Een handleiding voor projectontwerp op het gebied van projectbeheer

Wat is projectontwerp?

Projectontwerp is het proces waarbij de doelstellingen, structuur, taken en resultaten van een project worden gepland en er wordt beslist over de definitie van 'voltooid'. Projectbeheerders voeren het ontwerpproces uit vóór de implementatie om teams op één lijn te brengen over de projectdoelstellingen.

Het ontwikkelen van alternatieve ontwerpen is nuttig voor belanghebbenden om te beslissen over het beste uitvoeringsplan. Een goed beheerd projectontwerp kan zorgen voor de steun van belanghebbenden. Het is belangrijk om de steun van belanghebbenden zo snel mogelijk te krijgen, zodat je hun feedback niet te laat in het proces ontvangt, wat een obstakel kan veroorzaken.

Zo werkt projectontwerp

Het projectontwerp wordt al vroeg in de vijf fasen van projectbeheer gemaakt en heeft de vorm van een uitgebreide blauwdruk. Vervolgens wordt er een verdere gedetailleerde projectplanning gemaakt.

Bij een projectontwerp wordt er gebruik gemaakt van Gantt-diagrammen en stroomdiagrammen om een projectoverzicht te geven. In het ontwerp worden het plan, de tijdlijn en de roadmap van het project weergegeven en wordt er een basis gelegd voor het team en de belanghebbenden. In een sjabloon voor een projectplan wordt het projectontwerp beschreven.

Waarom is projectontwerp belangrijk?

Projectontwerp zorgt voor de levensvatbaarheid en het succes van een project en helpt de waarde van het project over te brengen aan belanghebbenden. Je kunt bijvoorbeeld aan belanghebbenden laten zien wat je plannen zijn en verwachtingen stellen voor het hele project.
Enkele andere voordelen van projectontwerp zijn dat het:

• Zorgt voor een succesvol project: Als je niet vooraf de potentiële omvang en resources van een project inventariseert, tast je in het duister tijdens het opstellen van een projectplan.
• Risico's tot een minimum beperkt: Bij projectontwerp wordt rekening gehouden met mogelijke obstakels. Zo kun je van tevoren manieren bedenken om deze te omzeilen.
• Ervoor zorgt dat resources optimaal worden benut: Dankzij een projectontwerp weet je welke resources beschikbaar zijn en hoe je ze beter kunt gebruiken.

De ontwerpfase van een project bepaalt de benodigde resources en zorgt er voor dat ze optimaal worden benut.

Stappen van het projectontwerpproces

De zeven stappen in het projectontwerpproces zijn belangrijk voor Agile-teams om het Agile-projectbeheerproces te vereenvoudigen en om te plannen hoe het project zich gaat ontvouwen.

Voor een effectief projectontwerp moeten teams deze zeven stappen volgen:

Definieer doelen

De projectdoelen moeten duidelijk en haalbaar zijn en mogen de capaciteiten van de teamleden nooit overtreffen.

De doelstellingen moeten aansluiten bij het doel van het project en de bedrijfsdoelstellingen. Als projectbeheerder moet je overwegen of de doelstellingen van je project waarde toevoegen aan de producten en klanten van je bedrijf.

Het SMART-systeem (specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden) is een beproefde methode om doelen mee vast te stellen. Je kunt de sjabloon in Confluence gebruiken om je hierbij te helpen. Met behulp van de sjabloon kan je team specifieke en meetbare doelen stellen.

Resultaten vaststellen

Geef een overzicht van de vereiste projectresultaten en stem deze af op je projectdoelen. De resultaten moeten een oplossing bieden voor problemen met producten voor je gebruikers, bijvoorbeeld op het gebied functionaliteit en bruikbaarheid. Kortom, ze zouden je product verder moeten verbeteren. Een voorbeeld van een resultaat kan zijn dat de verkoopstroom van het product wordt verbeterd.

Het is belangrijk om op te merken dat resultaten geen af te leveren producten of werkresultaten zijn. In plaats daarvan bepalen de resultaten hoe klanten de producten gebruiken en wat hun waarde is voor klanten en het bedrijf.

Het schetsen van de projectresultaten geeft een maatstaf voor succes en een definitie van 'gereed'. Aan de hand van die resultaten kun je de impact ervan beter inschatten.

Risico's identificeren

Risicobeheer is essentieel bij projectonderwerp. Jouw taak als projectbeheerder is om te anticiperen op problemen. Je moet op zoek gaan naar mogelijke obstakels, zoals de huidige capaciteit van de ontwikkeling, en zo bepalen wat de impact ervan is op het project.

Voorbeelden van risico's zijn onder meer te weinig resources, hoge kosten en scope-creep. Als je bijvoorbeeld scope-creep hebt geïdentificeerd als een potentieel risico, kun je dit risico beperken door duidelijke projectparameters op te stellen en de resultaten te identificeren en na te leven.

Een projectstrategie maken

De strategie vormt de basis van het projectplan en zorgt ervoor dat het team zijn doelen bereikt met inachtneming van de projectbeperkingen. Je moet de strategie opstellen tegelijk met het projectoverzicht om ervoor te zorgen dat de uitvoering nauwkeurig verloopt.

Om een uitstekende projectstrategie te ontwikkelen, moet je soortgelijke projecten bestuderen en ervan leren. Dit kan veelvoorkomende valkuilen aan het licht te brengen, zodat je je hierop kunt voorbereiden. Als je eenmaal verschillende mogelijke strategieën hebt geïdentificeerd, overweeg dan de voor- en nadelen van elke strategie en gebruik je onderzoek om te bepalen wat de beste strategie is. Dit proces maakt deel uit van continue verbetering.

Een budget vaststellen

De volgende stap is het opstellen van een budget op basis van de informatie die in de vorige stappen is verzameld. Het projectbudget hangt af van de resources die nodig zijn voor het project. Het gratis budgetsjabloon in Jira Software is zeer geschikt om een projectbudget mee te bepalen.

Het bepalen van een budget helpt om de kans te verkleinen op stijgingen in kosten en voorkomt dat resources verkeerd worden toegewezen. Belanghebbenden waarderen projectbeheerders die zich aan een budget houden.

Een noodplan voorbereiden

Het is belangrijk om een noodplan op te stellen voor alle geïdentificeerde risico's. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een verandering aan je klanten moet doorgeven, vooral als die een fundamentele invloed heeft op de primaire functie van het product. Zo'n verandering kan een risico vormen waarbij je gebruikers verliest als je de die niet op de juiste manier aan hen communiceert. Je noodplan kan dus bestaan uit ondersteuning en een training voor het succes van klanten, zodat je eventuele veranderingen aan klanten kunt communiceren.

Resultaten bijhouden

Een goed afgerond projectontwerp bevat informatie over de resultaten van het project. Het is belangrijk om de voortgang van de resultaten tijdens het project bij te houden en te controleren om ervoor te zorgen dat het team op schema en binnen het budget blijft en de deadlines haalt.

Jira Software helpt projectbeheerders om de resultaten bij te houden met behulp van Gantt-diagrammen en Kanban-borden om de voortgang van het project bij te houden.

Zo maak je het beste projectontwerp

Om een effectief productontwerp voor je bedrijf te maken, zijn er een paar zaken die belangrijk zijn, zoals:

• Effectief communiceren. Communicatie en transparantie zijn cruciaal voor het succes van projecten. Jira Work Management bevat Advanced Roadmaps om de communicatie te vereenvoudigen. Deze stellen teams in staat om samen te werken en borden, projecten en filters te visualiseren voor meer inzicht in het projectontwerp. Je kunt Confluence gebruiken om de documentatie voor je project op te stellen en het team te organiseren.
• Belanghebbenden erbij betrekken. Door zo snel mogelijk de steun van belanghebbenden te krijgen, zorg je ervoor dat een project aan hun verwachtingen voldoet.
• Aanpassen aan veranderingen. Reageer snel op veranderingen door het noodplan te herzien en problemen snel op te lossen zodra ze zich voordoen. Jira Software stelt je in staat om je plan uit te voeren door eventuele obstakels van tevoren aan te geven. Jira Software kan worden geïntegreerd met Confluence voor een probleemloze ervaring met projectbeheer.

Uitblinken in projectontwerp met Jira Work Management

Nu je het concept achter projectontwerp begrijpt, kun je het proces gebruiken voor je volgende onderneming. Effectief projectontwerp is de basis van een succesvol project en zorgt ervoor dat projecten op tijd en binnen het budget worden geleverd.

Jira Work Management helpt je bij het opstellen van een effectief projectontwerp en helpt je team om de projectdoelen te begrijpen en te delen met andere teamleden. Gebruik Confluence en Jira Software om de vordering van je project bij te houden en je documentatie op te stellen.

Hoe definieer je de scope van het project?

De scope van een project omvat alle aspecten ervan, inclusief deadlines en resultaten. Het schetst de projectgrenzen en helpt bij het overbrengen van wat het project precies inhoudt naar de belangrijkste belanghebbenden.

De projectomvang wordt omgezet in een document waarmee teamleden de projectresultaten kunnen begrijpen.

Wat is het verschil tussen de projectscope en de projectdoelstellingen?

De scope van het project is het algemene resultaat van het project. Je schetst bijvoorbeeld alle taken en resultaten voor dit specifieke project. De projectdoelstellingen bepalen de resultaten van het project en wat het team wil bereiken. Een doelstelling kan bijvoorbeeld een product zijn dat de productprestaties verhoogt.

Hoe draagt het projectontwerp bij aan het algemene succes van een project?

Een goed uitgewerkt projectplan verbetert de efficiëntie, minimaliseert de risico's en leidt het project naar succes. Het projectontwerp brengt projectdetails samen voor alle duidelijkheid, waardoor het team het vertrouwen krijgt om het project effectief uit te voeren.