Scope of work: Creation and management strategies

Atlassian Door Atlassian
Onderwerpen zoeken

If project management is a complex dance of timelines, resources, and objectives, the scope of work (SoW) is the choreography that keeps everyone moving in harmony. It minimizes risks, fosters collaboration, and ensures all stakeholders align in their understanding of the project objectives and expectations.

This article answers the question of “What is scope of work?” and shares how to create an SoW step by step (hint: use a project plan template). It will also discuss how having a scope of work can minimize risks and improve communication.

Understanding scope of work

In project planning, an SoW indicates what tasks are and aren’t part of the project. It points everyone working on the project in the right direction. An SoW brings clarity when developing a project plan by setting expectations and boundaries, ensuring alignment among project stakeholders.

Key components of a scope of work

An SoW discusses the overall goals the project will achieve, what the project will produce, and when the appropriate parties will produce it.

The following key components of a Scope of Work provide the granular details and specifications essential to the project's success. They outline the overall goals, specific objectives, deliverables, roles, responsibilities, and timelines that guide the project's execution.

Project objectives and deliverables

Project objectives and deliverables are the specific aims and tangible outcomes the project intends to achieve. They provide a clear purpose and direction for the project. Defining these ensures everyone on a team understands the project's goals and expected results. Use a scope of work template to streamline this process.

Suppose the project is a website redesign. The objective is to improve the user experience. Deliverables could include a redesigned website layout and structure, updated content, and improved site navigation.

Inclusions and exclusions

To prevent scope creep, specify what the project includes—such as expectations around tasks, responsibilities, and necessary resources. Also, explain what the project does not include. This clarity eliminates ambiguity and keeps the project on track.

For this hypothetical project, inclusions could be mobile responsiveness, content creation, and quality assurance testing. Exclusions could be ongoing content updates or domain registration.

Grenzen en beperkingen van het project

The SoW should define limitations, such as budget, resources, and brand guidelines.

For example, the website redesign must not exceed a $30,000 budget. The team—a project manager, web designer, developer, and content writer—must use specific color schemes and messaging.

Projectaannames

Projects often rely on certain assumptions about the environment, resources, or conditions. State these assumptions to manage expectations and reduce risks associated with unforeseen changes.

When redesigning a website, common assumptions could involve:

  • server infrastructure and hosting services availability
  • content management system compatibility
  • accessible data and assets for migration

Tijdlijn en mijlpalen

Establish a project timeline with key milestones and deadlines to keep the project on track and aligned with its objectives and deliverables. Milestones are progress markers, helping the team monitor their journey toward project completion.

Here’s an example of a timeline with milestones for a website redesign:

  • Weeks 1–4: Kick off the project, and design and develop the website layout.
  • Weeks 5–8: Create and develop content.
  • Weeks 9–12: Test, debug, and launch the website.

How to create a scope of work

Request input from key stakeholders as you create the SoW. Remember, collaboration is the glue that holds everything together. It provides clarity and transparency, ensures alignment with business goals, and enhances a shared understanding between stakeholders.

Here’s how to create a robust SoW:

  1. Gather information: Seek input from various team members and stakeholders—from clients to project managers—about essential project details, requirements, and objectives.
    Insider tip: Create a Confluence page with a pre-configured template for collecting client requirements. Clients can fill it out, and Confluence automatically organizes the information for the project team to access. Teams can also design their own templates around the ways they work together. Confluence pages also integrate with Jira Software and Jira Work Management, making it easy to promote document control and stay aligned as a team throughout the entire process.
  2. Define objectives and deliverables: Ensure alignment among team members and stakeholders.
    Insider tip: Define project objectives by breaking them into user stories and tasks within Jira Software. In this Agile project management approach, user stories can represent high-level project objectives, and tasks can represent specific deliverables. Assign these to the appropriate team members, and use Jira boards to visualize progress.
  3. Specify inclusions and exclusions: This helps prevent misunderstandings and scope creep during the project.
    Insider tip: Create tasks in Jira Work Management or Jira Software to track changes and updates to the project scope. Log out-of-scope feature requests as tasks in Jira.
  4. Set boundaries and constraints: All stakeholders should know about budget limitations, resource constraints, and other external factors.
    Insider tip: Create a dedicated Confluence page or section to document the project's budget and resources.
  5. State assumptions: Discuss how assumptions might affect the project's scope. This clarity avoids potential issues down the road.
    Insider tip: Link Confluence pages that document assumptions to the corresponding Jira issues.
  6. Create a timeline: A shared timeline helps keep the project on track.
    Insider tip: Create issues for project milestones and individual tasks in Jira Software or Jira Work Management. Assign owners, due dates, and dependencies. Use a roadmap tool like Jira Software that includes features to create Gantt charts for your projects.

Benefits of a well-defined scope of work

A well-defined scope of work serves as the project's cornerstone and offers a host of benefits that include:

  • Minimized risks by offering clear documentation: The project team can proactively address challenges, reducing the likelihood of unexpected issues that could derail the project.
  • Improved communication among team members and stakeholders: A detailed SoW is a central reference point for all project-related information.
  • Enhanced project team collaboration: The team can align their efforts, work cohesively, and contribute their expertise with a clear sense of purpose.
  • Efficiently allocated resources: Project managers can assign the right team members to specific tasks, allocate budget resources, and easily manage timelines.
  • Clear boundaries that avoid scope creep: Prevent unauthorized changes or additions, helping the project stay on track and within budget.

Scope of work examples

Here is an example SoW for the hypothetical website redesign project discussed throughout this article:

Sample project: Website Redesign for XYZ Corporation

Project objectives and deliverables:

  • Objective: Redesign XYZ Corporation's website to improve user experience.
  • Deliverables:
    • Redesigned website layout and structure
    • Updated content, including text and images
    • Integration of a user-friendly content management system (CMS)
    • Implementation of responsive design for mobile compatibility
    • Improved site navigation and user interface (UI)

Inclusief

  • Website redesign and development
  • Content creation and migration
  • CMS integration
  • Mobile responsiveness
  • Search engine optimization
  • Quality assurance and testing

Exclusief

  • Any additional features not specified in this Statement of Work
  • Ongoing content updates post launch
  • Hosting and domain registration (handled separately by the client)

Grenzen en beperkingen van het project

Budget: $50,000

  • Timeline: 12 weeks from project kickoff to website launch
  • Resources: A project manager, a web designer, a developer, and a content writer
  • The website must adhere to the client's existing branding guidelines.

Projectaannames

  • The client will provide all necessary content and images.
  • The client will not make any major changes to the project scope after it approval.
  • The client will perform user acceptance testing (UAT) before launch.

Tijdlijn en mijlpalen

  • Weeks 1–4: Project kickoff, design, and layout development
  • Weeks 5–8: Content creation and development
  • Weeks 9–12: Testing, debugging, and website launch

Here’s another example for a team in charge of a software development project. The following scope of work would guide the software enhancement project, ensuring all stakeholders clearly understand the project's objectives, boundaries, and expectations.

Sample project: Customer Relationship Management (CRM) Software Enhancement

Project overview: The project aims to enhance and expand the existing CRM software to improve customer relationship management, streamline processes, and boost efficiency. It includes both front-end user interface improvements and back-end functionality enhancements.

Project objectives and deliverables

  • Develop a user-friendly dashboard with data visualization features for better user engagement.
  • Implement automated email notification functionality for customer follow-ups.
  • Create a mobile application version of the CRM for field sales teams.
  • Integreer met externe gegevensbronnen voor updates in realtime.
  • Verbeter het toegangsbeheer en de beveiligingsfuncties voor gebruikers.

Inclusief

  • Ontwerp en ontwikkeling van de gebruikersinterface en functies
  • Testen en kwaliteitsborging
  • Documentatie over de nieuwe functies en functionaliteiten
  • Training en ondersteuning voor gebruikers tijdens de implementatie

Exclusief

  • De aankoop of upgrade van hardware
  • Grote infrastructuurveranderingen

Grenzen en beperkingen van het project

  • Voltooi het project binnen het toegewezen budget en de tijdlijn.
  • Het project moet compatibel zijn met de bestaande IT-infrastructuur.
  • Het projectteam moet werken met de huidige CRM-databasestructuur.

Projectaannames

  • De huidige CRM-softwarelicentie dekt de verbeteringen.
  • Beschikbaarheid van de benodigde servermiddelen voor de software-uitbreiding
  • Beschikbaarheid van de benodigde gebruikersgegevens voor integratie.

Tijdlijn en mijlpalen

  • Projectkick-off: 1 januari
  • Voltooiing van het ontwerp van de gebruikersinterface: 28 februari
  • Voltooiing van de ontwikkeling van de mobiele app: 14 april
  • Integratietests: 12 juni
  • Voltooiing en implementatie van het project: 7 juli

De scope van het werk (SoW) beheren met Jira Software

Een goed vervaardigd SoW is essentieel voor succesvol projectmanagement. Het minimaliseert risico's, verbetert de communicatie en bevordert een efficiënte toewijzing van middelen. Jira Software, Jira Work Management en Confluence kunnen het projectmanagementproces nog meer stroomlijnen met robuuste functies voor het volgen van taken, de samenwerking en het rapporteren van functies.

  • Taken volgen: Jira Software stelt projectmanagers in staat om taken die betrekking hebben tot de SoW aan te maken, toe te wijzen en te volgen. Teamleden kunnen eenvoudig de status van hun taken bijwerken, zodat ze in realtime inzicht hebben in de voortgang van het project. Het volgen van taken minimaliseert de kans op gemiste deadlines en houdt het project op schema.
  • Samenwerking: samenwerking is de kern van deze tools. Met Jira Work Management en Jira Software kunnen teamleden en belanghebbenden communiceren, updates delen en projectgerelateerde zaken bespreken op een gecentraliseerd platform. Confluence biedt ook een omgeving om samen te werken aan het maken en delen van projectdocumentatie.
  • Functies voor rapporteren: rapporteren is cruciaal voor het monitoren van de gezondheid en de prestaties van het project. Jira Software en Jira Work Management bieden geïntegreerde rapportmogelijkheden waarmee projectmanagers verschillende rapporten kunnen genereren, waaronder voortgangsrapporten, burndown-grafieken en samenvattingen van de sprint. Deze rapporten bieden waardevolle inzichten in hoe het project is afgestemd op de SoW, wat helpt om mogelijke problemen of verbeterpunten te identificeren. Met Confluence kun je uitgebreide projectdocumentatie opstellen die teams kunnen raadplegen en delen voor rapportdoeleinden.

Scope van het werk: veelgestelde vragen

Hoe ga je om met scope-creep?

Scope-creep is het gevolg van niet-goedgekeurde veranderingen, toevoegingen of functies die tijdens de uitvoering van het project zijn geïntroduceerd. Deze veranderingen zorgen voor vertragingen en hogere kosten. Om scope-creep onder controle te houden:

  1. Definieer de projectverwachtingen duidelijk in een SoW.
  2. Implementeer een proces voor verandermanagement.
  3. Zorg voor een open communicatie met belanghebbenden.
  4. Documenteer alle veranderingen en goedkeuringen.

Wat zijn de risico's als je geen duidelijk scope van het werk hebt?

Enkele veelvoorkomende risico's als je geen duidelijke SoW hebt, zijn onder meer:

  • Scope-creep. Zonder een duidelijk omschreven SoW is er geen duidelijk referentiekader waarmee de impact op de tijdlijn en het budget kan worden beoordeeld.
  • Verwarring onder teamleden. Zonder een nauwkeurige definitie van wie verantwoordelijk is voor welke taak, kunnen teamleden elkaar overlappen, tijd verspillen aan onnodig werk of essentiële deliverables missen. Dit kan de workflow verstoren, samenwerking belemmeren en tot frustratie leiden tussen teamleden.
  • Vertragingen bij de voltooiing van het project. Als er nieuwe vereisten of verwachtingen naar voren komen, verleggen deze de grenzen van het project. Deze uitbreiding leidt vaak tot vertragingen omdat het extra werk moet worden ondergebracht binnen de oorspronkelijk vastgestelde tijdsbestek.

Wat zijn enkele uitdagingen bij het beheren van de scope van het werk?

Het beheren van de scope van het werk brengt verschillende uitdagingen met zich mee gedurende de levenscyclus van een project.

  1. Belanghebbenden op één lijn krijgen met betrekking tot de projectdoelstellingen: de verschillende perspectieven en verwachtingen kunnen het proces bemoeilijken.
  2. Volledige vereisten samenstellen met nauwkeurige precisie: ontbrekende of onduidelijke informatie kan leiden tot verkeerde interpretaties en fouten.
  3. Beperkte middelen beheren: de projectmanager moet flexibel zijn en middelen opnieuw toewijzen wanneer dat nodig is.

Een robuust proces voor verandermanagement helpt om veranderingen in de scope te beheren door middel van open communicatie. Dit proces voorkomt misverstanden en bevordert de samenwerking tussen teamleden en belanghebbenden.