Een handleiding voor dashboardrapportages

Wat zijn dashboardrapportages?

Dankzij dashboardrapportages worden essentiële bedrijfsgegevens overgebracht in de vorm van overzichtelijke visuele punten, waaronder diagrammen, grafieken en tijdlijnen. Hierdoor wordt alles makkelijker om te begrijpen. Dashboardrapportages worden vaak op één pagina weergegeven, waardoor kostbare tijd wordt bespaard voor je doelgroep.

Belangrijke componenten van dashboardrapportages

Met dashboardrapportages wordt interne documentatie samengevoegd uit verschillende bronnen en omgezet in een dynamisch en visueel formaat. Belangrijke componenten zijn onder meer:

• Datavisualisatie: met behulp van diagrammen, tabellen en grafieken bepaal je de meest effectieve grafische presentatie. Visualiseer bijvoorbeeld de inkomsten van meerdere producten met een cirkeldiagram waarin het percentage wordt weergegeven dat door elk product is bijgedragen aan je totale kwartaalomzet.
• Grafieken: in één overzichtelijk beeld wordt belangrijke informatie weergegeven uit grafieken en diagrammen. Of het nu gaat om de workflow, projectupdates, marktaandeelgegevens of feedback van klanten; in grafieken worden de kritieke punten benadrukt, waardoor je doelgroep niet meer door gegevens hoeft te zoeken.
• Belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's): vermeld in één dashboardrapport de KPI-gegevens voor elk product. Deze kunnen onder meer bestaan uit serviceproblemen, percentages van klanttevredenheid en totale productiekosten.
• Updates in realtime: dashboardrapportages zijn dynamisch. Koppel een rapportage aan de tijdlijnen van een project om in realtime de einddatums, de geschatte marktintroductietijden of de meest recente service-informatie te verkrijgen. Productmanagers kunnen bijvoorbeeld de huidige tijdlijnen voor de voltooiing van een project zien, zodat ze inzicht krijgen in obstakels of afhankelijkheden.
• Aanpasbare widgets: door dashboardrapportages aan te passen aan specifieke behoeften, kan je doelgroep de onderliggende gegevens bekijken en meer inzicht krijgen. Deze kunnen bestaan uit resterende openstaande taken in een projectmijlpaal, servicetickets met hoge prioriteit of afhankelijkheden waarbij de releasedatums worden uitgesteld.

Types of dashboard reporting

Dashboard reporting is effective for most types of data-rich stakeholder communication. Some examples of dashboard reporting include:

• Operationele dashboardrapportages waarmee bedrijven worden geholpen om aandachtspunten te identificeren, zoals een netwerkstoring, een piek in incidentrapporten of hoge onderhoudskosten.
• Dashboardrapportages voor strategische planning waarmee leiders worden geholpen om datagedreven beslissingen te nemen op basis van KPI's. Op een dashboard kan bijvoorbeeld worden weergegeven dat de verkoopopbrengsten van een regio achterlopen of dat er in een andere regio extra middelen nodig zijn.
• Tactische dashboardrapportages waarmee teams worden geïnformeerd over huidige projecten en activiteiten, waaronder toekomstige mijlpalen. Door dieper in te gaan op de details en obstakels te begrijpen, kunnen teams vertragingen oplossen en snel weloverwogen beslissingen nemen.
• Analytische dashboardrapportages die gegevens kunnen bevatten over klantonderzoek, concurrenten of kansen in de markt.

Voordelen van dashboardrapportages

Traditionele methoden om pagina's vol met informatie uit verschillende bronnen te doorzoeken, kunnen beslissingen vertragen en verwarring veroorzaken. Niet iedereen in multifunctionele teams heeft de vaardigheden of de tijd om zo veel gegevens te analyseren. Met dashboardrapportages worden bedrijven en teams geholpen om de belangrijkste maatregelen te begrijpen en sneller beslissingen te nemen. De voordelen van dashboardrapportages zijn onder andere:

Realtime zichtbaarheid krijgen

Dashboardrapportages bevatten de belangrijkste informatie op dat moment. Blijf op de hoogte van KPI's met realtime zichtbaarheid. Teams krijgen direct inzicht waarmee ze datagedreven beslissingen kunnen nemen, of het nu gaat om het meten van de voortgang van projecten of de inkomsten tot nu toe.

Datavisualisatie

Datavisualisatie helpt alle leden van het team om complexe informatie te begrijpen. Door datavisualisatie wordt giswerk overbodig en worden verkeerde interpretaties en misverstanden voorkomen.

Efficiënte besluitvorming

Hoe eerder een team een obstakel herkent, hoe sneller het kan worden opgelost. Door informatie op basis van realtime gegevens wordt de oplossingstijd verminderd voor problemen zoals obstakels of te hoge uitgaven.

Monitoring van prestaties

Door dashboardrapportages krijgen teams dezelfde informatie om algemene prestaties te beoordelen, of het nu gaat om het meten van de marktintroductietijd, productkwaliteit of de klanttevredenheid. Teams kunnen gebruikmaken van tools om belangrijke prestatietrends te herkennen en kansen en problemen te identificeren.

Gebruikersbetrokkenheid

Houd iedereen betrokken met interactieve, gebruiksvriendelijke dashboardrapportages. Dankzij het visuele formaat wordt de essentiële informatie benadrukt, worden overbodige gegevens verwijderd en kun je je verdiepen in details als je iets niet begrijpt.

Beste praktijken voor dashboardrapportage

Om het nut van dashboardrapportages te maximaliseren, moet je eerst de doelen identificeren. Hier zijn vier methoden voor een effectieve dashboardrapportage:

1. Definieer duidelijke KPI's

Kies KPI's die aansluiten bij je bedrijfsdoelstellingen. Fabrikanten meten bijvoorbeeld zowel het aantal defecten dat tijdens de tests is gevonden als de defecten die door klanten zijn gemeld. Bedrijfsleiders kunnen besluiten dat het doel minder dan 2% defecten is. Het dashboard toont de huidige status van het bedrijf met betrekking tot dat doel.

2. Houd je dashboard overzichtelijk

Te veel informatie leidt tot minder overzicht, waardoor het moeilijker wordt voor de doelgroep om te navigeren. Dit kan de doelgroep ontmoedigen. Houd de focus van het dashboard op belangrijke gegevens met overzichtelijke, eenvoudige navigatie.

3. Richt je op bruikbare gegevens

Met het dashboard hoor je de juiste informatie te krijgen waardoor je indien nodig actie kunt ondernemen. Op een operationeel dashboard kunnen bijvoorbeeld de downtime van de productie, de productopbrengst en de kosten van faciliteiten worden weergegeven. De doelgroep kan ervoor kiezen om extra onderhoud in te plannen, apparatuur te vervangen of kortere cycli uit te voeren.

4. Gebruik filters op het dashboard

Maak één sjabloon voor het gewenste soort gegevens en filter die gegevens voor individuele gebruikers. Met een dashboard waarmee kwaliteitstests worden gemeten, kunnen bijvoorbeeld gegevens worden verzameld voor meerdere producten. Filter het om elk team zijn eigen productinformatie te geven.

Confluence gebruiken voor efficiënte dashboardrapportages

Confluence brengt iedereen samen in een verbonden workspace voor echte teamsamenwerking. Teams worden zo in staat gesteld om informatie aan te maken, te organiseren en te delen. Confluence-spaces, die pagina's, whiteboards, videoboodschappen en databases bevatten, bieden één enkele bron van waarheid om dashboardrapportages op te stellen. Teams kunnen ook Confluence Smartlinks en Elements gebruiken om analyses rechtstreeks aan het dashboard toe te voegen. Dit zorgt voor actuele informatie en afstemming van prestatiestatistieken. Het vereenvoudigt ook het werk dat bijdraagt aan het bereiken van teamdoelen.

Met aangepaste diagrammacro's wordt het eenvoudig om realtime grafische gegevens te verkrijgen uit projectdocumentatie, procesdocumentatie, tijdlijnen, actie-items etc., of op het dashboard nu de projectstatus, service-incidenten of de voortgang van strategische doelen wordt weergegeven.

Met Confluence kun je door middel van ingebouwde sjablonen informatie verzamelen en verfijnen voor dashboardrapportages. Deze informatie kan projectplannen, mijlpalen, het bijhouden van taken en meer omvatten.

Probeer Confluence

Veelgestelde vragen over dashboardrapportages

Hoe maak je een dashboardrapportage?

Met de juiste tool voor dashboardrapportages wordt het proces vereenvoudigd en worden de nodige gegevens geïntegreerd in nauwkeurige rapportages. Ook worden essentiële statistieken visueel overgebracht in een grafisch formaat. Door de juiste tool te gebruiken kun je je dashboardrapportages testen en wijzigen om deze aan te laten passen aan veranderingen.

Hoe ziet een goede dashboardrapportage eruit?

Effectieve dashboardrapportages bevatten beknopte metingen voor elke KPI met zeer intuïtieve grafieken. Visuele elementen moeten relevant, toegankelijk en actueel zijn. Het is belangrijk om het dashboard actueel te houden, aangezien teams en leiders afhankelijk zijn van de informatie erin.

Wat zijn enkele tools voor dashboardrapportage?

Met geïntegreerde rapportagetools krijg je snelle toegang tot realtime informatie. Teams die Confluence gebruiken, profiteren van één bron van waarheid: een communicatieplatform voor samenwerking waarbij iedereen in het team op een centrale locatie hun bijdrage levert. Dit leidt tot nauwkeurigere informatie, wat de sleutel is tot datagedreven besluitvorming.