Understanding cost performance index (CPI)

What is the cost performance index (CPI)?

The cost performance index is a metric that measures cost efficiency by comparing your planned budget against actual project costs. It shows you whether you’re spending more or less than planned for the work completed, which can help you understand whether you have enough budget left to meet your project objectives.

Project managers rely on CPI as a standardized way to track costs and measure budget performance throughout the project life cycle. This metric is valuable because it provides an objective measure of cost efficiency that can be compared across different projects and time periods.

Als je de CPI berekent, krijg je een getal dat je precies vertelt hoe je project er financieel voor staat:

• Een CPI van meer dan 1,0 betekent dat je onder het budget zit en efficiënt presteert
• Een CPI van precies 1,0 betekent dat je precies binnen je budget zit
• Een CPI die lager is dan 1,0 betekent dat je je budget overschrijdt en meer uitgeeft dan gepland

Kostenprestatie-index (Cost Performance Index) berekenen

Het berekenen van de kostenprestatie-index is eenvoudig als je eenmaal begrijpt welke componenten erbij komen kijken. Je hebt maar twee gegevens nodig:

1. Verdiende waarde (EV): dit is de waarde van het werk dat tot nu toe is voltooid.
2. Werkelijke kosten (AC): dit zijn de totale kosten die zijn besteed aan voltooid werk.

Om een nauwkeurige berekening van de kostenprestatie-index te garanderen, moet je gegevens verzamelen uit:

• Budgetrapporten
• Werkroosters
• Onkostennota
• Voortgangsrapporten

Formule voor de kostenprestatie-index

De formule voor de kostenprestatie-index is:

CPI = verdiende waarde (EV) / werkelijke kosten (AC)

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van de berekening van de kostenprestatie-index:

Als je team $ 50.000 aan werk heeft voltooid (EV) en $ 45.000 heeft uitgegeven (AC):

CPI = $ 50.000 / $ 45.000 = 1,11

Dit resultaat geeft aan dat het project efficiënt presteert, met een waarde van $ 1,11 voor elke uitgegeven dollar.

Waarom varieert de kostenprestatie-index?

Verschillende factoren kunnen van invloed zijn op je CPI-waarde. Als teams deze variabelen begrijpen, kunnen ze hun capaciteitsplanning sturen en hun aanpak aanpassen wanneer dat nodig is:

• Veranderingen in de projectscope: wanneer de vereisten toenemen of afnemen, heeft dat rechtstreeks invloed op je CPI. Door nieuwe functies toe te voegen aan een softwareproject krijg je bijvoorbeeld meer werk dan je aanvankelijk hebt begroot, waardoor je CPI mogelijk onder de 1,0 komt. Aan de andere kant kan het beperken van de scope je CPI verbeteren als het budget ongewijzigd blijft.
• Onverwachte technische uitdagingen: er kunnen zich technische problemen voordoen die niet in het oorspronkelijke budget waren opgenomen. Een ontwikkelingsteam zou bijvoorbeeld kunnen ontdekken dat de integratie van twee systemen complexer is dan verwacht, waardoor er extra uren en middelen nodig zijn die niet gepland waren, wat een negatieve invloed heeft op de CPI.
• Veranderingen aan de toewijzing van middelen: veranderingen in de samenstelling van het team of de beschikbaarheid kunnen een aanzienlijke invloed hebben op de CPI. Als je duurdere contractanten aanneemt om deadlines te halen, belangrijke teamleden verliest en vervangers moet trainen, gaan je werkelijke kosten omhoog en gaat je CPI naar beneden.
• Marktschommelingen: externe economische factoren kunnen invloed hebben op je CPI waar je geen controle over hebt. Plotselinge stijgingen van materiaalkosten, wisselkoerswijzigingen of inflatie kunnen bijvoorbeeld invloed hebben op je werkelijke kosten, zelfs als de hoeveelheid werk gelijk blijft.
• Vertragingen: projecten die achterlopen op schema brengen vaak extra kosten met zich mee. Langere tijdlijnen betekenen meer arbeidsuren, een langere huur van apparatuur of overheadkosten die niet in het oorspronkelijke budget voorkwamen, wat leidt tot een slechtere CPI.
• Prijswijzigingen van leveranciers: leveranciers kunnen hun prijzen aanpassen vanwege verschillende factoren, waardoor de werkelijke kosten van je project worden beïnvloed. Een leverancier kan zijn tarieven halverwege het project verhogen of misschien moet je overstappen naar een duurdere leverancier om aan de kwaliteitseisen te voldoen, wat van invloed is op je CPI.

Door deze variabelen te begrijpen, kunnen projectmanagers anticiperen op mogelijke schommelingen in de CPI en stappen ondernemen om het budget efficiënt te houden. Door deze factoren in de gaten te houden, kunnen teams risico's vroegtijdig identificeren en corrigerende maatregelen nemen voordat ze een significante invloed hebben op de financiële prestaties van het project.

De waarden van de kostenprestatie-index interpreteren

Hoewel de basisberekening eenvoudig is, is het cruciaal om te weten hoe je deze cijfers moet interpreteren en welke acties je moet ondernemen.

Een CPI hoger dan 1,0 betekent dat je project efficiënt loopt en binnen het budget valt. Een CPI van 1,15 geeft bijvoorbeeld aan dat je $ 1,15 aan werk voltooid hebt voor elke uitgegeven dollar. Dit is een kostenefficiëntie van 15%. Dit kan betekenen dat je team innovatieve manieren heeft gevonden om waarde te leveren of dat je aanvankelijke budgetschattingen conservatief waren.

Als je CPI gelijk is aan 1,0, dan zit je op het perfecte budget. Je werkelijke kosten komen precies overeen met je geplande uitgaven, wat wijst op een sterke planning en uitvoering. Hoewel deze perfecte afstemming zeldzaam is, is het een ideaal doel voor de meeste projecten.

Een CPI lager dan 1,0 geeft aan dat je project het budget overschrijdt. Een CPI van 0,85 betekent bijvoorbeeld dat je slechts 85 cent waarde krijgt voor elke uitgegeven dollar. Dit is een kostenoverschrijding van 15%. Dit moet leiden tot een onmiddellijke analyse en mogelijke corrigerende maatregelen om verdere verslechtering van het budget te voorkomen.

CPI gebruiken om de projectprestaties te verbeteren

Zo gebruik je CPI-gegevens om je project succesvoller te maken:

• Middelenbeheer: volg de CPI-trends om betere beslissingen te nemen over je team en tools. Als je problemen ziet, kun je werk snel opnieuw toewijzen of de samenstelling van je team veranderen om de kosten onder controle te houden.
• Scope beheren: gebruik CPI-cijfers om noodzakelijke wijzigingen aan de projectscope uit te leggen aan belanghebbenden. Als je CPI daalt, moet je misschien sommige functies naar een latere datum verplaatsen of je levering heroverwegen.
• Budgetbeheer: aan je CPI kun je zien waar geld goed wordt besteed of waar het wordt verspild. Je kunt geld opnemen van gebieden waar het goed gaat om problemen op andere gebieden op te lossen.
• Teamafstemming: deel CPI-doelen en -updates met je team, zodat iedereen begrijpt hoe ze de kosten beïnvloeden. Als je team ziet welke invloed hun werk heeft op het budget, maken ze betere keuzes.
• Risicobeheer: houd de wijzigingen in de CPI in de gaten om eventuele problemen vroegtijdig op te sporen. Als je problemen snel vindt, heb je tijd om ze op te lossen voordat ze duur worden.
• Toekomstplanning: gebruik wat je leert van huidige projecten om betere schattingen te maken en beslissingen te nemen over projectplanning in de toekomst. Zowel successen als fouten kunnen helpen om je volgende project te verbeteren.

Confluence maakt het volgen en delen van al deze CPI-metingen eenvoudiger. Teams kunnen eenvoudige dashboards bouwen om de prestaties te bekijken, automatische rapporten te genereren en al hun gegevens op één plek bij te houden. Samenwerken om de kosten te beheersen is gemakkelijker als iedereen informatie kan zien en delen.

Je kunt de kosten van je project gezond houden door de CPI in Confluence nauwlettend in de gaten te houden en snel te handelen als er iets verandert. Goede documentatie en projectsamenwerking helpen om CPI-cijfers om te zetten in echte verbeteringen voor je project.

Voorbeelden van de kostenprestatie-index

Laten we eens kijken naar twee voorbeelden uit de praktijk van hoe teams hun budgetten kunnen begrijpen en beheren met CPI:

Onder het budget: Lancering van de marketingcampagne

Een digitaal marketingteam voert een campagne van zes maanden met een budget van $ 100.000. Na drie maanden controleren ze de cijfers:

• Verdiende waarde (waarde van voltooid werk): $ 50.000
• Werkelijke kosten (uitgegeven geld): $ 40.000
• CPI = $ 50.000 / $ 40.000 = 1,25

Wat dit betekent:

• Het team krijgt $ 1,25 aan waarde voor elke uitgegeven dollar
• Ze zitten 25% onder het budget, wat wijst op een uitstekende kostenefficiëntie
• Deze sterke prestatie is te danken aan:
  • advertentietarieven die lager zijn dan verwacht
  • het hergebruiken van bestaande inhoud in plaats van alles vanaf nul op te bouwen
  • het behalen van betere resultaten met minder betaalde advertenties

Wat ze hierna deden: het team gebruikte de kostenbesparingen om nieuwe advertentiekanalen uit te proberen en bleef zo toch binnen het budget. Ook documenteerde het team de succesvolle kostenbesparingsstrategieën in Confluence om andere teams te helpen hun marketinguitgaven te verbeteren.

Overschrijding van het budget: project voor softwareontwikkeling

Een ontwikkelingsteam werkt aan een nieuwe app met een budget van $ 200.000. Halverwege:

• Verdiende waarde (waarde van voltooid werk): $ 100.000
• Werkelijke kosten (uitgegeven geld): $ 120.000
• CPI = $ 100.000 / $ 120.000 = 0,83

Wat dit betekent:

• Het team krijgt slechts 83 cent waarde voor elke uitgegeven dollar
• Ze zitten 17% boven het budget, wat wijst op een slechte kostenefficiëntie
• Het teveel aan uitgaven was het gevolg van:
  • onverwachte technische uitdagingen met een nieuw kader
  • het aannemen van een extra ontwikkelaar
  • aanvullende testvereisten

Wat ze hierna deden: nadat ze de lage CPI hadden gezien, is het team onmiddellijk gaan kijken naar de scope van het project en maakte het team aanpassingen. Het team verplaatste een aantal niet-essentiële functies naar een latere release en richtte zich op de kernfunctionaliteit om verdere budgetoverschrijdingen te voorkomen.

Deze voorbeelden laten zien hoe teams met behulp van CPI problemen vroegtijdig op kunnen sporen en weloverwogen beslissingen kunnen nemen over hun budget tijdens de levenscyclus van het project. Teams die de CPI regelmatig controleren, kunnen problemen opsporen voordat ze grote problemen worden en hun plannen daarop aanpassen. Of je nu onder of boven het budget zit, de CPI geeft je duidelijke cijfers als leidraad voor beslissingen en om belanghebbenden op de hoogte te houden van de financiële gezondheid van projecten.

Het succes van projecten optimaliseren met Confluence

Projecten slagen wanneer teams beschikken over duidelijke gegevens als leidraad voor hun financiële beslissingen. Goede kostenregistratie is voor iedereen nuttig, van teamleden tot belanghebbenden, bij het maken van slimmere keuzes over budgetten en middelen.

Het bijhouden van de CPI is veel eenvoudiger wanneer teams Confluence gebruiken. In plaats van rommelige spreadsheets en e-mails kun je duidelijke dashboards aanmaken met realtime CPI-gegevens, automatische meldingen instellen voor budgetproblemen en al je financiële rapporten op één plek bewaren. Zorg dat iedereen op één lijn zit met Confluence, verbeter de samenwerking en zorg ervoor dat iedereen ziet en begrijpt hoe het project financieel presteert.

Ben je klaar om de financiële prestaties van je project te verbeteren? Begin met het opzetten van een CPI-volgsysteem in Confluence. Gebruik sjablonen zoals de budgetvoorstelsjabloon van Confluence om je financiën effectief te plannen en te beheren en om inzichten te delen met teamleden. Begin met het samenbrengen van teams en kennis met Confluence.

Probeer Confluence