Wat zijn belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's)?
Onderwerpen zoeken
Hoe weet je of je bedrijf en je projecten echt succesvol zijn? Misschien heb je het druk, zie je werknemers die hard aan het werk zijn en heb je een gestage stroom klanten. Gevoelens en observaties kunnen echter misleidend zijn. Zonder de prestaties te meten, weet je niet of je bedrijf succesvol is. Hierdoor loop je risico.
Gelukkig kun je je prestaties meten aan de hand van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's), die aangeven of je op schema ligt om je doelen te bereiken of dat je aanpassingen moet maken. Ze zetten onderbuikgevoelens om in concrete gegevens, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen in plaats van alleen op je instinct te vertrouwen.
Als je KPI's begrijpt en hoe je die gebruikt, kun je beslissingen nemen op basis van ingevingen en harde gegevens, of je nu de leiding hebt over een klein team of over een groot bedrijf.In deze handleiding wordt dieper ingegaan op KPI's, inclusief hoe je ze kiest en hoe je ze implementeert in je hele bedrijf.
Ben je klaar om je succes bij te houden? Maak vandaag nog een KPI-sjabloon in Confluence.
Wat zijn KPI's?
Belangrijke prestatie-indicatoren zijn zorgvuldig geselecteerde metingen die laten zien hoe effectief je bent in het behalen van je zakelijke doelen of projectdoelstellingen. Elke KPI laat je iets belangrijks zien over hoe je bedrijf het doet.
Elke succesvolle KPI heeft deze belangrijke kenmerken:
- In lijn met de bedrijfsdoelstellingen
- Duidelijk gedefinieerd en meetbaar
- Bruikbaar en invloedrijk bij zakelijke beslissingen
- Tijdsgebonden met frequente tussentijdse rapportages
-
Toegankelijk voor degenen die verantwoordelijk zijn voor de resultaten
KPI's verschijnen in verschillende bedrijfsgebieden en bieden verschillende inzichten voor elk team. Salesteams vertrouwen op KPI's om inzicht te krijgen in de status van hun pipeline en om alles bij te houden, van conversiepercentages die laten zien hoe effectief er deals worden gesloten tot omzetgroei, wat wijst op marktsucces.
Marketingteams houden de ROI van campagnes in de gaten om ervoor te zorgen dat door hun uitgaven resultaten worden opgeleverd en dat ze leads genereren om een goede stroom potentiële klanten te behouden. In de klantenservice meten teams hun prestaties aan de hand van responstijden en tevredenheidsscores, om ervoor te zorgen dat ze effectief zijn in het voldoen aan de behoeften van de klant.
Operationele teams zijn gericht op de details van bedrijfsefficiëntie, waarbij KPI's worden gebruikt om de productiviteit te meten en processen te stroomlijnen. Daarbij volgen financiële teams de financiële gezondheid van het bedrijf aan de hand van winstgevendheidsstatistieken en cashflow-indicatoren, zodat het bedrijf financieel stabiel blijft.
OKR's vs. KPI's
Hoewel het meten van prestaties essentieel is voor elk bedrijf, is het belangrijk om het onderscheid te begrijpen tussen verschillende kaders voor het bijhouden. OKR's en KPI's zijn twee benaderingen die vaak voor verwarring zorgen, maar ze hebben twee fundamenteel verschillende doelen.
Het belangrijkste verschil tussen OKR's en KPI's zijn de kernfuncties: KPI's fungeren als voortdurende 'vitale functies' waarmee de toestand en duurzaamheid van je bedrijf in de gaten worden gehouden. Hierbij worden vastgestelde processen en huidige prestatieniveaus gemeten. Ze blijven doorgaans consistent in de loop van de tijd en bieden stabiele statistieken die teams kunnen gebruiken voor de dagelijkse besluitvorming.
Aan de andere kant zijn OKR's ontworpen om innovatie en transformerende veranderingen te stimuleren. Ze zijn doorgaans ambitieuzer en er worden hoge doelen mee gesteld, waardoor teamleden uit hun comfortzone moeten stappen.
Met KPI's kun je je huidige marktaandeel bijhouden, maar door een OKR wordt je team uitgedaagd om binnen zes maanden uit te breiden naar drie nieuwe markten. Door dit verschil te begrijpen, kunnen bedrijven beide tools effectief gebruiken: KPI's voor het handhaven en optimaliseren van de huidige prestaties en OKR's voor het stimuleren van groei en innovatie.
Het belang van KPI's
Dankzij KPI's worden er meetbare gegevens geleverd voor betere besluitvorming en voor het bijhouden van prestaties. Als je begrijpt hoe belangrijk KPI's zijn, kun je ze beter in je hele bedrijf implementeren om zo de beste resultaten te behalen. Dit zijn een paar redenen waarom KPI's essentieel zijn voor je bedrijf:
- Strategische planning en besluitvorming: KPI's zetten onderbuikgevoel om in strategieën op basis van gegevens. Wanneer managementteams toegang hebben tot duidelijke prestatiestatistieken, kunnen ze trends eerder vaststellen, resources effectiever toewijzen en strategieën aanpassen op basis van actuele gegevens in plaats van ingevingen.
- Projectsamenwerking en projecten volgen: door tools voor projectsamenwerking zoals Confluence te gebruiken om KPI's bij te houden, ontstaat er een centrale bron van waarheid voor alle teamleden. Teams kunnen de prestaties in realtime volgen, efficiënt updates delen en een duidelijk zicht houden op de voortgang in de richting van de doelen.
-
Verantwoording en verbetering: door regelmatig KPI's te volgen is duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke statistieken en wordt er een kader gecreëerd voor continue verbetering. Teams kunnen succesvolle strategieën vaststellen en deze toepassen, gebieden die ondermaats presteren snel opsporen en doortastende maatregelen nemen om de resultaten te verbeteren.
Soorten KPI's
Inzicht in de verschillende soorten KPI's helpt bedrijven bij het kiezen van de juiste statistieken voor hun specifieke doelen. Elk soort KPI meet verschillende aspecten van bedrijfsprestaties. Dit moet je weten over elke categorie.
Kwantitatieve KPI's
Door kwantitatieve KPI's worden er concrete en meetbare gegevens geleverd die je in principe maar op één manier kunt interpreteren. Deze statistieken laten prestaties zien in duidelijke cijfers, waardoor het eenvoudig is om de voortgang bij te houden en om de resultaten in de loop van de tijd te vergelijken.
De omzetgroei is bijvoorbeeld een eenvoudige maatstaf voor de financiële vooruitgang, die precies laat zien in hoeverre het bedrijf groeit. Op dezelfde manier kun je op basis van de kosten voor klantenwerving een exact cijfer zien voor het beoordelen van de efficiëntie van marketing en verkoop. Deze objectieve metingen vormen een solide basis voor besluitvorming en leveren concrete gegevens op over bedrijfsprestaties.
Kwalitatieve KPI's
Hoewel ze niet zo eenvoudig te kwantificeren zijn als hun numerieke tegenhangers, bevatten kwalitatieve KPI's essentiële aspecten van bedrijfsprestaties die cijfers alleen niet kunnen overbrengen. Klanttevredenheidsscores (CSAT) helpen bedrijven inzicht te krijgen in de kwaliteit van hun service en productervaring, terwijl de mate van betrokkenheid van werknemers inzicht geeft in de werkcultuur en het teammoreel.
Hoewel deze statistieken vaak gebaseerd zijn op enquêtes en feedback, bieden ze waardevolle inzichten in de menselijke elementen die belangrijk zijn voor zakelijk succes. Door deze subjectieve metingen bij te houden, kunnen bedrijven de aspecten wat betreft ervaringen van hun activiteiten beter begrijpen en deze verbeteren.
Vooruitlopende KPI's
Vooruitlopende KPI's fungeren als vroegtijdige waarschuwingssystemen, die bedrijven helpen te anticiperen op toekomstige resultaten en om van koers te veranderen wanneer dat nodig is. Deze toekomstgerichte statistieken bieden inzicht in toekomstige prestaties, zodat teams proactieve beslissingen kunnen nemen.
Het bijhouden van het aantal nieuwe leads die worden gegenereerd, kan bijvoorbeeld helpen om toekomstige verkoopprestaties te voorspellen, terwijl het volgen van trends op het gebied van websiteverkeer kan wijzen op toekomstige klantbetrokkenheid. Met deze voorspellende indicatoren kunnen bedrijven potentiële problemen aanpakken voordat ze de eindresultaten beïnvloeden.
Achterlopende KPI's
Achterlopende KPI's laten je zien wat er al is gebeurd, wat concreet bewijs is van eerdere prestaties en de effectiviteit van de strategie. Deze historische statistieken, zoals klantverloop of maandelijkse omzettotalen, helpen bedrijven inzicht te krijgen in de werkelijke impact van hun beslissingen en initiatieven.
Hoewel deze statistieken niet kunnen worden gewijzigd, bieden ze waardevolle lessen voor toekomstige planning en helpen ze te valideren of specifieke strategieën de bedoelde resultaten hebben behaald. Bedrijven kunnen hun aanpak verfijnen door deze op resultaten gebaseerde indicatoren te analyseren en in de toekomst beter onderbouwde beslissingen te nemen.
Financiële KPI's
Financiële KPI's bieden essentiële inzichten in de duurzaamheid en het succes van bedrijven. Deze statistieken, waaronder het investeringsrendement (ROI) en de brutowinstmarge, geven duidelijk inzicht in hoe effectief een bedrijf waarde creëert met resources.
Door financiële KPI's zorgvuldig te volgen, kunnen bedrijven de operationele efficiëntie beoordelen, weloverwogen beslissingen nemen over de toewijzing van resources en zorgen voor levensvatbaarheid op lange termijn. Deze statistieken helpen managementteams te begrijpen hoeveel geld er binnenkomt en hoe efficiënt het bedrijf financiële resultaten behaalt.
Hoe stel je effectieve KPI's op?
Om effectieve KPI's op te stellen heb je een duidelijk proces nodig. Begin met het kader voor SMART-doelen.
Dit betekent dat elke KPI het volgende moet zijn:
- Specifiek: richt je op één duidelijk prestatiegebied
- Meetbaar: gebruik echte cijfers die je kunt volgen
- Acceptabel: stel realistische doelen die je teamleden kunnen bereiken
- Relevant: laat de KPI aansluiten op zakelijke behoeften
-
Tijdgebonden: zorg voor duidelijke deadlines
Gebruik de sjabloon voor SMART-doelen van Confluence als startpunt.
Je KPI's moeten ook de grotere doelen en de projectscope van je bedrijf ondersteunen. Efficiënt doelen stellen betekent dat je elke KPI aan laat sluiten op de doelstellingen van je organisatie. Als bij je bedrijf de klanttevredenheid moet worden verbeterd, moeten je KPI's zaken meten die rechtstreeks van invloed zijn op klanttevredenheid. Als het doel meer verkoop is, moeten je KPI's activiteiten bijhouden die tot meer inkomsten leiden.
Hier volgt een echt voorbeeld: een klantenserviceteam wil de responstijden verbeteren. Een slechte KPI is 'reageer sneller op klanten'. Een goede KPI is 'tegen 30 juni kunnen binnen 2 uur alle vragen van klanten tijdens kantooruren worden beantwoord'. Zo is het duidelijk wat er moet gebeuren, hoe het wordt gemeten en wanneer het moet worden bereikt.
Hoe meet en analyseer je KPI's?
Teams kunnen KPI's opstellen en bijhouden met behulp van verschillende tools voor effectieve projectplanning. Digitale dashboards geven in realtime gegevens en voortgang weer. Spreadsheets helpen bij gedetailleerde gegevensanalyse en het bijhouden van historische gegevens. Software voor projectmanagement combineert het bijhouden met teamcoördinatie. Analyseplatforms bieden diepgaande inzichten in web- en klantstatistieken.
Confluence combineert al deze elementen met aanpasbare dashboards en sjablonen om KPI's op één centrale plek bij te houden. Dit maakt het gemakkelijk om gegevens te verzamelen, updates te delen en iedereen op de hoogte te houden van de voortgang.
Regelmatige analyses zijn cruciaal voor het succes van KPI's. Plan wekelijkse of maandelijkse beoordelingssessies in om te controleren of je je doelen haalt. Verander je aanpak aan als je merkt dat je het niet redt. Het kan zijn dat je meer uitdagende doelen moet stellen als je je doelen overtreft. Onthoud dat KPI's niet definitief vastliggen. Ze evolueren naarmate de behoeften van je bedrijf veranderen.
Voor- en nadelen van KPI's
Zoals bij elke zakelijke tool kleven er voor- en nadelen aan KPI's. De voordelen van KPI's zijn onder andere:
- Betere besluitvorming: teams kunnen zakelijke beslissingen nemen op basis van actuele gegevens in plaats van op gevoel.
- Duidelijke voortgang van doelen: iedereen is op de hoogte van de voortgang van de doelen.
- Systeem voor vroegtijdige waarschuwingen: problemen worden zichtbaar voordat ze kunnen uitgroeien tot grotere problemen.
- Verbeterd teamwerk: teams stemmen hun inspanningen af op gedeelde statistieken.
- Motivatie van werknemers: duidelijke doelstellingen helpen teamleden om inzicht te krijgen in wat succes inhoudt.
Zichtbaarheid van de prestaties: de voortgang is gemakkelijk te zien en te delen binnen het hele bedrijf.
Hoewel KPI's waardevol zijn, kunnen ze een aantal problemen opleveren waar teams op moeten letten, zoals:
- Te veel complicaties: teams houden soms erg veel statistieken bij, waardoor ze zich niet meer concentreren op wat echt belangrijk is.
- Verkeerde statistieken: als je de verkeerde KPI's kiest, kan dat als gevolg hebben dat teams zich richten op de verkeerde activiteiten.
- Tijdinvestering: het verzamelen en analyseren van gegevens kost veel moeite.
- Obsessie over cijfers: teams kunnen zich mogelijk te veel richten op cijfers en kunnen daardoor kwalitatieve factoren vergeten.
- Het systeem testen: mensen kunnen manieren vinden om doelen te bereiken zonder voor echte verbeteringen te zorgen.
Verandering tegenwerken: sommige teamleden vinden het misschien niet leuk om gecontroleerd te worden.
KPI-voorbeelden
Verschillende sectoren volgen verschillende KPI's op basis van hun specifieke doelstellingen. Hier zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden van KPI's die leiden tot resultaten:
Software- en IT-teams
Software- en IT-teams richten zich op statistieken die de status van het systeem en de efficiëntie van de ontwikkeling aantonen. Belangrijke IT-KPI's zijn onder meer de ontwikkelingssnelheid, zodat kan worden bijgehouden hoe snel teams hun werk voltooien, de oplossingstijd voor bugs, zodat er kan worden gemeten hoe snel problemen worden opgelost, en de uptime van het systeem, zodat de betrouwbaarheid van de service kan worden gecontroleerd.
Voor de incidentrespons gebruiken teams KPI's voor incidentmanagement, zoals de gemiddelde oplossingstijd, het aantal terugkerende incidenten en de meest invloedrijke tijdstippen voor klanten. Deze KPI's worden gebruikt om de stabiliteit van het systeem te verbeteren en verstoringen tot een minimum te beperken.
Productmanagement
Met KPI's voor productbeheer worden statistieken bijgehouden die het succes van een product en de gebruikerstevredenheid aantonen. Teams houden de acceptatiegraad van gebruikers in de gaten om te zien hoeveel klanten actief gebruikmaken van functies en CSAT-scores, zodat ze de tevredenheid van gebruikers kunnen meten. Ook worden de inkomsten per klant bijgehouden om te controleren hoe producten inkomsten genereren.
Klantenservice
Klantenserviceteams richten zich op statistieken die de kwaliteit en efficiëntie van de dienstverlening meten. Ze houden de eerste responstijd bij om ervoor te zorgen dat klanten snel hulp krijgen, de tijd waarop tickets worden afgehandeld om de snelheid van de service te controleren, CSAT-scores om de kwaliteit van de dienstverlening te meten, evenals trends in het ticketvolume om de personeelsbehoeften te plannen.
HR
HR-teams gebruiken KPI's om de status van het personeel en de effectiviteit van de organisatie te controleren. Ze houden het personeelsverloop bij voor het meten van het behoud, de tijd om personeel aan te nemen voor een efficiënte aanwerving, de voltooiingspercentages van trainingen om de teamontwikkeling te waarborgen en voor het meten van de tevredenheidsscores van werknemers om de werkcultuur te peilen.
Maak gebruik van Confluence voor effectief KPI-beheer
Confluence maakt van KPI-tracking en -beheer een gezamenlijke taak voor teams van elke omvang. Met aanpasbare dashboards kunnen teams hun statistieken in realtime visualiseren, direct updates delen en iedereen op de hoogte houden van de voortgang. De ingebouwde sjablonen en rapportagetools van het platform helpen bij het standaardiseren van de manier waarop je KPI's voor alle teams bijhoudt en meet. Dit zorgt voor consistentie en duidelijkheid bij het controleren van de prestaties.
Teams kunnen dynamische KPI-rapporten maken, geautomatiseerde volgsystemen ontwikkelen en een centrale bron van waarheid bijhouden voor alle prestatiestatistieken. Of je nu verkoopdoelstellingen, klanttevredenheidsscores of projectmijlpalen in de gaten houdt, de tools voor projectsamenwerking van Confluence stellen teams in staat om beslissingen op basis van gegevens te nemen. Met Confluence kun je de kennis van je team op één plek verzamelen.
