Mapeamento de dependência

Dê as boas-vindas à equipe e examine cada seção da planilha:

Sistemas afetados: identifique quais sistemas, tanto upstream quanto downstream, vão afetar ou vão ser afetados por seu trabalho. Você deve tentar ser o mais abrangente possível ao preencher essa parte — nenhum impacto é pequeno demais para deixar de ser incluído. De preferência, você vai continuar usando este documento de mapeamento de dependências durante todo o projeto, então faça questão de incluir informações sobre como cada sistema vai ser afetado.

Riscos e mitigações: faça um brainstorming e liste todo e qualquer risco potencial para o projeto. Alguns exemplos podem incluir escassez de orçamento ou material, próximos feriados, mudanças de liderança ou desafios logísticos. Depois de listar os riscos, você deve elaborar um plano de mitigação.

Ciclos de feedback: é o plano de ação para gerenciar as dependências e os riscos que você acabou de discutir. Cada uma dessas seções tem espaços para anotar o proprietário da dependência ou do risco. Aqui, você vai reunir todos eles em um só lugar, junto com uma cadência de feedback (por exemplo, semanal ou mensal) e todas as observações relevantes. O objetivo é garantir que as informações fluam entre as equipes.

Agora é hora de preencher a planilha de mapeamento de dependências.

Em equipe, faça um brainstorming e documente todos os sistemas afetados pelo trabalho. Depois de ter uma lista completa, articule o seguinte para cada item:

• Proprietário: a equipe e/ou o ponto principal de contato para o sistema.
• Tipo de impacto: como o trabalho se relaciona com o sistema.
• Descrição do impacto: informações para criar uma compreensão compartilhada entre os membros da equipe e as partes interessadas.

Se você achar que precisa de mais espaço, não hesite em expandir sua documentação além da planilha de mapeamento de dependências. Por exemplo, a equipe pode querer incluir informações extras em um documento separado para que as partes interessadas possam se atualizar com facilidade.

Agora é a hora de expressar todos os medos em relação ao projeto. Dê a todos de 3 a 5 minutos para pensarem sobre os riscos e, em seguida, peça que compartilhem com o grupo. Documente os riscos que tiveram consenso na planilha de mapeamento de dependências. Você vai incluir:

• Risco: qualquer coisa que possa atrapalhar o projeto.
• Nível de impacto: alto, médio ou baixo.
• Plano de mitigação: como reagir se o risco se tornar realidade.
• Responsável: o membro da equipe do projeto que lidera o plano de mitigação.

A coluna do responsável no mapa de dependências é muito importante. Você quer ter a certeza de que a pessoa certa está encarregada de gerenciar cada risco — alguém com experiência na área e um forte senso de responsabilidade.

E não se esqueça — nada está fora de questão. É melhor discutir os riscos potenciais com antecedência e ter um plano em vigor do que descobrir os riscos pela primeira vez durante uma fase crítica do projeto.

Agora que a complexa rede de dependências ao redor do projeto foi definida, é hora de ser proativo e gerenciar tudo. Analise todos os riscos e dependências que você destacou e articule o seguinte para cada item:

• Parte interessada: a pessoa com quem você vai fazer parceria para garantir o alinhamento.
• Cadência de análise: semanal, mensal ou trimestral.
• Notas e ações de feedback: compartilhe atualizações após as conversas semanais/mensais/trimestrais com as partes interessadas.

Alguns dos impactos de dependências ou planos de mitigação de riscos podem exigir tempo adicional para pesquisa ou desenvolvimento. Atribua eles como ações agora e documente nesta seção.