Wat is een scrummaster en wat zijn de bijbehorende verantwoordelijkheden?

Samenvatting: De scrummaster helpt om scrum voor het grotere team te faciliteren door ervoor te zorgen dat het scrumframework wordt gevolgd. Hij/zij is toegewijd aan de scrumwaarden en -praktijken, maar moet ook flexibel blijven en openstaan voor kansen voor het team om hun workflow te verbeteren.

Zoals de titel al aangeeft, is de scrummaster de master van scrum, die ervoor zorgt dat het scrumframework wordt gevolgd. Scrum heeft een duidelijk gedefinieerde reeks rollen en rituelen die moeten worden gevolgd en de scrummaster werkt samen met elk lid van het scrumteam om het team te begeleiden en te coachen binnen het scrumframework.

Atlassian hield een Twitter-peiling waarin 92% van de respondenten zei dat ze iets aangepasts beoefenden, niet scrum 'volgens het boek'. Dit deed ons afvragen, wat betekent dat voor de scrummasters, wier rol het is om hun team te coachen en te helpen scrum te begrijpen? Waar passen ze in de steeds evoluerende wereld die niet volgens het boekje agile is?

Dit zijn de vragen die we wilden beantwoorden toen we diep in de rollen en verantwoordelijkheden doken van de miskende helden van agile, de scrummasters.

Scrummasters zijn de facilitators van scrum, het lichte agile framework met een focus op iteraties in tijdvakken die sprints worden genoemd. Als facilitators treden scrummasters op als coaches voor de rest van het team. 'Dienende leiders' zoals de Scrumhandleiding het verwoordt. Goede scrummasters zetten zich in voor de basis en waarden van scrum, maar blijven flexibel en staan open voor mogelijkheden voor het team om hun workflow te verbeteren.

In de ideale agile wereld zou een team zijn eigen processen en tools beheren. Toch hebben we ontdekt dat veel teams die de sprong naar agile maken, vaak vertrouwen op de scrummaster als eigenaar van hun proces. Het kost tijd voordat verantwoordelijkheid en autoriteit zich via een team verspreiden. In deze transformatieve context kan de rol net zo licht zijn als het plannen van de scrumceremonies of net zo betrokken zijn als elk ander scrumteamlid. Hoewel de Scrumhandleiding vermeldt hoe de scrummaster andere scrumrollen vervult, is dit geen uitputtende lijst van verantwoordelijkheden. We zien inderdaad dat scrummasters vaak enkele of alle van de volgende dingen uitvoeren, die niet allemaal worden gedefinieerd door scrum:

1. Stand-ups - Faciliteer dagelijkse stand-ups (of de dagelijkse scrum) als dat nodig is.
2. Iteratie-/sprintplanningmeetings – Bescherm het team tegen teveel toezeggingen en scope-creep. Help bij het inschatten en aanmaken van subtaken.
3. Sprintreviews — Neem deel aan de vergadering en leg feedback vast.
4. Retrospectives - Noteer verbeterpunten en actie-items voor toekomstige sprints.
5. Bordbeheer — Werk als beheerder van het scrumbord. Zorg ervoor dat kaarten up-to-date zijn en dat de scrumtool, Jira-software of andere software, goed werkt.
6. 1 op 1s - Ontmoet indien nodig teamleden en belanghebbenden individueel. Los meningsverschillen in teams over processen en werkstijlen op. Hoewel veel scrumbeoefenaars anti-1-op-1-ontmoetingen zijn, omdat ze vinden dat deze communicatie tijdens stand-ups moet plaatsvinden, geven sommige teams, vooral voor nieuwe teams, de voorkeur aan deze regelmatige face-to-face interacties met specifieke teamleden. De scrummaster kan besluiten dat deze individuele interacties cruciaal zijn voor teamontwikkeling en het leren kennen van elkaar.
7. Intern advies - Scrummasters moeten bereid zijn om teamleden en interne belanghebbenden te raadplegen over hoe ze het beste met het scrumteam kunnen werken.
8. Rapportage - Regelmatige analyse van burndown-grafieken en andere tools voor portfolioplanning om te begrijpen wat er wordt gebouwd en met welke cadans.
9. Blockers - De scrummaster helpt het team door externe blockers te elimineren en interne hinderpalen te beheren door middel van proces- of workflowverbeteringen.
10. Drukke werkzaamheden — Als het scrumteam niet neuriet, is dat het probleem van de scrummaster. Misschien vereist dat het repareren van kapotte computers, het verplaatsen van bureaus of zelfs het aanpassen van de thermostaat. Scrummaster moeten zich vrij voelen om zo ongeveer alles te doen om hun team te helpen en mogen niet weglopen van het pakken van koffie of wat snacks als dat is wat het team echt nodig heeft.

Elke scrumtrainer zal onderwijzen dat een scrumteam een scrummaster moet hebben. Zonder scrummaster doe je net geen echte scrum, maar iets wat vaak een scrumbut wordt genoemd.

Als je begint met scrum, kan het enorm helpen om iemand in de rol van scrummaster te hebben die scrum eerder in werking heeft gezien. Beter nog is iemand te hebben die veel voorbeelden ervan heeft gezien. Om deze reden worden scrummasters vaak ingehuurd als consultants, in plaats van als fulltime werknemers.

Maar elk scrumteam is anders. Veel ervaren teams nemen de hierboven genoemde verantwoordelijkheden als eenheid op zich, en zijn trots en genieten van een gedeeld beheer van het proces. De rol van scrummaster roteert door het team, waarbij teamleden om de beurt stand-ups en retro's faciliteren.

En voor sommige teams is de oplossing om elke dag dezelfde persoon die rol te laten spelen.

Helaas leidt een verkeerd begrip van de rol van scrummaster er vaak toe dat bestaande managers aannemen dat het hun rol is. Om beter te begrijpen waarom dit een probleem kan zijn, kunnen we de scrummaster vergelijken met niet-scrumrollen die je misschien al in je organisatie hebt, en waarom het belangrijk is om de rol gescheiden te houden.

Zoals we bepleiten in ons Overzicht van agile productbeheer, geldt dat hoe meer een productmanager betrokken is bij het ontwikkelteam, hoe beter. Die betrokkenheid moet in de trant zijn van een producteigenaar die voorstander is van de behoeften van de klant, van het 'waarom' van het product. Wanneer de betrokkenheid vervaagt in taken, in het 'hoe' voor een team, dan is er een probleem. Zelfs met de beste bedoelingen bestaat bij dit soort gebruiksmentaliteit de neiging om problemen te verbergen: defecten, hand-offs en onbekende factoren. De verstrengeling van scope en proces leidt vaak tot blokkering van scope, planning en kwaliteit. Dat is een recept voor mislukking.

Daarom voldoen de scrummaster en producteigenaar aan twee verschillende behoeften in een scrumteam, die vaak gecombineerd worden met traditioneel softwarebeheer. En het is in kleine teams verleidelijk om de veronderstelde overhead van een andere rol te vermijden. Wanneer er echter belemmeringen opduiken of veranderingen optreden, is een duidelijke scheiding tussen procesbeheer en productrichting vereist.

De niet-technische (of niet-agile) tegenhanger van de scrummaster is de projectmanager. Beide rollen zijn gericht op het 'hoe' om werk gedaan te krijgen en workflowproblemen op te lossen door middel van processen en facilitatie. Dus heb je beide nodig? Waarschijnlijk niet.

Zowel een traditionele projectmanager als een scrummaster zijn verantwoordelijk voor het helpen van hun teams om hun werk gedaan te krijgen, maar hun aanpak is enorm verschillend. De projectmanager bepaalt en volgt tijdschema's en mijlpalen, rapporteert over de voortgang en coördineert de teamcommunicatie. Deze doet dit echter vanuit een positie van controle, in een meer traditionele managementrol.

De scrummaster helpt het team bij het verbeteren en stroomlijnen van de processen waarmee teamleden hun doelen bereiken. Ze doen dit als teamlid of teamgenoot, idealiter niet als iemand die de controle heeft. De beste scrumteams zijn zelforganiserend en reageren daarom niet goed op top-down management.

Dit zijn slechts enkele van de mogelijke configuraties van scrum-teammanagement. Sommige organisaties werken met al deze rollen, andere met één of helemaal geen.

Er is één overweging die boven de rest uitsteekt als je erover nadenkt om een scrummaster in te huren: doe dit alleen als je organisatie zich inzet voor scrum en investeert in het proces. Alle bovenstaande rollen kunnen een ontwikkelteam op talloze manieren managen, maar een scrummaster kan alleen effectief zijn met 100% acceptatie van scrum. Punt uit.

Met een scrummaster die elk team helpt bij het beheren van hun proces, kan je hele organisatie serieuze vooruitgang boeken. Naast de verzendwaarde voor je klanten op regelmatige basis (het belangrijkste doel van scrums), zijn teamgenoten en managers vrij om zich te concentreren op waar ze goed in zijn. Productmanagers kunnen zich concentreren op strategie, ontwikkelaars kunnen hun beste code schrijven en Kyle van de verkoop kan die irritante bel doen rinkelen. Hoe klinkt dat allemaal? Het klinkt als een goed functionerende scrum, muziek in de oren.