Zo maak je een tijdlijn voor projectmanagement

Wat is een tijdlijn voor projectmanagement?

Een tijdlijn voor projectmanagement is een schema voor je hele project, van het prille begin tot de langverwachte eindstreep. Hiermee verdeel je het hele project in kleinere taken en mijlpalen en geef je elk onderdeel een deadline.

Dankzij je tijdlijn zien jij en je team niet alleen wanneer individuele delen moeten worden geleverd, maar ook wanneer het hele project wordt afgerond.

1. Iedereen krijgt een algemeen beeld van het project

Soms zie je door de bomen het bos niet meer wanneer je bezig bent met een project. Dankzij je tijdlijn krijgt je team een breder overzicht, zodat ze kunnen uitzoomen en zien welke verschillende stappen er op welk moment plaatsvinden. Zo zien ze de context van de afzonderlijke onderdelen en weten ze precies hoe alles uiteindelijk één geheel vormt.

Je kunt ook proactief mogelijke obstakels of vereisten blootleggen, nog voordat je project van start gaat.

2. Je beheert je resources effectiever

Voor je project zijn resources nodig, zoals apparatuur, budget en tijd van teamleden. Projecten zouden vlekkeloos verlopen als alles beschikbaar is wanneer jij dat wilt, maar helaas is dat niet altijd het geval.

In de PMI-enquête van 2018 benoemde 21% van de ondervraagden beperkte of belaste resources als de voornaamste reden dat een project mislukt.

Als je weet wanneer specifieke taken moeten gebeuren, kun je de resources voor je project effectiever toewijzen en beheren. Dus als je weet dat de grafisch ontwerper van je bedrijf pas aan het einde van de maand kan beginnen aan het herontwerp van je website, dan kun je je planning aanpassen.

3. Grote projecten worden behapbaarder

Hoe eet je een enorme taart? Door telkens één hapje te nemen.

Met een projecttijdlijn verdeel je grote projecten in kleinere, behapbare stukjes. Om je tijdlijn samen te stellen, moet je je project opsplitsen in stappen die uitvoerbaar zijn. Dat geeft jou en je team een roadmap die je kunt gebruiken om de ene voet voor de andere te zetten. Zo kun je die hele taart opeten, zonder dat het te veel wordt.

Hulp nodig? Met onze takenlijstsjabloon kun je al die taken noteren en ervoor zorgen dat je niet te veel hooi op je vork neemt.

4. Projecten blijven op schema

Een van de grootste voordelen van een projecttijdlijn is dat je zo makkelijker op koers blijft. Door dingen op te splitsen, is het makkelijker om eventuele tegenstrijdigheden of zwakke plekken te zien en om te voortgang bij te houden. Als een bepaald onderdeel de deadline niet haalt, weet je dat je hele project misschien niet meer op schema zal liggen.

Je tijdlijn zorgt ook voor meer verantwoordingsplicht binnen je team, aangezien iedereen inzicht heeft in wie verantwoordelijk is voor wat (en wanneer iets af moet zijn).

Die duidelijkheid van verantwoordelijkheden is erg belangrijk. Vooral als je weet dat 91% van de medewerkers aangeeft dat verantwoordingsplicht een van de belangrijkste zaken is die verbeterd kan worden.

Zo maak je een tijdlijn voor projectmanagement

Met een tijdlijn zorg je niet alleen voor extra motivatie en organisatie binnen het team. Zonder de tijdlijn is het onmogelijk om je project af te ronden zonder helemaal gek te worden.

Maar hoewel de voordelen duidelijk zijn, is er nog steeds een belangrijke vraag die beantwoord moet worden: hoe maak je er eentje? Volg deze stappen om een projecttijdlijn te maken waarmee je team zijn beste werk kan leveren.

1. Krijg inzicht in de scope van het project

Stel je voor dat we je vragen om een boterham met hagelslag te maken. Hoelang denk je dat dat zou duren? Hooguit vijf minuten?

We hebben er alleen niet bij vermeld dat we graag een sneetje zelfgebakken brood willen. En we willen graag dat je een speciale soort boter gebruikt, die alleen op zondagochtend op de markt te vinden is. En de korst moet worden weggesneden en de boterham moet in de vorm van een ster worden gesneden. Zo gaat er ineens veel tijd zitten in een boterham met hagelslag, toch?

Daarom is het cruciaal om de scope van je project te begrijpen. Je moet precies weten wat er nodig is om een project af te ronden (waaronder taken, benodigde tijd en resources).

Door meteen vanaf het begin vast te stellen wat nodig is, maak je niet alleen een realistischere tijdlijn, maar kun je scope-creep ook in een vroeg stadium herkennen. Scope-creep gebeurt wanneer de vereisten van een project groter worden dan in eerste instantie is vastgesteld. Maar liefst 52% van de projecten krijgt te maken met scope-creep.

Om je scope te bepalen, stel je de volgende zaken vast:

• Doelen: hoe ga je je project behalen?
• Te leveren producten: wat is het resultaat van je project?
• Taken en activiteiten: welke stappen moet je nemen om tot die resultaten te komen?
• Uitsluitingen: wat is geen onderdeel van het project?
• Beperkingen: met welke beperkingen heb je te maken?

Deze informatie gebruik je om een projectscopestatement te maken, waar jij en je team gedurende het project op kunnen terugvallen. Met die verklaring op zak kun je je richten op de belangrijkste onderdelen van je project en weet je welke zaken je voor nu achterwege kunt laten.

2. Stel de taken van je project vast

Je tijdlijn gaat niet over het bepalen van één einddatum voor je hele project; je moet datums voor mijlpalen vaststellen voor taken gedurende het hele project.

De technische benaming hiervoor is een work breakdown structure (WBS), waarmee je je grote project in verschillende op te leveren producten opdeelt. Dit maakt het veel makkelijker om te bepalen welke taken bij elk op te leveren product betrokken zijn.

Om even bij ons voorbeeld van de boterham met hagelslag te blijven: het uiteindelijke resultaat is een dikke, hemelse, stervormige boterham zonder korstjes. Dat wordt smullen. Maar om die boterham te kunnen smeren, zijn er nog een paar andere op te leveren producten. Want we willen geen brood uit de supermarkt, weet je nog?

• Zelfgemaakt brood
• Speciale boter van de markt
• Hagelslag

Nu we een goed overzicht hebben van elk afzonderlijk te leveren product, is het makkelijker om te zien welke taken erbij horen:

Product 1: brood

• Een broodrecept kiezen
• Ingrediënten kopen om brood te bakken
• Brood bakken
• Brood een uur laten afkoelen
• Brood in sneetjes snijden

Product 2: boter

• De openingstijden en locatie van de markt opzoeken
• Naar de markt rijden
• De boter kopen
• Terug naar huis gaan

Product 3: hagelslag

• Naar de supermarkt gaan
• Hagelslag kopen
• Terug naar huis gaan

Product 4: de uiteindelijke boterham

• Een mes en ander keukengerei pakken
• Boter op een sneetje smeren
• De hagelslag erover strooien
• De boterham dubbelvouwen
• De korstjes wegsnijden
• De boterham in de vorm van een ster snijden
• De boterham op een bord leggen om te serveren

Als je naar al die stappen kijkt, is het allemaal nog lang niet zo makkelijk.

De verleiding is groot om alle stappen op een briefje te schrijven, zodat je niets vergeet. Dat is geen slecht idee, maar je moet er dan wel voor zorgen dat je hele team je notities kan inzien.

Gebruik een gedeelde werkruimte waarin je informatie kunt delen, zoals Confluence. Zo kun je notities, verantwoordelijkheden en details netjes opslaan. Voeg vervolgens je taken toe aan een projectmanagementtool, zoals Jira of Trello, zodat je hele team ze met plezier kan afronden en afvinken.

3. Wijs aan elke taak een geschatte tijd toe

Je hebt je op te leveren items en de bijbehorende taken genoteerd, maar dit is nog steeds geen tijdlijn. Je hebt het immers nog nergens over de tijd gehad.

Dat is wat je in deze stap gaat afhandelen: uitzoeken hoelang elke taak duurt. Kijk naar elk taak die je onder elk te leveren product hebt beschreven en maak een schatting van de tijd die nodig is om 'm te voltooien.

Betrek je projectteam bij dit proces. Zij hebben namelijk een realistischer beeld van hoelang hun toegewezen taken doorgaans duren. Bovendien is het makkelijk om het slachtoffer te worden van de zogenaamde planning fallacy. Dit betekent dat we vaak geneigd zijn te onderschatten hoelang het duurt om iets af te krijgen. Je team kan je helpen om dit te voorkomen.

4. Zet je taken op volgorde

Nu je projecttaken en -tijdsinschattingen klaar zijn, is het tijd om orde op zaken te stellen, zodat jij en je team een logische volgorde hebben die moet worden aangehouden.

Er zijn een aantal dingen waar je op moet letten bij het opstellen van je reeks gebeurtenissen:

• Afhankelijkheden van taken en resources: dit zijn resources (zoals een teamlid of software) die niet tegelijkertijd kunnen worden gebruikt of taken die pas kunnen worden afgerond wanneer een andere klaar is. Je kunt de boter bijvoorbeeld pas smeren als je het brood hebt gebakken en in sneetjes hebt gesneden.
• Gelijktijdige taken: dit zijn stappen die tegelijkertijd kunnen plaatsvinden. Je bespaart een hoop tijd als je deze kunt vaststellen. Misschien kun je naar de markt gaan terwijl het brood nog moet afkoelen.

Als je deze dingen in de gaten houdt, kun je een tijdlijn maken die realistisch en efficiënt is.

5. Zet de deadlines op een rijtje

Onthoud dat een planning meer is dan een reeks tijdsinschattingen. Je moet harde deadlines toewijzen. "Voor deze taak is drie uur nodig" is iets anders dan "Deze taak is dinsdag klaar".

Gelukkig helpen je tijdsinschattingen om realistischere deadlines te stellen voor je projecttaken.

Bouw voor de zekerheid een beetje buffer in zodat je met je project niet direct in de problemen komt als er iets fout gaat. Verrassingen zijn onvermijdelijk, en je zult blij zijn dat je de tijdlijn hebt gevuld met wat speelruimte.

Weet wanneer je project af is

We weten dat de wereld vol verrassingen zit, dus je komt er vast ook een aantal tegen tijdens je projectplan. En je kunt niet voor alles een plan B hebben. Dat gezegd hebbende, het is nog steeds de moeite waard om een tijdlijn voor een project te maken.

Helemaal afzien van een projecttijdlijn betekent dat teamleden moeite hebben om hun eigen werklast te beheren. Mensen weten dan niet wat ze nu moeten doen en je projecten veranderen langzaam in een nachtmerrie zonder einde.

Je tijdlijn mag best een beetje flexibel zijn, want in sommige gevallen is dat wel nodig. Zelfs als je je niet 100% aan je plan houdt, is het toch slim om er in een vroeg stadium al eentje te maken. Zo voorkom je verwarring, is er meer verantwoordingsplicht en verloopt je project soepeler.