Lean procesverbetering: wat is het en hoe pas je het toe op projecten?

Atlassian Door Atlassian
Onderwerpen zoeken

Continue verbetering is een fundamenteel principe van Lean methodologie. Lean procesverbetering is gericht op het elimineren van verspillende activiteiten om de processen van een bedrijf te stroomlijnen. Deze omvat het analyseren en beoordelen van projecten terwijl ze bezig zijn en na voltooiing ervan om mogelijkheden voor verbetering te identificeren.

Deze methode wil voor een systematische aanpak zorgen zodat teams meer klantwaarde kunnen leveren. Dat gebeurt door middel van een continue verbeteringscyclus. Daar identificeer je kansen, plan je hoe je het proces kunt verbeteren, veranderingen kunt doorvoeren en kijk je hoe het met die verbeteringen gaat. Daarna begin je er weer opnieuw mee.

In dit artikel wordt de methodologie voor Lean procesverbetering uiteengezet en vergeleken met andere methoden voor softwareontwikkeling, zoals de principes van Agile en DevOps.

Wat is Lean procesverbetering?

Lean procesverbetering elimineert verspilling in processen, zodat een team alleen aan taken werkt die klantwaarde creëren. Het is een cyclus van continue verbetering die ervoor zorgt dat een team Lean blijft.

Dit is geen eenmalige aanpak. Het is een praktijk voor de lange termijn die het beste werkt als het hele bedrijf deze toepast. Door deze oefening op de juiste manier uit te voeren, blijft de vaart erin en kunnen projecten worden voortgezet. Het belangrijkste doel is om een systematische manier te creëren om sneller klantwaarde te leveren.

Voordelen van Lean procesverbetering

Door Lean methodologieën te gebruiken om processen te verbeteren, kan iedereen in het bedrijf continue waarde bieden aan klanten. Het helpt je om alleen te bouwen wat de klant nodig heeft, zodat je geen tijd verspilt aan teveel of onnodige dingen te bouwen. Hiermee bespaart je bedrijf tijd en geld.

Lean procesverbetering heeft de volgende voordelen:

  • Verhoogde efficiëntie: door je proces te analyseren en te verbeteren, kun je de deadlines en resultaten van toekomstige sprints beter inschatten.
  • Betere samenwerking: continue verbetering bevordert onderlinge samenwerking in het hele bedrijf. Het moedigt teams aan om problemen of mogelijkheden te communiceren voor procesverbetering.
  • Verbeterd moreel: gestroomlijnde en stabiele processen zorgen voor meer overwinningen voor een team, waardoor het moreel verbetert.
  • Minder verspilling: teams werken alleen aan essentiële taken, waardoor er minder tijd wordt verspild.
  • Groeimentaliteit: Lean management moedigt iedereen aan om voortdurend naar verbetering te streven.
  • Tevreden klanten: als een bedrijf consistent waarde levert, gaan klanten zijn producten aanprijzen.
  • Vermogen om relevant te blijven: het vermogen om prioriteiten te verleggen en zich aan te passen voorkomt stagnatie.

Lean procesverbetering toepassen in projecten

Lean principes gebruiken om processen te verbeteren is een proces op zich. Zo integreer je ze in een bedrijf in vier eenvoudige stappen:

1. Bepaal mogelijke verbeterpunten

Verzamel je team en kijk eerlijk naar je huidige processen. Identificeer gebieden waar de processen niet voldoen aan de behoeften van je team en die baat kunnen hebben bij verandering.

Misschien is er sprake van een voortdurende Blocker als je van ontwerp naar ontwikkeling gaat. Er is een voortdurende kloof in de levering van ontwerp tot ontwikkeling. Onderzoek wat de oorzaak is van die Blocker. Is er sprake van miscommunicatie? Zijn er hiaten in vaardigheden? Heeft het ontwerpteam meer support nodig?

Overweeg om je workflow te visualiseren met een Kanban-bord zoals het Jira Kanban-bord. Om erachter te komen waarom iets niet werkt, kun je de 'vijf waaroms'-techniek gebruiken. Met deze sjabloon stel je vijf keer de vraag 'waarom' om de hoofdoorzaak van een probleem te achterhalen. Een sjabloon voor een analyse van de hoofdoorzaak kan je ook door dit proces leiden.

2. Identificeer mogelijke oplossingen

Zodra je verbeterpunten hebt vastgesteld, betrek je het team bij het uitzoeken van mogelijke oplossingen door hen om ideeën te vragen. Door hun ervaring kunnen ze vaak effectieve oplossingen bedenken. Daag traditionele werkwijzen uit en probeer de mentaliteit 'zo hebben we het altijd gedaan' te doorbreken.

Bepaal aan de hand van deze mogelijke oplossingen welke er haalbaar zijn. Kies vervolgens een aandachtsgebied en ontwikkel een actieplan om de ideeën te implementeren.

3. Voer verbeteringen door

Veranderingen doorvoeren is vaak een uitdaging. Vooral de oude garde zal in eerste instantie verzet bieden. Een goede planning en projectsamenwerking maken dit proces echter eenvoudiger en helpen teams bij het samenwerken.

Een projectplansjabloon gebruiken zorgt voor multifunctionele samenwerking omdat dit het aanvalsplan beschrijft en helpt bij het bepalen van de beste manier om oplossingen te implementeren. Je kunt van tevoren de logistiek van het project in kaart brengen, zodat alles glashelder is. Een plan zorgt ook voor de betrokkenheid en samenwerking van belanghebbenden, aangezien zij de voortgang kunnen volgen en monitoren.

4. Houd resultaten in de gaten

Oplossingen implementeren is niet het einde van het proces. Het is van cruciaal belang om de prestaties te monitoren en gegevens te verzamelen om te bepalen of de oplossingen tot verbeteringen hebben geleid. Ook is het essentieel om de redenen voor het slagen of het falen van de oplossingen vast te stellen.

Door deze gegevens te analyseren, kunnen er gebieden aan het licht komen die verder verfijnd moeten worden. Dit is normaal, aangezien het proces cyclisch is; het doel is om de oplossingen te blijven verbeteren en verfijnen.

Nu we hebben gekeken hoe we deze methodologie kunnen implementeren, kunnen we kijken hoe deze zich verhoudt tot andere methoden.

Lean procesverbetering versus waardestroombeheer

Waardestroombeheer (VSM) is een andere Lean methode die gericht is op verbetering. Deze heeft als doel om de manier waarop teams hoogwaardige klantervaringen bieden te verbeteren door zich te concentreren op de snelheid waarmee klanten updates ontvangen en of ze de veranderingen waarderen.

VSM onderzoekt het algemene systeem voor productontwikkeling en levering van een bedrijf. Het is bedoeld om het volledige proces van levering van het product, de service of de ervaring te verbeteren. Lean procesmanagement is echter taakgericht en richt zich op specifieke processen.

Voor VSM stelt Jira Software projectmanagers in staat om hun teamsamenwerking op te schalen. Met Jira Align kunnen bedrijven waardestromen tussen teams visualiseren, processtroomautomatisering instellen en het werk afstemmen op de behoeften van het bedrijf.

Lean procesverbetering versus Agile

Agile projectmanagement, een andere Lean methodologie, is een iteratief proces voor softwareontwikkeling met doorlopende releases op basis van feedback van klanten.

Agile heeft vier kernwaarden en 12 richtlijnen, waarbij mensen boven processen en tools staan. Ze streven ernaar de communicatie binnen teams en tussen klanten te verbeteren.

Net als VSM is Agile projectmanagement gericht op algemene procesverbetering. Dit wordt bereikt door voortdurende communicatie tussen eindgebruikers en het ontwikkelingsteam. Het interne team zorgt daarentegen voor de verbeteringen in het Lean procesbeheer.

Scrum en Kanban zijn twee agile frameworks. Scrum is afhankelijk van de ervaring van het team, net zoals een sportteam. Leren gebeurt door middel van ervaringen. Kanban is echter een methode die werk structureert en organiseert. Jira Software stimuleert een team rond elk van deze frameworks door één bron van waarheid te bieden voor de planning en uitvoering van projecten.

Lean procesverbetering versus DevOps

DevOps verwijst naar een multifunctioneel team van operators en ontwikkelaars dat tijdens het ontwikkelingsproces communiceert, feedback geeft en samenwerkt. De DevOps-principes zijn gericht op het versnellen van softwareontwikkeling door middel van multifunctionele samenwerking. Ze doorbreken de grens tussen ontwikkelings- en operationele teams. DevOps maakt gebruik van een klantgerichte methode om procesverbeteringen aan te brengen door middel van feedbackloops met eindgebruikers. Lean procesbeheer is afhankelijk van het interne team en niet van de klant.

Met Open DevOps, mogelijk gemaakt door Jira Software, kunnen teams deze methodologie implementeren en ze gefocust houden op het leveren van waarde aan klanten. Het kan eenvoudig worden geïntegreerd met tools van Atlassian en partners, zodat teams zich kunnen concentreren op het bouwen en bedienen van software.

Kun je al deze principes tegelijk toepassen?

Ja, deze vier Lean methodologieën bouwen op elkaar voort, waardoor een bedrijf zijn processen en productiviteit kan verbeteren. Lean procesverbetering kan interne processen verfijnen en verspillende activiteiten elimineren. VSM kan de waardestroom van klanten aanscherpen door producten van betere kwaliteit te leveren. Agile zorgt ervoor dat teams wendbaar zijn en reageren op veranderingen. En DevOps vergroot de empathie van het team voor klanten.

De resultaten van deze methodologieën leiden tot een betere klantervaring en -tevredenheid.

Jira Software voor Lean-procesverbetering

Met Jira Software kun je al deze methodologieën toepassen in één bedrijfstool. Je kunt er de samenwerking van je team mee opschalen en contextuele inzichten krijgen over projecten om betere beslissingen te nemen. Ook kun je je team gefocust houden op belangrijke taken en de alledaagse taken automatiseren.

Werk met Jira Align zodat je waardestromen tussen teams kunt visualiseren. Je kunt je processtromen verder automatiseren en ervoor zorgen dat het werk aansluit bij de strategische bedrijfsdoelstellingen. Dit alles helpt je om lean te blijven door investeringen te volgen, activiteiten te stroomlijnen en obstakels aan het licht te brengen. Op die manier kan je team continue waarde leveren aan klanten.

Lean procesverbetering: veelgestelde vragen

Wat zijn de 5 principes van Lean?

De vijf Lean principes vormen de hoeksteen van het Lean proces. Ze zijn afkomstig uit de Japanse auto-industrie en worden in verschillende industrieën gebruikt. Laten we ze uiteenzetten:

  1. Waarde definiëren: bepaal welke activiteiten klantwaarde opleveren.
  2. De waardestroom in kaart brengen: visualiseer activiteiten voor klantwaarde om projecten draaiende te houden.
  3. Flow aanmaken: verwijder eventuele obstakels voordat ze de flow van het team onderbreken.
  4. Een pullsysteem opzetten: produceer op basis van de werkelijke vraag in plaats van op basis van de verwachte vraag.
  5. Streef naar continue verbetering: zoek mogelijkheden om processen te verbeteren en efficiëntieverbeteringen te vinden.

Wat zijn de meest gebruikte technieken voor Lean procesverbetering?

Hier zijn een paar veelgebruikte technieken om processen te verbeteren met behulp van Lean principes:

  • Kanban: deze techniek maakt gebruik van kaarten om teamactiviteiten te organiseren en te visualiseren. Hierdoor kan het hele team zien wat er van 'nog te doen' naar 'gereed' is verplaatst.
  • 5 waarom-vragen: als je vijf keer vraagt waarom, kun je de hoofdoorzaak van een probleem identificeren. Zo kun je voortdurend op een probleem inzoomen tot je de oorspronkelijke oorzaak hebt gevonden.
  • WIP-limieten: met deze techniek bepaalt de projectmanager de werklimiet die in een bepaalde workflow kan bestaan. De WIP-limieten voorkomen dat het team overbelast en gestrest raakt.

Wat zijn de belangrijkste dingen om in gedachten te houden bij het gebruik van een Lean aanpak voor procesverbetering?

Om continue verbetering te bereiken, moet een team er voortdurend naar streven om afval te verminderen en te elimineren. Het is geen eenmalige aanpak; het is een cyclisch verbeteringsproces. In de best practices wordt ook aanbevolen om je te concentreren op één procesprobleem tegelijk in plaats van ze allemaal tegelijk aan te pakken. Het is gemakkelijker om één probleem tegelijk op te lossen dan je inspanningen te spreiden en alle problemen tegelijkertijd aan te pakken.