Kanban-kaarten

Samenvatting: een kanban-kaart is een visuele weergave van een werkstuk. Het is een essentieel component van kanban, een kader voor werkbeheer waarmee je je werk kunt visualiseren, werk in uitvoering kunt beperken en de efficiëntie kunt maximaliseren.

Toen Toyota in de jaren veertig zijn productieprocessen wilde verbeteren, gebruikte het bedrijf kaarten om het werk visueel bij te houden. Net als het spreekwoordelijke plakbriefje hielpen deze kaarten Toyota bij het verbeteren van zijn productieprocessen. Toen de kanban-methode in de jaren negentig werd ontwikkeld, als een manier om dezelfde methoden van visuele signalen te gebruiken voor kenniswerk, werden kanbankaarten een integraal onderdeel van werkprocessen.

Een kanban-kaart is een visuele weergave van een werkitem. Dit is een essentiële component van de kanban-methode, een framework voor werkbeheer waarmee je werk kunt visualiseren, werk in uitvoering (WIP) kunt beperken en de efficiëntie (of flow) kunt maximaliseren. Elke kanban-kaart vertegenwoordigt één werkitem terwijl dit de verschillende voltooiingsfasen doorloopt die worden weergegeven op een fysiek of virtueel kanban-bord.

Om een beeld te krijgen van wat kanban-kaarten zijn, stel je je een softwareontwikkelingsteam voor dat post-its op een whiteboard gebruikt om hun werkitems weer te geven. Terwijl ze werken aan bugs en functies, verplaatst het team de post-its door kolommen met het label Prioriteit, Design, Ontwikkeling, Testen, Geblokkeerd en Klaar.

Als de ontwerpers bijvoorbeeld bandbreedte hebben, verplaatsen ze een kanban-kaart van Prioriteit naar Design, en wanneer het ontwerpteam klaar is, pakt een ontwikkelaar een voltooide kaart uit Design en plaatst deze in Ontwikkeling. Kanban-kaarten volgen de voortgang van een werkitem door deze fasen, zodat het team op elk moment de geschiedenis en status van elk werkitem kan zien.

Kanban is een Japans woord dat 'visueel signaal' of 'signaalbord' betekent. Kanban-kaarten werden eind jaren veertig uitgevonden door Taiichi Ohno, een industrieel ingenieur bij Toyota die op zoek was naar manieren om het productieproces van Toyota te verbeteren.

Ohno's onderzoek bracht hem naar de gangpaden van een Amerikaanse supermarkt, waar hij iets interessants ontdekte. In plaats van de voorraad altijd volledig op peil te houden, wat veel tijd en moeite zou hebben gekost, zorgde de supermarkt pas voor aanvulling van de schappen nadat ze visueel hadden vastgesteld dat een van de schappen bijna leeg was. De winkel vulde dat schap vervolgens aan met net genoeg producten om aan de onmiddellijke klantvraag naar die producten te voldoen.

Ohno had het vermoeden dat dit soort JIT-levering (Just-In-Time) een revolutie teweeg zou brengen in de toeleveringsketen van de maakindustrie. Zijn eerste uitdaging was om erachter te komen hoe je de vele productieprocessen op de fabrieksvloer kon visualiseren. Hij deed dit met de kanban-kaart.

Aan elke bak met onderdelen was een kanban-kaart bevestigd die als waarschuwingssignaal voor werknemers diende wanneer de voorraad onder de hoeveelheid daalde die op de kaart werd aangegeven. Op dat moment werd het aanvulproces geactiveerd en stuurde de fabriek de lege bak met de bijbehorende kanban-kaart naar de leverancier.

Door te verwijzen naar de kaart, met daarop informatie over de specificaties van het onderdeel, de vereiste hoeveelheid en de verwachte levertijd, kon de leverancier de bestelling uitleveren en de bijgevulde bak met de bijbehorende kanban-kaart terugsturen naar de fabrieksvloer, net op tijd om de productiecyclus gaande te houden.

Gedurende bijna een halve eeuw was dit productiesysteem het 'geheime recept' achter het succes van Toyota. Toen het bedrijf in de jaren negentig publiekelijk details over het systeem begon te delen, werd dit al snel opgepikt.

Denkers in de zakenwereld hebben het Toyota-productiesysteem (TPS) gedestilleerd in een reeks processen die bekend staan als 'lean manufacturing'. Toen technologiebedrijven begonnen te groeien in de jaren 1990 ontwikkelde managementconsultant David J. Anderson de Kanban-methode, die lean technieken introduceerde in de meer immateriële gebieden van kenniswerk zoals informatietechnologie en softwareontwikkeling.

De kanban-kaart evolueerde al snel naar een visueel artefact dat een werkitem bijhoudt terwijl het door een workflow stroomt. In essentie stimuleert de kanban-kaart teamwork door teamleden te helpen communiceren en informatie visueel te delen.

Kanban-kaarten bieden teams de volgende mogelijkheden:

• In één oogopslag belangrijke details van werkitems inzien. Elke kanban-kaart bevat meestal een korte beschrijving van een werkitem, samen met de eigenaar, vervaldatum en status. De kaart kan andere informatie bevatten, zoals verwijzingen naar brondocumentatie of een lijst met problemen die de voortgang van het item blokkeren.
• Deliverables probleemloos en efficiënt leveren. Kanban-kaarten moedigen teams aan om duidelijke en consistente verwachtingen vast te stellen voor elk functioneel gebied. Wanneer het tijd is om een werkitem van de ene toestand naar de volgende door te geven, bijvoorbeeld van de planningsfase naar de implementatie, verduidelijken deze expliciete beleidslijnen wie eigenaar wordt en wat de volgende stappen zijn.
• De efficiëntie verbeteren. Kanban-kaarten maken het gemakkelijk om de doorlooptijd bij te houden, ofwel de tijd die van begin tot eind nodig is voor een werkitem. Kanban-kaarten, samen met een kanban-bord, kunnen teams helpen knelpunten in hun workflow te identificeren en hun proces te stroomlijnen. De meeste teams werken eraan om hun doorlooptijd te verkorten, wat betekent dat er sneller werk wordt geleverd!

Kanban-kaarten maken het niet alleen gemakkelijker om georganiseerd te blijven, ze zijn ook leuk om te gebruiken. Laten we eerlijk zijn: het geeft gewoon een fijn gevoel om je voortgang op zo'n duidelijke en tastbare manier te kunnen volgen.

Kanban-kaarten hebben nog een aantal andere voordelen:

Zoals ik al zei, omdat kanban-kaarten zo visueel zijn, kun je gemakkelijk zien wanneer er een probleem is met een van de stappen in een werkproces door even naar het kanban-bord te kijken.

Als een softwareontwikkelingsteam consequent twee keer zoveel kaarten in de kolom Testen heeft als in Design en Ontwikkeling, zal die visuele wachtrij snel opvallen bij teamgenoten. Misschien heeft het team meer testers nodig, of misschien is er iets mis met de criteria van de testfase zelf.

Met de kanban-methode zijn problemen onmiddellijk duidelijk, wat het gemakkelijker maakt om ze te identificeren en te elimineren wanneer ze opduiken. Dit is waar kanban-liefhebbers naar verwijzen als ze het hebben over 'continue verbetering'.

Kanban-kaarten zijn ontwikkeld om voorraadniveaus bij te houden en te voorkomen dat materialen zich opstapelen. De productiesector gebruikt nog steeds kanban-kaarten voor dat doel, maar dit soort Just-In-Time-methodologie is ook nuttig in andere sectoren, zoals softwareontwikkeling. Het maakt geen verschil of softwarefuncties zich opstapelen in een bepaalde ontwikkelingsfase of dat auto-onderdelen zich in het magazijn opstapelen.

Een manier waarop teams stagnerende projecten vermijden, is door een WIP-limiet in te stellen om de hoeveelheid werk in uitvoering te beperken. Teams doen dit door het aantal kanban-kaarten te beperken dat zich tegelijkertijd in een fase van een workflow kan bevinden. Wanneer de limiet van een kolom is bereikt, werkt het team samen om die projecten te voltooien zodat ze nieuw werk kunnen aannemen. Dit zorgt ervoor dat al je werk de juiste kant opgaat.

Een van de geweldige dingen van kanban-borden is dat ze worden gedeeld. Als kaarten worden verplaatst naar een volgende kolom, gaan ze vaak ook over op een andere medewerker of een ander team. Ook al is iedereen verantwoordelijk voor een ander deel van het proces, ziet iedereen bij kanban dezelfde informatie. En omdat het systeem zeer visueel is, is het gemakkelijk om inzicht te krijgen in de workflow van een ander team door alleen maar een blik te werpen op hun kolommen en kaarten. Om deze reden is de kanban-methode een goed tegengif voor de silomentaliteit.

Fysieke kanban-kaarten zijn leuk om vast te pakken en heen en weer te verplaatsen, maar wat als je teamleden niet allemaal in dezelfde ruimte werken? Gelukkig zijn er tal van softwaretools zoals Jira Software en Trello die het je gemakkelijk maken om digitale kanban-borden op te zetten en deze te vullen met digitale kanban-kaarten.

Digitale kanban-kaarten bieden niet alleen teams op afstand de mogelijkheid om samen te werken, ze hebben ook verschillende andere voordelen ten opzichte van fysieke kaarten. Jira- en Trello kanban-kaarten zijn in hoge mate aanpasbaar. Je kunt bijvoorbeeld bepaalde informatievelden op de kaarten weergeven of verbergen en dynamische inhoud toevoegen, zoals opmerkingen, bijlagen of links naar andere kaarten. De meeste kanban-software kan worden ingesteld om e-mailmeldingen te bezorgen wanneer een kaart opnieuw wordt toegewezen, naar een andere fase in de workflow wordt verplaatst of een andere wijziging ondergaat.

Softwaretools geven teams ook beter inzicht in hoe efficiënt ze werken. Tools zoals Jira Software volgen essentiële statistieken die een kanban-team kan gebruiken om hun proces te verbeteren. Het is een enorm voordeel om doorlooptijd, WIP en cumulatieve stroomdiagrammen met slechts een klik of twee te kunnen analyseren.

De nadelen van digitale kaarten zijn miniem, maar wel belangrijk! Het doel van kanban is om je werk te visualiseren. Bij een digitaal kanban-bord kijk je niet naar een kleurrijk whiteboard of muur, maar bevindt het kanban-bord zich op je computer. Ik zeg altijd graag "Je kunt geen nieuw tabblad openen op een gigantisch whiteboard met wieltjes!"

De kanban-methode is veelzijdig en is gemakkelijk aan te passen aan verschillende vakgebieden en beroepen. We hebben al gezegd hoe de methode in een paar sectoren wordt gebruikt. In een productieomgeving stroomlijnt kanban bijvoorbeeld het aanvullingsproces voor onderdelen op de assemblagelijn en in de detailhandel kan het werknemers helpen bij het volgen en uitleveren van bestellingen. In de medische industrie worden kanban-kaarten gebruikt om medische benodigdheden in de gaten te houden.

Kanban is ook bijzonder handig voor klantenservice. Veel serviceteams zullen servicedesksoftware gebruiken, zoals Jira Service Management. Deze applicaties leggen feedback van klanten vast en maken automatisch kanban-kaarten aan die vervolgens door het serviceteam worden opgepikt.

In de software-industrie worden kanban-kaarten gebruikt om continue levering te vergemakkelijken, waarbij teams kleine en frequente updates leveren volgens een snelle releasecyclus, in plaats van bugfixes en functies zich te laten ophopen in enorme en vaak problematische 'big bang' lanceringen.

Ongeacht in welke sector je actief bent, kunnen kanban-kaarten je helpen bij het ordenen van je werkitems en het efficiënt voltooien van je taken. Hopelijk zullen je teamleden na verloop van tijd de kanban-waarden van continue verbetering, transparantie en meer absorberen.

Lees voordat je aan de slag gaat met een sjabloon voor een kanban-bord ons overzicht van kanban en kanban-borden. Onthoud dat kanban continue verbetering en evolutionaire verandering aanmoedigt, zodat je onderweg altijd aanpassingen kunt maken.