Estrutura analítica de recursos: o que é e como criar uma

O que é uma estrutura analítica de recursos (RBS)?

A estrutura analítica de recursos é uma hierarquia abrangente que captura e categoriza todos os recursos necessários para a conclusão de um projeto. Ao contrário das listas tradicionais, a RBS divide os recursos em níveis cada vez mais detalhados, da mesma forma que uma estrutura analítica de trabalho decompõe as tarefas do projeto. Essa abordagem sistemática garante que todos os recursos sejam considerados, incluindo profissionais, equipamentos, materiais e recursos tecnológicos.

Em geral, os gerentes de projeto criam a estrutura analítica de recursos inicial durante a fase de planejamento. Eles costumam trabalhar com chefes de departamento e as principais partes interessadas. No entanto, é um erro usar a RBS uma única vez. Os exemplos mais efetivos de estrutura analítica de recursos mostram que essa ferramenta evolui ao longo do ciclo de vida do projeto, refletindo as alterações na disponibilidade de recursos, no escopo do projeto e nas prioridades da organização.

Benefícios do uso de uma estrutura analítica de recursos

O uso de uma estrutura analítica de recursos oferece vários benefícios perceptíveis que contribuem para o sucesso do projeto. Do ponto de vista financeiro, as empresas costumam ver melhorias significativas no controle do orçamento porque podem monitorar a utilização de recursos com mais precisão.

Por exemplo, quando uma empresa de manufatura implementa uma RBS para um projeto de desenvolvimento de produto, ela reduz uma porcentagem significativa dos custos excessivos relacionados aos recursos, graças à alocação e previsão aprimoradas.

A transparência do projeto também tem uma melhora drástica com um RBS bem gerido. As equipes multifuncionais obtêm clareza sobre os recursos disponíveis e sua utilização, levando a uma colaboração mais eficaz no projeto.

O planejamento da capacidade se torna mais simples quando apoiado por uma estrutura criteriosa de particularidades de recursos. Os gerentes e líderes de projeto podem tomar decisões conscientes sobre a alocação de recursos, garantindo que habilidades e equipamentos essenciais estejam disponíveis quando necessário.

Use este template de planejamento de capacidade a fim de parar de tentar adivinhar a largura de banda da equipe.

Principais componentes de uma estrutura analítica de recursos

Antes de criar a estrutura analítica de recursos, você deve entender os componentes essenciais. Esses componentes formam a base para organizar e rastrear recursos em todo o projeto.

• Estrutura hierárquica da organização: divide os recursos das categorias de nível mais alto aos componentes individuais, semelhante a um organograma. Ela inclui categorias principais, como recursos humanos, materiais e equipamentos, cada uma dividida em subcategorias específicas e recursos individuais.
• Recursos humanos: abrange todos os recursos relacionados às pessoas, incluindo pessoas da equipe em horário integral, prestadores de serviços, consultores e equipe de suporte. Essa categoria inclui conjuntos de habilidades, disponibilidade e requisitos específicos da função.
• Recursos materiais: abrange todos os materiais físicos necessários para a conclusão do projeto, desde materiais de escritório até materiais de construção e componentes de fabricação.
• Equipamento e maquinário: inclui todas as ferramentas, hardware, veículos e equipamentos especializados necessários para concluir as tarefas e os resultados do projeto.

• Infraestrutura de tecnologia: abrange sistemas de hardware e software, incluindo computadores, redes, licenças de software especializadas e ferramentas digitais.

É sempre uma boa ideia ter um sistema de codificação de recursos para identificar e rastrear diferentes recursos ao longo do ciclo de vida do projeto. Em geral, esse sistema usa códigos alfanuméricos para indicar o tipo de recurso, departamento e identificadores específicos.

Além disso, você deve ter uma estrutura de categorização de recursos que ofereça diretrizes claras para agrupar recursos semelhantes. A estrutura vai possibilitar o rastreamento, a alocação e o gerenciamento de recursos. Também vai ajudar a evitar conflitos de recursos e a garantir a utilização adequada dos recursos em todos os projetos.

Como criar uma estrutura analítica de recursos

Já quer criar a estrutura de análise de recursos? A gente vai analisar cada etapa, mostrando como organizar os recursos do projeto com eficácia. O Confluence possibilita isso ao oferecer à equipe um espaço de trabalho centralizado para documentar e atualizar o RBS à medida que o projeto evolui. Veja aqui como começar:

Defina o escopo do projeto

Seja claro sobre o que o projeto precisa oferecer. Essa ação é chamada de escopo do projeto. Mapeie os principais resultados, cronograma e restrições significativas com as quais você está trabalhando. Pode parecer óbvio, mas você ficaria surpreso com quantas equipes de projeto acessam o planejamento de recursos sem entender o que estão construindo.

Identifique os recursos necessários

Analise o escopo e liste tudo o que você precisa para concluir o trabalho. Pense nas pessoas (quem precisa estar envolvido?), materiais (de que material físico você precisa?), equipamentos (quais ferramentas e máquinas?) e tecnologia (quais sistemas e software?). Converse com os líderes da equipe e especialistas no assunto para ajudar você a encontrar eventuais recursos que você possa perder.

Categorizar recursos

Agora, agrupe os recursos de uma forma que faça sentido para o projeto. A maioria das equipes os organiza por tipo (recursos humanos, equipamentos, materiais) ou fase do projeto. Escolha uma abordagem que possibilite que todos encontrem o que precisam. Mantenha as categorias simples e lógicas.

Inclua custos, habilidades e outras informações

É hora de completar a lista de recursos com informações importantes. Observe as habilidades e a disponibilidade dos membros da equipe. Inclua especificações e cronogramas de manutenção do equipamento. Para materiais, adicione quantidades e cronogramas de entrega. Quanto mais específico você puder ser, melhor. Foque apenas nos aspectos que importam para o projeto.

Revise e valide com as partes interessadas

Compartilhe o rascunho do RBS com as principais partes interessadas e líderes de equipe. Elas vão ajudar a identificar lacunas, apontar possíveis problemas e garantir que você não tenha perdido nada crítico. Não pule essa etapa. Receber informações de quem usa esses recursos pode evitar uma grande dor de cabeça no futuro.

Aproveite o template grátis de comunicação com as partes interessadas ao compartilhar seu RBS.

Melhores práticas para criar um RBS

Construir um RBS sólido é apenas o primeiro passo. Essas melhores práticas vão ajudar você a manter e usar sua estrutura analítica de recursos com eficácia em todo o projeto:

• Mantenha a estrutura simples e escalável: não complique demais sua estrutura com muitos níveis ou categorias muito criteriosas. Comece com os principais recursos e adicione particularidades apenas quando elas agregarem um valor claro. O RBS deve ser capaz de crescer com o projeto sem se tornar complexo.
• Faça das atualizações regulares parte de sua rotina: agende análises semanais ou quinzenais do RBS para atualização. À medida que o projeto evolui, suas necessidades de recursos também evoluem. Informações de recursos desatualizadas levam a um planejamento inadequado e a prazos perdidos.
• Use convenções de nomenclatura claras: crie nomes consistentes e fáceis de entender para recursos e categorias. Evite siglas ou jargões técnicos que possam confundir os membros da equipe de diferentes departamentos.
• Crie para ter visibilidade: estruture o RBS para que as pessoas possam encontrar com rapidez as informações necessárias. Essa ação pode significar organizar por departamento, fase do projeto ou tipo de recurso — o que fizer mais sentido para a equipe.
• Inclua dependências de recursos: observe quais recursos dependem de outros. Por exemplo, se certas licenças de software forem necessárias antes que os desenvolvedores possam começar a trabalhar, deixe essa conexão clara.

• Restrições de recursos do documento: observe eventuais limitações na disponibilidade de recursos, como membros da equipe que estão disponíveis apenas em horário parcial ou equipamentos que precisam ser compartilhados entre os projetos.

Comece com o template de planejamento de recursos do Confluence. Este template pronto vai permitir que você inicie seu RBS, eliminando a necessidade de criar um do zero. Ele oferece uma estrutura comprovada que você pode personalizar para atender às necessidades do projeto, mantendo as melhores práticas para a organização de recursos.

Exemplo de uma estrutura analítica de recursos

A gente vai ver como todo o processo funciona com esse exemplo de estrutura analítica de recursos:

• Recursos principais: na parte superior, você tem os principais recursos do projeto — esse é o ponto de partida para tudo o que você precisa para concluir o projeto.
• Categorias: o próximo nível é dividido em quatro categorias principais de recursos: recursos humanos (pessoal), recursos técnicos (tecnologia e sistemas), recursos físicos (itens e espaços tangíveis) e recursos externos (ajuda externa e fornecedores).

• Subcategorias: em cada uma dessas categorias, você vai encontrar subcategorias mais específicas. Por exemplo, os recursos humanos são divididos em funções de liderança, equipes principais do projeto e equipe de suporte. Os recursos técnicos são divididos em suas necessidades de hardware, software e infraestrutura. Os recursos físicos são divididos em instalações, equipamentos e materiais. Os recursos externos são separados em fornecedores e prestadores de serviços.

A partir daí, cada subcategoria fica ainda mais específica. Por exemplo, em hardware, você listaria todas as suas necessidades específicas de equipamento. Nas instalações, você especificaria requisitos de espaço.

Ler essa estrutura é simples. Comece pelo topo e siga o caminho até qualquer recurso sobre o qual você precise de informações.

Aproveite o Confluence para estruturas eficazes de divisão de recursos

Mantenha o RBS organizado em um só lugar com o Confluence. Com o Confluence, as equipes podem trabalhar juntas para criar e atualizar as informações dos recursos, e todos podem ver as alterações à medida que elas acontecem. Chega de vasculhar e-mails ou planilhas antigas. Todos as especificidades dos recursos estão em um único local, fácil de acessar e atualizar.

O template de planejamento de recursos do Confluence ajuda você a começar com rapidez. Você pode conectar o RBS a outras ferramentas e documentos do projeto, mantendo tudo vinculado e organizado. As equipes podem editar juntas em tempo real, adicionar comentários e acompanhar alterações, simplificando o gerenciamento de recursos e mantendo toda a equipe sincronizada.

Use o template de planejamento de recursos no Confluence grátis