Hoe je slechte communicatie op de werkvloer kunt overwinnen
Hoe uit het hamsterwiel springt en meer gedaan krijgt
Onderwerpen zoeken
Bedrijven hebben het moeilijk om talloze redenen, maar een van de meest voorkomende boosdoeners is slechte communicatie. Een succesvolle projectplanning is afhankelijk van het feit dat iedereen de juiste boodschap krijgt.
Een simpele vraag verkeerd begrijpen kan ervoor zorgen dat een bedrijf in de war raakt. Slechte communicatie op het werk ondermijnt de efficiëntie en de bedrijfsmoraal.
Dit artikel legt uit hoe je slechte communicatiegewoonten binnen je bedrijf kunt herkennen, identificeert mogelijke oorzaken en geeft suggesties om je communicatiecultuur te verbeteren.
Hoe identificeer je slechte communicatie
Slechte communicatie ontstaat wanneer teamleden informatie ineffectief overdragen. Het beschrijft een discrepantie tussen wat de ene persoon zegt en wat de ander hoort.
De teamleider verwacht bijvoorbeeld een schriftelijk rapport waarin de laatste softwarefout wordt beschreven, maar krijgt slechts een korte e-mail. De discrepantie is vaak het gevolg van slechte communicatie.
Het identificeren van overduidelijke tekenen van ineffectieve communicatie, zoals boosheid of stemverheffing, is eenvoudig. De echte problemen kunnen echter subtieler zijn. Hier zijn drie manieren om slechte communicatie op het werk te identificeren:
- Observeer misverstanden in de interacties tussen teams. Besteed aandacht aan gezamenlijke communicatie-inspanningen tussen verschillende teams. Zijn hun doelen duidelijk? Lijkt iemand verward of slecht geïnformeerd?
- Let op gemiste deadlines en veelvoorkomende fouten. Als je werknemers slordige fouten maken, zoals het missen van deadlines of het negeren van projectparameters, begrijpen ze misschien niet helemaal wat hun verantwoordelijkheden zijn.
- Houd feedbackloops in de gaten. Beperkte feedback leidt vaak tot gebrekkige communicatievaardigheden. Een manager die bijvoorbeeld onvolledige aanwijzingen geeft, beseft misschien niet wat er gebeurt als niemand klaagt.
Veelvoorkomende oorzaken van slechte communicatie
Gebreken in de interne communicatie hebben vaak een handvol veelvoorkomende oorzaken, waaronder een gebrek aan duidelijkheid in instructies en doelen, een gebrek aan feedback of problemen met de hiërarchie. Culturele verschillen, taalbarrières, fysieke en milieubarrières en ineffectieve communicatiekanalen kunnen ook problemen veroorzaken.
Bedenk hoe de communicatie in je bedrijf verloopt. Krijgen werknemers instructies die ze begrijpen en die ze later kunnen raadplegen? Het team lijkt misschien geïnvesteerd als je je vijfpuntenplan voor vooruitgang opstelt, maar dat enthousiasme gaat verloren als niemand zich de details binnen een week herinnert. Zorg ervoor dat iedereen zowel de vereisten als het algemene doel van zijn werk begrijpt.
Eén manier om ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft, is door gebruik te maken van meerdere communicatiekanalen. Een samenwerkingsplatform zoals Confluence is perfect voor lange instructies, terwijl chatplatforms beter zijn voor snelle updates. Het feit dat er meerdere manieren zijn om met elkaar in contact te komen, helpt werknemers ook om te communiceren over culturele verschillen heen. Schriftelijke berichten kunnen bijvoorbeeld een werknemer met een taalbarrière helpen.
Denk aan andere mogelijke belemmeringen voor communicatie. Projectsamenwerking kan een uitdaging zijn omdat de vergadertijden te laat zijn voor buitenlandse werknemers. Of misschien maakt een open kantoorruimte het moeilijk om je te concentreren.
Het is alleen nuttig om de oorzaak van de communicatieproblemen in je bedrijf te achterhalen als iemand de macht heeft om wijzigingen door te voeren. Inert of ontbrekend leiderschap is een groot probleem als je de slechte communicatievaardigheden van werknemers wilt verbeteren.
Strategieën om slechte communicatie op de werkvloer te verbeteren
Als je merkt dat de communicatie op het werk verslechtert, is het van cruciaal belang om snel te handelen. Bijna 50% van de respondenten uit de Forbes Advisor-enquête van 2023 zei dat slechte communicatie invloed had op hun werkplezier.
Gelukkig kan de schade ongedaan worden gemaakt. Hier zijn enkele strategieën om de communicatie in bedrijfsinstellingen te verbeteren.
Actief luisteren bevorderen
Soms missen werknemers informatie omdat ze niet echt luisteren. Ze concentreren zich op wat ze daarna willen zeggen of hun gedachten dwalen af naar onderwerpen die niets met elkaar te maken hebben. Het bevorderen van actief luisteren maakt een aanzienlijk verschil. Moedig werknemers aan om onderbrekingen te vermijden en zich echt op het gesprek te concentreren.
Tegen iemand praten in plaats van met iemand praten is niet effectief. Vraag luisteraars regelmatig om samen te vatten wat ze horen. Dit helpt om te beoordelen of ze het begrijpen, zodat het gesprek vriendelijk en respectvol blijft.
De duidelijkheid en nauwkeurigheid verbeteren
Zelfs de beste ideeën zullen niet werken als werknemers niet zeker zijn van de bedrijfsdoelstellingen. Iedereen in het projectbeheerteam of met beslissingsbevoegdheden moet weten hoe je duidelijke instructies zonder jargon moet overbrengen.
Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: "Laten we actie ondernemen", zeg: "Laten we de verkoop van producten volgend kwartaal met 5% verhogen." De twee berichten klinken hetzelfde, maar bij één is de kans groter dat je het gewenste antwoord krijgt.
Door een omgeving te creëren waar feedback en vragen welkom zijn, blijf je op de hoogte als er nieuwe misverstanden ontstaan.
De juiste tools selecteren
Teamsamenwerking kan vereisen dat leden tussen e-mails, online chats, telefoongesprekken, tools voor het volgen van projecten, enz. moeten wisselen. De communicatie verloopt moeiteloos wanneer je de juiste platforms en technologieën kiest.
Sommige teams reizen vaak en hebben een werktelefoon nodig om het aantal gesprekken te regelen. Anderen werken op afstand en communiceren volledig via digitale middelen. Welke communicatiemethode je ook gebruikt, laat het hele team weten en leg uit hoe je welke technologie dan ook moet gebruiken.
Als je team een kantoor heeft, breng dan een evenwicht tussen digitaal geklets en persoonlijke interacties.
Online een kort berichtje sturen is de snelste optie, maar veel denkers vinden inspiratie wanneer ideeën persoonlijk vloeien. Door te praten kunnen werknemers bijvoorbeeld hun whiteboardstrategie introduceren en directe, onbewerkte feedback krijgen.
Communicatietraining aanbieden
Heb je werknemers die het moeilijk vinden om iets te zeggen vanwege introversie of beperkte interpersoonlijke vaardigheden? Communicatietraining helpt hen een stem te geven.
Werknemers hebben misschien geen ervaring met luisteren naar anderen of kunnen moeite hebben met afleiding. Ze willen goed presteren, maar ze hebben meer training nodig.
Een korte communicatieworkshop zou lessen kunnen omvatten over duidelijk spreken, actief luisteren en het interpreteren van non-verbale signalen. Deze training is het meest effectief als deze wordt aangepast aan teamspecifieke problemen. Als je bijvoorbeeld berichten op sociale media publiceert die fouten bevatten omdat het inhoudsteam verouderde informatie deelt, organiseer dan een trainingsles die gericht is op samenwerking tussen teams om dit op te lossen.
Open en eerlijke feedback aanmoedigen
Mensen die zich comfortabel genoeg voelen om op communicatieproblemen te wijzen, zijn geweldige teamgenoten. Deze eerlijkheid bestaat echter alleen binnen een werkcultuur die open en directe feedback beschermt. Als werknemers bang zijn voor gevolgen, zullen ze stil blijven en mogelijke problemen negeren.
Managers moeten er misschien aan denken om de fasen van het projectbeheer uit te leggen of cruciale informatie over te brengen. Als je werknemers hebt die regelmatig feedback geven, kun je deze problemen oplossen voordat ze erger worden.
Organiseer regelmatige controles, één-op-één bijeenkomsten en anonieme enquêtes. Als er een klacht verschijnt, los die dan zo snel mogelijk op. Inspelen op feedback van werknemers toont de waarde ervan aan.
Hoe je een positieve communicatiecultuur kunt bevorderen
Het creëren van een positieve communicatiecultuur is essentieel voor het succes van elk bedrijf. Laten we de belangrijkste strategieën onderzoeken om een omgeving te creëren waarin open communicatie, vertrouwen en transparantie floreren, wat uiteindelijk positief zal zijn voor individuen en het team.
Het goede voorbeeld geven
Werknemers krijgen hun aanwijzingen van bovenaf. Als managers slecht communiceren, zullen werknemers dat ook doen.
Als je wilt werken in een omgeving met duidelijke communicatie, let dan goed op de leiders op de werkvloer. Concentreer je op hoe ze praten, lees hun e-mails en interne memo's en zorg ervoor dat ze begrijpen hoe ze feedback moeten accepteren. Als je een leidinggevende functie bekleedt, maak er dan een punt van om de communicatienormen zo consistent mogelijk te handhaven.
Het doel is dat leiders het goede voorbeeld geven voor de werknemers. Consistentie is echter belangrijk. Communicatiestandaarden moeten betrouwbaar zijn voordat ze het gedrag beïnvloeden.
Vertrouwen en transparantie opbouwen
Wantrouwen leidt tot stilte onder werknemers. Niemand wil problemen onder de aandacht brengen als ze bang zijn dat ze daardoor in de problemen zullen komen. Communicatie komt tot bloei wanneer bedrijven eerlijkheid en integriteit respecteren.
Wees voorbereid op klachten waar je het niet mee eens bent of waarbij geliefde teamleden betrokken zijn. Om de transparantie te behouden, moet je elk probleem evalueren en je bevindingen rapporteren.
Als klachten operationele verschuivingen teweegbrengen, laat het dan aan iedereen weten. Informatie delen moet normaal aanvoelen.
Soms wordt er foutieve informatie verspreid. Het kan gaan over een specifiek teamlid, een nieuwe productlijn of iets anders. Verkeerde informatie verspreidt zich vaak snel binnen teams en blijft in de hoofden van werknemers zitten. Als je een gerucht hoort, druk dit dan meteen de kop in en deel de juiste of officiële informatie.
Herken goede communicatie
Het stimuleren van goede communicatie geeft je team energie en vergroot de kans dat het gedrag aanhoudt. Probeer verschillende beloningsstructuren uit tot je er een vindt waarop werknemers reageren.
Teams die goed communiceren, verdienen ook erkenning. Gebruik openbare complimenten om de successen van het team te motiveren en te vieren in het bijzijn van het hele bedrijf.
Goede communicatie heeft mogelijk ook invloed op de prestatiebeoordelingen. Als iemands communicatiestijl merkbaar verbetert, vergeet dan niet om de verandering te benadrukken.
Gebruik Confluence voor effectieve communicatie op de werkplek
De manier waarop je team communiceert, heeft invloed op alles, van productkwaliteit tot werknemerstevredenheid. Dankzij platformen zoals Confluence kunnen communicatie-inspanningen gecoördineerd worden, waardoor verbeteringen eenvoudig gemonitord kunnen worden.
Confluence biedt één bron van waarheid. Met Confluence kunnen teamleden documenten rechtstreeks delen en er opmerkingen in plaatsen, waardoor het niet meer nodig is om gegevens op verschillende platforms na te jagen. Iedereen die bij het project betrokken is, kan tegelijkertijd aan hetzelfde document werken, alsof ze zich in dezelfde ruimte bevinden.
Als werknemers alleen werken, kunnen ze de wijzigingen 24/7 bekijken. Reacties op de pagina zorgen voor een feedbacklus die aanzet tot gesprekken en misverstanden opheldert. Als je meer expertise nodig hebt, tag de expert dan in het gedeelte voor opmerkingen.
Met Confluence kunnen teams ook communiceren via geïntegreerde berichtenhulpmiddelen. Deel informatie met het hele bedrijf of maak spaces voor samenwerking aan om bepaalde projecten te bespreken. Elk document en elke opmerking en revisie met betrekking tot het project wordt beschikbaar voor beoordeling.
Wil je de communicatie van je team transformeren? Probeer Confluence-whiteboards vandaag nog gratis.
