Mapowanie zależności

Powitaj zespół i przedstaw każdą sekcję arkusza:

Dotknięte systemy: Należy określić, które systemy, zarówno w procesach poprzedzających, jak i następczych, będą wpływać na Wasze prace lub będą od nich zależne. Podczas wypełniania trzeba dostarczyć jak najbardziej wyczerpujących informacji — żaden wpływ nie jest zbyt mały, aby uwzględnić. Najlepiej, aby opracowany dokument z mapą zależności był wykorzystywany w trakcie całego projektu, dlatego uwzględnijcie w nim szczegółowe informacje na temat wpływu na każdy system.

Zagrożenia i ograniczenia: Przeprowadźcie burzę mózgów i opracujcie listę wszelkich potencjalnych zagrożeń dla projektu. Niektóre przykłady mogą obejmować braki budżetowe lub materiałowe, nadchodzące dni wolne od pracy, zmiany przywództwa lub wyzwania logistyczne. Po przygotowaniu listy zagrożeń potrzebne będzie opracowanie planu ich ograniczenia.

Pętle informacji zwrotnych: Potraktujcie to jako plan działania dotyczący zarządzania sformułowanymi przed chwilą zależnościami i zagrożeniami. W każdej z tych sekcji są miejsca, w których można odnotować właścicieli zależności lub zagrożenia. Tutaj zbierzecie ich wszystkich w jednym miejscu wraz ze wskazaniem częstotliwości informacji zwrotnych (np. co tydzień lub co miesiąc) i wszelkimi istotnymi uwagami. Ma to na celu zapewnienie swobodnego przepływu informacji między odpowiednimi zespołami.

Nadszedł czas, aby wypełnić arkusz mapowania zależności.

Przeprowadźcie zespołową burzę mózgów i udokumentujcie wszystkie systemy, na które wpływa Wasza praca. Po sporządzeniu wyczerpującej listy sformułujcie następujące punkty dla każdego elementu:

• Właściciel: Zespół i/lub główna osoba kontaktowa w sprawach systemu.
• Rodzaj wpływu: Sposób, w jaki Wasza praca wiąże się z danym systemem.
• Opis wpływu: Szczegółowy opis pozwalający wypracować wspólne zrozumienie wśród członków zespołu i interesariuszy.

Jeśli okaże się, że potrzebujecie więcej miejsca, po prostu rozszerzcie dokumentację poza arkusz mapowania zależności. Przykładowo zespół może chcieć umieścić dodatkowe szczegóły w osobnym dokumencie, aby pomóc interesariuszom łatwo zorientować się w sytuacji.

Nadszedł czas, aby dać upust wszystkim swoim najgorszym obawom dotyczącym projektu. Daj wszystkim 3–5 minut na samodzielną burzę mózgów na temat zagrożeń, a następnie zachęć do podzielenia się wnioskami z grupą. Udokumentujcie uzgodnione zagrożenia w arkuszu mapowania zależności. Jakie informacje uwzględnić:

• Zagrożenie: Opis czynników, które potencjalnie mogą zagrozić realizacji projektu.
• Poziom wpływu: Wysoki, średni lub niski.
• Plan działań zaradczych: Sposób, w jaki będziecie reagować, gdy zagrożenie się urzeczywistni.
• Właściciel: Członek zespołu projektowego odpowiedzialny za kierowanie planem działań zaradczych.

Kolumna właściciela na mapie zależność jest niezwykle ważna. Chcesz mieć pewność, że za zarządzanie każdym zagrożeniem odpowiada właściwa osoba — ktoś z doświadczeniem w tej dziedzinie i silnym poczuciem odpowiedzialności.

I pamiętaj — wszystkie pomysły są mile widziane. Lepiej omówić potencjalne zagrożenia z wyprzedzeniem i mieć plan, niż nagle odkryć zagrożenie w krytycznej fazie projektu.

Po przedstawieniu złożonej sieci zależności projektu należy przejść do zagadnienia proaktywnego zarządzania nimi. Sięgnijcie wstecz do wszystkich wyróżnionych zagrożeń i zależności, a następnie sformułujcie następujące punkty dla każdego elementu:

• Interesariusz: Osoba, z którą będziecie współpracować, aby zapewnić koordynację działań.
• Częstotliwość przeglądów: Co tydzień, co miesiąc lub co kwartał.
• Uwagi do informacji zwrotnych i czynności: Przekazywanie aktualności po cotygodniowych/comiesięcznych/cokwartalnych rozmowach z interesariuszami.

Niektóre z wpływów zależności lub planów działań zaradczych mogą wymagać dodatkowego czasu na badania lub rozwój. Przypisz je teraz jako czynności i udokumentuj w tej sekcji.