Wat is een kanban-bord?

Leer hoe je een kanban-bord aanmaakt en bekijk voorbeelden van Atlassian en anderen

Max Rehkopf By Max Rehkopf
Onderwerpen zoeken

Een kanban-bord is een tool voor agile projectmanagement die is ontworpen om werk te visualiseren, werk in uitvoering te beperken en de efficiëntie (of flow) te maximaliseren. Het kan zowel agile als DevOps-teams helpen orde te scheppen in hun dagelijkse werk. Kanban-borden gebruiken kaarten, kolommen en continue verbetering om technologie- en serviceteams te helpen de juiste hoeveelheid werk te doen en het voor elkaar te krijgen!

Kanban heeft een lange weg afgelegd sinds zijn oorsprong in lean manufacturing dankzij een kleine maar machtige groep kanban-enthousiastelingen. David Anderson heeft de kanban-methode beschreven en dit heeft geholpen om kanban te introduceren in de domeinen van software en dienstverlening. Personal Kanban van Jim Benson en Tonianne DeMaria heeft eraan bijgedragen dat toepassingsmogelijkheden van kanban zijn uitgebreid naar plaatsen die je niet zou geloven.

Voorbeeld van een kanban-bord

Ik gebruik elke dag kanban-borden en kan me geen leven zonder voorstellen. De ideeën en best practices hier zijn een selectie van mijn persoonlijke ervaringen, onderzoek en gesprekken die ik had met Zach Nies, Keith Nottinson en Jim Benson.

Waarom ik steeds weer uitkom bij kanban, zijn de kanban-waarden en het (verrassende) gebrek aan regels. De kanban-waarden zijn respect voor mensen en continue verbetering.

Elementen van een kanban-bord

David Anderson stelde vast dat kanban-borden kunnen worden opgesplitst in vijf componenten: Visuele signalen, kolommen, limieten voor werk in uitvoering, een commitment-punt en een leveringspunt.

Elementen van een kanban-bord
  1. Visuele signalen - Een van de eerste dingen die je opvalt aan een kanban-bord zijn de visuele kaarten (stickies, tickets of in een andere vorm). Kanban-teams schrijven al hun projecten en werkitems op kaarten, meestal één per kaart. Voor agile teams kan elke kaart één userstory omvatten. Zodra deze visuele signalen op het bord staan, kunnen teamleden en belanghebbenden direct zien waar het team aan werkt.
  2. Kolommen — Een ander kenmerk van het kanban-bord zijn de kolommen. Elke kolom vertegenwoordigt een specifieke activiteit die samen een 'workflow' vormen. Kaarten stromen door de workflow tot ze zijn voltooid. Workflows kunnen zo eenvoudig zijn als 'Te doen', 'In uitvoering' en 'Gereed', of veel complexer zijn.
  3. WIP-limieten - WIP-limieten geven het maximale aantal kaarten aan dat op enig moment in één kolom kan staan. Een kolom met een WIP-limiet van drie kan niet meer dan drie kaarten bevatten. Wanneer de limiet van de kolom is bereikt, moet het team naar deze kaarten kijken en ze oplossen voordat er nieuwe kaarten naar die fase van de workflow kunnen worden verplaatst. WIP-limieten zijn ontzettend belangrijk om knelpunten in de workflow te herkennen en de flow te maximaliseren. WIP-limieten geven in een vroeg stadium een waarschuwing af dat je te veel werk hebt aangenomen.
  4. Commitment-punt — Kanban-teams hebben vaak een backlog voor hun bord. Hier plaatsen klanten en teamleden ideeën voor projecten die het team kan ophalen wanneer ze er klaar voor zijn. Het commitment-punt is het moment waarop een idee wordt opgepikt door het team en de werkzaamheden aan het project beginnen.
  5. Leveringspunt — Het leveringspunt is het einde van de workflow van een kanban-team. Voor de meeste teams is het leveringspunt het moment waarop het product of de service in handen is van de klant. Het doel van het team is om zo snel mogelijk kaarten van het commitment-punt over te brengen naar het leveringspunt. De verstreken tijd tussen de twee punten is de zogenaamde doorlooptijd. Kanban-teams verbeteren continu om hun doorlooptijd zoveel mogelijk te verkorten.

Je team zal ongetwijfeld succesvol zijn bij gebruik van een kanban-bord met deze vijf elementen. Maar nu zal ik eens een ander standpunt bespreken.

Jim Benson zegt dat kanban maar twee regels heeft: beperk werk in uitvoering en visualiseer je werk. Als je met alleen die regels begint en deze toepast op je werk, ziet je kanban-bord er heel anders uit dan hierboven beschreven. En dat is geen probleem! Jim pleit ervoor om met alleen deze twee regels te beginnen omdat, zegt hij: "Hoe meer regels je toevoegt, in hoe minder contexten deze passen."

Soorten en voorbeelden van kanban-borden

Kanban kan worden aangepast aan verschillende omgevingen, van productie tot human resources, en van agile tot DevOps-softwareontwikkeling. Het type omgeving waarvoor kanban wordt aangepast, bepaalt vaak of het bord fysiek of digitaal is. In mijn onderzoek ben ik een bouwproject tegengekomen van $ 58 miljoen dollar dat werd beheerd met één fysiek bord in een bouwkeet en sprak ik met veel, heel veel softwareteams die digitale kanban-borden gebruiken.

Fysieke borden

De eenvoudigste kanban-borden zijn fysieke borden verdeeld in verticale kolommen. Teams schrijven op een whiteboard of schoolbord en plakken post-its op het bord. Deze post-its doorlopen de workflow en tonen de voortgang aan.

Voorbeeld van een fysiek kanban-bord

Een voordeel van een fysiek bord is dat het 'altijd aanstaat'. Je kunt geen nieuw tabblad openen op een gigantisch verrijdbaar whiteboard dat vlak bij je bureau staat. Het is eenvoudig in te stellen, eenvoudig om aan anderen te laten zien en het is vaak de betere manier om met bepaalde teams te communiceren. Fysieke borden zijn echter niet ideaal voor teams op afstand of mensen met een vreselijk handschrift, zoals ik.

Optimizely maakt software om bedrijven te helpen leren welke varianten van een webpagina of productgebruikers het prettigst vinden. Ze gebruiken Jira om grote en kleine werkitems te volgen, maar Keith Nottonson, Senior Director of Development, zag een tekortkoming.

Individuele teams waren erg aanwezig in Jira, maar ze praatten niet met elkaar. Om iedereen op dezelfde golflengte te krijgen, maakte Keith een enorm fysiek kanban-bord met de naam 'the wall of work'.

Voorbeeld van een fysiek kanban-bord

Dit bord is voor iedereen toegankelijk en bevat elk project waaraan het engineeringteam werkt, met statistieken, teamleden en status. Hoewel dit nuttig was om de hele portfolio van werk te begrijpen, bleek deze aanpak een nog veel interessantere waarde als bijproduct te hebben.

"In het begin was de muur gewoon bedoeld als to-do-lijst en om aan te geven wat klaar was, maar na verloop van tijd begonnen mensen via het bord gesprekken te voeren over hoe we werken,” aldus Keith. Keith vertelde verder dat dankzij die gesprekken de muur groeide en evolueerde en binnen enkele weken had Optimizely een duidelijker beeld dan ooit tevoren van hoe werk wordt gedaan.

Het bord van Optimizely is vooral geweldig omdat het een commitment- en leveringspunt heeft. Zodra een project is gedefinieerd en aan bepaalde criteria voldoet, wordt het project opgepikt door een engineeringteam dat zich vervolgens committeert om het tot een goed einde te brengen. Op dit punt wordt het project ingevoerd in Jira zodat alle handige gegevens en interacties worden vastgelegd die van invloed zijn op de uiteindelijke levering.

Keith raadt teams aan om te beginnen met een fysiek kanban-bord, omdat die vroege gesprekken zullen leiden tot snelle iteraties van de workflow en het bord.

Digitale borden

Toen het kanban-systeem populair werd onder software- en engineeringteams, ondergingen kanban-borden een digitale transformatie. Digitale borden stellen teams die geen fysieke ruimte delen in staat om kanban-borden op afstand en asynchroon te gebruiken.

Voorbeeld van een Trello-kanban-bord

Trello is een snelle en eenvoudige manier om een digitaal kanban-bord te maken. Er zijn slechts een paar klikken nodig om digitale lijsten te maken, die de fasen van het kanban-proces vertegenwoordigen, in een bordweergave die door het hele team kan worden geopend en beheerd.

Je kunt bijvoorbeeld lijsten maken voor 'Backlog', 'Hierna', 'In uitvoering' en 'Gereed!'Alle taken worden geordend als een kaart, die je tussen de lijsten verplaatst terwijl ze in de wachtrij staan, in uitvoering zijn gewerkt en zijn voltooid.

De voordelen van een digitaal kanban-bord zoals dit zijn de snelheid om het op te zetten, het gemak om het met anderen te delen, en de mogelijkheid om asynchroon een oneindig aantal gesprekken en opmerkingen te volgen naarmate het project vordert. Het maakt niet uit waar of wanneer teamleden inchecken op het kanban-bord, ze zien altijd de meest actuele status van het project. Bovendien kun je zelfs een Trello-kanban-workflow gebruiken voor je persoonlijke taken, zoals dit voorbeeldbord laat zien.

Sommige digitale kanban-borden zijn eenvoudig en sommige zijn complexer en aanpasbaar. Teams die extra functionaliteit nodig hebben, zoals WIP-limieten en controlediagrammen, moeten kiezen voor een krachtigere tool zoals Jira Software. Jira bevat een kant-en-klare kanban-projectsjabloon waarmee het heel eenvoudig is om een kanban-team op te zetten en op weg te helpen. Het team kan direct deelnemen aan het project en vervolgens hun workflow en bord aanpassen, WIP-limieten instellen, swimlanes maken en zelfs een backlog inschakelen als ze een betere manier nodig hebben om taken prioriteiten te geven.

Voorbeeld van kanban-sjabloon van Jira

Kanban vs. scrumbord

Het verschil tussen kanban en scrum is eigenlijk heel subtiel. Volgens de meeste interpretaties gebruiken scrumteams een kanban-bord, alleen dan aangevuld met scrumprocessen, artefacten en rollen. Er zijn echter enkele belangrijke verschillen.

  • Scrumsprints hebben begin- en einddatums, terwijl kanban een doorlopend proces is.
  • Teamrollen zijn duidelijk gedefinieerd in scrum (producteigenaar, ontwikkelteam en scrummaster), terwijl kanban geen formele rollen heeft. Bij beide teams is sprake van zelforganisatie.
  • Een kanban-bord wordt gedurende de hele levenscyclus van een project gebruikt, terwijl een scrumbord na elke sprint wordt gewist en gerecycled.
  • Een scrumbord heeft een vast aantal taken en een strikte deadline om deze te voltooien.
  • Kanban-borden zijn flexibeler met betrekking tot taken en timing. Taken kunnen indien nodig een andere prioriteit krijgen, opnieuw worden toegewezen of worden bijgewerkt.

Zowel kanban als scrum zijn populaire agile frameworks onder softwareontwikkelaars. Lees voor meer informatie deze uitgebreide vergelijning van kanban en scrum.

Aan de slag met kanban-borden

Kanban is een methode gebaseerd op het adagium 'begin met wat je nu doet'. Dus om met kanban aan de slag te gaan, hoef je niet alles overhoop te halen wat je nu aan het doen bent. De kanban-methode gaat uit van drie dingen:

  1. Je begrijpt de huidige processen, zoals deze daadwerkelijk worden beoefend, en respecteert de huidige rollen, verantwoordelijkheden en functietitels.
  2. Je stemt ermee in continue verbetering na te streven door evolutionaire verandering.
  3. Je moedigt leiderschapshandelingen aan op elk niveau - van individuele bijdragers tot senior management.

Dit is een teamproces, dus het eerste wat je team moet doen is bij elkaar komen! Je wilt proberen het werk op te splitsen in de verschillende activiteiten waaruit de workflow (kolommen) bestaat. Van daaruit kun je uitzoeken hoe en wanneer nieuwe werkitems (kaarten) aan het bord wordt toegevoegd. Komt er een servicedesk waar klanten ideeën kunnen indienen of organiseert het team meetings om hun kaarten te maken en te posten?

Je moet ook de grootte en scope van kaarten bepalen. Probeer een tijdsschatting of een schatting van de complexiteit te vinden die gelijk is voor alle kaarten. Als iets te omvangrijk of uitdagend is, probeer het werk dan op te splitsen in meerdere kaarten.

Zodra je een commitment-punt en leveringspunt hebt gekozen, ben je klaar om aan het werk te gaan. Naarmate de tijd vordert, vertrouw je op je team om kritiek te leveren en het proces te verbeteren. Onthoud dat kanban leiderschapshandelingen op alle niveaus vraagt, een concept dat Kaisen wordt genoemd. Met de kanban-waarden van respect voor mensen en continue verbetering in het achterhoofd, ben je in een mum van tijd helemaal op de hoogte.