Een enige bron van waarheid (SSoT) bouwen voor je team
Stop met zoeken en vind de documentatie die je nodig hebt
Onderwerpen zoeken
Een enige bron van waarheid (SSoT) garandeert dat iedereen binnen de organisatie toegang heeft tot dezelfde informatie.
Je moet een document vinden voor je volgende vergadering, hij begint over vier minuten. Je scrolt wanhopig door zeeën van e-mailbijlagen en alle vijf de cloudservices van je bedrijf.
Het juiste bestand komt in beeld, er zijn nog twee minuten over. Je haalt opgelucht adem, maar op dat moment verschijnen er nog acht bestanden die een wirwar van datums, sleutelwoorden en onderstrepingstekens met zich meenemen.
Dat is hoe een dag eruit zou kunnen zien in de toekomst, dankzij een overbelasting van informatie en #toomanytools. De status quo is een zooitje, maar een enkele bron van waarheid (SSoT) kan ons eruit halen.
Wat is een enige bron van waarheid?
Een ware SSoT is één locatie voor alle kennis van je team. Het is een plaats waar je vragen veranderen in antwoorden en je documenten heerlijk up-to-date zijn.
De meeste teams werken niet in zo'n wereld. Ze gebruiken verschillende tools en hebben geen duidelijke definitie van welke informatie waar moet worden opgeslagen, dit leidt tot verwarring, duplicatie en verouderde documenten. Klinkt dat bekend? Dit is wat het bouwen van een SSoT kan bieden aan je team.
Voordelen van een enige bron van waarheid
Stop met zoeken naar informatie
Iedereen gebruikt dezelfde locatie om informatie op te slaan. Je weet waar je moet zijn en vermijdt trektochten naar de duistere dieptes van gedeelde schijven om afgezonderde bestanden met onduidelijke namen te vinden.
Bespaar tijd op terugkerende taken
Je team weet waar ze sjablonen, voorbeelden en handleidingen kunnen vinden voor terugkerend werk. Ze hoeven niet voor iedere taak of project van voren af aan te beginnen. In plaats daarvan gaan ze naar je SSoT, trekken een sjabloon uit de kast, en gaan aan de slag.
Vermijd nutteloos werk
Met een SSoT zal het niet voorkomen dat je het verkeerde bestand kiest, hier een paar uur aan werkt, en het vervolgens weggooit als je je fout realiseert. In plaats daarvan zul je altijd in het juiste document zitten en kun je tegelijkertijd met anderen aan bestanden werken zonder dat je je zorgen hoeft te maken over tegenstrijdige versies.
Ontdek relaties en patronen
Wanneer alle informatie op één plek is, ontdek je relaties die tijd besparen en samenwerking verbeteren, bijvoorbeeld hoe je doelstellingen zich verhouden tot de OKR's van andere teams, hoe een project genesteld is in andere projecten, of welke team een specifieke pagina heeft aangemaakt.
Hoe je jouw enige bron van waarheid bouwt met Confluence
Confluence is een workspace voor teams waar ze op één plek kunnen samenwerken, creëren en werk kunnen organiseren. Een ware SSoT biedt jou en je team toegang tot de informatie die jullie nodig hebben om je beste werk te leveren.
Volg deze stappen om Confluence te implementeren als de SSoT voor je team.
1. Confluence aanwijzen als jouw SSoT
Confluence is de ideale SSoT. Spaces helpen je team met het structureren, organiseren en delen van werk. Dynamische pagina's zijn plekken voor het aanmaken, vastleggen en samenwerken aan ieder project of idee, zoals vergaderagenda's, projectplannen en beslissingsbomen. Commentaar toevoegen, taggen en integratie met honderden apps zoals Jira en Trello bevorderen samenwerking binnen het team nog verder.
Vermijd meerdere plekken van waarheid door één plek uit te kiezen om de kennis van je team op te slaan. Maak deze transitie door wat tijd te nemen om deze verandering met je team te bespreken, en maak plek in hun agenda's om alle informatie van andere plekken over te brengen naar Confluence.
In het geval dat je oude informatie tegenkomt waarnaar je ergens moet verwijzen, stelt Confluence je in staat om bestanden van Word, Excel en Google Drive in te sluiten op iedere pagina.
2. Breng in kaart hoe je team gebruik gaat maken van Confluence
Stel enkele basisprincipes van de SSoT vast, zoals welke Spaces je moet aanmaken en welke documentatie je bij moet houden. Bekijk onze lijst in de volgende sectie voor inspiratie.
Overweeg ook om enkele essentiële workflows uit te stippelen, je kunt een proces immers niet beoordelen wanneer dit alleen in je hoofd zit. Gebruik mindmaps en diagrammen om te schetsen hoe terugkerend werk van onvolledig naar voltooid gaat. Met die workflows eenmaal uitgetekend kunnen jij en je team knelpunten en snellere manieren ontdekken.
Confluence biedt integraties met Draw.io, Gliffy en mindmapping-tools die kunnen helpen bij deze stap.
3. Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe voor updates
Om je SSoT netjes te houden voeg je bovenaan iedere pagina een informatiepaneel toe waarin te zien is wie er de leiding heeft over het bijwerken (of archiveren) van dat document.
Grotere teams en organisaties kunnen ook voor iedere Confluence space een algemene beheerder aanwijzen die alle pagina's up-to-date houdt.
4. Maak sjablonen aan voor consistentie
Confluence komt uitgerust met honderden sjablonen voor doelstellingen, vergaderingen, projectplannen en nog veel meer. Maak een nieuwe pagina aan en relevante sjablonen verschijnen automatisch in een paneel aan de zijkant van je scherm. Je sjabloon staat in twee klikken klaar voor gebruik.
De sjablonen van Confluence zijn door vakexperts ontworpen, maar je kunt ook je eigen sjablonen aanmaken. Dit zorgt ervoor dat cruciale elementen, zoals het veld met de verantwoordelijke voor updates, op iedere pagina aanwezig zijn.
5. Houdt informatie automatisch up-to-date
Met behulp van macro's kun je de mogelijkheden van je Confluence pagina's uitbreiden, hiermee kun je extra functionaliteit of dynamische content toevoegen, zodat je Confluence pagina's altijd de laatste informatie tonen. Je kunt bijvoorbeeld Jira-issues toevoegen, de laatste updates automatisch invoegen of een Trello-bord tonen op je pagina.
Je vindt macro's onder het +-teken in je werkbalk, of met behulp van een slash opdracht (/) tijdens het bewerken van een pagina.
6. Repliceer je SSoT in de gehele organisatie
Ben je de eerste in je bedrijf die een SSoT bouwt met Confluence? Petje af!! Andere teams kunnen je voorbeeld eenvoudig volgen door jouw Space-pagina's te dupliceren met hun genestelde onderliggende pagina's en deze vervolgens naar hun eigen behoeften aanpassen.
Je kunt Confluence helpen te verspreiden als de SSoT van jouw bedrijf met interne blogs. Zorg dat management het voortouw neemt in dit initiatief en het integreert in het 90-daagse onboarding plan van nieuwe werknemers.