Zo organiseer je een brainstormsessie
Die daadwerkelijk goede ideeën oplevert.
Onderwerpen zoeken
Brainstormsessies zijn essentieel voor het genereren van creatieve ideeën en het oplossen van complexe problemen. Of je nu nieuwe producten wilt innoveren, bestaande processen wilt verbeteren of strategische plannen wilt ontwikkelen: een goed gestructureerde brainstormsessie kan helpen om zoveel mogelijk ideeën te genereren en het potentieel van je team te benutten.
In deze gids staat een overzicht van de belangrijkste stappen om een productieve brainstormsessie te organiseren en uit te voeren, van het stellen van duidelijke doelen en het samenstellen van het juiste team tot het gebruik van effectieve tools en het behouden van momentum.
Wat is een brainstormsessie?
Een brainstormsessie is een samenwerkingsbijeenkomst waarbij teamleden creatieve ideeën en oplossingen bedenken door middel van open en soepel lopende discussies. Het voornaamste doel is om verschillende perspectieven en innovatief denken aan te moedigen zonder direct te oordelen of kritiek te geven, zodat een breed scala aan ideeën kan worden uitgezocht.
Doordat brainstormsessies een inclusieve en ondersteunende omgeving bevorderen, kunnen ze unieke inzichten opleveren en voor zinvolle voortgang zorgen binnen verschillende projecten en uitdagingen. Een sjabloon voor brainstormen vereenvoudigt het proces en zorgt ervoor dat discussies productief blijven.
Hoe structureer je een brainstormsessie?
Het concept van een klassieke brainstormbijeenkomst, dat werd geïnitieerd door Alex Osborn in 1939, was bedoeld om het genereren van ideeën voor reclame te verbeteren. Dit werd gedaan door middel van een gestructureerde sessie waarbij deelnemers ideeën deelden en evalueerden zonder dat er kritiek werd gegeven. Om een productieve en effectieve brainstormsessie te garanderen, moet je deze gestructureerde stappen volgen om je team te begeleiden, van het stellen van de eerste doelen tot bruikbare resultaten.
Stap 1. Stel je doel vast
Hoewel brainstormen spannend kan zijn, is het een goed idee om binnen de grenzen van je zakelijke doelstellingen te blijven. Je moet alleen een brainstormsessie organiseren als a.) er iets specifieks is dat je probeert te bereiken en b.) je bereid bent om actie te ondernemen op basis van de aangedragen ideeën.
Vat je doel samen in een of twee zinnen, zoals 'bepaal hoe we sneller op tickets van klanten kunnen reageren' of 'plan drie belangrijke marketingcampagnes voor het volgende kwartaal'. Het belangrijkste punt zou moeten zijn om ideeën te genereren die aansluiten bij je doelen.
Deel je doel met iedereen die aan de bijeenkomst deelneemt. Maak een agenda voor de brainstormsessie met een samenvatting en een flexibel schema voor het gesprek. Laat iedereen op tijd (niet op de ochtend zelf) weten waar de bijeenkomst over gaat, zodat ze zich kunnen voorbereiden.
Stap 2. Breng het juiste team samen
Bewaar de creativiteit van je collega's voor de brainstormsessie, niet door ze zich te laten afvragen waarom ze deelnemen aan de vergadering. Uit een enquête onder meer dan 800 teams bleek dat te veel mensen in één ruimte kan leiden tot 'social loafing' of ertoe kan leiden dat een paar sterspelers al het werk doen en anderen weinig tot niks bijdragen.
Des te meer mensen er in je vergadering zitten die niet weten waarom ze er zijn, des te slechter de kwaliteit van je brainstormsessie gaat zijn. Laat je collega's hun vrije tijd behouden als je niets specifieks hebt om te bespreken. Dit is vooral belangrijk als ze niet verantwoordelijk zijn voor een deel van het resultaat.
Vermeld niet alleen het doel van de vergadering, maar zorg er ook voor dat alle genodigden begrijpen waarom je wilt dat ze aanwezig zijn, zodat je het genereren van verschillende ideeën kunt bevorderen.
3. Kies een vergaderplek
Het is eenvoudig om telkens als je een vergadering wilt houden automatisch weer naar dezelfde oude vergaderruimte te gaan. Het stimuleren van de creatieve vaardigheden van je team is essentieel voor effectieve brainstorming en het genereren van ideeën. Maar onze hersenen zijn dol op nieuwe dingen en een nieuwe locatie kan ook de neurale plasticiteit van onze hersenen of ons vermogen om op een nieuwe manier over dingen na te denken beïnvloeden.
Door van locatie te wisselen, kunnen er betere ideeën ontstaan bij brainstormsessie. Ga eens een keer naar de picknicktafel achter het kantoor, het café om de hoek, of gewoon naar een andere ruimte in je kantoor. Als er geen alternatieve vergaderruimtes in de buurt zijn, voeg dan een nieuw element toe aan de normale routine.
Geef iedereen een andere plek om te zitten, of word de favoriet van het kantoor door voor een leuke verassing te zorgen. Hoe lang een brainstormsessie hoort te duren, kan variëren en verschilt per team.
Werkt 30 minuten het beste voor een team met een deadline, of is een uur beter om de ideeën de vrije loop te laten? Is het team frisser in de ochtend of juist na de lunch als iedereen wat gegeten heeft? Probeer steeds wat nieuws om erachter te komen wat het beste werkt voor jouw groep.
Stap 4. Kies een geschikte gespreksleider
Als een team samenkomt om te brainstormen, maar niemand de sessie leidt, heeft het dan wel nut? Brainstormsessies zijn samenwerkingsgesprekken, maar je hebt nog steeds iemand nodig om het in goede banen te leiden.
Een brainstormgespreksleider moet beschikken over:
- Uitstekende luistervaardigheden om ideeën volledig in zich op te nemen
- Tijdmanagementvaardigheden om de vergadering op schema te houden
- Organisatorische vaardigheden om een agenda op te stellen en ideeën vast te leggen
- Leiderschapsvaardigheden om alle leden aan te moedigen om mee te doen
Beslis voor het begin van de vergadering of jij de leiding moet nemen of dat iemand anders beter geschikt is voor die taak. Onthoud dat het de rol van de gespreksleider is om een neutrale partij te zijn die ervoor zorgt dat de sessie vordert en de deelnemers gefocust blijven, zodat de brainstormsessie resultaat oplevert.
Stap 5. Vind de juiste tools
De juiste tools kiezen voor je brainstormsessie is van groot belang voor het succes ervan. Zoek naar tools die realtime samenwerking ondersteunen, waarmee ideeën eenvoudig kunnen worden georganiseerd en tools die goed kunnen worden geïntegreerd in je bestaande workflows.
Met Confluence is het makkelijk om een productieve sessie te houden, dankzij het ingebouwde brainstormsjabloon. Dit sjabloon biedt teams een oneindig canvas om vrij op te creëren en samen te werken, wat de flexibiliteit biedt die nodig is om van idee naar uitvoering over te gaan. Confluence helpt ook om de kloof tussen brainstormen en implementatie te overbruggen door teams in staat te stellen hun werk visueel te organiseren en ideeën om te zetten in bruikbare plannen.
Of je nu diagrammen maakt, trajecten in kaart brengt, plant of retrospectieven organiseert, Confluence biedt verschillende sjablonen voor best practices en een breed scala aan visuele elementen zoals Smart Links, stempels en stickers om de gedachten van je team tot leven te brengen. Bovendien zorgt de naadloze integratie met andere Atlassian-tools ervoor dat je brainstormssessies niet verloren gaan, maar soepel overgaan in gestructureerde, bruikbare taken.
Stap 6. Zorg ervoor dat iedereen meedoet
Je hebt je team met een reden uitgenodigd voor de vergadering en je doel is om de meningen van iedereen te horen. Maar sommige mensen zijn van nature terughoudender of introvert. Stel aan het begin van de vergadering de basisregels vast, zodat niemand zich overweldigd voelt. Verbied bijvoorbeeld kritiek op andermans ideeën.
Teamleden die een gevoel van psychologische veiligheid voelen, zijn eerder geneigd om innovatieve ideeën te delen. Vraag de deelnemers om voort te bouwen op ideeën die zojuist zijn voorgesteld. Uit onderzoek blijkt dat dit de samenhang in het team vergroot. Moedig je teamleden aan om hun eigen ideeën te bespreken, zodat er meerdere creatieve oplossingen zijn.
Om ervoor te zorgen dat de vergadering niet alleen maar serieus is, kun je proberen om een creatieve flow op gang te brengen door het ijs te breken om de aanwezigen in de juiste gemoedstoestand te brengen.
Stap 7. Stop niet als de vergadering voorbij is
Brainstormen werkt alleen als je de nieuwe ideeën gebruikt die je hebt bedacht. Houd dat momentum vast door als team een aantal vervolgacties te ondernemen. Wijs deze actie-items toe aan iemand in Confluence en voeg deadlines toe om verder te gaan met het werk. Je kunt nog een stapje verder gaan door na afloop van de barinstormsessie een enquête te sturen of om feedback te vragen. Zo kun je toekomstige gesprekken verbeteren.
Je brainstormsessies optimaliseren voor succes
Met een grondige voorbereiding en effectieve uitvoering kunnen je teams ongelooflijke ideeën bedenken tijdens brainstormsessies. Onconventionele ideeën omarmen en deelnemers aanmoedigen om 'outside of the box' te denken kan leiden tot baanbrekende oplossingen en onbegrensd denken bevorderen.
Herhaaldelijk brainstormen en de sessies verfijnen vergroot het vermogen van je team om innovatieve oplossingen te bedenken. Houd de sessies dynamisch en evoluerend om nieuwe uitdagingen aan te gaan, zodat elke vergadering een leerervaring is die je dichter bij je volgende geweldige idee brengt. Door deze stappen te volgen, faciliteer je productieve, inspirerende en effectieve brainstormsessies.
Onthoud dat er onbeperkte mogelijkheden zijn als je team de juiste benadering kiest bij brainstormen. Verbeter je brainstormsessies vandaag nog met Confluence.
