6 manieren om projectsamenwerking te stimuleren
Krijg alle koppen dezelfde kant op en win als team
Stel je voor dat je een paar ballonnen vasthoudt. Elke ballon staat voor een lid van een team. Als je de ballonnen gewoon loslaat, blaast de wind van verwachtingen en deadlines al deze ballonnen in een andere richting. In het ergste geval komen ze dan in een onbereikbare boom terecht.
Als alternatief, als je die ballonnen aan elkaar bindt en stevig vasthoudt, zou zelfs een orkaanwind het moeilijk hebben om ze uit je greep los te krijgen. Je hebt geen controle over de wind, maar je kunt ervoor zorgen dat het team dicht bij elkaar blijft, ongeacht het weer.
Projectmanagement versus projectsamenwerking: het zijn broers en zussen, geen tweelingen
Als je 'projectsamenwerking' en 'projectmanagement' hoort, heb je dan het gevoel dat je een echo hoort? Hoewel er sprake is van overlap tussen beide, zijn er behoorlijk grote verschillen.
Projectmanagement is wat teams doen om workflows op te zetten en de projectdoelen te bereiken, waarbij ze rekening houden met eventuele beperkingen qua middelen of tijd. Het is het proces van punt A naar punt B waarbij je besluit om de ballonnen naar je bestemming te brengen en dat vervolgens doet.
Projectsamenwerking is gericht op de manier waarop mensen samenwerken om werk gedaan te krijgen. Dat is het aan elkaar knopen van de eindjes om ervoor te zorgen dat je de grip niet verliest. De projectsamenwerking draait om het 'ons' en het 'wij'.
Wanneer teams samenwerken en geloven in het grotere belang, profiteren ze van de efficiëntievoordelen die ze hebben gecreëerd. Hieronder vind je een paar handige gevolgen van samenwerking.
Ik zie je
Uit het oog betekent niet langer uit het hart. Nu er zoveel online wordt gewerkt, is goede samenwerking meer dan ooit noodzakelijk. Teams die samenwerken centraal stellen, zijn beter in staat om in verschillende tijdzones te communiceren en op de hoogte te blijven van alle veranderingen waarmee elk project onvermijdelijk te maken krijgt.
Laat iedereen zijn mening delen
Voor mensen die gestrest raken als ze in het middelpunt van de belangstelling komen te staan, kan werken binnen een groep een vangnet zijn en een kans om te groeien. Werknemers in teams die veel samenwerken kunnen meer oefenen door hun expertise vrijelijk te delen en feedback te krijgen.
Verhoog de efficiëntie van het team
Teams met goede communicatiegewoonten kunnen op de hoogte blijven van projecten en in contact blijven met de belangrijkste spelers en weten wanneer ze hulp moeten vragen.
6 tekenen dat samenwerking op een laag pitje staat
Je hebt ongetwijfeld gedreven, ervaren teams in je organisatie die projecten voortdurend voortreffelijk afronden. Dan zijn er nog andere die meer eenheid kunnen gebruiken. Hieronder zie je signalen dat sommige teams in jouw bedrijf meer samenwerking zouden kunnen gebruiken.
Te veel muren
Sommige teams hebben het moeilijker om zich te verenigen in werksituaties waar sommige leden op afstand werken, op verschillende verdiepingen of in verschillende gebouwen, vooral als samenwerking niet in hun woordenboek staat.
Dan ontstaan er silo's zonder fysieke barrières. Deze groepen communiceren zelden met andere delen van de organisatie, en hebben vaak informatie die nuttig zou kunnen zijn voor andere teams. Het opbreken van geïsoleerde teams is een belangrijke stap in de richting van een volledig op samenwerking gerichte werk omgeving.
Sommige bedrijven hebben gekozen voor volledig open werkomgevingen om deze uitdaging aan te gaan (de impact op samenwerking en productiviteit varieert), maar de beste manier is om het idee van samenwerking in de cultuur te implementeren. Zo doen we dat doen bij Atlassian.
Geen wij, alleen ik
Er is een verschil tussen met jezelf bezig zijn en van je taak prioriteit maken, en al die energie inzetten om het team te laten winnen. Elk team heeft doeners nodig, maar als je te veel solisten in je teams hebt, is projectsamenwerking moeilijk voor elkaar te krijgen.
Concurrerende doelen
Te veel deadlines ondersteunen vaak de manier van solisten. Als de doelen van één persoon los staan van en/of in strijd zijn met die van het team, sneeuwt belangrijk werk natuurlijk onder. Zonder duidelijke, uniforme doelstellingen kan elk project op volle snelheid de verkeerde richting uitgaan. Dit is een duidelijk teken dat het team niet is ingesteld op succesvolle projectsamenwerking.
Te veel kapiteinen op het schip
Heb je ooit geprobeerd pizza te bestellen voor een groepslunch om uiteindelijk honger te lijden, omdat niemand het eens kon worden over de toppings? Frustrerend, toch? Als er te veel besluitnemers zijn, ontstaat er chaos. Na veel discussiëren, komt het team ofwel vast te zitten, ofwel moet iemand een snelle, niet doordachte beslissing nemen die achteraf gezien niet goed blijkt te zijn.
Is dit gebruikelijk in jouw organisatie? Kijk naar formele besluitvormingspraktijken om je teams te helpen beter samen te werken.
Dubbel werk
Hoe frustrerend is het om te beseffen dat je uren in een project hebt gestoken om te ontdekken dat iemand anders precies hetzelfde doet? Overbodige inspanningen zijn een teken dat je team niet zo goed samenwerkt als zou moeten. Ze verspillen tijd, middelen en waardevolle vaardigheden door dubbel werk te doen. In deze situaties is een betere coördinatie noodzakelijk.
Hoe gaan we nu verder?
Zelfs met duidelijke doelen weten sommige teams misschien niet hoe ze die moeten bereiken. Voor grotere organisaties met teams binnen teams kunnen de doelstellingen voor het hele bedrijf misschien wel overduidelijk zijn, maar de mijlpalen en de manier waarop dit allemaal moet gebeuren, kunnen nogal onduidelijk zijn. Als er teams zijn die in cirkels blijven lopen in plaats van vooruit te gaan, hebben ze misschien hulp nodig bij de coördinatie.
De inleiding tot projectsamenwerking
Laten we teruggaan naar onze feestballonnen. Ballonnen aan elkaar knopen lijkt eenvoudig, maar er is een techniek om ervoor te zorgen dat je ze kunt vasthouden. Hetzelfde geldt voor samenwerking. Voor sommige teams telt het salesteam vertellen dat je begint met een nieuw merkontwerp als samenwerking, maar dat is eigenlijk gewoon een gesprek (en een eenzijdig gesprek). Probeer de onderstaande technieken om echte samenwerkingen op te bouwen creëren binnen je team.
Noteer je doelen vetgedrukt, schuingedrukt en onderstreept
Zeg het, zeg het dan nog een keer en zeg het dan nóg een keer. Als je dit goed hebt gedaan, zou elk lid van je team het beu moeten zijn om naar je doelen te luisteren. Mocht je je doelen moeten aanpassen, maak die verandering dan duidelijk en herhaal de nieuwe doelen vaak.
Brainstormen
Vraag om ideeën en feedback
Vraag het team bij elke stap van een project tijdens het brainstormen, tijdens de planning en bij elke vergadering, wat ze ervan vinden en of ze feedback hebben. Vergeet niet om de solisten en minder uitgesproken leden van het team ook het woord te geven. De kans is groter dat ze iets delen als ze weten dat ze niet overstemd zullen worden door hun assertievere teamgenoten.
Kunnen we even praten?
Het is duidelijk dat consistente en duidelijke communicatie van cruciaal belang is voor projectsamenwerking. (Het is als de lucht in een ballon.) We gebruiken echter allemaal een heleboel tools, van e-mail tot chatberichten en opmerkingen in documenten. Hoe je contact hebt met je team is bijna net zo waardevol als de communicatie zelf. Hoe vaak is een project vastgelopen, omdat je niet wist dat die goedkeuring ergens verloren was gegaan in een Slack-thread? Spreek bij de start van het project of, beter nog, als het team wordt samengesteld, af hoe en hoe vaak je updates en opmerkingen deelt.
Tikkie, jij bent 'm
Bepaal en documenteer wie wat op zijn to-dolijst moet zetten, en documenteer de to-dolijst ook. (Je zou dit ook het projectplan kunnen noemen.) Zo weet iedereen waar ze in het grote geheel passen en worden problemen voorkomen, zoals een taak die wordt vergeten of twee mensen die aan hetzelfde actie-item werken.
Eerlijk alles delen
De hoeveelheid ideeën die wordt bedacht door een team dat op volle toeren samenwerkt, zou kunnen betekenen dat je beste ideeën begraven liggen in een stapel plaknotities. Formele notulen opmaken is altijd een goed idee. Een moderne, online, doorzoekbare samenwerkingstool gebruiken is nog beter. Zo kun je de belangrijkste punten van vergaderingen vastleggen, ze delen en om feedback vragen, allemaal op één plek.
Jouw beurt
Hoe meer er wordt samengewerkt voor een bepaald project, hoe beter het resultaat, zowel voor de teamleden als voor de organisatie als geheel.
Technische tools hebben dit veel eenvoudiger gemaakt. Verspreide teams kunnen technologieën voor vergaderingen en virtuele whiteboards gebruiken om samen te brainstormen vanuit verschillende plaatsen op de wereld. Apps voor het volgen van problemen en projecten helpen teams bij het bepalen van prioriteiten, leiders om vooruit te plannen en HR-analisten bij het analyseren van uitgebreide gegevens.
Allerlei soorten teams kunnen virtuele kennisdatabases en werkplekken voor samenwerking gebruiken om informatie te vinden, materiaal in te dienen en het project vooruit te helpen. Voeg deze samenwerkingsinstructies toe aan je favorieten om optimaal gebruik te maken van deze tools en om problemen te vermijden.