Wat is continue verbetering?

Continue verbetering is het voortdurende proces waarbij prestaties worden geanalyseerd, kansen worden geïdentificeerd en stapsgewijze veranderingen worden aangebracht voor processen, producten en personeel.

Toen W. Edwards Deming continue verbetering als concept als eerste algemeen bekend maakte, was het een brede filosofie waar veel verschillende benaderingen aan bij hebben gedragen voor een algemene cultuur van innovatie. Vandaag de dag is continue verbetering een basisconcept voor verschillende projectmanagementfilosofieën, zoals lean, agile, Six Sigma en Total Quality Management.

Het model voor continue verbetering is hoe je continue verbetering integreert in je dagelijkse werkleven. Modellen voor continue verbetering bieden structuur, werkwijzen en tools voor bedrijven die de waarden van continue verbetering willen naleven. Drie modellen voor continue verbetering die je team kan verkennen zijn lean, kanban en scrum.

Lean is een set beheerwerkwijzen die zijn ontworpen om de efficiëntie te verhogen door verspilling te elimineren. In Lean staat continue verbetering bekend als Kaizen, het voortdurend streven naar een perfecte uitvoering van alles wat je doet. Kaizen is ontstaan in Japan en werd een van de basisconcepten van het Toyota-productiesysteem. Continue verbetering binnen lean is gericht op het verbeteren van de activiteiten die de meeste waarde genereren voor je klant en tegelijkertijd zoveel mogelijk verspillende activiteiten elimineren.

Een agile methodologie die niet vaak wordt geassocieerd met continue verbetering is Scrum. Scrum richt zich op het stapsgewijs verbeteren en de snelle integratie van feedback van klanten, waardoor Scrum uitstekend past bij methoden voor continue verbetering. De scrum-ceremonieën, zoals de sprintreview en het sprintretrospectief, helpen het team om zich te richten op het verbeteren van hun werksprint met sprint.

Scrum-artefacten, zoals de productbacklog en de sprintbacklog, zorgen ervoor dat alleen de belangrijkste verbeteringen prioriteit krijgen in de sprint. De reden dat scrum niet vaak geassocieerd wordt met continue verbetering is de sterke connectie van scrum met software-ontwikkelingsteams en de gebruikelijke focus van continue verbetering op bedrijfs- en productieteams, maar er is veel waarde te winnen door ze dichter bij elkaar te brengen.

Om continue verbetering te integreren in je dagelijkse werkleven, moet je tools en werkwijzen gebruiken die je helpen om te denken vanuit een verbeteringsmentaliteit. De beste tools voor continue verbetering horen bij je daadwerkelijke werk en de beste werkwijzen zijn de werkwijzen die je telkens opnieuw gebruikt.

Agile retrospectieven zijn misschien wel de eerste tool die je moet toevoegen om een cultuur van continue verbetering te creëren. Team-retrospectieven stimuleren het voeren van gesprekken over wat er goed ging en wat verbeterd zou kunnen worden. Veel teams kiezen ervoor om retrospectieven te doen nadat projecten zijn afgerond of om eenmalige retrospectieven te doen die gericht zijn op specifieke momenten. De meest effectieve teams houden regelmatig retrospectief-vergaderingen en zijn onafhankelijk van specifieke gebeurtenissen. Om de week een retrospectief houden is een zekere manier om jezelf op weg te helpen naar continue verbetering.

Plannen, doen, controleren en handelen, of PDCA, is een van de meest gebruikte tools bij het model voor continue verbetering. Het ‘plannen’ is jouw kans om een mogelijkheid vast te stellen en een planning te maken voor een verandering. Het ‘doen’ is wanneer je de verandering implementeert op kleine schaal. Het ‘controleren’ is het proces van het gebruiken van gegevens om de resultaten van de verandering te analyseren en vast te stellen of deze verandering een verschil heeft gemaakt. Het ‘handelen’ is wanneer je de verandering algemener implementeert en de resultaten blijft beoordelen. Als een fase niet heeft gewerkt, dien je opnieuw te beginnen.

Software-teams voeren PDCA-loops uit wanneer ze nieuwe functies lanceren via ‘functiemarkering’. Functiemarkering is het proces waarbij bij een beperkte test een nieuwe functie wordt uitgerold naar een kleine subgroep van echte klanten. De test dient om te bepalen of testklanten succesvoller waren dan klanten zonder de nieuwe functie. Nadat ze gebruikersgegevens hebben gecontroleerd, rollen teams die functie uit naar iedereen

Peuters vragen niet voor niets constant aan hun ouders naar het ‘waarom?’. De vijf redenen-methode is een populaire hoofdoorzaak-analysetechniek waarbij het constant vragen waarom ervoor zorgt dat de hoofdoorzaak in de vorm van vijf of minder redenen kan worden vastgesteld. Hoofdoorzaak-analyse is nuttig voor continue verbetering, omdat deze zich richt op je verbeteringswerkzaamheden voor de onderliggende oorzaken in plaats van de symptomen.