Workflowautomatisering is ontwikkeld om tegemoet te komen aan de behoefte aan gestroomlijnde activiteiten en betere besluitvorming. Automatisering verbetert de efficiëntie, vermindert het aantal fouten en geeft personeel de vrijheid voor meer strategische taken. Op maat gemaakte automatiseringsstrategieën kunnen specifieke operationele uitdagingen aanpakken, waardoor de productiviteit en klanttevredenheid worden verbeterd.
Deze uitgebreide handleiding ontdekt wat workflowautomatisering is, hoe het werkt, wat de voordelen zijn van het gebruik ervan en de redenen om gebruik te maken van de robuuste automatiseringsmogelijkheden van Jira. We onderzoeken hoe het automatiseren van herhaaldelijke taken de bedrijfsvoering stroomlijnt en de besluitvormingsprocessen in organisaties aanzienlijk verbetert. Doordat bedrijven inzicht krijgen in de functies waarnaar ze moeten zoeken in oplossingen voor workflowautomatisering en door de diverse functionaliteiten van Jira te integreren, kunnen ze ongekende efficiëntie en productiviteit benutten.
Wat is workflowautomatisering?
Workflowautomatisering is de manier om verschillende bedrijfsprocessen, taken en workflows in een bedrijf te automatiseren met minimale menselijke tussenkomst. Workflowautomatisering maakt gebruik van software om een reeks geautomatiseerde acties te op te stellen voor de stappen in een bedrijfsproces, waardoor teams taken efficiënt en consistent kunnen uitvoeren.
Hoe workflowautomatisering werkt
Workflowautomatisering maakt gebruik van software voor taakbeheer om taken en informatie tussen mensen en systemen te routeren op basis van vooraf gedefinieerde regels en triggers. Als een systeem bijvoorbeeld een taak als voltooid markeert, kan de automatisering deze automatisch naar de volgende uitvoerder sturen en dashboards bijwerken. Dit bespaart tijd ten opzichte van handmatige overdrachten en zorgt voor minder fouten.
Volg deze stappen om te beginnen:
- Begrijp de huidige workflow door informatie te verzamelen over de manier waarop taken tussen teams verlopen. Richt je op het begrijpen hoe projecten van start gaan, welke criteria er worden gebruikt om een taak te voltooien, de scope van het werk en hoe knelpunten ontstaan. Bepaal wat ervoor zorgt dat elke taak wordt gestart en gewijzigd.
- Geef een visueel overzicht van de workflow om inefficiënties te identificeren. Stel een conceptschema van de workflow op om de opsplitsingspunten te benadrukken. Laat multifunctionele teams samenwerken om het concept te verbeteren en verspillende praktijken aan het licht te brengen.
- Identificeer taken waarvoor de integratie van gegevens uit andere systemen vereist is en zorg ervoor dat de workflowsoftware deze ondersteunt. Overweeg om de workflow aan te passen om te voldoen aan de integratievereisten, zoals het opsplitsen van taken in kleinere subtaken.
- Pak inefficiënties in de workflow aan, waaronder communicatiestoringen en achterstallige taken. Voorbeelden hiervan zijn het toevoegen van verantwoordelijkheidsmaatregelen voor taken of het verduidelijken welke systeeminformatie moet worden verstrekt.
- Bouw de workflow op in software voor workflowautomatisering, waarbij je elke taak beschrijft en gebruikersrollen toewijst. Zorg op basis van de behoeften van het team voor inzicht via Gantt-grafieken, proceskaarten, kalenders, enz.
- Maak geautomatiseerde triggers en acties aan om terugkerende taken te stroomlijnen. Pas automatiseringsrecepten aan op basis van unieke behoeften of vertrouw op vooraf opgestelde opties.
- Test en optimaliseer voortdurend de geautomatiseerde workflow om problemen op te lossen. Stel prestatiestatistieken en belangrijke prestatie-indicatoren vast om de efficiëntie te controleren. Gebruik dashboards om diepgaand inzicht te houden in de voortgang en blockers.
- Train het team in het gebruik van de nieuwe geautomatiseerde workflow door middel van praktische demonstraties. Bereid teams voor op proceswijzigingen en workflowoptimalisaties met plannen voor verandermanagement.
Voorbeelden van workflowautomatisering
De veelzijdigheid van workflowautomatisering is duidelijk zichtbaar in verschillende sectoren, waaronder:
Gezondheidszorg: de automatisering van de workflow verbetert de efficiëntie en de patiëntenzorg: van het stroomlijnen van patiëntenregistratie met behulp van elektronische formulieren tot het automatiseren van afspraakplanning en medicatiebeheer.
Bankieren: taakbeheersoftware automatiseert de verwerking van leningen, verbetert de opsporing van fraude, garandeert naleving en verbetert de klantenservice door middel van geautomatiseerd accountbeheer.
Logistiek: stroomlijn bestellingen, inventaris, transport, kwaliteitscontrole en documentbeheer.
Detailhandel: optimaliseer voorraadbeheer, orderverwerking, klantenservice en winkelactiviteiten.
Verzekering: stroomlijn de verwerking van claims, het afsluiten van verzekeringen, naleving, klantenservice en fraudedetectie.
Vastgoed: verbeter de processen voor vastgoedbeheer, transactiebeheer, leadbeheer en inspectie.
Productie: maak gebruik van workflows om de kwaliteitsborging te garanderen, productieprocessen te beheren en de productie van gereedschap efficiënt af te handelen.
Voordelen van workflowautomatisering
Workflowautomatisering biedt tal van voordelen voor alle bedrijfsactiviteiten. Deze verhoogt de efficiëntie en productiviteit aanzienlijk om continue verbetering te garanderen. Dit zijn enkele belangrijke voordelen van workflowautomatisering:
Verhoogde efficiëntie
Door herhaaldelijke taken te automatiseren, kunnen werknemers zich concentreren op meer strategisch werk, waardoor de algehele productiviteit toeneemt. Geautomatiseerde processen voltooien taken sneller en kunnen dag en nacht worden uitgevoerd, wat de efficiëntie aanzienlijk verhoogt.
Vermindering van fouten
Geautomatiseerde workflows minimaliseren menselijke fouten door te zorgen voor consistente taakuitvoering volgens vooraf gedefinieerde regels. Dit leidt tot een hogere nauwkeurigheid bij taken zoals gegevensinvoer, berekeningen en verwerking. Het vermindert ook de tijd en middelen die worden besteed aan het corrigeren van fouten.
Tools voor samenwerking
Je taak-tracker moet helpen om de communicatie en samenwerking tussen teamleden eenvoudiger te maken. Deze tools bieden een platform voor dialoog, het delen van documenten, feedback en coördinatie. Dit verbetert het teamwerk en het algemene succes van het project.
Bespaar kosten
Door routinetaken te automatiseren, is er minder handmatig werk nodig. Door fouten tot een minimum te beperken, besparen bedrijven op de kosten die gepaard gaan met het herstellen ervan. Workflowautomatisering optimaliseert ook de toewijzing van middelen.
Verbeterde samenwerking
Workflowautomatisering heeft vaak functies die een samenwerkingscultuur tussen teamleden bevorderen, ongeacht hun locatie. Updates in realtime, gedeelde werkruimten en geautomatiseerde meldingen helpen om iedereen op één lijn te houden. Dit verbetert het teamwork en maakt gezamenlijke vergaderingen mogelijk.
Schaalbaarheid
Met workflowautomatisering kunnen bedrijven een toenemende werklast aan zonder hun personeelsbestand proportioneel uit te breiden. Dit ondersteunt de groei van bedrijven zonder afbreuk te doen aan kwaliteit of efficiëntie.
Functies om op te letten in oplossingen voor workflowautomatisering
Het selecteren van de juiste tool voor workflowautomatisering is cruciaal om de gewenste voordelen te behalen. Dit zijn enkele essentiële functies waarmee u rekening moet houden bij oplossingen voor workflowautomatisering:
Gebruiksgemak
Een gebruiksvriendelijke interface en een intuïtief ontwerp zijn van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat werknemers gemakkelijk door de tool kunnen navigeren, waardoor een snelle implementatie wordt bevorderd en een sneller investeringsrendement wordt behaald.
Integratiemogelijkheden
Moeiteloze integratie met bestaande systemen en applicaties is essentieel om te zorgen voor een soepele gegevensstroom tussen verschillende tools en platforms. Dit voorkomt ook datasilo's en maximaliseert geautomatiseerde workflows.
Aanpassing en flexibiliteit
De mogelijkheid om workflows aan te passen aan specifieke bedrijfsbehoeften is cruciaal. Een flexibele tool voor workflowautomatisering past zich aan je unieke operationele vereisten aan, waardoor afstemming op strategische doelstellingen wordt gegarandeerd.
Schaalbaarheid
Oplossingen voor workflowautomatisering moeten toenemende hoeveelheden werk aankunnen naarmate het bedrijf groeit. Dit omvat de ondersteuning van meerdere workflows, gebruikers en gegevens zonder afbreuk te doen aan prestaties of betrouwbaarheid.
Rapporten en analyses
Inzichtelijke rapporten en analyses zijn onmisbaar om de efficiëntie van de workflow te kunnen meten. Deze mogelijkheden benadrukken verbeterpunten en maken datagestuurde besluitvorming mogelijk dankzij toegang tot realtime inzichten.
Beveiliging
Automatiseringstools moeten beschikken over robuuste beveiligingsmaatregelen zoals versleuteling, toegangscontroles en auditlogs om bescherming te bieden tegen ongeoorloofde toegang en datalekken.
Mobiele toegankelijkheid
Mobiele toegankelijkheid wordt steeds belangrijker; zo blijft personeel productief en kunnen de workflows soepel verlopen, ongeacht de geografische locatie.
Jira gebruiken voor workflowautomatisering
Met de krachtige automatiseringsengine van Jira kunnen teams eenvoudig taken en processen automatiseren, zodat teams tijd kunnen besparen, de cognitieve belasting kunnen verminderen en werkzaamheden kunnen (op)schalen. Met de software komen projecten gemakkelijker over de eindstreep. Planning, werkdefinitie en voortgangsregistratie worden in realtime ondersteund om projecten op schema te houden. Met Jira kunnen teams hun workflows automatiseren en zich richten op het leveren van waarde, en tegelijkertijd taken en tijdlijnen efficiënt beheren.
Jira biedt ook verschillende functies om te helpen bij projectbeheer, waaronder borden, issues, tijdlijnen, dashboards, rapporten en sjablonen.
- Borden geven visueel de voortgang van je project weer, waardoor flexibel taakbeheer mogelijk is binnen kaders voor Agile projectbeheer zoals Scrum en Kanban.
- Met Issues kunnen alle werkelementen binnen een project gedetailleerd gevolgd en beheerd worden, waarbij aanpasbare workflows worden aangeboden om de processen uit de praktijk nauwkeurig weer te geven.
- Tijdlijnen helpen bij de projectplanning en visualisatie van deadlines. De tijdlijnen van een project zorgen er ook voor dat ze worden afgestemd op bredere doelstellingen van het project of portfolio.
- Dashboards bieden een aanpasbaar overzicht van belangrijke projectstatistieken en -statussen, waardoor je direct inzicht hebt in de voortgang en uitdagingen.
- Rapporten genereren waardevolle gegevens over de prestaties van teams en de voortgang van projecten. Dit dient ter ondersteuning van Agile workflows, methodologieën en continue verbetering.
- Er bestaan sjablonen voor verschillende soorten projecten, waaronder softwareontwikkeling, projectbeheer, taakregistratie en meer. Jira-sjablonen bevatten vooraf geconfigureerde workflows, issuetypen en velden waarmee teams snel kunnen starten en best practices toe kunnen passen.
Ga naar de pagina Functies van Jira voor gedetailleerde beschrijvingen van deze functies.
Door de software voor taakbeheer van Jira wordt projectbeheer mogelijk voor elk soort team. Softwareontwikkelingsteams kunnen Jira gebruiken om een duidelijk beeld te krijgen van waar ze mee bezig zijn. Ze kunnen ook zien hoe dat verband houdt met het grotere geheel en wat de toekomst brengt. Naarmate steeds meer verandert, heeft Jira de flexibiliteit die jouw team nodig heeft om constant te kunnen blijven schakelen en op koers te blijven om je doelen te bereiken.
Workflowautomatisering: veelgestelde vragen
Welke taken kun je automatiseren met software voor workflowautomatisering?
Met software voor workflowautomatisering kunnen verschillende taken worden uitgevoerd, waaronder gegevensinvoer, e-mailmarketingcampagnes, posts op sociale media, lead nurturing-processen, ticketing voor de klantenservice en onboarding van werknemers. Deze taken omvatten doorgaans repetitieve acties die door software gestandaardiseerd en geautomatiseerd kunnen worden om tijd te besparen en fouten te verminderen.
Wat zijn enkele uitdagingen op het gebied van workflowautomatisering?
Veelvoorkomende uitdagingen van workflowautomatisering zijn onder meer bestaande systemen integreren, veranderingen beheren binnen een bedrijf, de nauwkeurigheid van gegevens waarborgen en de eerste installatie en aanpassing van de software voor automatisering.
Teams kunnen deze uitdagingen aangaan door de implementatie zorgvuldig te plannen, software te kiezen met robuuste integratiemogelijkheden, medewerkers grondig te trainen en door te beginnen met kleine automatiseringsprojecten.
Kun je de workflowautomatisering aanpassen voor verschillende bedrijven?
Oplossingen voor workflowautomatisering zijn zeer flexibel. Teams kunnen ze namelijk aanpassen aan de specifieke behoeften van verschillende bedrijven. Dankzij deze flexibiliteit kunnen bedrijven de automatiseringsregels, workflows en interfaces aanpassen aan hun unieke processen, industrienormen en operationele doelen. Hiermee kunnen ze ook ervoor zorgen dat het maximaal voordeel wordt gehaald uit de oplossing.