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Template de anotações de reunião

por Atlassian

Estabeleça pautas para reuniões, faça anotações e compartilhe itens de ação com a equipe

Usar template
Template de anotações de reunião

Todo mundo já saiu de reuniões pensando "Lá se vão X minutos da minha vida que eu nunca vou recuperar". Isso costuma acontecer porque a reunião não tinha uma meta ou uma programação clara ou porque você não era um participante necessário na reunião. Para ajudar você e os demais participantes a se prepararem melhor, a gente reuniu um template que inclui os elementos mais necessários para uma reunião efetiva: participantes, metas da reunião, programação e itens de ação. Use este template para se preparar para a reunião, acompanhar, fazer anotações e acrescentar itens de ação e as decisões tomadas.

Como usar o template Anotações de reuniões

Etapa 1. Primeiro, saber se a reunião é mesmo necessária

Ninguém gosta de uma reunião de mais de meia hora que poderia ter sido resumida em um e-mail. Usar o template de minutos de reunião antes de uma possível reunião pode ajudar a determinar se você precisa mesmo da reunião. Pergunte a si mesmo antes de se programar: qual é a meta? Existe uma programação? As pessoas certas estão presentes e são responsáveis? 

Etapa 2. Fazer uma boa preparação antes da reunião

Antes de enviar o convite, crie a programação da reunião para garantir que você tenha tudo o que precisa para que a reunião seja bem-sucedida para você e para os demais participantes. Coloque a data da reunião, marque os participantes e acrescente metas e tópicos para discussão com os proprietários na tabela.  Inclua outros links para informações que os participantes possam precisar antes ou durante a reunião. Se houver contratos, páginas de instrução e qualquer coisa maior que um tweet, notifique os participantes se for necessário fazer uma leitura prévia.

Etapa 3. Compartilhar minutos da reunião agora, economizar minutos incontáveis mais tarde

Quando alguém é marcado na página de minutos da reunião, essa pessoa é notificada no Confluence e/ou por e-mail para que possa rever as anotações que fez. Evite dores de cabeça provocadas por pesquisas adicionando a página de minutos ao convite para a reunião. Se os dados forem sua salvação nesse mundo louco, você pode ver a análise de uma página, que vai mostrar todo mundo que a visualizou. Se alguém ainda a tiver em sua lista de coisas a fazer e for obrigatório, você pode enviar a essa pessoa um sinal amigável.

Etapa 4. Anotar os itens de discussão e designar alguém para fazer as anotações

Se não for você mesmo, designe alguém para fazer anotações durante a reunião, anotando os itens de discussão, os itens de ação e todas as decisões tomadas. Como motivo de todos estarem reunidos, é seu trabalho manter a discussão no caminho certo com as anotações e não ter medo de deixar os tópicos não relevantes para mais tarde. Depois de ter tratado de tudo, revise as principais decisões, decida as próximas etapas e defina os prazos para todos os itens de ação.

Etapa 4. Anotar os itens de discussão e designar alguém para fazer as anotações

Etapa 5. Organizar a maneira que funciona para você

Crie uma página usando o template de minutos de reunião e deixe o Confluence tratar do resto. O Confluence automaticamente mantém um índice de todas as anotações da reunião na barra lateral para fácil acesso. Você pode começar uma página principal na árvore de páginas e arrastar e soltar as páginas relevantes da reunião na ordem que for melhor para você. Não esqueça de notificar os participantes sobre a existência da página. Assim, eles podem fazer consultas no futuro.


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