quickly if you don’t have the right project tracking software and project management tools in place. Confluence integrates with thousands of apps, and can help you visualize your actual progress and take your project tracking to the next level.

For agile teams and projects, Jira and Confluence work together to help you improve automation and create a more seamless and collaborative workflow. Adding Jira to Confluence boosts project performance by helping your team:

  • Create and manage agile projects.
  • Improve time tracking and deliver value faster.
  • Plan and coordinate projects and get notifications in either interface.
  • Improve task management and resource management by keeping track of software bugs and feature requests.
  • Documenteer de tijdlijnen en de status van het project.
  • Ontvang updates in realtime (bijvoorbeeld productdocumentatie).
  • Geef projecten een kickstart met paginasjablonen.
  • Bekijk auditlogboeken om productupdates bij te houden.

Naast Jira zijn er nog andere integraties waarmee je team projecttaken kan volgen en verbeterpunten kan identificeren.

  • Geavanceerde tabellen voor Confluence: Verbetert de Confluence-tabellen met kolomtotalen, middeling, sortering, nummering, filtering en CSS-stijl. Je kunt de functionaliteit ook gebruiken om een tabel met je bijlagen te maken op basis van specifieke criteria (zoals pagina, space of label).
  • Rapportage voor Confluence: Helpt elke gebruiker statusrapporten en gegevens te visualiseren en te begrijpen via dynamische aangepaste dashboards.
  • Tabelfilter en diagrammen voor Confluence: Beheer tabellen en hergebruik Confluence-gegevens van verschillende pagina's en externe bronnen, zoals Jira.

Voeg meer details toe aan je gegevens en ontdek nieuwe inzichten met Confluence en de bijbehorende integraties.

We voegen steeds meer nieuwe sjablonen toe, dus kom regelmatig terug om te zien of er weer een nieuwe, handige sjabloon bij staat. In december 2021 hebben we bijvoorbeeld de sjablonen hierboven (en nog bijna 40 andere) toegevoegd. Zoals je misschien al weet, werken we samen met een aantal leuke bedrijven waaronder Figma en MURAL. Dankzij hun sjablonen kunnen je teams nog beter samenwerken, productiever worden en sneller problemen oplossen. Wil je bijvoorbeeld leren hoe je een enkele bron van waarheid maakt over je producttrials? Dan zijn het experimentplan en de resultaten van Optimizely iets voor jou. Op zoek naar een nieuwe werknemer? Gebruik de sjablonen van Indeed voor de functie-omschrijving en het wervingsproces.

Kun je geen sjabloon kunt vinden dat aansluit bij wat je precies wilt bereiken? Het is eenvoudig om je eigen sjablonen te maken die je steeds opnieuw kunt gebruiken om processen te stroomlijnen. Zo kun je alle aspecten van je projectvoortgang bijhouden, van projectsamenwerking en brainstormen tot het beheer van belanghebbenden. Heeft een ander team een pagina die er wel erg goed uitziet? Dan kun je die eenvoudiger dupliceren om een sjabloon te maken. Ga naar die pagina, klik rechtsboven op het actiemenu (•••) en tik op Kopiëren. Zo simpel is het.

Dit zijn een paar van onze favoriete sjablonen om al jouw projecten in goede banen te leiden:

De paginageschiedenis maakt het bekijken van revisies eenvoudig

Het hanteren van een projectschema maakt transparantie en inzicht in algemene projectinitiatieven, updates en iteraties een must. Confluence biedt gebruikers de kracht van een projecttracker door de geschiedenis van veranderingen van elke pagina en de levenscyclus van elk project weer te geven. Elke keer dat een pagina wordt aangepast, maakt Confluence een nieuwe versie van de pagina. Dit maakt het gemakkelijk om indien nodig gewoon terug te gaan naar een vorige versie van de pagina.

Als je op je Confluence-pagina naar Meer opties ••• > Paginageschiedenis gaat, kun je een specifiek versienummer selecteren van de pagina die je wilt bekijken. Als je naar een vorige versie van de pagina kijkt, zie je bovenaan een waarschuwingsbericht waarin wordt uitgelegd dat je een oude versie bekijkt.

Met behulp van de opties voor paginageschiedenis en vergelijking van Confluence kun je ook:

  • Een bepaalde versie verwijderen.
  • Alle veranderingen bekijken die op een pagina zijn aangebracht.
  • Ongepubliceerde veranderingen bekijken.
  • Twee geselecteerde versies van een pagina vergelijken.

Als je ervoor kiest om de vergelijkingsweergave te gebruiken binnen de pagina-opties van Confluence, kun je alleen paginaveranderingen bekijken tussen versies die naast je huidige pagina staan.

Je kunt ook dieper ingaan op specifieke aspecten van projectplanning en samenwerking. Met capaciteitsplanning weet je precies wat elk teamlid precies kan bijdragen, zodat je de werklast efficiënt kunt beheren. De samenwerking verloopt nog soepeler dankzij doelen, signalen en metingen; iedereen weet immers precies wat de projectdoelen zijn.

Vereenvoudig het volgen van projecten met Confluence

Hoewel Confluence niet per se als projectbeheersoftware wordt beschouwd, maakt deze software het online volgen van projecten alsnog wel gebruiksvriendelijk voor zelfs de meest technologisch onderlegde leden van je team. Laat de tijd van onnodige knelpunten en het handmatig bijhouden van projecten in een Microsoft Word-document of Excel-spreadsheet achterwege en kies in plaats daarvan voor een eenvoudige tool die je projectupdates op verschillende platforms kan vereenvoudigen.

Ontdek hoe Confluence je kan helpen om ingewikkelde workflows te verminderen, een informatief verhaal te vertellen met je projectgegevens en uiteindelijk een project succesvol te voltooien.

Misschien vind je dit ook leuk


Van productvereisten tot marketingplannen, je kunt alles maken met Confluence-sjablonen.

pictogram planning DACI
DACI: sjabloon besluitdocumentatie

Begeleid je team op effectieve wijze bij het maken van weloverwogen groepsbeslissingen

Maak snellere contentsamenwerking voor elk team mogelijk met Confluence

Strategische planning