Wat is een scrummaster? Hun rollen en verantwoordelijkheden

Samenvatting: De scrummaster dient om scrum voor het grotere team te faciliteren door ervoor te zorgen dat het scrumframework wordt gevolgd. Hij of zij is toegewijd aan de scrummethodologie, -agile, -principes en beste praktijken, maar moet ook flexibel blijven en openstaan voor kansen voor het team om hun workflow te verbeteren.

Zoals de titel al aangeeft, is de scrummaster de master van scrum, die ervoor zorgt dat het scrumframework wordt gevolgd. Scrum heeft een duidelijk gedefinieerde reeks rollen en rituelen die moeten worden gevolgd en de scrummaster werkt samen met elk lid van het scrumteam om het team te begeleiden en te coachen binnen het scrumframework.

Een scrummaster is de facilitator van scrum, een licht agile framework dat focust op iteraties in tijdvakken die sprints worden genoemd. Scrummasters fungeren als coaches voor de rest van het team, of als dienende leiders, zoals de scrumhandleiding het stelt.

Goede scrummasters zetten zich in voor de basiselementen van scrum, maar blijven flexibel en staan open voor mogelijkheden voor het team om hun workflows te verbeteren.

Hoewel in de scrumhandleiding wordt vermeld hoe scrummasters andere rollen van scrumteams kunnen vervullen, bevat deze geen volledige lijst van mogelijke verantwoordelijkheden. Scrummasters voeren vaak veel van de volgende taken uit:

1. Stand-ups: Faciliteer dagelijkse standups (of de dagelijkse scrum) als dat nodig is.
2. Iteratie-/sprintplanningmeetings: Bescherm het team tegen teveel toezeggingen en scope-creep. Hulp bij het inschatten en aanmaken van subtaken.
3. Sprintreviews: Neem deel aan de vergadering en leg feedback vast.
4. Retrospectives: Noteer verbeterpunten en actie-items voor toekomstige sprints.
5. Bordbeheer: Werk als beheerder van het scrumbord. Zorg ervoor dat de kaarten zijn bijgewerkt en dat de scrumtools zoals Jira goed werken.
6. 1 op 1s: Ontmoet indien nodig teamleden en belanghebbenden individueel. Los meningsverschillen in teams over processen en werkstijlen op. Veel scrumbeoefenaars zijn tegen 1 op 1-ontmoetingen, omdat ze geloven dat deze communicatie tijdens stand-ups zou moeten plaatsvinden. Nieuwe teams geven echter vaak de voorkeur aan deze regelmatige face-to-face interacties met specifieke teamleden. De scrummaster kan besluiten dat deze individuele interacties cruciaal zijn voor teamontwikkeling en het leren kennen van elkaar.
7. Intern advies: Scrummasters moeten teamleden en interne belanghebbenden raadplegen over hoe ze het beste met het scrumteam kunnen werken.
8. Rapportage: Regelmatige analyse van burndown-grafieken en andere tools voor portfolioplanning om te begrijpen wat er wordt gebouwd en met welke cadans.
9. Blockers: De scrummaster helpt het team door externe blockers te elimineren en interne hinderpalen te beheren door middel van proces- of workflowverbeteringen.
10. Drukke werkzaamheden: Als het scrumteam niet zo goed functioneert als het zou kunnen, is dat het probleem van de scrummaster. Misschien vereist dat het repareren van kapotte computers, het verplaatsen van bureaus of zelfs het aanpassen van de thermostaat. Scrummaster moeten zich vrij voelen om zo ongeveer alles te doen om hun team te helpen en moeten niet terugdeinzen om koffie te pakken, snacks te geven of om aan de thermostaat te zitten, als dat is wat het team echt nodig heeft.

Scrummasters hebben een unieke set soft skills nodig om hun rol effectief te kunnen vervullen. Hier volgen enkele van de belangrijkste vaardigheden en kwaliteiten die nodig zijn om uit te blinken als scrummaster:

1. Leiderschap: Scrummasters moeten leiderschapskwaliteiten laten zien zonder gezaghebbend te zijn. Ze geven leiding door het team te dienen en hun zelforganisatie te faciliteren.
2. Effectieve communicatie: Duidelijke en transparante communicatie is cruciaal. Scrummasters zorgen ervoor dat alle teamleden en belanghebbenden de status, doelen en obstakels van het project begrijpen.
3. Empathie: Het is essentieel om de uitdagingen van het team te begrijpen en met ze mee te voelen. Scrummastermasters moeten teamleden ondersteunen en motiveren wanneer er problemen zijn.
4. Probleemoplossing: Scrummasters hebben vaak te maken met belemmeringen en conflicten. Ze moeten bedreven zijn in het oplossen van problemen en het vinden van oplossingen om het team op koers te houden.
5. Aanpassingsvermogen: Scrummasters moeten zich kunnen aanpassen en openstaan voor veranderingen. Ze moeten zich aanpassen aan de veranderende behoeften van het team en het project.
6. Faciliterende vaardigheden: Het vermogen om vergaderingen en scrumceremonies effectief te faciliteren is van cruciaal belang. Scrummasters zorgen ervoor dat deze gebeurtenissen soepel verlopen en focussen op de beoogde resultaten.
7. Coaching en begeleiding: Scrummasters coachen en begeleiden teamleden op het gebied van agile en scrumprincipes, waardoor ze voortdurend kunnen verbeteren.
8. Technische kennis: Hoewel dit niet verplicht is, kan het nuttig zijn om een technische achtergrond te hebben, vooral als je met ontwikkelingsteams werkt. Hiermee krijgen scrummasters een beter inzicht in de technische uitdagingen waarmee het team wordt geconfronteerd.
9. Timemanagement: Scrummasters moeten effectief met hun tijd omgaan om het team op schema te houden en de sprintdoelen te halen.

Het scrumteam is een fundamenteel aspect van het scrumframework. Het bestaat doorgaans uit de volgende rollen:

1. Ontwikkelingsteam: Dit zijn professionals met de vaardigheden die nodig zijn om een product te leveren dat mogelijk kan worden verzonden. Het ontwikkelingsteam is verantwoordelijk voor de daadwerkelijke creatie van het product.
2. Producteigenaar: De producteigenaar vertegenwoordigt de belangen van de belanghebbenden en is verantwoordelijk voor het beheren van de productbacklog en het prioriteren van het werk.
3. Scrummaster: Zoals besproken in de vorige secties, is de scrummaster cruciaal om het scrumproces te faciliteren en ervoor te zorgen dat het team de scrumprincipes naleeft.

Het scrumframework biedt een gestructureerde benadering van een methodologie voor agile projectbeheer. Het bestaat uit verschillende componenten, waaronder:

1. Sprints: Sprints zijn iteraties met tijdvakken, meestal met een duur van twee tot vier weken, waarbij het ontwikkelingsteam werkt aan het voltooien van een reeks geplande werkitems.
2. Productbacklog: De productbacklog is een prioriteitenlijst van alle functies, verbeteringen en bugfixes die het product moet aanpakken. De producteigenaar beheert en onderhoudt deze backlog.
3. Sprintbacklog: De sprintbacklog is een subset van de productbacklog en bevat de werkitems die zijn geselecteerd voor een specifieke sprint.
4. Scrumartefacten: Scrum maakt gebruik van verschillende artefacten, zoals burndown-grafieken en taakborden, om de voortgang bij te houden en het werk zichtbaar te maken voor het team en de belanghebbenden.
5. Scrumgebeurtenissen: Scrumgebeurtenissen, waaronder sprintplanning, dagelijkse stand-ups, sprintreviews en sprint retrospective, bieden structuur en mogelijkheden voor samenwerking binnen het team.

Het scrumframework legt de nadruk op flexibiliteit, aanpassingsvermogen en continue verbetering, waardoor het een populaire keuze is om complexe projecten op een agile manier te beheren.

Elke scrumtrainer zal onderwijzen dat een scrumteam een scrummaster moet hebben. Zonder scrummaster doe je net geen echte scrum, maar iets wat vaak een scrumbut wordt genoemd.

Als je begint met scrum, kan het enorm helpen om iemand in de rol van scrummaster te hebben die scrum eerder in werking heeft gezien. Om deze reden worden scrummasters vaak ingehuurd als consultants of fractionele werknemers, in plaats van als fulltime medewerkers. Elk scrumteam is echter anders.

Veel ervaren teams nemen de hierboven genoemde verantwoordelijkheden als eenheid op zich, en zijn er trots op dat ze een gedeeld beheer van het proces hebben. De rol van scrummaster kan in het hele team rouleren, waarbij andere teamleden om de beurt stand-ups en retrospective-vergaderingen faciliteren.

"Uiteindelijk is het hele team verantwoordelijk voor het scrumproces. Een goede scrummaster vindt altijd wel een manier om die verantwoordelijkheid aan te moedigen", legt Mark Cruth, Modern Work Coach van Atlassian, uit.

Als de rol van de scrummaster echter niet goed wordt begrepen, leidt dit er helaas toe dat bestaande managers aannemen dat die rol van hen is. "Het is niet ongebruikelijk dat een scrummaster meer dan één team ondersteunt", zo gaat Cruth verder. "Er is veel inspanning nodig om het werk te faciliteren, te coördineren en te begeleiden. Als de scrummaster echter te veel werk op zich neemt, kan deze wellicht de organisatie niet genoeg helpen bij de overgang naar deze nieuwe manier van werken. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat een scrummaster niet te veel werk op zich neemt."

Om beter te begrijpen waarom dit een probleem kan zijn, kunnen we de functiebeschrijving van de scrummaster vergelijken met niet-scrumrollen die je misschien al in je bedrijf hebt, en onderzoeken waarom het belangrijk is om de rollen gescheiden te houden.

Wanneer een organisatie Scrum gebruikt, is het niet ongebruikelijk dat een projectmanager een nieuwe rol aanneemt, als scrummaster of producteigenaar, om te voldoen aan de nieuwe behoeften van de organisatie. "Als een projectmanager de leiderschaps-, facilitator- en procesaspecten van projectmanagement leuk vindt, raad ik meestal aan om de rol van scrummaster te verkennen", stelt Cruth voor. "En als een projectmanager het leuk vindt om de scope van een project en de richting te bepalen, en belanghebbenden te beheren, raad ik meestal aan om de rol van de producteigenaar te onderzoeken."

Scrummasters en producteigenaren moeten verschillende rollen vervullen in een scrumteam. Als er belemmeringen optreden, is een duidelijke scheiding tussen procesbeheer en productinrichting van cruciaal belang.

Zoals we bepleiten in ons Overzicht van agile productbeheer, geldt dat hoe meer een productmanager betrokken is bij het ontwikkelteam, hoe beter. De betrokkenheid van een projectmanager is vergelijkbaar met een producteigenaar die voorstander is van de behoeften van de klant en van het 'waarom' van het product. Wanneer hun betrokkenheid uitbreidt naar het bepalen van de 'hoe' voor een team, ontstaan er vaak problemen.

Het hebben van een effectieve scrummaster helpt de kosten van het koersveranderingen in evenwicht te brengen met de voordelen van efficiëntie. Een goede scrummaster doet dit door het team in staat te stellen te beslissen hoe doelen het beste kunnen worden bereikt door zelforganisatie.

De niet-technische tegenhanger van de scrummaster is de projectmanager. Beide rollen zijn gericht op het 'hoe' om werk gedaan te krijgen en het oplossen van workflowproblemen door middel van procesverbetering. Zijn beide rollen vereist om agile projecten succesvol te beheren? Het korte antwoord is nee.

Hoewel een traditionele projectmanager en een professionele scrummaster verantwoordelijk zijn voor het helpen van hun teams om hun werk gedaan te krijgen, is hun aanpak enorm verschillend. Projectmanagers stellen projectmijlpalen vast, rapporteren over de voortgang van het team en faciliteren effectieve communicatie. Deze doet dit echter vanuit een positie van controle.

Omgekeerd helpen de scrummasters de teams bij het verbeteren en stroomlijnen van de processen waarmee teamleden hun doelen bereiken. Ze doen dit als teamlid of teamgenoot—niet door de volledige controle te hebben. De beste scrumteams zijn zelforganiserend en reageren daarom niet goed op micromanagement.

Dit zijn slechts enkele van de mogelijke configuraties van scrum-teammanagement. Sommige bedrijven werken met al deze rollen, andere met één of helemaal geen.

Bij het aannemen van een scrummaster valt één belangrijke afweging op. Je bedrijf moet zich met hart en ziel inzetten voor het scrumframework. Een scrummaster kan echt uitblinken als bedrijven de belangrijkste scrumprincipes volledig omarmen.

Met een scrummaster die elk team helpt bij het beheren van hun processen, kunnen hele bedrijven hiervan profiteren. Deze aanpak zorgt voor een consistente levering van waarde aan klanten en hierdoor kunnen teamleden en managers zich concentreren op hun belangrijkste sterke punten.

Productmanagers kunnen zich concentreren op strategie, ontwikkelaars kunnen uitblinken in het schrijven van de allerbeste code en leden van het salesteam kunnen meer succes boeken. Dit is de essentie van een goed functionerende scrum.