Flexibiliteit is een belangrijk onderdeel van de agile-structuur. Als iets niet werkt, moet je veranderingen aanbrengen. Als iets goed werkt, kun je daarvan leren en dat in je volgende project implementeren. In tegenstelling tot bij Waterfall-projectbeheer, dat een sequentiële benadering is voor de uitvoering van projecten, kun je met continue verbetering voortdurend aanpassingen maken om aan veranderende projecteisen te voldoen.
Deze kleine aanpassingen en veranderingen die je aanbrengt, maken deel uit van het continue verbeteringsproces. Het houden van sprint-retrospectieven en gebruik van lean-procesverbetering kan je helpen de nodige veranderingen aan te brengen om je bedrijf een vliegende start te geven.
Deze gids behandelt alles wat je moet weten over continue verbetering en de rol ervan binnen de agile-structuur.
Definitie van continue verbetering
Continue verbetering is het voortdurende proces waarbij prestaties worden geanalyseerd, kansen worden geïdentificeerd en stapsgewijze veranderingen worden aangebracht voor processen, producten en personeel. Door processen te analyseren en af te stemmen, kan je bedrijf tijd besparen en een nóg beter product leveren.
Tools en methodologieën voor continue verbetering
Om continue verbetering te integreren in je dagelijkse werkleven, moet je tools en werkwijzen gebruiken die je helpen om te denken vanuit een verbeteringsmentaliteit. De beste tools voor continue verbetering horen bij je daadwerkelijke werk en de beste werkwijzen zijn de werkwijzen die je telkens opnieuw gebruikt.
Retrospectieven
Agile retrospectieven zijn zonder twijfel de eerste tool die je moet toevoegen om een cultuur van continue verbetering te creëren. Team-retrospectieven zorgen voor gesprekken over wat er goed ging en wat er verbeterd zou kunnen worden. Veel teams kiezen ervoor om retro's te houden nadat projecten zijn afgerond of eenmalige retro's gericht op specifieke momenten. De meest effectieve teams houden regelmatig retrospectieve vergaderingen, onafhankelijk van specifieke gebeurtenissen. Met om de week een retro vind je zeker de weg naar continue verbetering.
Het principe van plannen, doen, controleren en handelen (PDCA)
Plannen, doen, controleren en handelen, of PDCA, is een van de meest gebruikte tools bij het model voor continue verbetering. Het ‘plannen’ is jouw kans om een mogelijkheid vast te stellen en een planning te maken voor een verandering. Het ‘doen’ is wanneer je de verandering implementeert op kleine schaal. Het ‘controleren’ is het proces van het gebruiken van gegevens om de resultaten van de verandering te analyseren en vast te stellen of deze verandering een verschil heeft gemaakt. Het ‘handelen’ is wanneer je de verandering algemener implementeert en de resultaten blijft beoordelen. Als een fase niet heeft gewerkt, dien je opnieuw te beginnen.
Software-teams voeren PDCA-loops uit wanneer ze nieuwe functies lanceren via ‘functiemarkering’. Functiemarkering is het proces waarbij bij een beperkte test een nieuwe functie wordt uitgerold naar een kleine subgroep van echte klanten. De test dient om te bepalen of testklanten succesvoller waren dan klanten zonder de nieuwe functie. Nadat ze gebruikersgegevens hebben gecontroleerd, rollen teams die functie uit naar iedereen
Analyse van vijf redenen of hoofdoorzaken
Peuters vragen niet voor niets constant aan hun ouders naar het ‘waarom?’. De vijf redenen-methode is een populaire hoofdoorzaak-analysetechniek waarbij het constant vragen waarom ervoor zorgt dat de hoofdoorzaak in de vorm van vijf of minder redenen kan worden vastgesteld. Hoofdoorzaak-analyse is nuttig voor continue verbetering, omdat deze zich richt op je verbeteringswerkzaamheden voor de onderliggende oorzaken in plaats van de symptomen.
Kaizen en kata
Diegenen die op zoek zijn naar de meeste flexibiliteit kunnen hun proces baseren op de filosofie van verbeter-kata en -kaizen. Verbeter-kata is een proces van vier stappen om oplossingen te creëren voor dynamische problemen. Het gebruik van een kanban-bord om je voortgang tijdens deze vier stappen bij te houden zorgt ervoor dat je team op schema blijft. De tien principes van kaizen vormen een andere structuur die je kunt gebruiken als inspiratie voor je proces voor continue verbetering.
Lean manufacturing
Lean manufacturing is gebaseerd op lean-principes, waarbij geen tijd en resources worden verspild zodat projecten op tijd worden voltooid en geleverd. Lean draait om vijf belangrijke principes:
- Waarde definiëren
- De waardestroom in kaart brengen
- Een flow creëren
- Pull tot stand brengen
- Streven naar perfectie
Amazon is een goed voorbeeld van lean management. De werkruimtes van dit bedrijf zijn zo georganiseerd dat de productiviteit maximaal wordt benut en dat de producten die door Amazon worden verkocht of verzonden, verpakt en klaar voor verzending zijn.
Adidas gebruikt direct-to-store om ervoor te zorgen dat klanten toegang hebben tot een uitgebreid aanbod van schoenen terwijl elke winkel een kleinere voorraad heeft. Als een klant vervolgens een specifiek paar schoenen wil dat niet op voorraad is, kunnen deze direct naar die Adidas-winkel worden gestuurd.
Je kunt lean projectmanagementsoftware gebruiken om binnen je bedrijf van deze voordelen te profiteren.
Total Quality Management (TQM)
Total Quality Management (TQM) is een aanpak voor continue verbetering die de klanttevredenheid en de betrokkenheid van werknemers verhoogt. Door iedereen te laten bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit, kunnen bedrijven het aantal fouten verminderen en essentiële processen verbeteren. Dit is waar continue verbetering om draait: het beperken van het aantal fouten en het vereenvoudigen van processen om de kwaliteit te verbeteren.
Agile
De agile-methodologie is een methode voor projectmanagement waarbij grotere projecten worden opsplitst in kleinere delen, ook wel sprints genoemd. Na elke sprint houdt het team een sprint-retrospectief om veranderingen en verbeteringen aan te brengen voor de volgende sprint. De agile-methodologie is gebaseerd op samenwerking en aanpassingsvermogen. Deze methodologie verandert op basis van de resultaten en de feedback die je krijgt.
Kanban-methode
De Kanban-methode helpt teams om workflows te visualiseren, de efficiëntie te verbeteren en zichzelf niet te overbelasten. De Kanban-principes hebben betrekking op de visualisatie van de workflow, waaronder je backlog, huidige werk en voltooide werk. Dit helpt je om alles geleidelijk te verwerken, zonder dat je jezelf overbelast of achterop raakt met deadlines. Er zijn vier essentiële Kanban-statistieken:
- Doorlooptijd
- Cyclustijd
- Werk in uitvoering
- Doorvoer
Voordelen van continue verbetering
Een continue verbeteringscyclus kan je helpen om veranderingen aan te brengen binnen je bedrijf die de tevredenheid van werknemers, de efficiëntie en de algehele kwaliteit verbeteren. Dit zijn enkele van de belangrijkste voordelen van het continue verbeteringsproces.
Operationele efficiëntie
Als je veel aan je hoofd hebt, maakt het een groot verschil als je een beetje tijd bespaart. Met continue verbetering kun je processen vereenvoudigen om de productiviteit te verhogen, wat betekent dat je meer gedaan kunt krijgen in dezelfde hoeveelheid tijd.
Verbeterde betrokkenheid van werknemers
Door werknemers deel te laten nemen aan het proces van continue verbetering kan je team meer betekenen en kan de betrokkenheid van werknemers worden vergroot. Toyota lanceerde het Creative Idea Suggestion System in 1951 om de betrokkenheid van werknemers te vergroten door middel van continue verbetering.
Minder verspilling
Methodologieën voor continue verbetering zoals de lean-methodologie helpen om verspilling te verminderen door individuele processen te vereenvoudigen. Als je een proces kunt beperken tot een paar eenvoudige stappen, kun je tijd besparen en meer gedaan krijgen.
Kostenbesparing
Het elimineren van inefficiënte processen en het vereenvoudigen van processen om ze efficiënter te maken, kan leiden tot kostenbesparingen. Door de lean-principes toe te passen op productie bespaar je tijd en resources tijdens het hele productieproces. Door het beheer van de toeleveringsketen te verbeteren kunnen opslag- en verzendkosten worden verlaagd zodat je winst toeneemt.
Verbeterde kwaliteit
Bij continue verbetering ben je steeds bezig met het verbeteren van kleine processen die uiteindelijk je product of dienst naar een hoger niveau tillen. Door processen te vereenvoudigen en meer te doen met minder resources, kun je betere producten en diensten leveren aan iedere klant.
Hoe je continue verbetering implementeert
Het implementeren van continue verbetering binnen je bedrijf is een proces van vier stappen dat bekend staat als de PDCA-cyclus. We leggen hieronder uit hoe het werkt:
- Plannen: Begin door te bepalen op welke gebieden je kunt verbeteren en stel een plan op. Als je klanten bijvoorbeeld niet betrokken zijn, kun je proberen een korting of promotieaanbieding aan te bieden via e-mail.
- Doen: Tijdens deze stap voer je je plan op kleine schaal uit. Zo kun je bepalen hoe effectief je plan is, zonder dat dit gevolgen heeft voor het hele bedrijf.
- Controleren: Kijk vervolgens naar de resultaten die je plan heeft opgeleverd. Is het gelukt? Nadenken over de resultaten van je plan is een van de belangrijkste stappen.
- Uitvoeren: Als je plan werkt, kun je het op grotere schaal gaan uitvoeren. Als je plan niet werkt, kun je teruggaan naar de tekentafel en opnieuw beginnen met de planningsfase.
Je kunt andere tools en technieken gebruiken, zoals de 5 why's-analyse, om je te helpen zwakke punten te identificeren en plannen te ontwikkelen voor continue verbetering. Je kunt onze sjabloon voor de 5 why's-analyse bekijken om je op weg te helpen.
Jira ondersteunt continue verbetering
Continue verbetering is een belangrijk onderdeel van de agile-methodologie, en Jira is ontworpen voor agile teams. Backlog en sprints stellen je in staat om grote projecten te verdelen in kleinere onderdelen. Je kunt scrum- en kanban-borden van Jira gebruiken om projecten te verdelen in nog beter beheersbare segmenten. Er zijn verschillende issuetypen binnen Jira, zoals bugs, taken en subtaken, die voldoen aan uiteenlopende projectbehoeften.
Met aanpasbare workflows kun je Jira koppelen aan jouw unieke workflow, terwijl inzichten in realtime je een beter inzicht geven in snelheid, productiviteit en andere statistieken. Je kunt zelfs gegevens van platforms van derden rechtstreeks in Jira importeren, zodat je een volledig overzicht hebt van relevante gegevens en informatie van andere systemen waar je team van afhankelijk is.
Wil je meer weten over hoe Jira je kan helpen te concentreren op continue verbetering en de nodige veranderingen aan te brengen om flexibel te blijven? Probeer Jira-scrumborden vandaag nog uit.
Continue verbetering: veelgestelde vragen
Wat zijn er voor best practices voor continue verbetering?
Er zijn verschillende manieren om continue verbetering te laten werken voor je bedrijf. Best practices zijn bijvoorbeeld:
- Constant communiceren
- Voordelen vastleggen en valideren
- Je concentreren op statistieken die van invloed zijn op je bedrijf
- Ideeën voor verbetering vastleggen
- Een ideeëntrechter gebruiken
- Wekelijkse beoordelingen uitvoeren voor projecten
Ervoor zorgen dat iedereen betrokken is, is een goede manier om in de loop der tijd continue verbetering te behouden. Je kunt nieuwe werknemers trainen in continue verbetering en een programma voor continue verbetering gebruiken om werknemers in staat te stellen om hogerop te komen in hun carrière.
Wat is een voorbeeld van continue verbetering?
Amazon is een van de beste voorbeelden van continue verbetering in de sector. Amazon heeft de lean-methodologie gebruikt om magazijnen te optimaliseren en het verzendproces te vereenvoudigen. Het bedrijf heeft ook een unieke aanpak die gericht is op klanttevredenheid op de lange termijn in plaats van winst op de korte termijn.
Apple voert uitgebreid gebruikersonderzoek uit om erachter te komen wat mensen wel en niet leuk vinden aan Apple-producten. Dit onderzoek helpt om Apple-producten voortdurend te verbeteren door nieuwe functies toe te voegen. Dit zorgt ervoor dat Apple een topnaam blijft op het gebied van technologie.
Wat is het belangrijkste doel van continue verbetering?
Het belangrijkste doel van continue verbetering is om je bedrijf te transformeren door middel van kleine stapsgewijze veranderingen. Dit verbetert de betrokkenheid van werknemers en verbetert de productiviteit, efficiëntie en klanttevredenheid. Als je denkt dat je er altijd ruimte voor groei is, kun je nieuwe groeimogelijkheden ontdekken en je bedrijf verbeteren.
.jpg?cdnVersion=1577)