Como uma estrutura de planejamento estratégico pode ajudar você a atingir seus grandes objetivos

Quem precisa de uma estrutura de planejamento estratégico?

Aqui está a resposta curta: qualquer pessoa que esteja finalizando um plano estratégico, seja para um único projeto ou uma organização inteira.

A boa notícia é que essas estruturas são muito mais diretas do que você pensa. Quem quer que seja, da sua avó ao seu cachorro, vai conseguir usar as estruturas.

Tudo bem, talvez não o seu cachorro… mas você entendeu.

Estruturas de planejamento estratégico vs. modelos: há diferença entre eles

Muitas pessoas utilizam os termos “estrutura de planejamento estratégico” e “modelos de planejamento estratégico” como sinônimos. No entanto, os termos representam duas partes de um todo.

O modelo de planejamento estratégico oferece uma visão geral de todos os elementos do plano estratégico. O modelo vem em primeiro lugar, pois determina a estrutura de todo o seu plano.

Tom Wright, CEO e cofundador da Cascade Strategy, uma plataforma de implementação de estratégias, estabelece uma comparação com a construção de um aeroporto. “Um modelo do aeroporto mostraria em alto nível como as vias de acesso se conectam ao saguão de embarque e como este, por sua vez, se conecta à imigração, que então se conecta aos terminais, pistas, etc.”, escreve ele em um blog.

Por outro lado, as estruturas ajudam você a preencher diferentes elementos com informações específicas.

“No exemplo do aeroporto, podemos aplicar uma estrutura de criação projetada para maximizar a velocidade com que as pessoas se movem pelo aeroporto para obter eficiência”, acrescenta Wright. “Ou, como alternativa, é possível aplicar uma estrutura que é projetada não para maximizar a velocidade, mas sim a quantidade de tempo que as pessoas passam nas lojas do aeroporto”.

O modelo abrange todas as partes do seu plano estratégico, porém a sua estrutura é a sua abordagem de uma parte específica. Pense no seu modelo como a floresta e em suas diferentes estruturas como as árvores. Você vai utilizar apenas um modelo de planejamento estratégico, mas pode usar várias estruturas.

8 estruturas de planejamento estratégico para aprimorar sua estratégia com confiança

Você vai utilizar diferentes estruturas para diversos aspectos de seu plano estratégico, desde o desenvolvimento de seus itens de ação até a análise de seus concorrentes.

Aqui estão oito das estruturas de planejamento estratégico mais comuns e em qual parte de sua estratégia elas podem ajudar.

1. Análise SWOT

Use essa estrutura: para entender quais fatores internos e externos podem impactar sua estratégia

SWOT significa vantagens, desvantagens, oportunidades e ameaças (do inglês: strengths, weaknesses, opportunities e threats). As vantagens e desvantagens são os fatores internos (o que significa que você tem algum controle sobre eles), enquanto as oportunidades e ameaças são os fatores externos (em que há pouco ou nenhum controle).

Reúna sua equipe para uma sessão de brainstorming, onde você pode abordar cada categoria. Utilizando o exemplo de atendimento ao cliente, você pode determinar:

• Vantagens: temos um produto novo e inovador que as pessoas adoram.
• Desvantagens: o sistema de tickets para clientes está desatualizado e ineficaz.
• Oportunidades: os clientes têm um interesse crescente no suporte por chat, o que poderia ser implementado com relativa facilidade.
• Ameaças: todos os concorrentes estão priorizando o atendimento ao cliente.

Você vai utilizar essa estrutura no início de seu processo de planejamento estratégico, pois ela ajuda você a entender o que está funcionando bem para sua empresa, bem como onde é necessário melhorar. Essas são informações importantes para você aprimorar sua estratégia.

2. Planejamento estratégico baseado em item

Use essa estrutura: para criar um plano estratégico que aborde os maiores problemas da sua organização

Enquanto a maioria das estruturas de planejamento estratégico começa com os objetivos (com foco no futuro), esta começa pelos problemas (onde você se concentra no presente). Você vai identificar os desafios que a organização está enfrentando agora e, em seguida, criar planos de ação para lidar com eles.

Esta é outra estrutura que você vai utilizar no início do processo de planejamento estratégico, pois ela vai dar forma a todo o plano.

Comece com a pergunta: Quais são os maiores problemas com os quais a organização lida?

Talvez você perceba que as pontuações de feedback dos clientes estão despencando. A partir daí, o plano estratégico deve detalhar as ações que vão ser realizadas para resolver esse item.

3. Indicadores Balanceados de Desempenho

Use essa estrutura: para definir seus objetivos e as ações que você vai realizar para chegar lá

Os Indicadores Balanceados de Desempenho (IBDs) descrevem o que sua equipe ou organização está tentando realizar, bem como o que todos precisam fazer para chegar lá. É útil para entender os objetivos, conectar e priorizar o trabalho diário e monitorar o progresso com a utilização de métricas estabelecidas.

Com essa estrutura, você vai precisar identificar:

• Objetivos: o objetivo que você quer alcançar (por exemplo, ser considerado como o padrão do setor para assistência ao cliente de qualidade)
• Medidas: de que maneira você vai definir o sucesso (ou seja, pontuação média de feedback do cliente de B+)
• Iniciativas: programas criados para atingir os objetivos (por exemplo, lançar um novo sistema de tickets de clientes para gerenciar seus casos de atendimento ao cliente)
• Itens de ação: as ações individuais que uma pessoa ou uma pequena equipe vai realizar (ou seja, Rico vai pesquisar o software para emissão de tickets, Sarah vai concluir a migração da plataforma atual, etc.)

Viu como você vai do objetivo grande que parece inatingível até as ações menores que você pode realizar? Essa é a beleza dos Indicadores Balanceados de Desempenho — eles conectam os objetivos de toda a organização às tarefas diárias de todos na equipe.

4. Mapeamento de estratégia

Use essa estrutura: para entender como todos os objetivos da sua empresa se encaixam

Um mapa estratégico é utilizado com frequência como complemento dos Indicadores Balanceados de Desempenho. Você vai listar todos os objetivos de seus Indicadores Balanceados de Desempenho no mapa estratégico. Ele deve ser representado por uma forma.

Em seguida, você vai agrupar os objetivos em diferentes perspectivas. Pense neles como baldes ou temas para objetivos semelhantes. As perspectivas mais comuns são:

• Financeiro
• Clientes
• Processos internos de negócios
• Aprendizado e crescimento

Assim que todas as suas formas ovais forem desenhadas, você vai desenhar setas entre elas para mostrar causa e efeito. Um objetivo tem impacto direto sobre outro?

Por exemplo, talvez aumentar a experiência da equipe de assistência ao cliente (perspectiva: aprendizado e crescimento) tenha um impacto direto na capacidade de dar assistência ao cliente de alta qualidade (perspectiva: cliente).

Seu mapa estratégico pode se tornar um recurso vivo e você pode codificar suas bolhas de objetivo com cores (verde, amarelo e vermelho) para mostrar seu progresso rumo a esse objetivo.

5. Objetivos e Principais Resultados (OKRs)

Use essa estrutura: para monitorar o progresso

Os Objetivos e Principais Resultados (OKRs) são uma metodologia popular de definição de metas para ajudar as equipes a ir atrás metas audaciosas. Com essa estrutura, você vai identificar:

• Objetivos: o que você quer alcançar
• Principais resultados: de que maneira você vai medir seu progresso

Os principais resultados precisam ser quantitativos e mensuráveis, e não tarefas ou pendências. Portanto, seguindo o exemplo de atendimento ao cliente de classe mundial, um resultado importante pode ser "Garantir mais de 25 avaliações de cinco estrelas até o final do segundo trimestre".

Os OKRs são projetados para serem ambiciosos e você não quer exagerar e sobrecarregar sua equipe. Defina apenas de três a cinco de cada vez (este template pode ajudar) para garantir que sejam motivadores e não gerem ansiedade.

6. As cinco forças de Porter

Use essa estrutura: para entender as vantagens e desvantagens de seus concorrentes existentes e futuros

A maioria dos planos estratégicos inclui uma seção de análise competitiva e as cinco forças de Porter é uma estrutura que você vai utilizar para preencher essa seção. As cinco forças competitivas que você vai identificar são:

• Concorrência no setor: seus concorrentes estão crescendo rápido?
• Potencial de novos concorrentes no setor: entrar em seu mercado e prosperar é fácil para diversos novos concorrentes? Ou é difícil se manter nele?
• Poder dos fornecedores: quanto poder de negociação os fornecedores têm para pressionar a redução de custos com você?
• Poder dos clientes: quanto poder de negociação os clientes têm para pressionar a redução de custos com você?
• Ameaça de produtos de substituição: é fácil substituir seu produto por outro? Ou ele é exclusivo?

Sua concorrência vai moldar sua estratégia e essa estrutura vai ajudar você a entender como. Se você perceber que há uma grande ameaça de produtos de substituição, talvez ser diferenciado precise ser uma peça-chave de seu plano estratégico.

7. Planejamento de lacunas

Use essa estrutura: para determinar de que maneira você vai suprir a lacuna entre onde você está e aonde quer chegar

Você tem uma visão sólida da sua organização. Talvez ela pareça estar ao alcance da mão, ou talvez pareça que ainda está a muitos quilômetros de distância.

De qualquer maneira, suprir a lacuna entre onde você está agora e aonde quer chegar não é uma tarefa fácil. É nesse meio confuso que todo o trabalho duro é realizado.

É aí que entra o planejamento de lacunas (também chamado de avaliação de necessidades). Ele se concentra em tudo que você precisa fazer para sair do seu estado atual e chegar até a sua visão. Ao analisar uma lacuna, é preciso se desafiar a pensar sobre o porquê você não atingiu seu estado ideal. Qual é o principal motivo?

Aqui está um exemplo muito simples de como funciona:

Visão: reputação pelo atendimento ao cliente líder do setor

Estado atual: bom atendimento ao cliente, mas não ótimo (pontuação média de feedback de B-)

Lacuna: os representantes de atendimento ao cliente utilizam software desatualizado

Melhoria: implementar um novo sistema de tickets para apoiar a equipe de atendimento ao cliente

Essa estrutura é outra maneira de dividir sua visão em etapas e melhorias mais táticas.

8. Análise PEST

Use essa estrutura: para entender os fatores externos que podem impactar sua empresa

Ao elaborar seu plano estratégico, você não pode pensar apenas nos acontecimentos internos. Também é preciso pensar nos acontecimentos externos. Uma análise PEST vai ajudar você a ter uma visão holística do ambiente em que sua empresa está atuando.

PEST significa político, econômico, sociocultural e tecnológico, e essa estrutura requer que você determine como cada um desses fatores pode afetar a saúde geral da sua empresa. Aqui estão alguns (de muitos) exemplos:

• Político: há muitas regulamentações governamentais que determinam como seu setor pode se corresponder com os clientes?
• Econômico: clientes do seu setor estão atentos às suas carteiras?
• Sociocultural: os clientes esperam uma resposta cada vez mais rápida?
• Tecnológico: você trabalha com um software para emissão de tickets de cliente desatualizado?

Essas são considerações importantes a serem feitas para que você evite elaborar uma estratégia que não se alinhe com o que está acontecendo ao seu redor.

Estruturas de planejamento estratégico vs. modelos: há diferença entre eles

Há diversas estruturas de planejamento estratégico disponíveis e uma não é inerentemente melhor do que as outras. Todas elas satisfazem propósitos diferentes.

Portanto, quando você precisar escolher uma estrutura, comece com seu objetivo e trabalhe em cima dele.

Precisa identificar itens de ação claros? Então, o planejamento de lacunas ou os indicadores balanceados de desempenho são suas melhores opções. Você quer entender o impacto de forças externas? Confira as análises PEST ou SWOT.

Tenha em mente que você não precisa escolher apenas uma. Você pode utilizar diferentes estruturas para diversos estágios e elementos de seu processo de planejamento estratégico. Além disso, os planos estratégicos são revisitados e reavaliados com frequência. Você pode querer uma estrutura diferente à medida que seu plano e sua empresa evoluem ao longo do tempo.

Não importa qual(quais) estrutura(s) você usa, você vai querer manter seu plano estratégico e toda a documentação de suporte em algum lugar organizado e acessível. O plano estratégico não vale nada se não for utilizado como deve. Um espaço de trabalho colaborativo como Confluence torna mais fácil para toda a sua equipe consultar essas informações sempre que necessário.

Objetivos exigem estratégia (e ação)

Definir objetivos é fácil. A parte difícil é descobrir como chegar lá.

O plano estratégico pega a visão geral e a divide em ações viáveis que você vai realizar para chegar lá.

O próprio processo de planejamento estratégico pode parecer cansativo e desafiador, porém uma estrutura de planejamento estratégico facilita o aprofundamento nos detalhes de cada elemento do seu plano estratégico.

Use uma (ou até algumas) das oito estruturas mencionadas aqui e você vai estar preparado para agir nos objetivos mais ambiciosos da sua empresa.

Documente todas os objetivos, planos, desafios da sua empresa e muito mais. Confira a galeria de templates do Confluence para facilitar ainda mais o compartilhamento de conhecimentos.