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3 erros de colaboração em equipe que você não pode cometer

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Bicicleta de colaboração

Pense no desenvolvimento de um sistema de colaboração em equipe como usar uma roda de oleiro. Claro, você pode jogar um pedaço de argila na roda, acelerar o processo e acabar com algo parecido com um vaso. Mas olhe de perto e você vai encontrar imperfeições. Você vai ver rachaduras que deixam a água vazar. As rachaduras e o vazamento de água vão enfraquecer o vaso. Um dia você tem o que parece ser um vaso funcional e, no outro, você tem as peças de um receptáculo mal projetado em suas mãos (e, é bem provável, no chão).

Se você tentar criar um sistema de colaboração em equipe de forma apressada, é provável que cometa erros comuns. E quando esses erros começarem a aparecer, a correção vai ser muito mais cara do que um experimento de cerâmica malsucedido.

Dê uma olhada nesses erros comuns de colaboração em equipe e saiba como os evitar para criar um local de trabalho mais sólido e colaborativo.

Erro nº 1: distribuir a colaboração em várias ferramentas

Erro de pesquisa

Quando as pessoas trocam de forma constante entre as ferramentas, elas não estão colaborando, e sim ficando frustradas. Alternar entre ferramentas para encontrar documentos, conhecimento da equipe e atualizações de projetos é demorado e confuso. Também é caro.

O funcionário médio gasta apenas 3 minutos em uma tarefa antes de mudar para outra; é muito tempo e concentração perdidos. A mudança de contexto consome até 40% do tempo de trabalho produtivo, portanto, não sobrecarrega apenas o cérebro das pessoas, mas também a equipe e a empresa, quanto ao tempo e ao trabalho.

Além disso, sem um recurso central para compartilhamento de informações, não é possível ter certeza do que está atualizado e do que não está. A Fátima, do marketing, poderia estar criando uma campanha sobre as especificações do produto a partir das anotações de reunião da semana passada, sem saber que José, do desenvolvimento de produtos, fez alterações nessas mesmas especificações no dia anterior. A campanha da Fátima pode estar tão desatualizada quanto as especificações do produto que ela está usando. Para uma colaboração eficaz em equipe, todos precisam estar na mesma página, de modo literal e figurativo.

Solução: criar uma base de conhecimento viva

Arquivos

Ao criar uma fonte única de informações, você impede que os membros da equipe façam referência a informações desatualizadas ou façam trabalhos paralelos. O conhecimento centralizado mantém toda a equipe alinhada, tendo especial importância agora – 97% dos funcionários que trabalharam de modo remoto em 2020 querem continuar nessa modalidade de trabalho no futuro, pelo menos em parte do tempo. Não importa se a sua equipe é remota, híbrida ou trabalha de forma integral no escritório, a colaboração em equipe é mais fácil com uma fonte única de informações.

Reduza a mudança de contexto e a alternância entre ferramentas fazendo do Confluence a interseção para toda colaboração e compartilhamento de conhecimento. Crie espaços que abranjam várias equipes e projetos e use páginas para manter as anotações organizadas. Quando tudo está em um local compartilhado, não há necessidade de procurar pastas de arquivos, pesquisar caixas de entrada ou enviar mensagens diretas para encontrar informações.

Erro nº 2: não participar das reuniões

Solução: adote a colaboração assíncrona

Janela de comentários do Confluence

A gente não está dizendo que você deve cancelar todas as suas reuniões. No entanto, participar de menos reuniões dá mais tempo e espaço mental para a colaboração em equipe.

Comece com suas reuniões recorrentes. Se você já pensou: "essa reunião poderia ter sido um e-mail", a substitua pela colaboração assíncrona no Confluence. Todas essas ideias, discussões, decisões e notas importantes podem ser adicionadas em um espaço compartilhado, e os membros da equipe podem contribuir quando tiverem tempo.

Antes de agendar uma reunião, conecte os membros relevantes da equipe às páginas do Confluence e use edições e comentários em linha para discutir o tópico em questão. Dê tempo para que as pessoas organizem seus pensamentos e reflitam sobre suas contribuições. Você pode até descobrir que seus colegas de equipe menos comunicativos estão mais dispostos a colaborar. Demetrius diz que reduzir a dependência de reuniões da sua equipe levou a conversas mais ricas, onde as pessoas falam com mais confiança.

Ao marcar reuniões, compartilhe agendas colaborativas com um ou dois dias de antecedência. Isso dá às pessoas tempo para se prepararem, para que a reunião real seja mais eficiente. Ao criar agendas no Confluence, você pode aproveitar a edição em tempo real durante a reunião para manter a reunião no caminho certo.

Erro nº 3: microgestão da equipe

Infelizmente, muitos gerentes realizam a microgestão porque parece ser a única maneira de ficar por dentro dos projetos em andamento. No entanto, ficar em cima dos funcionários e solicitar atualizações de status constantes não é colaboração.

A microgestão afeta de modo negativo a saúde mental da sua equipe — e está relacionada ao aumento do estresse e da depressão. Além disso, tentar controlar como as pessoas utilizam seu tempo muitas vezes faz com que elas passem mais tempo falando sobre trabalho do que de fato trabalhando. A microgestão se resume a uma série de interrupções das quais sua equipe precisa se recuperar de forma constante, que consomem uma média de duas horas de concentração por dia.

Solução: use ferramentas de colaboração para monitorar projetos

Caixa de ferramentas

A microgestão nem sempre é intencional, mas os efeitos negativos são os mesmos. Ao usar ferramentas de colaboração para monitorar projetos e atribuições de tarefas, você pode se manter atualizado sem ficar cobrando os membros da equipe o tempo todo.

Sempre acesse sua fonte única de informações. Deixe claro para os funcionários que a colaboração em equipe acontece no Confluence, para que você possa monitorar o progresso revisando as atualizações na página do Confluence em vez de passar pela mesa deles ou enviar a eles uma mensagem direta, interrompendo o trabalho.

O Confluence cria notificações, anúncios e notas ativas direto no feed da sua página inicial. Da próxima vez que você tiver vontade de realizar a microgestão, abra o Confluence e navegue pelo feed. Você também pode revisar o histórico de versões do documento, as anotações de reunião e os comentários para obter mais informações. Ao incentivar seus funcionários a usar o Confluence como ponto central para a colaboração em equipe, todos (inclusive você) podem trabalhar de forma autônoma e com confiança.

Fique por dentro da colaboração em equipe com o Confluence

Não se esqueça – um sistema de colaboração em equipe mal projetado é como um vaso criado ao acaso – assim que as rachaduras começarem a aparecer, você vai acabar gastando muito tempo (e dinheiro) tentando realizar o conserto. Reserve um tempo para criar algo duradouro.

Ao criar um processo para documentar tudo e manter a comunicação no Confluence, a colaboração em equipe acontece de forma natural. Além disso, com todas as nossas integrações incorporadas e opções de personalização, sua equipe pode usar o Confluence como o ponto de conexão central de todo o trabalho. Faça a sua inscrição para uma conta grátis e comece a criar um processo melhor para colaboração em equipe em sua organização.

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