Distributed scrum: how to manage scrum remote teams

Chandler Harris Door Chandler Harris
Onderwerpen zoeken

Overzicht: Verspreide scrumteams zijn teams die geheel of gedeeltelijk extern zijn en die scrumpraktijken aanpassen voor werken op afstand. Hoewel scrum een framework biedt dat op zich al nuttig kan zijn voor externe werknemers, is het belangrijk om enkele praktijken aan te passen en de juiste tools te gebruiken waarmee een verspreid team succesvol kan zijn.

Het bedrijfsleven verandert snel, soms van de ene op de andere dag. We heroverwegen en hervormen waar we werken en hoe we werken, met een wereldwijd personeelsbestand dat nu meer verspreid en afgelegen is dan ooit tevoren.

Nu bedrijven zich reorganiseren en aanpassen aan nieuwe manieren van werken, vooral op afstand, zijn agile praktijken relevanter dan ooit. De agile principes van aanpassingsvermogen, open samenwerking, continu leren en zelforganisatie kunnen verspreide teams helpen effectiever samen te werken. Met name de gedefinieerde reeks rituelen en rollen van de scrummethodologie kan dienen als een framework voor het structureren en beheren van allerlei soorten externe teams, maar vooral softwareteams.

"Tegen 2022 zal 90 procent van de agile ontwikkelingsteams werken op afstand opnemen als onderdeel van de bedrijfscontinuïteitsplanning, een stijging van bijna 30 procent ten opzichte van 2020”, aldus Gartner*

Wat is een gedistribueerd scrumteam?

Een gedistribueerd scrumteam is precies dat: een scrumteam dat geheel of gedeeltelijk extern is. Om een gedistribueerd scrumteam succesvol te laten zijn, moeten nieuwe benaderingen voor het toepassen van scrum worden geïmplementeerd. Vanwege beperkingen op ad-hocsamenwerking en informele communicatie, moeten externe teams meer gedisciplineerd zijn met hun scrumrituelen en nieuwe kansen creëren voor onderlingen banden en samenwerking.

Gelukkig kan veel van de gedefinieerde reeks rituelen, tools en rollen van scrum worden aangepast aan een werkomgeving op afstand, waaronder sprints, ceremonies, dagelijkse scrums (ook bekend als stand-ups) en retrospectives.

Het wordt aanbevolen dat een standaard agile team de 'twee pizza's'-regel volgt: teams moeten kunnen worden gevoed door twee pizza's, wat betekent dat teams ongeveer zeven tot 10 personen moeten tellen. Wanneer je echter op afstand werkt, is het vaak het beste om kleinere teams te hebben, vooral omdat een videoconferentie met 5-6 personen veel gemakkelijker te beheren is dan met 10 personen. De traditionele scrumrollen zijn net zo belangrijk bij een gedistribueerd team, maar moeten aanpassingen maken voor de specifieke uitdagingen van werken op afstand.

Voordelen

  • Bredere pool van beschikbaar talent dat de vaardigheden van teams kan vergroten
  • Teams in verschillende regio's die een 24-uurs werkdag mogelijk maken

Tegenwoordig zijn enkele van de beste teams zelforganiserende, multifunctionele agile teams die afkomstig zijn uit een brede pool van wereldwijde teamleden. Bedrijven die externe werknemers toestaan, hebben toegang tot een grotere talentenpool.

Naarmate meer bedrijven teams hebben met ten minste enkele externe werknemers, biedt scrum een framework om effectief samen te werken. Bovendien helpt het in scrum ingebouwde aanpassingsvermogen teams zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en gebruikersvereisten, en helpt het teams op afstand aglie te zijn en voortdurend te leren en zich te verbeteren.

"Teams op afstand die de aanbevolen agile technische praktijken nauwlettend volgen, kunnen gemakkelijk beter presteren dan een team op locatie dat het niet doet”, aldus Gartner* 

Uitdagingen

Agile development was oorspronkelijk bedoeld voor teams die zich fysiek in hetzelfde kantoor bevinden. Het Agile-manifest, geschreven in 2001, verklaarde dat „de meest efficiënte en effectieve methode om informatie over te brengen naar en binnen een ontwikkelingsteam het face-to-face gesprek is.” Maar sinds 2001 is er veel veranderd. Software zoals Zoom, Slack, Jira, Confluence en Trello hebben de manier waarop teams op afstand samenwerken verbeterd. Zoom heeft uitstekend werk geleverd door conferenties op afstand voor individuen en teams te bevorderen en heeft geholpen agile uit te breiden naar externe werknemers.

De wereld stelt nu ook andere eisen. Met talent verspreid over de hele wereld, is het bijna een fantasie om te geloven dat iedereen zich altijd op dezelfde locatie kan bevinden. Ook is er vaak de misvatting dat teams op afstand niet zo productief zijn. Toch hebben talrijke onderzoeken aangetoond dat teams op afstand vaak productiever zijn en met minder afleiding te maken hebben dan teams op één fysieke werkplek.

Een van de grootste uitdagingen voor gedistribueerde scrumteams is communicatie. Zonder informele gesprekken bij de koffieautomaat en geïmproviseerde persoonlijke vergaderingen moeten teams op afstand meer communiceren en zelfs extra veel en duidelijk communiceren. Videoconferentiegesprekken moeten worden aangepast aan bepaalde tijdzones.

Externe werknemers kunnen gevoelens van isolatie hebben, minder teameenheid ervaren en sociale interactie met collega's missen. Het kan ook uitdagender zijn om een gevoel van kameraadschap te ontwikkelen tussen thuisteams. Bij Atlassian maken we tijd vrij voor teamvergaderingen op afstand om niet alleen over werk te praten, maar ook om persoonlijke verhalen te delen en contact te leggen. We hebben zelfs games gehouden tijdens virtuele bijeenkomsten om plezier te hebben en elkaar beter te leren kennen.

Ten slotte kan projectkennis versnipperd raken omdat het voor teams op afstand uitdagender is om informatie te delen, vooral wanneer teamleden zich in verschillende tijdzones bevinden. Als een productbacklog vaak verandert of niet goed gedefinieerd is, kan het coördineren van een project een uitdaging of tijdrovend zijn.

Hoe je een succesvol scrumteam op afstand opbouwt

Een scrumteam op afstand moet de belangrijkste scrumtenants van duidelijke communicatie, transparantie en een toewijding aan voortdurende verbetering. volgen Het succes van een team op afstand hangt af van wederzijds vertrouwen, communicatie en samenwerking.

Een gedistribueerd scrumteam kan profiteren van een solide communicatieplan dat het volgende omvat:

  • Overeenkomsten voor werk op afstand
  • Een manier om contact op te nemen met andere teamleden voor informele vragen
  • Afspraken maken over hoe vergaderingen moeten worden gestructureerd
  • Hoe teamleden hun beschikbaarheid doorgeven
  • Welke samenwerkingstools moeten worden gebruikt

Tools voor samenwerking

Effectieve tools voor samenwerking zijn essentieel voor alle vormen van werken op afstand. Agile teams gebruiken agile planningstools om story's/vereisten te verzamelen, problemen te melden en te beheren, en om voortgang en kwaliteit te volgen.

Gedistribueerde teams moeten een soort virtuele whiteboard-tool hebben die inzicht biedt in projectstappen en -flow. Bij Atlassian gebruiken we daarvoor onze eigen tools, waaronder Jira en Confluence. Wat je ook gebruikt, deze tool moet:

  • Toegankelijk zijn voor alle teamleden
  • Maak samenwerking, delen en meldingen voor teamleden mogelijk
  • Een verzameling zijn met relevante, boeiende informatie

We gebruiken ook Zoom-videoconferenties en Slack voor geïmproviseerde communicatie. Jira wordt gebruikt voor het volgens van issues, Confluence voor teamsamenwerking en Trello om lijsten te maken en de voortgang bij te houden.

Geïmproviseerde chats

Omdat korte gesprekken bij de koffieautomaat niet mogelijk zijn bij werken op afstand, is het belangrijk om voor informele communicatiekanalen te zorgen. Als je Slack gebruikt, kun je specifieke kanalen maken met verschillende intenties. De scrummaster moet communicatiekanalen open houden voor elk onderdeel van het scrumteam, en ook de communicatie met het team als geheel vergemakkelijken.

Het is ook belangrijk voor teams op afstand om een verenigde ontwikkelcultuur op te bouwen door:

  • Beslissingen in alle regio's duidelijk over te brengen
  • Frictie bij het opzetten van de ontwikkelomgeving te minimaliseren
  • Duidelijk te definiëren wat 'gereed' is
  • Richtlijnen voor het indienen van effectieve bugrapporten op te stellen

Dagelijkse scrumbijeenkomsten

Dagelijkse scrums zijn een essentieel onderdeel van scrum en zijn nog belangrijker voor een gedistribueerd scrumteam. Deze korte, dagelijkse teambijeenkomsten bieden een snel forum voor een gedistribueerd team dat bijdraagt aan focus, samenwerking, communicatie en probleemoplossing.

Als een team verdeeld is ver verschillende tijdzones of regio's, is het belangrijk om regelmatig videoconferenties te plannen. Je kunt ook asynchrone stand-ups houden waarbij teamleden Slack gebruiken om in te checken of commentaar te geven op hun werkbord om updates te delen. Dit biedt een snel forum voor een gedistribueerd team dat bijdraagt focus, samenwerking, communicatie en probleemoplossing.

Bij Atlassian gebruiken we drie eenvoudige vragen om een structuur te genereren voor onze stand-ups:

  • Waar heb ik gisteren aan gewerkt?
  • Waar werk ik vandaag aan?
  • Welke problemen heb ik?

Productbacklog

Het is belangrijk dat de kenmerken van de sprintbacklog duidelijk worden gedocumenteerd en dat er een 'definitie van klaar' wordt afgesproken. Als items met productachterstanden dubbelzinnig en onduidelijk zijn, kan het team momentum verliezen en kan een oplossing worden vertraagd.

Zelforganisatie

Hoewel agile zelfredzaamheid en organisatie bevordert, is het vooral belangrijk voor teamleden op afstand om verantwoordelijkheid te nemen voor werk en dat uit te breiden naar het hele team. Teamleden kunnen verantwoordelijkheid nemen voor het bereiken van bedrijfsdoelen en hoe ze daaraan bijdragen. Je kunt zichtbaarheid bieden door verwachtingen op een Confluence-pagina te documenteren en af te spreken hoe je elk lid verantwoordelijk kunt houden.

Alle teams zijn gedistribueerd

In een wereldwijde organisatie met meerdere kantoren op verschillende locaties zijn de meeste teams gedistribueerd. Zelfs als maar één teamlid op afstand werkt, moet het team afstandsprincipes toepassen om werk tussen locaties te delen, effectief te communiceren en een succesvolle cultuur in de hele organisatie te behouden.

Naarmate gedistribueerde teams en werkplekken groeien, is het belangrijk om duidelijke en beknopte methoden, processen, tools en manieren van werken op schaal te hebben voor werken op afstand. Dit kan komen door het toepassen van agile methoden zoals scrum, SAFe, LeSS of wat dan ook voor jouw bedrijf werkt.

Atlassian biedt tools waarmee teams op afstand beter kunnen plannen, verbinding kunnen maken en kunnen samenwerken. Het agile planningsplatform voor bedrijven van Atlassian, Jira Align, helpt de zichtbaarheid, de strategische afstemming en het aanpassingsvermogen te verbeteren. Voor teams op afstand kan Jira Software helpen met projectplanning, beheer en het volgen van tickets door zichtbaarheid te bieden aan alle teamleden. Trello helpt teams sprints op te bouwen, inzicht te geven in de projectstatus, teamleden toe te wijzen en projecten vooruit te helpen. Scrumteams kunnen Confluence ook gebruiken bij opbouw.

*Gartner “3 Steps to Sustain Productivity and Collaboration in Remote Agile and DevOps Teams,” Manjunath Bhat, Mike West, 6 mei 2020.

Hierna
Rollen