O que é tempo de espera? Definição e estratégias de otimização

Definição de tempo de espera

Tempo de espera é o tempo decorrido desde o início de um processo até sua conclusão. Ele pode ser aplicado a qualquer processo em que ocorra uma série de ações. Por exemplo, um produto altamente personalizado, como uma obra de arte, pode ter um longo tempo de espera em função de seus requisitos exclusivos e centrados no cliente. Produtos padronizados, como aspiradores de pó, podem ter um tempo de espera curto devido aos processos de produção estabelecidos e ao gerenciamento de estoque.

As métricas de tempo de espera são cruciais para entender e otimizar vários processos de negócios. Elas são uma parte essencial do planejamento estratégico e da tomada de decisões, levando a uma maior satisfação dos clientes e melhoria contínua.

Tipos de tempo de espera

Existem três tipos de tempo de espera:

• O tempo de espera do cliente é o período entre o cliente fazer um pedido e receber o produto. Costuma iniciar com a confirmação do pedido, mas pode incluir o momento em que o pedido é feito. Ele engloba a preparação do produto, o empacotamento e o envio e termina na entrega final.
• O tempo de espera dos materiais é comum na fabricação de produtos. Ele mede o período entre a identificação da necessidade de materiais e o recebimento deles. Por exemplo, se um fabricante usa aço bruto, o tempo de espera dos materiais inclui definir a quantidade e o grau necessários, fazer o pedido para o fornecedor, saber o tempo de espera do fornecedor para fabricar os materiais de acordo com as especificações, o empacotamento e o envio.
• O tempo de espera da produção é o período necessário para criar um produto quando todas as matérias-primas estão disponíveis. Essa métrica interna não inclui o envio aos clientes, mas termina quando o produto fica pronto. Por exemplo, o tempo de espera da produção no desenvolvimento de software engloba a obtenção dos requisitos, a elaboração das especificações de design e desenvolvimento, o desenvolvimento do software, os testes e o lançamento.

Embora sejam medidos separadamente, você pode incluir esses tipos em um tempo de espera cumulativo que mede o ciclo de ponta a ponta, como desde a matéria-prima até o produto chegar nas mãos do cliente.

Componentes do tempo de espera

O tempo de espera se divide em elementos específicos para ajudar a medir, rastrear e otimizar processos. Esses componentes incluem o seguinte:

• O pré-processamento engloba as atividades antes da compra de materiais ou produtos, como a identificação de requisitos, criação do trabalho ou do escopo e a compra. Essas atividades precedem a realização do pedido e podem variar de acordo com o setor.
• O processamento inclui o tempo desde o recebimento do pedido até a produção do produto. No desenvolvimento do software, esse é o momento de criar uma nova função. Na fabricação, é o momento de criar o produto físico.
• Há um outro tempo de espera entre o pré-processamento e o processamento. Por exemplo, se o produto estiver em um roteiro estratégico, mas houver projetos na frente, o tempo de espera indica o tempo decorrido entre a realização do pedido e o início do processamento.
• O armazenamento se refere à quantidade de tempo em que o produto fica armazenado em uma instalação, como um depósito, antes do envio.
• Transporte é a quantidade de tempo em que o produto fica em trânsito, desde a saída do depósito até a entrega ao cliente.
• A inspeção é quando o produto precisa passar pela aprovação do cliente. Com itens fabricados, pode ser feito um teste para saber se o produto funciona conforme o esperado. No desenvolvimento de software, esse geralmente é o período de teste de aceitação do usuário. Em todos os exemplos, o tempo de inspeção pode incluir correções feitas no produto.

Fatores que afetam o tempo de espera

Muitos fatores podem influenciar o tempo de espera, incluindo:

• Disponibilidade do fornecedor: suas previsões de tempo de espera são tão boas quanto as do seu fornecedor. Se ele não conseguir coletar os materiais, esse tempo vai aumentar.
• Confiabilidade do fornecedor: a qualidade dos materiais que seu fornecedor recebe pode afetar seu tempo de espera, especialmente se os produtos precisarem de reparos ou substituição.
• Processos de produção: cada etapa do processo de produção tem o potencial de prolongar ou reduzir os tempos de espera. Processos eficientes melhoram esses tempos, enquanto o contrário acontece com processos pouco transparentes ou complexos.
• Níveis de estoque: baixos níveis de estoque durante um período de alta demanda podem prolongar os tempos de espera. No entanto, um estoque excessivo que requer armazenamento também pode levar a ineficiências no processamento de pedidos.
• Transporte: a distância que os produtos devem percorrer entre seu depósito e o cliente, ou quando eles precisam passar pela alfândega ou por uma inspeção regulatória, pode afetar os tempos de espera.
• Qualidade: a confiabilidade dos seus produtos e a satisfação do cliente podem resultar no envio de produtos para substituição. Quando isso acontece, o tempo de espera do pedido até o cliente praticamente dobra.
• Demanda: a demanda pelo produto pode ser sazonal. Por exemplo, se você fabrica móveis de jardim, a demanda aumenta durante os meses quentes. Se a demanda superar o processo de produção, isso pode resultar em pedidos de backlog. Cada momento em que um pedido permanece no backlog, o tempo médio de espera aumenta.
• Comunicação: uma má comunicação entre as equipes ou com fornecedores e transportadores pode gerar ineficiências. Isso pode incluir pedidos que não são enviados quando o produto está disponível ou um atraso no pedido de matérias-primas.
• Eventos externos: a pandemia de Covid impactou a cadeia de suprimentos, resultando em longos tempos de espera. Outros eventos, como desastres naturais, quedas de energia, construção de estradas e eventos políticos, também podem afetar esses tempos.

Como medir o tempo de espera

Uma fórmula genérica para calcular o tempo de espera é a data de conclusão do processo menos a data de início.

Para tipos específicos de tempo de espera, as fórmulas são as seguintes:

• Na produção, é a soma do tempo de produção com o tempo de aquisição e o tempo de envio.
• No estoque, é a soma do atraso no fornecimento com o tempo de atraso ao fazer novos pedidos.
• Já no atendimento do pedido, é a data de entrega do pedido menos a data de recebimento dele.

Estratégias para reduzir o tempo de espera

Você pode fazer muitas coisas para reduzir os tempos de espera, e todas elas levam ao desenvolvimento de uma estratégia que mede, rastreia e otimiza cada etapa dos seus processos. Esse processo iterativo é parte fundamental da sua estratégia geral de produto. Confira algumas maneiras de melhorar seus tempos de espera:

Otimização do processo

Revise os processos que contribuem para o tempo de espera. Elimine quaisquer desperdícios ou etapas desnecessárias. Lembre-se de que a otimização do processo pode exigir a inclusão de novas etapas para reduzir o tempo de espera.

Por exemplo, se as revisões regulatórias afetarem seus tempos de espera, determine a taxa de retrabalho que seus produtos finalizados sofrem. Delegue um indivíduo ou uma equipe para entender a conformidade e validar se as especificações atendem aos requisitos. Etapas extras, como testes de conformidade para produtos finalizados, também podem ajudar. Embora essas etapas possam inicialmente aumentar o tempo de espera da produção, elas podem diminuir o tempo de espera cumulativo dos seus produtos.

Se você estiver comprando matérias-primas, analise a taxa de novos pedidos e rejeições por problemas de qualidade. Busque oportunidades de melhorar a qualidade. Isso pode incluir definir requisitos mais claros para os materiais necessários, fiscalizar a qualidade de vários fornecedores e revisar sua maneira de armazenar e usar os materiais.

Automação

Relatórios automatizados durante o planejamento do projeto e cada fase de gerenciamento do projeto podem alertar você sobre baixos níveis de estoque, tempos de espera mais longos do que o normal, flutuações na demanda dos clientes e erros de conformidade. Com ferramentas como os relatórios do Jira, você pode monitorar seus tempos de ciclo e os itens que os afetam. Por exemplo, um diagrama de fluxo cumulativo pode ajudar a identificar bloqueios em tempo real, e um gráfico de controle pode fornecer insights sobre tempos de espera e de ciclo.

As etapas adicionais de automação podem incluir alertas quando o estoque atinge um determinado nível, erros críticos durante o teste do produto ou acionamentos de feedback do cliente. Para uma entrega mais tranquila, integre a automação do impacto do tempo de espera como uma função padrão de gestão de projetos.

Gestão do relacionamento com fornecedores

Conheça os fornecedores e faça a lição de casa. Os produtos mais baratos podem se tornar os mais caros se afetarem os tempos de espera por meio de retrabalho, falta de confiabilidade ou disponibilidade inconsistente. Gerenciar o relacionamento com o fornecedor é fundamental para adquirir materiais de qualidade, negociar preços e lidar com materiais rejeitados ou retrabalhados.

Ao selecionar fornecedores, revise os tempos de espera, localizações e confiabilidade. Em geral, fornecedores locais podem entregar com mais rapidez, e a proximidade permite que você desenvolva melhores relacionamentos. Quando ocorre um problema, ter um relacionamento forte com o fornecedor pode ajudar a superar desafios com rapidez.

Técnicas de fabricação lean

A fabricação lean é uma filosofia e uma prática desenvolvida pela Toyota que muitas empresas adotaram para eliminar o desperdício nos processos. Ela pretende criar o máximo valor para os clientes usando o mínimo de recursos. Os princípios Lean incluem o seguinte:

• Identifique o valor por meio do mapeamento dos fluxos de valor. Essa é uma análise do valor proporcionado ao cliente em cada etapa do processo. Ela permite que as empresas vejam onde estão gastando tempo e recursos em atividades que oferecem pouco ou nenhum valor e eliminem essas atividades.
• Crie fluxo removendo gargalos e sequenciando com eficiência as etapas do processo do início ao fim.
• Estabeleça atração produzindo produtos com base na demanda real. Assim, você reduz o excesso de estoque produzindo apenas o necessário e quando necessário.

Os princípios Lean buscam a excelência em produtos e processos, criando atividades de melhoria contínua no ciclo de vida de desenvolvimento do produto.

Otimize o tempo de espera com o Jira

O Jira proporciona insights em tempo real que podem ajudar a melhorar os tempos de espera e a gestão geral trabalho. Da gestão de previsões ao controle do tempo de resolução, o Jira ajuda as equipes a identificar e resolver itens com antecedência.

Com os relatórios ágeis do Jira, as equipes identificam sobrecargas de trabalho e aumentos do escopo nos sprints, acompanham o progresso em gráficos de burndown e melhoram as estimativas de trabalho com gráficos de velocidade.

Ambientes lean e ágeis usam o Jira para otimizar os fluxos de trabalho para entrega contínua e melhoria.

Tempo de espera: perguntas frequentes

Qual seria um exemplo de tempo de espera?

O tempo de espera pode ser aplicado a qualquer produto ou serviço. Por exemplo, se você é um corretor de imóveis que está ajudando uma família a comprar uma casa, você pode ter os seguintes tempos de espera:

• Pesquisar propriedades disponíveis requer quatro horas.
• A exibição de casas em potencial leva dois dias.
• A obtenção de uma oferta aceita pode acontecer em dois dias.
• A inspeção leva 10 dias.
• O depósito de caução requer cinco dias.

Pode haver etapas adicionais com tempos de espera, como garantir financiamento, negociar reparos etc. Com um processo otimizado, o tempo de espera desde o momento em que a família inicia o processo de compra até a mudança para uma nova casa pode ser de até 31 dias.

Qual é a diferença entre tempo de espera e tempo de resposta?

O tempo de espera e o tempo de resposta medem diferentes atividades. O tempo de espera é o tempo decorrido do início ao fim, como atender a um pedido do cliente ou fabricar um componente.

O tempo de resposta mede a duração do procedimento, como pedir uma refeição em um restaurante ou ser atendido em uma clínica de saúde. Em uma clínica, o tempo de resposta é o tempo de permanência do paciente na clínica: check-in, espera para ver o profissional, reunião com um médico e sair. Em geral, o tempo de espera é mais curto e inclui mais variáveis. Por exemplo, um paciente pode ter uma espera mais longa se outro paciente com um problema mais urgente for priorizado.

Tempo de espera é a mesmo coisa que tempo de entrega?

Embora as pessoas troquem um pelo outro, tempo de espera e tempo de entrega não são a mesma coisa. O tempo de espera é o tempo decorrido em um processo de negócios definido, que pode incluir entrega, mas não precisa. O tempo de entrega é um termo mais específico que mede o tempo decorrido entre o momento em que um cliente faz um pedido e o momento em que o pedido chega.