Wat is workflowautomatisering en hoe ga je ermee aan de slag?

Workflowautomatisering is de manier om verschillende bedrijfsprocessen, taken en workflows in een bedrijf te automatiseren met minimale menselijke tussenkomst. Workflowautomatisering maakt gebruik van software om een reeks geautomatiseerde acties te op te stellen voor de stappen in een bedrijfsproces, waardoor teams taken efficiënt en consistent kunnen uitvoeren.

Workflowautomatisering maakt gebruik van software voor taakbeheer om taken en informatie tussen mensen en systemen te routeren op basis van vooraf gedefinieerde regels en triggers. Als een systeem bijvoorbeeld een taak als voltooid markeert, kan de automatisering deze automatisch naar de volgende uitvoerder sturen en dashboards bijwerken. Dit bespaart tijd ten opzichte van handmatige overdrachten en zorgt voor minder fouten.

Volg deze stappen om te beginnen:

1. Begrijp de huidige workflow door informatie te verzamelen over de manier waarop taken tussen teams verlopen. Richt je op het begrijpen hoe projecten van start gaan, welke criteria er worden gebruikt om een taak te voltooien, de scope van het werk en hoe knelpunten ontstaan. Bepaal wat ervoor zorgt dat elke taak wordt gestart en gewijzigd.

2. Geef een visueel overzicht van de workflow om inefficiënties te identificeren. Stel een conceptschema van de workflow op om de opsplitsingspunten te benadrukken. Laat multifunctionele teams samenwerken om het concept te verbeteren en verspillende praktijken aan het licht te brengen.

3. Identificeer taken waarvoor de integratie van gegevens uit andere systemen vereist is en zorg ervoor dat de workflowsoftware deze ondersteunt. Overweeg om de workflow aan te passen om te voldoen aan de integratievereisten, zoals het opsplitsen van taken in kleinere subtaken.

4. Pak inefficiënties in de workflow aan, waaronder communicatiestoringen en achterstallige taken. Voorbeelden hiervan zijn het toevoegen van verantwoordelijkheidsmaatregelen voor taken of het verduidelijken welke systeeminformatie moet worden verstrekt.

5. Bouw de workflow op in software voor workflowautomatisering, waarbij je elke taak beschrijft en gebruikersrollen toewijst. Zorg op basis van de behoeften van het team voor inzicht via Gantt-grafieken, proceskaarten, kalenders, enz.

6. Maak geautomatiseerde triggers en acties aan om terugkerende taken te stroomlijnen. Pas automatiseringsrecepten aan op basis van unieke behoeften of vertrouw op vooraf opgestelde opties.

7. Test en optimaliseer voortdurend de geautomatiseerde workflow om problemen op te lossen. Stel prestatiestatistieken en belangrijke prestatie-indicatoren vast om de efficiëntie te controleren. Gebruik dashboards om diepgaand inzicht te houden in de voortgang en blockers.

8. Train het team in het gebruik van de nieuwe geautomatiseerde workflow door middel van praktische demonstraties. Bereid teams voor op proceswijzigingen en workflowoptimalisaties met plannen voor verandermanagement.

Workflowautomatisering biedt tal van voordelen voor alle bedrijfsactiviteiten. Deze verhoogt de efficiëntie en productiviteit aanzienlijk om continue verbetering te garanderen. Dit zijn enkele belangrijke voordelen van workflowautomatisering:

Verhoogde efficiëntie

Door herhaaldelijke taken te automatiseren, kunnen werknemers zich concentreren op meer strategisch werk, waardoor de algehele productiviteit toeneemt. Geautomatiseerde processen voltooien taken sneller en kunnen dag en nacht worden uitgevoerd, wat de efficiëntie aanzienlijk verhoogt.

Vermindering van fouten

Geautomatiseerde workflows minimaliseren menselijke fouten door te zorgen voor consistente taakuitvoering volgens vooraf gedefinieerde regels. Dit leidt tot een hogere nauwkeurigheid bij taken zoals gegevensinvoer, berekeningen en verwerking. Het vermindert ook de tijd en middelen die worden besteed aan het corrigeren van fouten.

Tools voor samenwerking

Je taak-tracker moet helpen om de communicatie en samenwerking tussen teamleden eenvoudiger te maken. Deze tools bieden een platform voor dialoog, het delen van documenten, feedback en coördinatie. Dit verbetert het teamwerk en het algemene succes van het project. 

Bespaar kosten

Door routinetaken te automatiseren, is er minder handmatig werk nodig. Door fouten tot een minimum te beperken, besparen bedrijven op de kosten die gepaard gaan met het herstellen ervan. Workflowautomatisering optimaliseert ook de toewijzing van middelen.

Verbeterde samenwerking

Workflowautomatisering heeft vaak functies die een samenwerkingscultuur tussen teamleden bevorderen, ongeacht hun locatie. Updates in realtime, gedeelde werkruimten en geautomatiseerde meldingen helpen om iedereen op één lijn te houden. Dit verbetert het teamwork en maakt gezamenlijke vergaderingen mogelijk.

Schaalbaarheid

Met workflowautomatisering kunnen bedrijven een toenemende werklast aan zonder hun personeelsbestand proportioneel uit te breiden. Dit ondersteunt de groei van bedrijven zonder afbreuk te doen aan kwaliteit of efficiëntie.

De veelzijdigheid van workflowautomatisering is duidelijk zichtbaar in verschillende sectoren, waaronder: 

Gezondheidszorg: de automatisering van de workflow verbetert de efficiëntie en de patiëntenzorg: van het stroomlijnen van patiëntenregistratie met behulp van elektronische formulieren tot het automatiseren van afspraakplanning en medicatiebeheer.

Bankieren: taakbeheersoftware automatiseert de verwerking van leningen, verbetert de opsporing van fraude, garandeert naleving en verbetert de klantenservice door middel van geautomatiseerd accountbeheer.

Logistiek: stroomlijn bestellingen, inventaris, transport, kwaliteitscontrole en documentbeheer.

Detailhandel: optimaliseer voorraadbeheer, orderverwerking, klantenservice en winkelactiviteiten.

Verzekering: stroomlijn de verwerking van claims, het afsluiten van verzekeringen, naleving, klantenservice en fraudedetectie. 

Vastgoed: verbeter de processen voor vastgoedbeheer, transactiebeheer, leadbeheer en inspectie.

Productie: maak gebruik van workflows om de kwaliteitsborging te garanderen, productieprocessen te beheren en de productie van gereedschap efficiënt af te handelen.

To get the most out of workflow automation software, consider these best practices:

• Start small and scale gradually: Begin by setting goals for one simple process. As you learn and see results, expand to more complex workflows.

• Involve key stakeholders in the process: Include team members who will use the automated workflows. Their input helps create effective systems and improves adoption.

• Continuously monitor and optimize automated workflows: Regularly check performance and adjust as needed. Track metrics like time saved and user satisfaction to refine your automation.

• Keep a balance between automation and human oversight: Design workflows with points for human review, especially for critical decisions. This ensures automation enhances rather than replaces human judgment.

Het selecteren van de juiste tool voor workflowautomatisering is cruciaal om de gewenste voordelen te behalen. Dit zijn enkele essentiële functies waarmee u rekening moet houden bij oplossingen voor workflowautomatisering:

Gebruiksgemak

Een gebruiksvriendelijke interface en een intuïtief ontwerp zijn van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat werknemers gemakkelijk door de tool kunnen navigeren, waardoor een snelle implementatie wordt bevorderd en een sneller investeringsrendement wordt behaald.

Integratiemogelijkheden

Moeiteloze integratie met bestaande systemen en applicaties is essentieel om te zorgen voor een soepele gegevensstroom tussen verschillende tools en platforms. Dit voorkomt ook datasilo's en maximaliseert geautomatiseerde workflows.

Aanpassing en flexibiliteit

De mogelijkheid om workflows aan te passen aan specifieke bedrijfsbehoeften is cruciaal. Een flexibele tool voor workflowautomatisering past zich aan je unieke operationele vereisten aan, waardoor afstemming op strategische doelstellingen wordt gegarandeerd.

Schaalbaarheid

Oplossingen voor workflowautomatisering moeten toenemende hoeveelheden werk aankunnen naarmate het bedrijf groeit. Dit omvat de ondersteuning van meerdere workflows, gebruikers en gegevens zonder afbreuk te doen aan prestaties of betrouwbaarheid.

Rapporten en analyses

Inzichtelijke rapporten en analyses zijn onmisbaar om de efficiëntie van de workflow te kunnen meten. Deze mogelijkheden benadrukken verbeterpunten en maken datagestuurde besluitvorming mogelijk dankzij toegang tot realtime inzichten.

Beveiliging

Automatiseringstools moeten beschikken over robuuste beveiligingsmaatregelen zoals versleuteling, toegangscontroles en auditlogs om bescherming te bieden tegen ongeoorloofde toegang en datalekken.

Mobiele toegankelijkheid

Mobiele toegankelijkheid wordt steeds belangrijker; zo blijft personeel productief en kunnen de workflows soepel verlopen, ongeacht de geografische locatie.

Integration capabilities

Seamless integration with existing systems and applications is vital to ensure smooth data flow between different tools and platforms. It also inhibits data silos and maximizes automated workflows.

Jira’s powerful automation engine integrates seamlessly with various tools like Slack, Teams, Figma, GitHub, and many more, enabling your team to reduce manual tasks and scale operations.

Customization and flexibility

The ability to customize workflows according to specific business needs is crucial. A flexible workflow automation tool adapts to your unique operational requirements, securing alignment with strategic objectives.

Jira workflows enable teams to build custom workflows that reduce friction and enable faster delivery.

Scalability

Workflow automation solutions should handle increasing volumes of work as the business grows. This includes supporting multiple workflows, users, and data without compromising performance or reliability.

Jira’s robust platform is designed to grow with your team, supporting your workflow automation needs as you scale.

Reporting and analytics

Insightful reporting and analytics are indispensable for gauging workflow efficiency. These capabilities highlight areas for improvement and enable data-driven decision-making through access to real-time insights.

Jira provides comprehensive reporting tools to help teams track progress and identify areas for optimization.

Security

Automation tools must have robust security measures such as encryption, access controls, and audit logs to protect against unauthorized access and data breaches.

Jira's robust security measures ensure your data remains protected within the Atlassian Cloud environment. Create and customize permissions with granular control over who can access what through customizable roles. Jira also offers bolstered security safeguards like IP allow listing, ensuring only those from trusted networks can access your instance.

Mobile accessibility

Mobile accessibility is increasingly important. It enables staff to remain productive and progress smoothly in workflows regardless of geographical location.

Jira’s mobile interface is designed for easy viewing and interaction with issues on mobile devices. When accessing Jira from a smartphone, you’re presented with an optimized page version.

With the mobile interface, you can view issues, comments, attachments, issue links, and favorite filters, as well as perform basic operations such as adding comments, watching or voting on issues, and assigning tasks to team members

Get Jira Automation for free and discover how these features can transform your workflow processes.

Jira’s workflow automation tools can transform how your team works. Whether you’re managing products, leading engineering teams, or running marketing campaigns, Jira helps streamline your process and boost productivity. It’s easy to use, integrates with other tools you already use, and grows with your team. Plus, it keeps your data secure while letting you work from anywhere.

Ready to cut down on repetitive tasks and focus on what matters? Try Jira Workflows to see how Jira can help your team work smarter, not harder.