De kunst om groot te denken en klein te werken

Het belang van kleine taken helpt bij het vervullen van een uitgebreidere visie

Kelly Drozd Door Kelly Drozd
Onderwerpen zoeken

Van jongs af aan hebben we geleerd om 'GROOT TE DENKEN' om de lat hoog te leggen om ons volledige potentieel te benutten en succesvol te zijn in de doelen die we willen bereiken. Bedrijven doen hetzelfde door het ei van Columbus na te streven en grote risico's te nemen.

Een van de valkuilen van groot denken en het stellen van 'zeer lastig te realiseren doelen' is echter dat teams te groot werken en meer doen dan ze aankunnen. Deze grote, normatieve inspanningen vorderen langzaam en bieden weinig tot geen incrementele waarde voor klanten of gebruikers. Of precies het tegenovergestelde: ze werken te klein en pakken te veel taken aan zonder de visie op de langere termijn te begrijpen.

Om teams en bedrijven succesvol te laten zijn, moeten ze vaak de juiste balans vinden tussen groot denken en klein werken, zei John Cutler, Head of Product Research and Education bij Amplitude, in gesprek met Atlassian:

Werk je te groot?

'Te groot werken' betekent in wezen dat teams grote projecten aannemen die geen incrementele waarde, experimentatie en onregelmatige integraties hebben. Wanneer teams grote projecten aanpakken, lopen ze vast, waarbij inspanningen om taken af te ronden super traag verlopen.

Enkele voortekenen dat een team te groot werkt, zijn onder meer onvoldoende weten over klanten en het niet integreren van kennis met de huidige markt of met recente technologieën. Dit gebrek aan integratie heeft tot resultaat dat bedrijven achterlopen op de markt wanneer een product wordt gelanceerd. De scope wordt uitgebreid om de beschikbare tijd in te vullen en het werk aan de roadmap wordt meer naarmate teams worstelen met overcompensatie van de planning.

Maar waarom zou een bedrijf of team te groot werken? Er zijn veel prikkels, zoals teams die senior executives willen behagen en financiële middelen willen verkrijgen. Een plan met gedefinieerde doelen voor een groot project is aantrekkelijk voor het management, omdat het lijkt alsof het tastbare resultaten kan opleveren.

Werk je te klein?

Aan de andere kant werken teams 'te klein'. Dit betekent dat teams aan kleinere onderdelen van een groter project werken, maar niet zien hoe hun werk aansluit bij een grotere strategie en missie. Deze benadering lijkt misschien alsof teams agile toepassen, maar er beginnen anti-patronen naar voren te komen wanneer er te veel gepland wordt. Een bedrijf met honderden story's in een backlog kan bijvoorbeeld te veel tijd besteden aan het analyseren van deze story's. Bovendien kan een team een gevoel van momentum hebben in hun werk, maar wanneer ze het zes of twaalf maanden later beoordelen, hebben ze moeite om vast te stellen hoe het werk het bedrijf vooruit helpt. In plaats daarvan zien ze onsamenhangend, reactief werk.

Meeples die blokken stapelen

Een ander probleem dat Cutler constateert, zijn teams die groot werk in kleine stukjes opdelen. Hoewel een team klein werkt, kan het een uitdaging zijn om op feedback te reageren. Net als bij een legobouwset houdt het in dat je een plan volgt om kleine stukjes samen te voegen. Maar wat als 20 procent van het werk 80 procent van de waarde vertegenwoordigt?

Groot denken, klein werken

Dus hoe voorkom je dat je te groot of te klein werkt? Je vindt de juiste balans door “groot te denken, klein te werken”, volgens Cutler, wat betekent dat je een “dwingende missie hebt gekoppeld aan een coherente strategie”. Teams begrijpen de bedrijfsvisie en creëren en beheren vervolgens taken die deze visie ondersteunen en uitvoeren. Het betekent strategisch denken in termen van impact en resultaten, en strategieën bedenken voor het komende half jaar of kwartaal, terwijl er ook voldoende ruimte wordt geboden voor experimenten en validatie.

Als je alleen groot werkt, stelt Cutler voor om klein te werken met de juiste context voor de grote doelen. Als je alleen klein werkt, helpt het om het strategische initiatief te definiëren en werk vervolgens systematisch af te ronden. Als je klein werkt en grote dingen normatief definieert, begin dit dan af te zwakken en concentreer je op missies en strategieën.

Teams kunnen backlogs voor leren creëren die beginnen met het 'waarom' van werkinspanningen, zei Cutler. Het is belangrijk om deze nieuwe informatie te leren in plaats van de 'manier' om te leren. Beginnen met het 'waarom' betekent context toevoegen aan elke taak. Teams moeten periodiek backlog-onderhoud uitvoeren om de backlog van het werk te beoordelen. Dit helpt ervoor te zorgen dat de prioriteiten correct zijn en dat er feedback wordt gegeven. Het helpt teams ook te voorkomen dat ze reageren op problemen met het werk.

Door te beginnen met een backlog voor leren, geven teams prioriteit aan wat er moet worden geleerd, of dit nu is door uitgebreid onderzoek of uren aan ontwikkeling. Het helpt ook om een gedeelde taal in het hele bedrijf op te bouwen, omdat een taxonomie van werk je helpt om verschillende vormen of soorten werk in je bedrijf beter te beschrijven.

De conclusie ...

Vaak is meer bereiken niet per se voldoende, zoals het geval is bij te groot of te klein werken. Groot denken en klein werken is een richting en mentaliteit vergeleken met een vast aantal richtlijnen of checklists die moeten worden gevolgd. Om groot te kunnen denken moeten alle componenten van een oplossing en taken waaraan teamleden in de backlog moeten werken, geïdentificeerd worden. Vervolgens kunnen teams deze grotere taken bewerken en opdelen in kleinere subtaken die gedelegeerd kunnen worden zodat individuele teamleden ze op kunnen lossen. Door klein te werken kunnen teams kleinere, snellere resultaten behalen om zo vroeg mogelijk feedback te krijgen.

Groot denken en klein werken gaat hand in hand met agile en DevOps-werkwijzen. Met een tool voor projectplanning en -tracking zoals Advanced Roadmaps voor Jira kunnen teams aan kleinere projecten werken en tegelijkertijd het werk strategisch bijhouden voor meerdere teams en projecten. Teams kunnen plannen op basis van capaciteit, afhankelijkheden volgen, uiteenlopende prioriteiten beheren en alternatieve scenario's ontdekken met één enkele bron van waarheid over de huidige en toekomstige gezondheid van hun initiatieven

Discussieer mee en voeg je feedback toe over deze webinar in de Atlassian Community.