Backlog-grooming of backlogverfijning is de regelmatige bijwerking van de productbacklog. Het belangrijkste doel is om de backlog actueel te houden en backlogitems klaar te maken voor toekomstige sprints. De productmanager, de producteigenaar en het team stellen prioriteiten, beoordelen en bespreken backlogitems, zodat de werklast voor komende sprints altijd de juiste prioriteit krijgt.
Als de backlog niet up-to-date is, kan het projectteam moeite hebben met het stellen van prioriteiten voor het werk. In het beste geval werken ze aan verouderde taken of aanvragen, waardoor ze tijd en middelen verspillen. In het slechtste geval kan de lijst zo lang worden dat het bijna onmogelijk wordt om taken te prioriteren. Een goed verzorgde productbacklog is essentieel voor elk team dat een Agile methodologie toepast.
Deze handleiding beschrijft het proces voor backlog-grooming, de best practices voor effectieve backlog-grooming en meer.
Begrijpen wat het doel is van backlog-grooming in Agile
Backlog-grooming is essentieel voor elk agile team om voortdurend te blijven werken aan hun producten of services. Dit komt omdat de backlog bestaat uit oplossingen, verbeteringen en nieuwe functies. "Als je te veel probeert te verfijnen, kan dit juist voor onnodige dingen in het proces zorgen", zegt Mark Cruth, Modern Work Coach van Atlassian. "Te weinig tijd en planning helpt ook niet."
Agile backlog-grooming omvat:
- Beslissen welke userstory's je wilt behandelen in de volgende sprint
- Story's verwijderen uit de backlog die niet relevant zijn voor de huidige doelstellingen van het team
- Story's toevoegen op basis van huidige of veranderende behoeften van klanten
- Tijdslijnen en resultaten inschatten
-
Userstory's die te groot zijn om aan te pakken, opdelen in kleinere taken.
Een vergadering om de backlog te verfijnen stelt het team en de belanghebbenden in staat het eens te worden over strategische taakprioriteiten. Het uiteindelijke doel is een actuele backlog die aansluit op de behoeften van klanten en bedrijven. Zo wordt het agile projectmanagement over het algemeen verbeterd en is het team voorbereid op de volgende sprint.
Voordelen van backlog-grooming
Een goed onderhouden backlog heeft veel voordelen voor Agile teams die hun processen continu willen verbeteren. Enkele van de vele voordelen van backlog-grooming zijn onder andere:
- Verbetert de sprintplanning: een georganiseerde en geprioriteerde backlog maakt het plannen van de volgende sprint een fluitje van een cent. Je team zal beter in staat zijn om items te kiezen voor de sprint.
- Verbetert teamwork: aangezien iedereen in het team betrokken is bij backlog-grooming, wordt de communicatie binnen het team verbeterd en wordt samenwerking aangemoedigd.
Zorgt voor werk met veel impact: de sprints van je team zullen meer gericht zijn op noodzakelijke taken als je voortdurend je backlog bekijkt en belangrijke items prioriteert.
Het proces voor backlog-grooming
Bij het proces voor backlog-grooming zijn de producteigenaar, projectmanager en het team betrokken. Ze hebben tot doel prioriteit te geven aan items uit de backlog die aansluiten bij de behoeften van klanten en bedrijven. Laten we het stap voor stap bekijken:
1. Gegevens verzamelen en analyseren
Verzamel zoveel mogelijk gegevens, zoals feedback van klanten, testinformatie van gebruikers en gebruiksanalyses. Zoek naar plekken waar gebruikers vastlopen of afhaken. Deze wrijvingspunten worden items op de backlog. Het kan nuttig zijn om gebruik te maken van eerdere sprintervaringen. Deze gegevens zullen je helpen prioriteiten te stellen waar eerst aan gewerkt moet worden.
Dit zou natuurlijk deel moeten uitmaken van het proces van het bedrijf. Met klantsucces, ondersteuning en kwaliteitsborging wordt waarschijnlijk al veel van deze informatie verzameld.
2. Backlog-items categoriseren
Neem die wrijvingspunten en maak er backlog-items van terwijl je ze op de juiste manier groepeert en categoriseert.
Maak een lijst van userstory's, functie-aanvragen, nieuwe functies, feedback van klanten en bugs in de backlog.
3. Backlog-items opnieuw prioriteren
Bij het opnieuw prioriteren worden backlog-items gecentreerd rond de waarde van de klant, waarbij items die de meeste waarde bieden de hoogste prioriteit hebben. Opportuniteitsscores zijn slechts een van de vele opties voor het opnieuw prioriteren van backlogs. Het maakt gebruik van gebruikersonderzoek om inzicht te krijgen in de verwachtingen van gebruikers en scoort items op basis van die statistiek.
Ongeacht de methode, is het opnieuw prioriteren een doorlopende en regelmatige grooming-activiteit. Sprintreviews zijn een goede gelegenheid om nieuwe prioriteiten te stellen tijdens een actieve sprint.
4. Je sprint bouwen
Zodra backlog-items geprioriteerd zijn, kun je een sprint samenstellen op basis van items met de hoogste prioriteit. Gebruik alle kernpunten van de laatste sprint om te bepalen welke items je moet toevoegen.
Het is nuttig om een backlog te hebben van minstens twee weken aan sprints. Een langere lijst stelt het team in staat een betere roadmap op te stellen voor het product, waardoor het elke sprint makkelijker wordt om te bouwen.
Best practices voor effectieve backlog-grooming
Effectieve backlog-grooming hoeft niet met vallen en opstaan te worden uitgevoerd. Integendeel, "het zou een ritueel moeten zijn dat je team opstelt om feedback te geven over mogelijke werkzaamheden", zegt Cruth. "Begin met een wekelijks ritme waarbij de eigenaar van de backlog met het team samenkomt om de komende taken te bekijken en de frequentie zo nodig aan te passen."
Er zijn enkele best practices voor backlog-grooming die je kunt volgen:
- Effectieve vergaderingen voor backlogverfijning: projectmanagers moeten deze vergaderingen vaak houden, met behulp van een gedetailleerde vergaderagenda, zoals die in dit sjabloon voor de vergaderagenda, om ze soepel te laten verlopen. De vergaderingen moeten 45 tot 60 minuten duren en projectmanagers zouden de rol van Scrum-master op zich moeten nemen.
- Maak gebruik van DEEP: gebruik DEEP-criteria om prioriteit te geven aan de backlog. DEEP staat voor detailed appropriately (passend gedetailleerd), estimated (geschat), emergent (opkomend) en prioritized (geprioriteerd). Deze methode is aanpasbaar, heeft veel details en bevat nauwkeurige schattingen voor items met een hoge prioriteit.
- Maak gebruik van DoR. Een DoR (definitie van klaar) geeft het team het groene licht voor items. Het is een duidelijke set criteria om te bepalen of een taak klaar is voor een sprint.
- Bereid je voor op backlog-grooming. Verzamel informatie over klantsucces, de ondersteuning, de QA en het team. Deze informatie, in combinatie met informatie van eerdere sprints, zal als leidraad dienen voor het grooming-proces.
- Gebruik meer dan één sprint. Verdeel het werk in hanteerbare stukken met kleinere sprints in plaats van te proberen het werk in één sprint af te maken.
-
Vraag teamleden om input. Teamleden zullen de beste praktische inzichten hebben in het product en de sprints. Gebruik deze kennis om de backlog te verfijnen.
Backlog-grooming beheren met Jira
Backlog-grooming is een essentiële activiteit die elk bedrijf ten goede komt. Een goed onderhouden backlog biedt een mogelijkheid voor continue verbetering en iteratie. Het geeft je team een lijst met prioriteiten bij het plannen van de werksprints.
Met Jira kun je de backlog eenvoudig verfijnen. Je kunt eenvoudig een backlog aanmaken en deze met het hele bedrijf delen. Je hele team heeft dan één bron van waarheid over al het werk, waardoor er weinig ruimte is voor onduidelijkheid over wat de prioriteiten zijn.
Jira heeft naast het onderhouden van je backlogs nog andere voordelen. Jira wordt vertrouwd door miljoenen goed presterende softwareteams en maakt het eenvoudig om werk te organiseren, op één lijn te blijven en betere producten te bouwen. Jira stroomlijnt de communicatie tussen softwareteams en hun multifunctionele partners, waardoor betere samenwerking mogelijk wordt. Volg projecten moeiteloos in elke fase van de ontwikkelingscyclus, zodat teamleden en belanghebbenden op één lijn blijven. En naarmate het product complexer wordt en het team groeit, kun je workflows en processen bouwen die schaalbaar zijn.
Backlog-grooming: veelgestelde vragen
Wie is verantwoordelijk voor het proces voor backlog-grooming?
Backlog-grooming is een gezamenlijke inspanning waarbij het hele projectteam betrokken is. Het organiseren van een vergadering over backlogverfijning kan echter worden overgelaten aan een producteigenaar, productmanager, projectmanager en/of Scrum-master.
Wie is er aanwezig bij sessies voor backlog-grooming?
Het hele cross-functionele team zou deze bijeenkomsten moeten bijwonen. Hun gecombineerde expertise kan helpen om sterkere userstory's op te stellen. De volgende teamleden moeten op zijn minst aanwezig zijn bij de vergadering:
- Sessieleider: dit kan de producteigenaar, projectmanager of Scrum-master zijn.
- Vertegenwoordigers van het productteam: maak gebruik van hun diepgaande productkennis tijdens deze vergadering. Dit is iedereen in dat team die helpt bij de bouw en het onderhoud van het product.
- Leveringsteam: teamleiders kunnen het team vertegenwoordigen als het een groot team is.
Vertegenwoordigers van kwaliteitsborging: dit team kent alle bugs en kan inzicht geven in wat onmiddellijke aandacht nodig heeft. QA-testers en/of hun leidinggevende zijn hiervoor goede kandidaten.
Wat zijn de verschillen tussen backlog-grooming en sprintplanning?
Het grootste verschil tussen deze elementen is hun focus en timing. De grooming van de backlog richt zich op het hele product en de bijbehorende roadmap. Dit is een planningsactiviteit voor de lange termijn. Bij de sprintplanning wordt alleen rekening gehouden met de vereisten voor de volgende sprint. Het is dus een planningsactiviteit voor de korte termijn.
Hoelang duren sessies voor backlog-grooming?
Er moeten regelmatig grooming-sessies plaatsvinden, daarom hoeven ze maar kort te duren. Het wordt aanbevolen om de sessies voor backlog-grooming te beperken tot 60 minuten, maar dit kan variëren van team tot team en van bedrijf tot bedrijf. Hoe lang de vergadering ook duurt, het is essentieel om je aan de agenda te houden, zodat de vergadering niet ontspoort.