Ik sta er vaak versteld van hoe goed we zijn geworden in het stellen van doelen. Met de opkomst van OKR's en andere frameworks voor het stellen van doelen kunnen deskundigen uit bijna elke branche op betrouwbare wijze doelen stellen voor projecten en teams. Het verbaast me ook hoe moeilijk het kan zijn om te begrijpen waarom je een doel hebt bereikt of niet hebt gehaald. Een projectbasis helpt om waardevolle context toe te voegen aan dat gesprek. Door een projectbasis aan te maken, kun je nu je verkenning beginnen met de simpele vraag: 'Hebben we de projectbasis behaalt?' Deze context maakt het eenvoudiger om te begrijpen waarom doelen zijn bereikt of niet.
Wat is een projectbasis in projectmanagement?
Een projectbasis is een vast referentiepunt dat wordt gebruikt om projectprestaties te vergelijken in de loop van de tijd. Projectmanagers gebruiken de projectbasis om inzicht te krijgen in het verloop van de scope, planning en kosten van het project tijdens het afronden van een project. De projectbasis is anders dan doelen in die zin dat ze gericht zijn op de projectstatus, terwijl een doel gericht is op de resultaten. Door de projectbasis toe te voegen, krijg je inzicht in hoe de projectstatus in de loop van de tijd heeft bijgedragen aan het verwezenlijken van de projectdoelen.
Stel je voor dat een softwareontwikkelingsteam begint aan een project van twee weken om een verouderd aanmeldingsformulier te laten voldoen aan de AVG. Het project is dringend, want het is 2023 en dat formulier had jaren geleden al moeten voldoen. Het is ook complex, aangezien die inputs in het hele bedrijf worden gebruikt en elk eindpunt moet worden beveiligd. Een projectmanager zet het project op gang en het werk begint.
Drie weken later viert het team een succesvolle end-to-end test en wordt de oplossing naar de productie verstuurt. Was het project succesvol?
Met betrekking tot het projectdoel is het antwoord ja. Maar als je naar de projectbasis kijkt, kan het antwoord anders uitvallen. De projectbasis stelt de planning, scope en kosten voor een project vast, dus laten we deze bekijken. Het project was gepland voor twee weken, maar duurde uiteindelijk drie weken. De scope omvatte alleen ontwikkeling, maar het bleek dat er ook een ontwerp nodig was voor een AVG-pop-up. De kosten werden hoger omdat de ontwerper niet was gebudgetteerd en het dev-team nu een week achterloopt met hun volgende project. We willen succes natuurlijk altijd vieren, maar aan de hand van een projectbasis kunnen alle teams inzien wat de prijs van dat succes was.
Belangrijkste elementen van een projectbasis
Projectmanagers weten wat er nodig is voor een goed projectplan. We hebben geluk dat zoveel grondbeginselen van projectmanagement nu op grote schaal worden gebruikt en begrepen. De belangrijkste componenten van een projectbasis zijn waarschijnlijk al besproken tijdens de vormgeving van een project en door ze simpelweg samen te voegen, hebben we een projectbasis en zijn we klaar om aan de slag te gaan.
1. Scope
De projectscope is een gedetailleerd overzicht van de activiteiten, resources en resultaten die verband houden met het project. Belangrijk is dat de scope de grenzen van het project bepaalt met duidelijke verklaringen over wat wel en niet in het project is opgenomen. De projectscope beschrijft ook de belangrijkste belanghebbenden, teamgenoten, processen, veronderstellingen en beperkingen. Dit alles is vastgelegd in een verklaring van de scope.
Een eenvoudige verklaring van de scope uit ons AVG-voorbeeld: 'Ontwikkelingsteam A' moet in twee weken of minder op basis van de gegevens van 'Aanmeldingsformulier B' een oplossing voor gebruik en opslag coderen en implementeren die voldoet aan AVG.
2. Planning
Of het nu gaat om sprints, uren, dagen of weken in je bedrijf, de projectbasis heeft een planning nodig. Een volledige planning bevat een startdatum, einddatum en de tijd ertussen (duur). Vaak labelen teams einddatums met woorden zoals 'gepland' of 'geschat'. Het fijne van een projectbasis is dat we niet doen aan onduidelijkheid. De planning op dag één vastzetten is een vereiste om de projectbasis effectief te kunnen gebruiken.
In het AVG-voorbeeld kan een projectmanager een planning van twee werkweken hebben opgesteld, met twee dagen voor discovery, vijf dagen voor ontwikkeling en drie dagen voor testen en implementatie.
3. Kosten
Projectmanagers worden hier heel goed in. De projectkosten zijn een hoeveelheid in dollars of tijd die teams toewijzen aan een project. De kosten bestaan uit een budget voor alle uitgaven die het team zou kunnen maken voor de uitvoering van de projectscope. Voor teams kan de tijd die ze niet kunnen besteden aan andere projecten een onderdeel zijn van de projectkosten.
Laten we ervan uitgaan dat 'Ontwikkelingsteam A' in het AVG-voorbeeld bestaat uit werknemers op uurbasis en dat de kosten van het project dus bestaan uit hun uurtarief van 40 uur per week maal twee weken.
Hoe stel je een projectbasis op of maak je deze aan?
De projectbasis moet binnen je projectplan passen. Deze kunnen het beste worden aangemaakt in open, bewerkbare documenten die gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle teamleden in het project. Een Confluence-sjabloon kan je teams helpen bij het opstellen van vooraf opgemaakte projectplannen met een speciale space voor de projectbasis.
Vaak is het eerste dat aan je projectpagina wordt toegevoegd de verklaring van de scope. Een verklaring van de scope wordt meestal genoteerd in zinnen of opsommingen en gaan in op belangrijk werk, resources en deliverables voor het project. Een verklaring van de scope wordt dan vaak steeds opnieuw bewerkt als er dingen veranderen.
Door die verklaring van de scope vast te zetten in de projectbasis ontstaat er een groeimogelijkheid. In plaats van de verklaring van de scope te wijzigen, keer je terug naar de voorgenomen doelen en heb je een duidelijk meetinstrument voor de scope-creep waardoor een project zo vaak ontspoort.
Het volgende is de planning. Nogmaals, je projectmanagers zijn hier experts in! PM's geven de voorkeur aan Gantt-grafieken en roadmaps voor het gemakkelijk visualiseren van de projectplanning. Een roadmap helpt je om verschillende werkstromen te rangschikken, zodat je ervoor kunt zorgen dat alles op één lijn ligt. Je stelt je startdatum en einddatum vast in de roadmap zodat de duur van het project duidelijk is.
Dit is een geweldige kans om te beginnen met het organiseren van je werkitems in Jira. Laten we de projectscope terugbrengen tot vier taken: ontwerpen, ontwikkelen, testen en implementeren. Laten we nu vier Jira-issues maken, één voor elke taak. We voegen nu aan elk issue een start- en een einddatum toe. Met één klik op de roadmap hebben we een nauwkeurige visualisatie van al het werk dat gedaan moet worden en op welke datums. Voeg deze roadmap toe aan de projectbasis in Confluence en je hebt een planning toegevoegd.
Het laatste component wat je nodig hebt om de projectbasis te voltooien, zijn de kosten. Net als de scope en de planning staan de kosten vast zodra ze zijn opgenomen in de projectbasis. Een teamgenoot van financiën of boekhouding kan helpen om de projectkosten bij te houden en zal vaak moeten helpen om die kosten in de loop van de tijd aan te passen. Door die kosten op te nemen in de projectbasis, kun je zodra het project is afgerond precies zien hoeveel je te veel of te weinig hebt gebudgetteerd.
Voorbeeld van een projectbasis in Confluence
Je doel is om een speciale space voor de projectbasis met de scope, de planning en de kosten van het project te hebben. De projectbasis past binnen je document van het projectplan. Het eerste wat je in een projectplan moet doen, is het team bijeenbrengen. Dit is een voorbeeld van verschillende rollen die je zou kunnen toewijzen aan de vele mensen die meewerken aan het afronden van het project.
Voeg snel een kop 'Projectbasis' toe aan je pagina en begin de belangrijkste componenten samen te voegen. Als eerst wil je de scope vaststellen. Dit voorbeeld toont een eenvoudige manier om te structureren wat er in je project is opgenomen en wat niet.
Vervolgens kun je je richten op het visualiseren van de projectplanning. De eenvoudigste manier om dat te doen zijn roadmaps die zijn ingebouwd in een Confluence-pagina.
Het laatste wat je toevoegt zijn de projectkosten. We laten het aan de mensen van financiën over om te bepalen wat de beste manier is om je budget en uitgaven weer te geven in Confluence. Het belangrijkste deel van je projectbasis is dat deze informatie aan het begin van het project wordt vastgelegd en met rust wordt gelaten tot het einde.
Voordelen van een projectbasis
Wanneer je een ander proces toevoegt aan bestaande werkwijzen voor projectmanagement kan er sprake zijn van een terugslag. Het toevoegen van een projectbasis kan interessante voordelen opleveren voor projectmanagers, teamleiders, bijdragers aan het project en belanghebbenden.
Duidelijke doelrapportage
De projectbasis bevat de drie belangrijkste componenten van een succesvol project. Als je rapporteert over het succes van je project, kun je aan de hand van de projectbasis dat succes kwalificeren. Hierdoor wordt doelrapportage betrouwbaarder en kun je de mijlpalen vieren, maar kun je ook erkennen dat deze een week later zijn bereikt dan gepland.
Beperk scope-creep
Scope-creep ontstaat wanneer de projectscope in de loop van de tijd verandert. Scope-creep put het team uit en draagt bij aan gemiste deadlines. Door de scope vast te stellen in de projectbasis, heb je tastbaar bewijs van je doelen en kun je dat bewijs gebruiken om de vastberadenheid te versterken. Het is altijd moeilijk om nee te zeggen, maar de projectbasis ondersteunt je daarbij.
Houd je aan de planning
Je hebt veel moeite gestoken in de projectplanning. Je kunt gemakkelijk een roadmap of Gantt-grafiek raadplegen om te zien of project op schema ligt. Dit kan lastig zijn met meerdere werkstromen en teams die afhankelijk zijn van elkaar. Door je planning te delen, kun je teamleden motiveren, omdat ze duidelijk kunnen zien hoe hun werk het werk van anderen en de projectplanning kan beïnvloeden.
Met Confluence wordt de projectbasis een koud kunstje
Bij het implementeren van een nieuw proces is het van cruciaal belang om wrijving te voorkomen. Met Confluence voorkom je wrijving door je projectbasis toe te voegen aan je projectpaginasjablonen. De projectbasis bevat elementen die je waarschijnlijk al aan het aanmaken bent en die je gewoonweg een nieuwe container geeft. Door deze nieuwe verpakking toe te voegen aan je projectpaginasjabloon wordt de implementatie in het hele bedrijf versneld. Atlassian heeft geweldige resources waarmee je inspiratie kunt opdoen voor het maken van sjablonen en aan de slag kunt gaan met Confluence.
.jpg?cdnVersion=1578)