Vergaderingloos met Confluence
Onderwerpen zoeken
De meeste vergaderingen zijn tijdverspilling. Ja, dat lees je goed. Het hoge woord is eruit. Dit zou geen schok moeten zijn voor iemand die weleens heeft gedagdroomd, meerdere taken heeft gedaan of zelfs heeft geslapen tijdens een zinloze vergadering.
Hoeveel vergaderingen heb je vandaag gehad die eigenlijk alleen maar statusupdates waren of een terugkerende vergadering zonder agenda? Uit onderzoek blijkt dat 67% van de werknemers zegt dat te lange vergaderingen hen afleiden van hun werk. En dat brengt kosten met zich mee: Amerikaanse bedrijven verspillen $ 399 miljard aan zinloze vergaderingen. Dus als we weten dat vergaderingen vaak een verspilling van tijd (en geld) zijn, waarom blijven we ze dan inplannen?
Laat je niet tegenhouden als je niet zeker weet hoe je moet stoppen met vergaderingen. We hebben de Atlassian Community ingeschakeld voor hun aanbevolen werkwijzen, oplossingen en beproefde tips om vergaderingen vaarwel te zeggen.
TIPS OM VERGADERINGEN TE VERVANGEN DOOR ASYNCHRONE SAMENWERKING IN CONFLUENCE
- Gebruik de collectie sjablonen voor projectmanagement om je team op de hoogte te houden en op elkaar afgestemd te houden terwijl je samenwerkt aan een project.
- Gebruik de macro Taakrapport om taken toe te voegen, toe te wijzen en te bekijken.
- Gebruik de macro Beslissingsrapport om bij te houden welke beslissingen je team heeft genomen.
- Gebruik macro's om ontwikkelingsinformatie zoals Jira-kaarten en roadmaps toe te voegen aan je Confluence-pagina's.
- "Voor degenen die Jira en Confluence gebruiken om werk bij te houden en kennis te verzamelen, is mijn beste tip om minder vergaderingen te houden, de tijd te nemen om informatieve Confluence-overzichtspagina's samen te stellen met behulp van effectieve macro's en Jira-dashboards. Als je teamgenoten een hub geeft, bespaar je zoveel tijd. Zo kan iedereen vol vertrouwen hun toegewezen taken voltooien met de wetenschap dat de bronnen waarnaar ze verwijzen de meest recente en beste zijn." — Andrew Kendris, leider van de Atlassian Community
TIPS OM DE COMMUNICATIE TE STROOMLIJNEN
- Gebruik het Teamdraaiboek voor communicatie met belanghebbenden van Atlassian om een communicatieplan op te stellen voor je team waarmee je de frequentie, het publiek en de kanalen voor het communiceren van soorten informatie identificeert.
- Gebruik tools voor werkbeheer en samenwerking, zoals Karen Lewis, lid van de Atlassian Community. Haar team organiseerde vroeger één keer per sprint een updatesessie van de roadmap om het team op de hoogte te houden van de voortgang. Maar nu moedigt ze die teamleden aan om in plaats daarvan te verwijzen naar de link naar de Jira-roadmap.
- Bekijk en werk Confluence-pagina's waarop de gesprekken met je team plaatsvinden bij door de favoriete communicatietools van je team te integreren in Confluence.
- Beantwoord opmerkingen en bekijk de links naar Confluence in Slack met de app Confluence for Slack.
- Maak notulen en publiceer ze rechtstreeks in Confluence na een Microsoft Teams-vergadering met de app Microsoft Teams for Confluence.
- Voorkom saaie statusvergaderingen door doelstellingen in Confluence te gebruiken, net als Jonathan Nolen, lid van de Atlassian Community. Zijn team gebruikt Confluence voor uitgebreide informatie, zoals het ontwikkelen van ideeën, het bijwerken van instructies en communicatiebeleid, en doelstellingen voor korte, wekelijkse communicatie over de stand van zaken.
TIPS OM SAMEN TE WERKEN AAN NOTULEN IN CONFLUENCE
TIPS VOOR HET ORDENEN VAN NOTULEN
- Orden pagina's, bijlagen en zelfs spaces met labels met sleutelwoorden, zoals het type vergadering.
- Gebruik de macro Paginaoverzicht om gerelateerde pagina's weer te geven, zoals alle notulen voor een project.
- Gebruik de macro Inhoudsopgave om lezers te helpen snel informatie te vinden door de inhoud samen te vatten en te koppelen aan paginatitels.
- Gebruik de macro Anker om te verwijzen naar naar specifieke delen van een Confluence-pagina (niet alleen kopteksten).
TIPS OM DE DUUR VAN VERGADERINGEN TE BEPERKEN
- Plan de helft van de tijd in die je normaal gesproken aan een vergadering zou besteden (bijvoorbeeld 30 minuten in plaats van een uur).
- Minimaliseer zijsprongen door agenda's te maken en te delen voor tijdige, duidelijk omschreven vergaderingen.
- Wijzig je agenda-instellingen om de standaardduur van een vergadering te verkorten met vijf of tien minuten.
TIPS OM TE BEOORDELEN OF EEN VERGADERING NOODZAKELIJK IS
- Dave Liao, leider van de Atlassian Community, stelt voor: "Als iemand een afspraak met je probeert te maken, laat diegene dan een kort aanvraagformulier voor een vergadering invullen. De aanvrager moet in 1-2 zinnen kunnen beschrijven wat hij wil en wat hij hoopt te bereiken met een vergadering met jou. Idealiter kun je hun verzoek asynchroon oplossen."
-
Een formulier of sjabloon bevat het doel en de doelstelling(en) van de bijeenkomst die de deelnemers nodig hebben om zich van tevoren voor te bereiden, en links naar de nodige referentie-informatie. Als de aanvragers het formulier niet kunnen invullen, wacht dan met het inplannen van tijd op de kalender.
-
TIPS OM TIJD VRIJ TE MAKEN VOOR DIEPGAAND WERK
- Overweeg je opties bij de keuze welke dag van de week je als vergadervrij wilt aanwijzen. Er is bewijs dat spreekt voor een maandag zonder vergaderingen, terwijl anderen pleiten voor een pauze halverwege de week of extra tijd op vrijdag om af te sluiten en je voor te bereiden op de volgende week.
- Beperk jezelf niet tot één dag per week. Houd regelmatig tijd vrij in je agenda voor diepgaand werk, zodat anderen dit zien. Plan dan geen vergaderingen in en hopelijk kun je die gewoonte voortzetten.
TIPS OM TIJD VRIJ TE MAKEN VOOR TEAMS VOOR SOCIAAL CONTACT
- Kijk naar voorbeelden van Atlassian voor de beste virtuele teambuildingactiviteiten of bewezen rituelen om je team verbonden houden.
- Gebruik virtuele alternatieven voor informeel sociaal contact op kantoor zoals een praatje bij de koffieautomaat.
- Het team van Jimmy Seddon, leider van de Atlassian Community, houdt elke ochtend 'een vrijwillige Zoom-vergadering van 30 minuten voor [teamleden] om met elkaar te praten, voordat de werkdag echt is begonnen'.
Maak tijd vrij voor sociale contacten buiten vergaderingen om