Seja uma reunião de equipe semanal, uma reunião geral mensal ou uma conversa frequente sobre o projeto, você tem muitas reuniões recorrentes em seu calendário. Use esse template de reunião recorrente em minutos para manter todos em posição, na tarefa e produtivos. Com o template de reunião recorrente, você pode definir sua agenda e acompanhar anotações, decisões e itens de ação de uma reunião para a próxima.
Como usar o template anotações de reuniões semanais
Etapa 1. Contextualize
Você não está organizando essa reunião apenas para reunir todos com regularidade. Um modo de manter as pessoas engajadas em uma reunião recorrente é definir com clareza a finalidade. Dessa maneira, as pessoas vão saber que a reunião tem uma meta clara, não está apenas ocupando espaço nos calendários. No início de cada reunião (não importa quantas você já tenha organizado), reserve um tempo para dar uma visão geral breve e explicar as metas da reunião, os principais participantes e os processos. Anote essas informações na seção Visão geral da reunião do template para que todos saibam o contexto quando forem revisar atas anteriores.
Etapa 2. Acompanhe seus itens de ação em aberto
Você sente que sai de todas as reuniões com uma lista muito grande de afazeres? Normal. Na verdade, é positivo, pois significa que você está progredindo mesmo durante essas reuniões. Na seção Itens de ação em aberto deste template, você pode usar uma macro para exibir todos os itens de ação em aberto de todas as reuniões. Digitando "/relatório da tarefa", você vai ver todos os afazeres ainda não cumpridos quer eles sejam da reunião de ontem ou de dois meses atrás. Não se esqueça de remover com frequência os itens de ação que já foram concluídos para que todos saibam o que ainda precisa ser feito.
Etapa 3. Anote suas opções
Quer saber o segredo para uma reunião produtiva? Temos uma palavra para você: agenda. Você deve ter uma ideia clara do que precisa ser discutido e decidido antes de reunir todo mundo. Você deve perguntar aos participantes, com antecedência, se há itens que eles querem tratar. Use a seção Reunião em minutos do template para registrar a data da reunião, marcar os participantes e listar seus itens da agenda. Isso vai ajudar você a priorizar seus tópicos de conversa e manter a reunião no caminho certo.
Etapa 4. Registre as anotações detalhadas
Por mais que você queira pensar que tem uma ótima memória, é fácil esquecer o que acontece em reuniões recorrentes. O que foi decidido? Quais tarefas foram identificadas? A última coluna da seção Ata da reunião proporciona um espaço para registrar com detalhes o que aconteceu durante a reunião. Você pode digitar "/item de ação" para adicionar e atribuir tarefas e "/decisão" para registrar uma decisão tomada na reunião. Não sobrecarregue mais o seu cérebro com todas as informações sobre o que aconteceu em qual reunião.
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