Agile workflows creëren voor verbeterd projectbeheer

Een workflow definieert een reeks workflowstappen die een project van begin tot eind begeleiden. Workflows bestaan meestal uit meerdere stappen die in een bepaalde volgorde moeten worden voltooid. 

Elke workflow beschrijft de rollen, processen en taken die nodig zijn om de projectdoelstellingen te bereiken en de voltooiing te garanderen.

Bij softwareontwikkeling worden verschillende populaire projectbeheermethodologieën gebruikt, waaronder AgileDevOps, Kanban, Lean, de Waterfall-methodologie en hybride methodologieën. 

Elke methodologie heeft zijn eigen functies en workflows, waardoor deze zeer geschikt is voor bepaalde soorten projecten en bedrijfsbehoeften. Organisaties vertrouwen op verschillende workflows om aan specifieke zakelijke vereisten te voldoen:

• Sequentiële workflows volgen een strikte, geordende volgorde van taken voor consistentie, terwijl parallelle workflows efficiëntie bieden, zodat meerdere taken of afdelingen tegelijkertijd kunnen werken. State-machine-workflows zijn flexibel om tussen staten te schakelen op basis van voorwaarden of feedback. 

• Systeemgerichte workflows worden geautomatiseerd en beheerd door machines, terwijl werkstromen waarin de mens centraal staat afhankelijk zijn van mensen voor goedkeuringen of verificaties. Aangepaste workflows zijn afgestemd op unieke organisatorische behoeften, handmatige workflow vereist menselijke tussenkomst en digitale workflows worden beheerd via software. 

• Meerdere workflows kunnen worden geïntegreerd om complexe bedrijfsprocessen af te handelen waarbij verschillende taken en belanghebbenden betrokken zijn. Een workflowtool is software die is ontworpen om deze workflows efficiënt te maken, uit te voeren en te beheren.

• Kanban-, Lean-, Waterfall- en hybride workflows zijn met name populair bij productie- en servicebedrijven. Softwareontwikkelaars gebruiken ze ook, maar bij softwareontwikkeling wordt meer gebruik gemaakt van Agile dan bij welke andere methodologie dan ook. In dit artikel wordt hierop de nadruk gelegd.

Elk effectief workflowproces is opgebouwd uit kerncomponenten. Dit begeleidt het werk van initiatie tot voltooiing. 

Deze componenten omvatten duidelijk gedefinieerde taken of activiteiten, de specifieke volgorde waarin deze taken worden uitgevoerd en de middelen of inputs die bij elke stap nodig zijn. Organisaties creëren efficiënte workflows die handmatige inspanningen minimaliseren en processen stroomlijnen door deze elementen in kaart te brengen.

Agile workflows bieden een gestructureerd pad voor de uitvoering van projecten. Dit helpy ontwikkelingsteams om gedurende de hele levenscyclus van een project duidelijkheid, efficiëntie en coördinatie te bereiken en te waarborgen. 

Net als procesworkflows bieden ze een gestructureerd pad, dat duidelijkheid en voorspelbaarheid biedt voor projecttaken en mijlpalen. Ze helpen het projectleveringsproces te beheren door alle activiteiten van initiatie tot voltooiing te coördineren. 

Agile workflows stroomlijnen taken en verminderen knelpunten. Je kunt de productiviteit snel verhogen door teams de mogelijkheid te geven zich te concentreren op waardevolle taken. 

Het implementeren van effectieve Agile-workflows zorgt voor een aanzienlijke zakelijke impact door ervoor te zorgen dat kritieke projecten worden afgestemd op de doelstellingen van de organisatie en dat er middelen worden toegewezen om de waarde te maximaliseren. 

Een projectbeheerworkflow zorgt voor consistentie en betrouwbaarheid bij de uitvoering van projecten door een gestructureerde aanpak te bieden voor het beheer van taken en processen. Het verloopt meestal in de volgende vier fasen:

• Initiatie: in deze fase worden de doelen, scope en initiële resources van een project gedefinieerd.

• Planning: in deze fase verdeelt het team de taken, maakt het planningen en wijst het resources toe.

• Uitvoering: in deze fase worden taken volgens plan uitgevoerd en worden de prestaties van het team beheerd.

• Monitoring en controle: in deze fase wordt de voortgang bijgehouden en aangepast om het succes van een project en continue verbetering te garanderen.

Workflowautomatisering kan deze fasen stroomlijnen door handmatige inspanningen te verminderen en de efficiëntie te verhogen. Een workflowbeheersysteem en verschillende workflowsystemen helpen bij het beheren, monitoren en optimaliseren van elke fase voor betere organisatorische prestaties. 

Het identificeren en beheren van de workflowstappen binnen elke fase is cruciaal voor het verbeteren van de efficiëntie. De basiscomponenten van een workflow omvatten invoer, taken en uitvoer, die de basis vormen voor effectief workflowbeheer.

1. Definieer essentiële projectdoelen

Geef een overzicht van de projectdoelstellingen, resultaten en beperkingen. Werk samen met teamleden, belanghebbenden en bedrijfsleiders om hun verwachtingen te begrijpen en je projectdoelen zo optimaal mogelijk af te stemmen op de behoeften en doelen van je bedrijf.

2. Deel taken en mijlpalen op voor snellere aanpassingen

Verdeel een project in beheersbare taken en stel hiervoor assertieve maar haalbare mijlpalen vast. Breng de wens om snel resultaten te boeken zorgvuldig in evenwicht met de beschikbare resources. Overweeg om resultaten te behalen die in overeenstemming zijn met de verwachte doelen en doelstellingen, met minimale fouten of aanpassingen.

3. Wijs taken en verantwoordelijkheden toe om belanghebbenden verantwoordelijk te houden

Verdeel taken en wijs verantwoordelijkheden toe aan teamleden op basis van vaardigheden en beschikbaarheid. Gebruik tools voor middelenbeheer om nauwkeurige en volledige informatie te verkrijgen over de beschikbaarheid van teamleden.

Zo kun je tegenstrijdige of overlappende opdrachten van belangrijke mensen voorkomen. Het toekennen van duidelijk eigenaarschap en verantwoordelijkheden helpt ook om de verantwoordelijkheid binnen het team te waarborgen.

4. Maak een tijdlijn en planning om aan de verwachtingen te voldoen

Stel een gedetailleerde tijdlijn op met duidelijke deadlines en afhankelijkheden. Benadruk alle bekende en verwachte mogelijke conflicten of vertragingen.

Het opsplitsen van taken en mijlpalen in projecttijdlijnen zorgt voor structuur en vergemakkelijkt het bijhouden van de voortgang door afhankelijkheden en potentiële knelpunten te identificeren.

5. Houd de voortgang in de gaten en maak direct aanpassingen

Zorg ervoor dat je effectieve workflows en processen hebt om de voortgang te volgen, issues te identificeren en de nodige aanpassingen te doen om je project op schema te houden. Voeg waar mogelijk en passend stappen toe die voortdurende verbeteringsinspanningen ondersteunen.

Workflowbeheer en automatisering zijn de belangrijkste drijfveren voor efficiëntie en productiviteit in moderne organisaties. Het gaat om het definiëren, analyseren en optimaliseren van de informatiestroom en taken binnen bedrijfsprocessen. 

Bedrijven krijgen meer controle over hun workflows door workflowbeheersystemen te implementeren. Dit wekt vertrouwen bij elke stap van het project om het beter uit te voeren volgens de vastgestelde bedrijfsregels.

Automatisering tilt workflowbeheer naar een hoger niveau door technologie te gebruiken om repetitieve taken en routineprocessen uit te voeren. Robotic Process Automation (RPA) is een krachtig hulpmiddel voor het automatiseren van gegevensinvoer, documentverwerking en andere handmatige activiteiten. 

Met functies zoals drag-and-drop, voorspellende analyses en op regels gebaseerde workflows kunnen organisaties eenvoudig complexe workflows ontwerpen en automatiseren.  Dit vermindert handmatige inspanningen en menselijke fouten, versnelt de verwerkingstijd en verbetert de efficiëntie van de workflow.

Ondanks de transformerende kracht van workflowbeheer, komen organisaties vaak voor veelvoorkomende workflow-uitdagingen te staan. Deze problemen omvatten onduidelijke processen, inefficiënte workflows en een gebrek aan goede tools voor workflowbeheer. 

Elk kan leiden tot vertragingen, meer handmatige inspanningen en hogere operationele kosten. Dus om deze uitdagingen aan te gaan, kunnen bedrijven systemen en tools voor workflowbeheer implementeren die inzicht en controle bieden over elk aspect van hun workflows. 

Het automatiseren van repetitieve taken met robotprocesautomatisering (RPA) vermindert de handmatige inspanningen en stroomlijnt de bedrijfsvoering. 

Door regelmatig workflows te analyseren en software voor workflowbeheer te gebruiken, kunnen organisaties inefficiënties identificeren, processen optimaliseren en aanzienlijke kostenbesparingen realiseren. 

Deze verbeteringen leiden tot verhoogde productiviteit, betere besluitvorming en efficiëntere bedrijfsprocessen, waardoor organisaties hun doelen kunnen bereiken en een concurrentievoordeel kunnen behouden.

Met effectieve workflows kun je meerdere projectbeheertaken en -processen automatiseren en standaardiseren. De automatiseringsmogelijkheden van Jira stroomlijnen workflows en geven processen een boost door knelpunten weg te nemen en de projectactiviteiten op te schalen. 

Je kunt de waarde van je workflows verder vergroten met deze beste praktijken:

• Communiceer duidelijk. Zorg voor regelmatige en reguliere communicatie met je teams. Moedig ze aan om alle informatie te delen die van invloed kan zijn op hun vermogen om hun inspanningen op schema te houden.

• Betrek belanghebbenden. Belanghebbenden die door je projecten worden beïnvloed, kunnen ook invloed hebben op die inspanningen. Houd ze betrokken tijdens elk project, moedig hun support aan en neem hun zorgen snel en geloofwaardig weg.

• Verbeter continu. Verzamel feedback van ontwikkelaars en belanghebbenden. Let op wat er goed ging en wat niet. Gebruik die informatie om deze resultaten, workflows en processen stapsgewijs aan te passen en te verbeteren.

• Houd het simpel. Complexe processen zijn moeilijk te begrijpen, te implementeren en aan te passen. Hieronder staan enkele aanbevolen workflowstatussen:

Door gebruik te maken van operationeel onderzoek en kunstmatige intelligentie kunnen workflows worden geoptimaliseerd door geavanceerde analysemethoden en automatisering toe te passen om complexe problemen op te lossen en de efficiëntie te verbeteren.

Doeltreffende workflows kunnen een stevige, flexibele basis bieden voor consistent succesvolle Agile ontwikkelingsprojecten en voortgang in de richting van continue verbetering en levering. Goed ontworpen processen helpen jou en je teams bij het ontwikkelen, uitvoeren en beheren van die workflows.

Jira-workflows vergemakkelijken het volgen van taken, teamsamenwerking, issuebeheer en rapportage en ondersteunt Agile en andere projectbeheermethodologieën.

Probeer Jira gratis uit