Domine o processo de tomada de decisão: um guia abrangente para uma equipe bem-sucedida

A importância de uma tomada de decisão eficaz

Do projeto ao planejamento, tomar decisões eficazes exige prática e estabelece a base para o sucesso. Embora decisões pequenas e rápidas possam permitir alguma flexibilidade, decisões de grande impacto são mais difíceis de reverter — portanto, ser capaz de avaliar com sucesso opções, riscos e oportunidades é uma habilidade que precisa ser exercitada e aprimorada.

Não importa quais técnicas escolhidas ou como você representa seu estilo de liderança, também é importante obter a adesão de toda a equipe e garantir que você tenha definido processos claros que possam ser replicados com eficiência no futuro.

Técnicas, estilos e abordagens de tomada de decisão

Conhecer seu estilo de tomada de decisão não impede você de tomar decisões informadas. Embora todos tenhamos um nível de intuição pessoal e profissional em que confiar, a tomada de decisão eficaz é apoiada por análises, pesquisas e fatos. Uma pesquisa da PwC com executivos seniores descobriu que empresas orientadas por dados têm três vezes mais chances de ver melhorias na tomada de decisões do que aquelas que dependem menos de dados.

Existem inúmeros modelos de tomada de decisão que impulsionam escolhas informadas e encontrar a técnica certa se resume à composição da sua equipe e ao seu estilo de liderança. Muitas equipes preferem uma análise SWOT, que descreve os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças da decisão para avaliar com precisão os benefícios e os riscos.

Técnicas, estilos e abordagens de tomada de decisão

Conhecer seu estilo de tomada de decisão não impede você de tomar decisões informadas. Embora todos tenhamos um nível de intuição pessoal e profissional em que confiar, a tomada de decisão eficaz é apoiada por análises, pesquisas e fatos. Uma pesquisa da PwC com executivos seniores descobriu que empresas orientadas por dados têm três vezes mais chances de ver melhorias na tomada de decisões do que aquelas que dependem menos de dados.

Existem inúmeros modelos de tomada de decisão que impulsionam escolhas informadas e encontrar a técnica certa se resume à composição da sua equipe e ao seu estilo de liderança. Muitas equipes preferem uma análise SWOT, que descreve os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças da decisão para avaliar com precisão os benefícios e os riscos.

1. End-to-end agile project management: Jira Software

Jira Software facilitates breaking complex projects into manageable sprints, so businesses can deliver continuous value to their customers through iterative development and project management. Whether tracking sprint tasks, customer issues, or bugs, Jira gives project managers the tools to map dependencies, identify roadblocks, and remain always current on status.

Jira Software natively integrates with Jira Work Management, allowing project managers to merge tasks from other areas, such as marketing, for a holistic view of the project. This allows teams to work the way they are accustomed to while standardizing project management across the company.

Combining Jira Software and Confluence creates a seamless end-to-end project management solution, enabling real-time collaboration, documentation, and efficient sharing of supporting information. Everything related to the project, such as roadmaps, specifications, user stories, customer input, and more remains accessible and discoverable during and after the project.   

Together, Jira Software, Confluence, and Jira Work Management provide a complete solution with a variety of Jira and project management templates to help teams get started immediately.

While Jira Software is often used by software development teams, it’s also used across a variety of disciplines, including marketing, finance, legal, and more.

2. Cross-team visibility: Jira Work Management

Coordinating projects across multiple teams, like development and marketing, often highlights each discipline's unique work approach. Good project managers don't impose rigid structures but instead work within each team's processes.

Jira Work Management synchronizes tasks across the company to encompass all teams involved with a collaborative approach. Such work management solutions allow project managers to identify dependencies between business areas, manage resource allocation, and track tasks related to the project in one visual workflow. This engages and motivates the broader team for faster and more accurate results.

3. Knowledge management: Confluence

Every project generates supporting information that team members need to meet the goals. User stories, requirements, product specifications, and external details like integration information should all be easily accessible and linked to the project.

Confluence provides a central repository that brings knowledge management into the product development lifecycle.

4. Real-time communication: Slack

Slack offers instant access to team members all over the world for quick and efficient interactions. During customer meetings, it empowers team members to gather updates, ask questions, and find information without interrupting the flow of the meeting.

Slack also supports channels, which are groups of teams working on similar tasks or with similar skills, to enhance communication and maintain focus. Many remote teams find that Slack keeps them connected, fostering a sense of collaboration similar to working in the same office.

Slack integrates with Jira Software, allowing teams to set notifications on issues and tasks, tag team members, and capture discussions.

5. Project collaboration: Confluence

Confluence supports easy collaboration in one central repository for the project’s supporting information. During discovery, this includes customer feedback, roadmaps, and requirements. Once in progress, the product specification is critical for keeping the team focused. After the fact, during the project retrospective, the team can capture wins and identify opportunities for improvement.

With Confluence, team members can collaborate in real-time by creating and editing pages, adding images, code, and tables, and tagging others. Project managers can also link Jira tasks to Confluence documents, ensuring a single source of truth.

6. Task management automation: Jira Software

Real-time visual status updates make Jira Software an effective tool for task management, and with Jira automation, teams can focus on important things instead of busy work.

Its built-in templates allow teams to easily identify repetitive tasks and automate them. Anyone on the agile team can sync tasks across projects and products because it doesn't require coding. Jira automation also integrates with commonly used tools such as Slack, Bitbucket, and GitHub.

7. Online whiteboard and visual planning: Confluence

Confluence whiteboards give teams a collaborative space for brainstorming, visualizing, and turning ideas into actions in real-time or asynchronously. Features such as stamps, votes, timers, and more make it easy to share ideas and make collaborative decisions, even for remote teams. Teams can also connect decisions to Jira issues and other project areas without leaving the whiteboard.

8. Prioritization and roadmapping: Jira Product Discovery

Before teams can develop solutions, they must first define the product strategy and roadmap. Jira Product Discovery is a centralized tool for capturing and prioritizing ideas, aligning stakeholders, and building the roadmap.

With collaborative idea generation, teams can prioritize ideas based on impact versus effort, which supports Scrum activities such as backlog refinement and sprint planning. Jira Product Discovery includes templates for end-to-end product development, including strategy and roadmaps, requirements, and task tracking—all of which are customizable.

9. Async video messaging: Loom

Asynchronous communication allows team members to stay focused on the work until a natural break is available to receive updates and new information. Project managers are careful to update the team when it makes the most sense for each member. 

Loom lets project managers turn non-urgent information into videos that team members can fit into their own schedules. With today’s geographically dispersed teams, it allows everyone to remain informed, no matter what time zone they work in.

Etapas que você deve seguir no processo de tomada de decisão

A primeira etapa que você seguir ao tomar uma decisão é identificar o problema que a equipe precisa resolver. Crie uma página do Confluence na qual você possa visualizar o problema e quem é responsável pela resolução. Ter o problema explicado com objetividade vai ajudar a garantir que todos entendam qual decisão precisam tomar e por quê. Qual é o impacto do problema? Quais são os objetivos que vão confirmar que a solução é bem-sucedida?

Em seguida, analise o problema. Reúna informações e dados que definam o que causou o problema ou está impedindo uma solução. Isso pode incluir pesquisas de mercado, dados da empresa, insights pessoais e notícias populares. Crie uma tabela que descreva os riscos e benefícios de possíveis soluções para preparar a equipe com antecedência.

Incentive sua equipe a revisar esse esboço e dar feedback desde o início, para que possam identificar as lacunas ou obstáculos que faltam antes de você resolver o problema. Eles também podem contribuir com sua pesquisa e oferecer mais informações que você não considerou.

Avalie as opções da equipe e use uma estrutura para tomar uma decisão. Você pode precisar de um esforço em grupo ou de uma avaliação adicional, e é aí que a estrutura entra em ação. Você pode descobrir que a estrutura original que você propôs, como uma análise SWOT, não é completa o suficiente para a solução de que você precisa. Incentive a equipe a propor a estrutura certa que vai ajudar na transparência da decisão e também vai esclarecer a carga de trabalho.

Depois de tomar a decisão, use ferramentas de gestão de projetos, como o Trello ou o Jira Work Management, para implementar, testar e monitorar. Continue documentando o progresso ao longo do caminho no Confluence para que você possa consultar no futuro para replicar ou iterar seu desempenho.

Estruturas populares de tomada de decisões

DACI: use essa estrutura para trabalhar em equipe e chegar a decisões em grupo, identificando as funções dentro do processo, tais como: dirigente, aprovador, colaboradores e indivíduos informados. Use dados e conhecimento prévio para ajudar a apoiar decisões.

Enquadramento do problema: trabalhe com a equipe para identificar definições de problemas que descrevam soluções concisas para o problema de forma compreensível e colaborativa. Isso ajuda a focar na compreensão e na definição do problema, enquanto alinha os membros da equipe à abordagem. E por fim, você pode reunir um grupo seleto de partes interessadas para tomar a decisão certa.

Concessões: às vezes, tomar a decisão certa significa fazer concessões. O que você vai trocar pelo benefício da decisão certa? Trabalhe com a equipe para identificar as restrições, os bloqueadores e as prioridades antes de iniciar o projeto, de modo a estar preparado para tomar decisões antes que os obstáculos apareçam.

OKRs: tome decisões com objetivos em mente. Os OKRs são projetados para o crescimento contínuo e podem funcionar como uma “estrela-guia” que ajuda a manter o caminho certo conforme você toma decisões individuais durante os projetos.

Tomada de decisão no Confluence

Não importa qual for o modelo escolhido, as equipes podem trabalhar em conjunto para criar e documentar a estrutura de tomada de decisão no Confluence. A gente tem templates para DACI, análises SWOT, decisão de design, mesa de votação e muito mais

Tomada de decisão no Confluence

Não importa qual for o modelo escolhido, as equipes podem trabalhar em conjunto para criar e documentar a estrutura de tomada de decisão no Confluence. A gente tem templates para DACI, análises SWOT, decisão de design, mesa de votação e muito mais