Wat is een structuur voor de verdeling van resources en hoe maak je er een?

Wat is een structuur voor de verdeling van resources (RBS)?

Een structuur voor de verdeling van resources is een uitgebreid hiërarchisch framework dat elke resource vastlegt en categoriseert die nodig is voor de voltooiing van een project. In tegenstelling tot traditionele resourcelijsten, verdeelt een RBS resources in steeds gedetailleerdere niveaus. Dit is vergelijkbaar met hoe in een werkverdelingsstructuur projecttaken worden opgesplitst. Deze systematische aanpak zorgt ervoor dat alle resources, waaronder personeel, uitrusting, materialen en technologische assets, worden opgenomen.

Projectmanagers creëren doorgaans de initiële structuur voor de verdeling van resources tijdens de projectplanningsfase, waarbij ze vaak samenwerken met afdelingshoofden en belangrijke belanghebbenden. Een RBS behandelen als vaststaand document is echter een vergissing. Uit voorbeelden waarmee het meeste succes is behaald met een structuur voor de verdeling van resources blijkt dat deze tool gedurende de hele projectlevenscyclus moet meebewegen als gevolg van veranderingen in de beschikbaarheid van resources, de projectscope en de prioriteiten van de organisatie.

Voordelen van het gebruik van een structuur voor de verdeling van resources

Het gebruik van een structuur voor de verdeling van resources kan tal van merkbare voordelen bieden die rechtstreeks van invloed zijn op het succes van een project. Vanuit financieel oogpunt worden er bij bedrijven vaak aanzienlijke verbeteringen gezien in de begroting, omdat ze het gebruik van resources nauwkeuriger kunnen volgen.

Als een fabrikant bijvoorbeeld een RBS implementeert voor zijn productontwikkelingsproject, kan dat door betere toewijzing en voorspellingen de resource-gerelateerde kostenoverschrijdingen aanzienlijk verminderen.

De transparantie van projecten verbetert ook aanzienlijk met een goed onderhouden RBS. Multifunctionele teams krijgen meer duidelijkheid over de beschikbare middelen en het gebruik ervan, wat leidt tot effectievere projectsamenwerking.

Capaciteitsplanning wordt eenvoudiger wanneer deze wordt ondersteund door een gedetailleerde structuur voor de verdeling van de middelen. Projectmanagers en leidinggevenden kunnen weloverwogen beslissingen nemen over de toewijzing van middelen, waarbij ze ervoor zorgen dat kritieke vaardigheden en apparatuur beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.

Gebruik de capaciteitplanningssjabloon om de bandbreedte van je team te bepalen.

Belangrijkste componenten van een structuur voor de verdeling van middelen

Voordat je een structuur voor de verdeling van middelen opstelt, moet je de essentiële bouwstenen ervan begrijpen. Deze componenten vormen de basis voor het organiseren en volgen van middelen gedurende je hele project.

• Hiërarchische organisatiestructuur: dit verdeelt middelen van de hoogste categorieën naar individuele componenten, vergelijkbaar met een organigram. Dit omvat belangrijke categorieën zoals personeel, materialen en apparatuur, elk verder onderverdeeld in specifieke subcategorieën en individuele middelen.
• Personeelszaken: dit omvat alle personeelsgerelateerde middelen, waaronder voltijdse werknemers, aannemers, adviseurs en ondersteunend personeel. Deze categorie omvat vaardigheden, beschikbaarheid en rolspecifieke vereisten.
• Materiële middelen: dit omvat alle fysieke materialen die nodig zijn voor de voltooiing van het project, van kantoorbenodigdheden tot bouwmaterialen en productiecomponenten.
• Apparatuur en machines: dit omvat alle tools, hardware, voertuigen en gespecialiseerde apparatuur die nodig zijn om projecttaken en resultaten te voltooien.

• Infrastructuur van technologie: dit omvat zowel hardware- als softwaresystemen, waaronder computers, netwerken, gespecialiseerde softwarelicenties en digitale tools.

Het is altijd een goed idee om een coderingssysteem voor middelen te hebben om verschillende middelen gedurende de hele levenscyclus van het project te identificeren en te volgen. Dit systeem maakt doorgaans gebruik van alfanumerieke codes om het middelentype, de afdeling en specifieke identificatiegegevens aan te geven.

Daarnaast moet je beschikken over een framework voor het categoriseren van middelen dat duidelijke richtlijnen biedt voor het groeperen van vergelijkbare middelen. Dit maakt het volgen, toewijzen en beheren van middelen eenvoudiger. Het helpt ook om conflicten met middelen te voorkomen en ervoor te zorgen dat de middelen op de juiste manier worden gebruikt in alle projecten.

Hoe maak je een structuur voor de verdeling van middelen?

Klaar om je structuur voor de verdeling van middelen op te bouwen? We doorlopen elke stap en laten je zien hoe je je projectmiddelen effectief kunt organiseren. Confluence maakt dit makkelijker door je team een centrale workspace te geven om de RBS te documenteren en bij te werken naarmate je project evolueert. Hier lees je hoe je aan de slag kunt gaan:

Definieer de scope van het project

Zorg dat je duidelijk weet wat je project moet leveren. Dit wordt de scope van het project genoemd. Breng je belangrijkste resultaten, tijdlijn en belangrijke beperkingen waarmee je werkt in kaart. Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar je zou verbaasd zijn hoeveel projectteams overgestapt zijn op middelenplanning zonder te begrijpen wat ze aan het bouwen zijn.

De benodigde middelen identificeren

Kijk naar je scope en maak een lijst van alles wat je nodig hebt om de klus te klaren. Denk aan mensen (wie moet erbij betrokken zijn?), materiaal (welke fysieke spullen heb je nodig?), apparatuur (welke tools en machines?) en technologie (welke systemen en software?). Praat met je teamleiders en vakdeskundigen om je te helpen alle middelen te vinden die je misschien mist.

Middelen categoriseren

Groepeer nu je middelen op een manier die logisch is voor je project. De meeste teams organiseren ze per type (personeelszaken, apparatuur, materiaal) of projectfase. Kies een aanpak die het voor iedereen gemakkelijk maakt om te vinden wat ze nodig hebben. Houd je categorieën eenvoudig en logisch.

Inclusief kosten, vaardigheden en andere informatie

Tijd om je lijst met middelen aan te vullen met belangrijke informatie. Let op de vaardigheden en beschikbaarheid van teamleden. Inclusief specificaties en onderhoudsschema's voor apparatuur. Voeg voor materialen hoeveelheden en leveringstermijnen toe. Hoe gedetailleerder je iets kunt uitleggen, hoe beter. Concentreer je alleen op details die belangrijk zijn voor je project.

Evalueren en valideren met belanghebbenden

Deel je RBS-concept met de belangrijkste belanghebbenden en teamleiders. Ze helpen hiaten op te sporen, wijzen op mogelijke problemen en zorgen ervoor dat je niets belangrijks over het hoofd hebt gezien. Sla deze stap niet over. Door input te krijgen van degenen die deze middelen gebruiken, kan je veel zorgen besparen.

Maak gebruik van de gratis communicatiesjabloon voor belanghebbenden wanneer je je RBS deelt.

Best practices voor het bouwen van een RBS

Het bouwen van een solide RBS is slechts de eerste stap. Deze best practices zullen je helpen om je structuur voor de verdeling van middelen tijdens je hele project effectief te handhaven en te gebruiken:

• Houd het eenvoudig en schaalbaar: maak je structuur niet te ingewikkeld met te veel niveaus of te gedetailleerde categorieën. Begin met de belangrijkste middelen en voeg alleen details toe als dat een duidelijke waarde toevoegt. Je RBS zou met je project moeten kunnen meegroeien zonder onpraktisch te worden.
• Maak regelmatige updates onderdeel van je routine: plan wekelijkse of tweewekelijkse beoordelingen van je RBS om deze actueel te houden. Naarmate je project evolueert, zullen ook je behoeften voor middelen toenemen. Verouderde informatie over middelen leidt tot slechte planning en gemiste deadlines.
• Gebruik duidelijke naamgevingsconventies: maak consistente, gemakkelijk te begrijpen namen aan voor je middelen en categorieën. Vermijd acroniemen of technisch jargon die teamleden van verschillende afdelingen kunnen verwarren.
• Ontwikkeld voor zichtbaarheid: structureer je RBS zodat iedereen snel de nodige informatie kan vinden. Dit kan betekenen dat je je moet organiseren op afdeling, projectfase of soort middelen — wat het meest logisch is voor je team.
• Voeg afhankelijkheden van middelen toe: noteer welke middelen afhankelijk zijn van andere middelen. Als er bijvoorbeeld bepaalde softwarelicenties nodig zijn voordat ontwikkelaars aan het werk kunnen, maak deze verbinding dan duidelijk.

• Beperkingen met betrekking tot middelen documenteren: let op eventuele beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid van middelen, zoals teamleden die slechts parttime beschikbaar zijn of apparatuur die gedeeld moet worden tussen projecten.

Begin met de sjabloon voor middelenplanning van Confluence. Met deze kant-en-klare sjabloon kun je snel aan de slag met je RBS, zodat je er niet één helemaal vanaf het begin hoeft te maken. Het biedt een bewezen structuur die je kunt aanpassen aan de behoeften van je project, met behoud van de best practices voor de organisatie van middelen.

Voorbeeld van een structuur voor de verdeling van middelen

Laten we eens kijken hoe het hele proces werkt aan de hand van dit voorbeeld van de structuur van de verdeling van middelen:

• Belangrijkste middelen: aan de top heb je de middelen voor je belangrijkste project. Dit is je startpunt voor alles wat je nodig hebt om je project te voltooien.
• Categorieën: het volgende niveau is onderverdeeld in vier belangrijke categorieën van middelen: personeelszaken (je mensen), technische middelen (je technologie en systemen), fysieke middelen (tastbare voorwerpen en ruimten) en externe middelen (hulp van buitenaf en leveranciers).

• Subcategorieën: onder elk van deze categorieën vind je meer specifieke subcategorieën. Personeelszaken zijn bijvoorbeeld onderverdeeld in leidinggevende functies, kernprojectteams en ondersteunend personeel. De technische middelen zijn onderverdeeld in je hardware-, software- en infrastructuurbehoeften. Fysieke middelen zijn onderverdeeld in faciliteiten, apparatuur en materialen. Externe bronnen zijn onderverdeeld in leveranciers en aannemers.

Van daaruit wordt elke subcategorie nog specifieker. Onder hardware zou je bijvoorbeeld al je specifieke apparatuurbehoeften vermelden. Onder faciliteiten geef je aan welke ruimte je nodig hebt.

Het is eenvoudig om deze structuur te lezen. Begin bovenaan en volg het pad naar de bron waarover je informatie nodig hebt.

Maak gebruik van Confluence voor effectieve structuren voor de verdeling van middelen

Houd je RBS op één plek georganiseerd met Confluence. Met Confluence kunnen teams samenwerken om informatie over middelen te verzamelen en bij te werken, en iedereen kan veranderingen zien zodra ze zich voordoen. Je hoeft niet meer naar oude e-mails of spreadsheets te zoeken — al je brongegevens bevinden zich op één plek die gemakkelijk te openen en bij te werken is.

Met de sjabloon voor middelenplanning van Confluence kun je snel aan de slag. Je kunt je RBS koppelen aan andere projecttools en -documenten, zodat alles gekoppeld en georganiseerd blijft. Teams kunnen samen in realtime bewerken, opmerkingen toevoegen en wijzigingen bijhouden, waardoor het beheer van je middelen eenvoudig wordt en iedereen op één lijn blijft.

Gebruik gratis de sjabloon voor middelenplanning in Confluence