Net als controlespecialisten voor NASA-missies moeten projectbeheerders verschillende aspecten volgen om ervoor te zorgen dat hun team projecten zonder incidenten aflevert. Maar terwijl NASA zich bezighoudt met ruimtevaart, controleren projectbeheerders de producten die moeten worden geleverd.
Lean methodologieën helpen projectmanagement-rampen, nog net niet zo erg als de catastrofe met Apollo 13, te voorkomen, waardoor je projecten op tijd en binnen het budget kunt leveren.
De Lean-methodologie maakt een doorlopend proces van incrementele aanpassingen mogelijk en versnelt de productlevering aanzienlijk. Dit is mogelijk doordat de Lean-methodologie de resources en inspanningen van het team optimaliseert en teams in staat stelt om efficiënt en effectief te werken.
In dit artikel leer je meer over de Lean-methodologie, de voordelen ervan en hoe Jira Software je kan helpen de principes ervan te implementeren.
De geschiedenis van de Lean methodologie
Het doel van de Lean methodologie is om het proces en de uitvoer van je team volledig te optimaliseren door middel van continue verbeteringen. Als Lean goed wordt uitgevoerd, stelt het teams in staat om op efficiënte wijze klantwaarde te leveren.
Kiichiro Toyoda, oprichter van Toyota, ontwikkelde de Lean methodologie na de Tweede Wereldoorlog om resources te sparen en verspilling te elimineren. Nadat hij de aankoop en herbevoorrading van items in een supermarkt had geobserveerd, bedacht hij het just-in-time concept, dat is gericht op het maken van producten wanneer klanten die nodig hebben.
Het concept van Toyoda vormde zich tot het Toyota Production System, dat uiteindelijk de Lean methodologie werd. Vanaf dit kleine begin is Lean uitgegroeid tot de basis van Agile projectmanagement. Verschillende sectoren, waaronder softwareontwikkeling, de bouw en de gezondheidszorg, gebruiken tegenwoordig de Lean methodologie.
Overzicht van de Lean methodologie
De Lean methodologie berust op twee pijlers die een kader bieden voor alle Lean projecten: continue verbetering en respect voor mensen.
- Continue verbetering: een doorlopende feedbacklus helpt teams om progressieve veranderingen aan te brengen in processen, producten en personeel om systemen continu te verbeteren. Door bestaande processen of systemen te identificeren, te evalueren en aan te passen — één tandwiel tegelijk — kunnen teams verspilling elimineren en de algemene efficiëntie verbeteren.
- Respect: beheerders erkennen en waarderen de bijdragen van het team, evenals de feedback van klanten en nemen hun inzichten en ideeën serieus. Lean-beheerders verdelen het werk efficiënt over de hele workflow en moedigen nauwe samenwerking aan, wat op zijn beurt maximale waarde oplevert voor klanten.
De kernprincipes van de Lean-methodologie zijn ontwikkeld met het oog op deze twee factoren.
De principes van de Lean methodologie
Het is heel belangrijk om na te denken over de impact die je werk heeft op de klantervaring. De vijf kernprincipes van de Lean-methodologie helpen teams bij het organiseren van taken en bieden projectbeheerders overzicht. Deze vijf kernprincipes zijn:
1. Waarde identificeren
Om waarde te kunnen leveren aan je klanten, moet je eerst hun behoeften begrijpen. Je kunt dit doen door:
- Klanten rechtstreeks te betrekken om meer te weten te komen over hun pijnpunten.
- Vast te stellen hoe jouw product helpt om die pijnpunten te verzachten.
Vervolgens moet je bepalen welke waarde jouw product levert voor het voldoen aan de klantbehoeften en moet je dit met je team communiceren. Je kunt dit doen door het werk van het team af te stemmen op de invloed ervan op de klantervaring en door te onderzoeken wat de beste tools zijn om je team te helpen waarde te leveren aan je klanten.
Door waarde te identificeren bespaar je tijd en geld, omdat je ervoor zorgt dat je team alleen functies ontwikkelt die waarde toevoegen voor je klanten.
2. De waardestroom in kaart brengen
De activiteiten die nodig zijn om hoogwaardige klantervaringen te leveren, maken deel uit van de waardestroom. Waardestroommapping maakt gebruik van diagrammen om het projectproces te visualiseren, wat helpt bij het beheer van waardestromen. Dit is cruciaal voor het elimineren van verspilling.
Waardestroommapping bestaat uit de volgende activiteiten:
- Het probleem identificeren en het juiste team kiezen: identificeer de belangrijkste pijnpunten van je klanten en kies vervolgens een team met de vaardigheden om deze problemen op te lossen.
- Het project begrenzen en uitstippelen: beperk de scope van een project tot noodzakelijke activiteiten. Vervolgens kun je het proces uitstippelen met behulp van het Scrumbordsjabloon in Jira Software en deadlines vaststellen voor elk product dat moet worden geleverd.
- Gegevens verzamelen: zorg ervoor dat je begrijpt welke resources nodig zijn door gegevens bij te houden, zoals de tijd die het team aan een project besteedt.
- Evalueren en aanpassen: om continue procesverbetering te kunnen garanderen, moet je processen voortdurend evalueren aan de hand van deze vraag: 'Is er een betere manier om dit te doen?'
3. Een flow aanmaken
Een flow-status geeft aan dat het team in de routine zit en dat het werk soepel verloopt, zo erg zelfs dat we niet merken dat de tijd doortikt. Een flow-status verhoogt de betrokkenheid en prestaties van het team.
De teamflow weerspiegelt de efficiëntie van de waardestroom, die je voortdurend kunt verfijnen met behulp van de doorlopende feedbacklus. De Lean methodologie vereist een soepele en continue flow om vertragingen te beperken en de overdrachtstijden tot een minimum te beperken.
"Als je Lean implementeert, moet je je concentreren op flow", zegt Mark Cruth, Modern Work Coach bij Atlassian. "Flow staat centraal in elk element van Lean, of het nu gaat om het verminderen van verspilling, het elimineren van silo's of continue verbetering... alle elementen komen terug in de flow!"
Je kunt de flow van je team verbeteren door het volgende te implementeren:
- Multifunctionele samenwerking: silo's zijn het kryptoniet van Lean. Je team moet betrokken zijn bij het hele proces en, indien nodig, met andere teams samenwerken om hun taken te voltooien. Dit kan betekenen dat we op de hoogte blijven van klantsucces en hun mening over de pijnpunten van klanten vragen. Daarnaast zou je team meer kennis kunnen vergaren over de manier waarop andere afdelingen werken.
-
Taken bijhouden: Kanban-borden en het Kanban-sjabloon in Jira kunnen je helpen om taken toe te wijzen, werk te visualiseren en je team te coördineren. Met deze kaarten kunnen teams de voortgang van taken gedurende de hele levenscyclus van een project volgen.
4. Een pull-systeem vaststellen
Met een pull-systeem werken teams alleen aan wat de klant nodig heeft op het moment dat ze dat nodig hebben. Zo produceren ze op basis van de werkelijke vraag van de klant, niet op basis van voorspelde projecties.
Om de klantbehoeften nauwkeurig te kunnen beoordelen, moet het team met klanten praten en naar hun mening vragen.
5. Naar perfectie streven
Lean vereist een groeidenkwijze en streeft naar perfectie door middel van continue verbetering, waarbij een doorlopende feedbacklus wordt gebruikt om de projectmanager, het team en het bedrijf te helpen verspilling te verminderen en de efficiëntie te verhogen.
De voordelen van de Lean methodologie
Als projectbeheerder heb je waarschijnlijk wel eens te maken gehad met een paar probleempjes in een project, zoals wachten op feedback van belanghebbenden. Als je de feedback te laat ontvangt, komt het hele project tot stilstand. De Lean-methodologie heeft veel voordelen die dergelijke blokkades opheffen, zoals:
- Verhoogde efficiëntie: door de waardestroom in kaart te brengen, kun je het werk richten op de klantbehoeften, waardoor wordt voorkomen dat je onnodig werk verricht aan producten en services die klanten niet willen.
- Minder issues: de Lean-methodologie beperkt problemen, zoals gebrek aan communicatie en onrealistische deadlines, voordat ze uit de hand lopen. Op het gebied van communicatie biedt Lean tracering en transparantie, zodat iedereen een duidelijk beeld heeft van taken, verantwoordelijkheden en deadlines. Aangezien het team nauwer is betrokken bij het proces, kunnen ze ook tegengas geven in het geval van een onredelijke tijdlijn.
- Lagere kosten: door een duidelijk plan op te stellen en blokkades uit de weg te ruimen, kun je geld besparen door precies genoeg te produceren om aan de vraag van klanten te voldoen. Op die manier produceer je niet meer voorraad dan nodig is. Dit is vooral belangrijk voor fysieke producten.
- Verbeterde klantrelaties: door je te richten op klantwaarde, creëer je sterkere klantrelaties, wat cruciaal is voor een bedrijf.
- Continue verbetering: de doorlopende feedbacklus van Lean helpt processen te verfijnen en continu te verbeteren om op efficiënte wijze waarde te leveren.
- Investering in het team: omdat Lean meer inbreng vooraf vereist van je team, is het team meer betrokken bij het resultaat. Het team mag meebeslissen waar ze aan willen werken en wanneer ze verwachten klaar te zijn. Een sterk team is immers een betrokken team.
Potentiële uitdagingen van de Lean-methodologie
Ondanks de vele voordelen kent Lean enkele uitdagingen die projectbeheerders moeten erkennen en die ze moeten overwinnen. Deze uitdagingen zijn onder andere:
- Gebrek aan ondersteuning van management: zonder de ondersteuning van het management kan elk Lean-team uiteenvallen en een blokkade worden.
- Oplossing: zorg dat je teams zo snel mogelijk aan boord krijgt en laat zien hoe Lean kan helpen.
- Onvoldoende training: een slecht opgeleid team kan een negatieve invloed hebben op hun resultaten. Hoe kun je verwachten dat het team gemakkelijk met het Lean-proces kan omgaan als het team het proces niet begrijpt?
- Oplossing: zorg bij het onboarden van het team voor een adequate training in de Lean-methodologie. Je kunt je team inschrijven voor een Lean-certificeringsprogramma dat praktische training biedt. Met een certificering kun je erop vertrouwen dat je team over de juiste kennis van de Lean-methodologieën beschikt.
-
Een focus op tools in plaats van op cultuur: als je tools boven mensen plaatst, neemt de betrokkenheid van het team af. In de Lean-methodologie kan de nadruk op tools je team en hun werk onpersoonlijk maken en van waarde ontnemen. Als een team zich niet gewaardeerd voelt, is de kans kleiner dat ze hun best doen.
-
Oplossing: creëer een cultuur van vertrouwen met behulp van de filosofie van Lean met betrekking tot continue verbetering. Door continu feedback en groeimogelijkheden te geven, laat je als manager zien dat je geïnteresseerd bent in de carrièreontwikkeling van je team.
-
- Onvoldoende aandacht voor statistieken: statistieken zijn essentieel voor teamverbetering in de Lean-methodologie.
- Oplossing: let op de statistieken om het succes van projecten te meten en zoek naar verbeterpunten om je team verder te ontwikkelen.
Jira gebruiken voor projectmanagement
Lean versnelt je projectbeheer en houdt het team agile door verspilling tegen te gaan en processen voortdurend te vereenvoudigen.
Jira kan softwareteams helpen om 'lean' te blijven en meer waarde aan klanten te bieden. Contextuele inzichten stellen teams in staat om voortdurend te leren en hun manier van werken te verbeteren. Scrum- en Kanban-borden geven je team volledig inzicht in wat de volgende stap is, zodat je voortdurend maximale output binnen minimale tijd kunt leveren. Met Jira als ruggengraat van de samenwerking kunnen alle teams op één lijn blijven met elkaar en de rest van de organisatie.
Jira stelt bedrijven ook in staat om waardestromen te visualiseren. Hiermee kan je organisatie:
- De automatisering van de proces-flow instellen. Geef je teams meer tijd en verminder handmatig werk met de krachtige automatiseringsengine van Jira. Stem werk af op de bedrijfsbehoeften. Bekijk hoe het dagelijkse werk leidt tot strategische doelstellingen en tegelijkertijd belangrijke belanghebbenden op de hoogte houdt met kant-en-klare agile rapporten.
- Investeringen bijhouden. Zorg ervoor dat je inzicht hebt in welke resources er worden gebruikt en hoeveel tijd er in elk project wordt geïnvesteerd, zodat je de inspanningen kunt toewijzen die geschikt zijn voor het volgende project.
- Blokkades blootleggen. Identificeer mogelijke blokkades en voorkom ze voordat ze zich voordoen.
- Continu waarde leveren. Met meer duidelijkheid en inzicht zal je team in staat zijn om continu waarde te leveren aan klanten en het bedrijf als geheel.
Deze oplossing werkt ook goed voor andere methoden, zoals Agile, Open DevOps en beheer van waardestromen.
Lean-methodologie: veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen Agile en Lean?
Op het eerste gezicht lijkt het moeilijk om onderscheid te maken tussen de Lean-methodologie en Agile. Hoewel beide methodologieën gericht zijn op efficiëntie en klantwaarde, leggen ze de nadruk op verschillende aspecten van projectmanagement. Lean richt zich op het elimineren van verspilling, het proces en het leveren van waarde, terwijl Agile zich richt op klanten, het verminderen van onzekerheid en het leveren van werkende software.
Laten we dat opsplitsen:
- Focus: Lean is een top-downaanpak en houdt zich voornamelijk bezig met procesverbeteringen. In tegenstelling tot Lean is Agile een bottom-upaanpak waarbij het werk wordt opgedeeld in kleinere iteratielussen.
- Productlevering: zowel Lean als Agile teams werken snel om producten zo snel mogelijk te leveren. Agile vindt feedback echter belangrijker dan snelheid. Hierdoor bouwen Agile teams kleiner, krijgen ze feedback en itereren ze weer. Lean is gericht op het verbeteren van het algemene proces om sneller te kunnen leveren.
- Structuren: Lean heeft geen specifieke structuren, terwijl agile die wel heeft. Scrum en Kanban zijn twee structuren voor agile projectbeheer waarmee je de agile principes kunt toepassen. Jira biedt een Scrum-sjabloon en een Kanban-sjabloon om projectbeheerders te helpen aan de slag te gaan met de agile methodologie.
Wat is het verschil tussen DevOps en Lean?
DevOps zorgt voor een functionele samenwerking tussen ontwikkelings- en operationele teams, waardoor software sneller kan worden geleverd. Dit is de kernfilosofie van DevOps: continu waarde leveren aan het bedrijf door middel van een cultuur van begrip en samenwerking.
De kernfilosofie van Lean is daarentegen om waarde te leveren door het proces te verbeteren en verspilling te elimineren.
Lean en DevOps zijn klantgerichte methodologieën, maar ze verschillen op twee belangrijke gebieden:
- Klantwaarde: DevOps brengt klantempathie in kaart waarbij bedrijfsdoelstellingen worden omgezet in klantwaarde. Lean kiest klantwaarde-activiteiten op basis van behoefte.
- Focus: DevOps integreert ontwikkeling en operations met documentatie en samenwerking. Lean optimaliseert processen, resources en inspanningen.
Bovendien automatiseert DevOps alledaagse taken, zoals pull requests, waar de DevOps-handleiding voor beginners dieper op ingaat.
Als je DevOps al gebruikt, kan Open DevOps (een kant-en-klare basis voor DevOps aangedreven door Jira met een open-toolaanpak en automatisering) je agile team helpen zich te richten op het leveren en het gebruiken van software van hoge kwaliteit. Ook zorgt het ervoor dat jij de werkwijze 'je bouwt het, je voert het uit' kunt garanderen die is gekoppeld aan de principes van DevOps.
Kun je Agile, Lean en DevOps tegelijkertijd gebruiken?
Jazeker! Deze methodologieën vullen elkaar aan in hun doel om kwaliteit en waarde te leveren aan klanten. DevOps doorbreekt silo's om de ontwikkelings- en operationele teams te integreren. Agile stimuleert continue verbetering. Lean verwezenlijkt idealen voor continue verbetering.
Door alle drie te gebruiken, worden de productlevering en de klantwaarde enorm versneld. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je bedrijf ze alle drie gebruikt, maar niet samen. Lean kan helpen om je agile proces te verbeteren. Op zijn beurt kan de iteratieve aanpak van agile helpen bij de continue verbetering van Lean. Met DevOps kun je je onderlinge samenwerking verbeteren.
Met alle drie deze methodologieën, wordt je bedrijf een krachtpatser die klantwaarde levert door middel van efficiëntere werkwijzen.
Je kunt deze methodologieën met elkaar verbinden met behulp van de reeks tools voor projectbeheer van Atlassian.