De ultieme handleiding voor stroomdiagrammen
Onderwerpen zoeken
In projectmanagement kan de kracht van het visualiseren van werk niet genoeg worden benadrukt. Visuele hulpmiddelen, zoals stroomdiagrammen, spelen een cruciale rol bij het verbeteren van het succes van projecten. Maar laten we, voordat we ingaan op de fijne kneepjes van stroomdiagrammen, eerst een fundamenteel concept onderzoeken dat ten grondslag ligt aan de efficiëntie van Agile: de 'Definition of Done' ('definitie van voltooid', DoD).
Een DoD biedt een nauwkeurig framework voor het voltooien van taken, waarbij teamafstemming en consistent, hoogwaardig werk worden bevorderd. In combinatie met stroomdiagrammen kunnen Agile teams een krachtige synergie bereiken die de workflow optimaliseert, samenwerking stimuleert en ervoor zorgt dat projecten niet alleen efficiënt worden voltooid, maar er ook op gericht zijn om te voldoen aan de verwachtingen van klanten en belanghebbenden.
Bekijk met ons de stroomdiagrammen — een veelzijdig en onschatbaar hulpmiddel om werk te visualiseren. In dit artikel bespreken we verschillende soorten stroomdiagrammen en hun voordelen en leggen we je uit hoe je ze kunt aanmaken in Confluence-whiteboards.
Wat is een stroomdiagram?
Een stroomdiagram is een visuele weergave van een proces of workflow. Het maakt gebruik van symbolen en vormen die met lijnen verbonden zijn om individuele stappen aan te geven.
Stroomdiagrammen hebben een grote verscheidenheid aan toepassingen op het gebied van projectmanagement. Je kunt ze bijvoorbeeld gebruiken om te laten zien hoe een team omgaat met verzoeken om klantsupport, vanaf het moment dat een klant een verzoek indient tot wanneer het team het probleem oplost. Sommige projectmanagers combineren zelfs een stroomdiagram met een Gantt-grafiek om een uitgebreider projectplan aan te maken.
Soorten stroomdiagrammen
Er zijn verschillende soorten stroomdiagrammen, elk geschikt voor een specifieke taak. Dit zijn een paar voorbeelden van een stroomdiagram:
Stroomdiagram voor het systeem
Stroomdiagrammen voor het systeem zijn als een roadmap van een systeem, waarop alle tussenstops (stappen) worden weergegeven. Ze illustreren op effectieve wijze hoe elk onderdeel van het systeem op elkaar inwerkt. Je kunt bijvoorbeeld een stroomdiagram van het systeem gebruiken om aan te tonen hoe bestellingen van klanten naar het bezorgteam van een pizzabezorgbedrijf worden gebracht.
Workflowschema
Een workflowdiagram is een stroomdiagram dat de volgorde van stappen weergeeft die nodig zijn om een taak of proces uit te voeren. Het is net als een recept in een kookboek, waarbij je elke stap volgt om een gerecht te maken.
Gegevensstroomdiagram
Een gegevensstroomdiagram laat zien hoe gegevens door een systeem bewegen, waar ze vandaan komen, waar ze naartoe gaan en hoe ze worden opgeslagen. Denk bijvoorbeeld aan een stroomdiagram die beschrijft hoe een bedrijf het rekruteringsproces van nieuwe werknemers beheert en hun informatie opslaat. Dit diagram is een nuttig hulpmiddel voor projectmanagers om inzicht te krijgen in de gegevensstroom binnen de bedrijfsdatabase. Het helpt de praktijken voor gegevensverwerking te bewaken en te verbeteren voor een efficiënter en doeltreffender beheer.
Stroomdiagram voor beslissingen
Zoals de naam al doet vermoeden, helpt dit stroomdiagram bij het nemen van beslissingen. Een beslissingsstroomdiagram presenteert, net als takken van een boom, verschillende opties en de gevolgen van elke keuze. Door te beginnen met een beginvraag helpt het bij het besluitvormingsproces. Bij het volgen van het stroomdiagram leidt elk antwoord tot nieuwe vragen, die je door het besluitvormingsproces leiden totdat je een keuze hebt gemaakt.
Stroomdiagram voor swimlane
Een swimlane stroomdiagram geeft visueel de rollen en verantwoordelijkheden binnen een proces weer. Het verdeelt het stroomdiagram in banen (vergelijkbaar met banen in een zwembad) waarbij elke baan wordt toegewezen aan een bepaalde persoon of groep. In een zakelijke context kunnen deze banen bijvoorbeeld 'verkoop', 'marketing' of 'juridisch' zijn.
Stroomdiagram voor documenten
Een stroomdiagram voor documenten zijn vergelijkbaar met een gegevensstroomdiagram. Ze tonen hoe documenten door een systeem bewegen. Je kunt ze zien als kaarten die de reis van een brief weergeven, vanaf het moment dat hij op kantoor aankomt en de weg naar de juiste persoon aflegt.
Stroomdiagram voor programma's
Een programmastroomdiagram laat zien hoe een softwareprogramma werkt. Het stuurt de computer welke taken hij moet uitvoeren en in welke volgorde. Een stroomdiagram van een inlogprogramma laat bijvoorbeeld zien hoe een computer controleert of een gebruikersnaam en wachtwoord correct zijn.
Stroomdiagram van processen
Processtroomdiagrammen zijn de meest voorkomende stroomdiagrammen. Ze tonen elke actie in een proces van begin tot eind. Ze zijn nuttig op gebieden zoals productie, waar ze duidelijk het hele productietraject van het product weergeven, van grondstoffen tot het eindproduct.
Voordelen van een stroomdiagram
Stroomdiagrammen bieden verschillende voordelen voor werkbeheer, projectmanagers en Agile-methodologieën:
- Visualisatie van ingewikkelde processen: Diagrammen maken complexe onderwerpen eenvoudiger te begrijpen door ze op te splitsen in hanteerbare delen.
- Standaardiseren van processen en deze op papier zetten: Op deze manier kunnen teams afspreken hoe processen moeten verlopen en deze vastleggen voor toekomstig gebruik.
- Het team op één lijn brengen: Stroomdiagrammen zorgen ervoor dat alle teamleden het proces en hun verantwoordelijkheden daarin duidelijk begrijpen.
- Verbeterde communicatie: Stroomdiagrammen bevatten afbeeldingen om te zorgen dat iedereen het met elkaar eens is. Dit voorkomt misverstanden.
Wanneer gebruik je een stroomdiagram?
Stroomdiagrammen zijn handig om complexe taken op te splitsen en de benodigde stappen te tonen om een doel te bereiken. Ze ondersteunen je bij projectmanagement, het opstellen van bedrijfsprocessen, computerprogrammering en dagelijkse taken.
Tot de specifieke situaties waarin stroomdiagrammen een waardevol hulpmiddel zijn, behoren onboarding en training, procesverbetering, planning, communicatie en samenwerking, en documentatie.
Een stroomdiagram maken met Confluence Whiteboards
Het maken van een stroomdiagram met Confluence-whiteboards is snel en eenvoudig, en neemt slechts vijf stappen in beslag.
- Om te beginnen moet je whiteboards inschakelen in Confluence met behulp van deze stappen:
- Log in op Confluence.
- Selecteer het instellingentandwiel in de rechterbovenhoek van de Confluence-navigatie.
- Ga naar de bètafuncties in de zijbalk.
Lees de 'Dingen die je moet weten' en als je akkoord gaat, klik dan op Akkoord en activeren.
Het kan een paar minuten duren voordat de whiteboards in alle ruimtes beschikbaar zijn. Zodra ze zijn ingeschakeld, volg dan deze stappen om het stroomdiagram te maken:
- Ga naar de space waar je het whiteboard wilt toevoegen.
- Klik op de knop Aanmaken in de werkbalk bovenaan de pagina. (Je kunt het whiteboard ook maken door op de knop Inhoud in de linker zijbalk te klikken).
- Nadat je hierop hebt geklikt, wordt er een whiteboardpagina geopend. Je krijgt een reeks sjablonen te zien waaruit je kunt kiezen.
- Gebruik de beschikbare tekenfuncties, zoals vormen, lijnen en verbindingselementen, om je stroomdiagram te maken. Je kunt vormen naar het canvas slepen, de grootte ervan aanpassen en ze verbinden met pijlen of lijnen.
Nadat je het stroomdiagram hebt gemaakt, zijn hier enkele opties waaruit je kunt kiezen:
- Het stroomdiagram aanpassen: Pas je stroomdiagram aan door tekst, kleuren en opmaak aan de vormen toe te voegen. Je kunt ook verschillende vormen gebruiken die beslissingsmomenten, herhalingen of koppelingen voorstellen en zo de stroom van je proces weergeven.
- Samenwerken en bewerken: Nodig teamleden uit om samen te werken aan de whiteboardsessie. Ze kunnen in realtime meedoen en bijdragen aan het stroomdiagram. Je kunt het stroomdiagram ook gezamenlijk bewerken en waar nodig wijzigingen aanbrengen.
- Opslaan en insluiten: Zodra je klaar bent met het stroomdiagram, klik je op de knop 'Opslaan' om de whiteboardsessie op te slaan. Je kunt er dan voor kiezen om het stroomdiagram direct in je Confluence-pagina in te sluiten. Kies hiervoor de optie 'Insluiten'.
- Delen en samenwerken: Deel de Confluence-pagina met je teamleden, zodat ze het stroomdiagram kunnen bekijken en er samen aan kunnen werken. Ze kunnen dan, indien nodig, feedback geven, suggesties doen of wijzigingen aanbrengen.
Tips om effectieve stroomdiagrammen te maken
Om een efficiënt stroomdiagram te maken, kun je gebruikmaken van deze essentiële tips:
- Stel het juiste stroomdiagram op voor je team. Voor verschillende processen kunnen verschillende soorten stroomdiagrammen nuttig zijn.
- Blijf consistent. Gebruik consistent symbolen en kleuren voor een beter inzicht.
- Begrijp het doel. Zorg ervoor dat je snapt waarom je het stroomdiagram maakt en welke doelen je ermee wilt bereiken. Dit inzicht vormt de basis voor je ontwerpbeslissingen.
Visualiseer je workflows met stroomdiagrammen
Stroomdiagrammen zijn erg nuttig bij de verbetering van werkprocessen. Dankzij de whiteboards van Confluence is het aanmaken ervan een fluitje van een cent. Met Confluence brainstorm en visualiseer je en zet je ideeën om in actie zonder het platform te verlaten. Je hebt alles op één plek en je kunt het gehele plaatje van je werk zien. Met functies die specifiek zijn ontworpen voor methodologieën zoals het Scrum- en Kanban-framework, is het een krachtig hulpmiddel voor het maken van stroomdiagrammen.
Stroomdiagrammen: Veelgestelde vragen
Welk model je ook kiest, je team kan samenwerken om je framework voor besluitvorming binnen Confluence op te bouwen en te documenteren. We hebben sjablonen voor DACI, SWOT-analyse, een sjabloon voor ontwerpbeslissingen, een stemtabel en meer
Welke soort stroomdiagram kan ik het beste gebruiken?
Het meest effectieve stroomdiagram hangt af van het specifieke proces en het gewenste resultaat. Een systeemstroomdiagram is bijvoorbeeld handig om weer te geven hoe verschillende delen van een systeem met elkaar verbonden zijn.
Een gegevensstroomdiagram is daarentegen essentieel om te laten zien hoe gegevens door een systeem worden verplaatst. Om het beste stroomdiagram te kiezen, moet je het doel van het diagram begrijpen en beslissen welke soort het beste bij dat doel past.
Welke tools gebruik ik om een stroomdiagram aan te maken?
De Confluence-whiteboards van Atlassian zijn een betrouwbare manier om uitgebreide en gemakkelijk te begrijpen stroomdiagrammen te maken. Ze maken het makkelijk om gesprekken te visualiseren en ze om te zetten in Jira-taken om mee aan de slag te gaan.
Wat zijn veelvoorkomende gebruikssituaties voor stroomdiagrammen?
Stroomdiagrammen hebben vele toepassingen, waaronder het maken van software, het beheren van projecten, het oplossen van problemen en het verbeteren van processen. Bij softwareontwikkeling gebruiken programmeurs stroomdiagrammen om ingewikkelde methoden te plannen en op te splitsen.
Projectmanagers gebruiken ze in de Agile-methodologie om te zien hoe het projectplan, de afhankelijkheden en de rollen bij elkaar passen. Bedrijven gebruiken ook stroomdiagrammen om procedures uit te leggen en werknemers te trainen.