Close

Transformeer teamwerk met Confluence. Ontdek waarom Confluence de hub voor contentsamenwerking is voor alle teams. Probeer het gratis

Productiviteit op de werkplek is niet wat je denkt

Hoe uit het hamsterwiel springt en meer gedaan krijgt

Onderwerpen zoeken

Het is druk op je werk. Daar is iedereen het over eens. Kijk maar naar je overvolle inbox. En alle vergaderingen in je agenda. En al die gestresste mensen die door het kantoor rennen.

Maar wat doet je team nou echt in al die drukte? Boek je vooruitgang op het gebied van belangrijke doelen, of ben je gewoon de hele dag bezig met druk te zijn?

Productiviteit op de werkplek betekent niet dat je probeert om elk vrij moment te pakken om nog productiever te zijn. Het enige wat dat oplevert, is een burnout voor iedereen. In plaats daarvan betekent echte productiviteit op de werkplek dat iedereen zijn volledige creativiteit, inzicht en unieke manier van werken kan inzetten voor het werk dat echt telt.

De persoonlijke gewoonten van werknemers maken natuurlijk een groot deel uit van de productiviteit op het werk, maar ze zijn slechts een deel van het geheel. Het andere deel is het ontwikkelen van een teamcultuur waarin productiviteit mogelijk wordt gemaakt.

Of je nu een manager bent of een individuele bijdrager, je kunt een rol spelen bij het ontwikkelen van zo'n cultuur. Deze gids bevat enkele ideeën om dit mogelijk te maken.

Wat is productiviteit op het werk?

Laten we, voordat we hier dieper op ingaan, duidelijk maken wat productiviteit op de werkplek is en wat niet.

Het belangrijkste teken dat je team productief is, is vrij eenvoudig: je krijgt dingen voor elkaar. En niet zomaar dingen. Je bereikt je belangrijkste doelen.

Het andere aspect van productiviteit is dat je belangrijke dingen efficiënt gedaan krijgt. Je hebt geen last meer van de slechte organisatorische gewoonten die je vooruitgang belemmeren.

Die definitie van productiviteit op het werk lijkt misschien vanzelfsprekend, maar bedenk eens hoe vaak je het tegenovergestelde hebt zien gebeuren. Sommige teams hebben moeite om grote dingen voor elkaar te krijgen omdat ze overweldigd worden door de kleine dingen, zoals al die e-mails en vergaderingen die we eerder besproken hebben. Ze hebben het zeker druk, maar hun productiviteit is laag.

Set clear (and specific) onboarding expectations with Confluence features

In that SHRM survey, 23% reported that clear guidelines—including their specific duties and responsibilities—could have prevented a swift exit. While a universal onboarding document is helpful for learning the basics, a role-specific resource is much more beneficial for getting down to the nitty gritty of each job function. Each employee has to know their unique responsibilities in the organization.

You can achieve this by setting up different page elements in Confluence to suit different employee roles. For example:

  • Create “action items” that employees can check off as they finish them, giving them a to-do list. You might help an employee set up their benefits by certain dates, for example.
  • Within Confluence, create individual tables. These tables can include expectations for employee onboarding achievements within 30 days, 60 days, 90 days, or some combination of each.
  • Within your chief onboarding documents, create links to specific project documents so employees are immediately in the loop for projects they’re supposed to join.

Simultaneously, you can create individual team pages to help specify unique roles within the context of your company. Want HR to drop in some specific duties, responsibilities, and expectations for each team member? Use page restrictions to limit editing to that individual. This way, every new employee has the context they need from the teams and people who know their role best.

Scale your onboarding process with templates

If you read the section above, your eyes might already be rolling into the back of your head:

A new page for every employee? That work’s going to add up. My department includes many roles, friend. For example, a marketing department can include as many as 20 different roles, and creating onboarding materials for each one would be time-consuming. But with the use of Confluence templates that work is reduced. Use Confluence templates to build consistent onboarding plans and training resources for your new team members. Populate these templates with all the essential information they’ll need, such as:

  • Project details
  • Marketing/branding guidelines
  • Contact information so they can reach out to key employees for assistance
  • Employee handbooks automatically built-in

With Confluence, you can build a new page from a prebuilt HR template. Setting up a new, employee-specific page for a new hire? Confluence can automatically populate employee handbook information and a company introduction without added work.

Use in-line comments to keep new employees up to speed

At some point, you’ll encounter a bump in the road. No matter how much information an employee takes in, no matter how much they try to reference your existing documentation, there’s going to be some adjustment before they’re fully onboarded into your team’s projects.

But it’s no sweat. Confluence offers in-line collaboration features, like “@” tagging for user-specific comments and page commenting, that helps keep everyone aligned as you address these issues. New employees can comment on pages to ask questions. Or you can loop in an HR representative to help get an employee up to speed. 

For example, if a new employee is joining a Team Space for the first time, they can use in-line comments to address specific questions to the employees who might have the answers. This helps avoid clutter and comments that everyone can see, which keeps the Team Space humming along even as a new employee is getting acclimated.

Separate your employee onboarding data from the rest of your projects

Confluence allows topic tagging features to help delineate different types of content. This also makes employee documents and communication much easier to search through. For example, suppose a new team member needs to reference their onboarding documentation. In that case, they can search through an onboarding tag first—separating this information from any information pertaining to existing projects.

In fact, you can use tags for all sorts of reasons. For example, you can designate benefits, holiday information, and employee requirements under a “company policies” tag, which makes it easier for new employees to navigate.

You can also use labels to make project goals more clear for new team members. Tag your team and project goals—as well as the relevant pages that support them—and make sure to distinguish overarching project briefs from supporting documentation. You’ll give new employees a clearer roadmap for hitting the ground running.

Get your employee feeling like a part of the team

Not-so-fun fact: disengaged employees outnumber engaged employees nearly two-to-one. And engagement is often the result of teamwork. The more quickly employees feel like valued team members, making consistent contributions, the more likely they’ll feel engaged at work. 

As the Harvard Business Review notes: “Research has shown that employees with close connections at work are more productive, creative, and collaborative.”

How do you use software like Confluence to foster that teamwork? Simple: use your communications features to their fullest extent. You can use Confluence and Trello together for onboarding, for example. Team members can blog together or use emoji reactions to express their personality—this helps foster a spirit of collaboration rather than the feeling of ticking items off a checkbox. (Ideally, with Confluence and Trello, you’ll do both simultaneously.)

Team space

A Confluence knowledge base can be built into one or more spaces—you’ll create pages within a team or project space. Over time, you can turn this into a team or organizational knowledge base that serves many employees. It’s up to you to match the type of spaces for its uses. A Knowledge Base for onboarding can be like a new employee handbook, filling in new employees on every detail of what they need to know and what tasks they need to complete as they onboard. A Team Space can be the shared space this employee joins as they get caught up with the goals and projects of their team.

Wat maakt werknemers inefficiënt?

Waarom zijn zoveel teams dus niet productief? Wat zorgt ervoor dat werknemers inefficiënt, uitgeput en uiteindelijk opgebrand raken tijdens hun werk?

Misschien vind je dit ook leuk

Confluence-sjablonen

Van productvereisten tot marketingplannen, je kunt alles maken in Confluence. Bekijk onze sjablonen om aan de slag te gaan!

Gebruik dit
Logo Confluence

Confluence is een workspace voor teams waar organisaties hun visie, plannen en doelen documenteren en delen om teamwerk te integreren.

Maak snellere contentsamenwerking voor elk team mogelijk met Confluence

Hierna
Strategische planning