Kompletny przewodnik po zarządzaniu projektami

Kluczowi członkowie zespołu projektowego

Na początku każdego projektu konieczne jest określenie ról i obowiązków. Znajomość swojej roli z wyprzedzeniem ułatwia każdemu pomyślne dotrzymywanie terminów projektowych i działanie według planu. Możliwe role projektowe to między innymi:

• Kierownik projektu: osoba, która nadzoruje projekt i jest odpowiedzialna za jego powodzenie.
• Sponsor projektu: menedżer wyższego szczebla, który promuje projekt i ściśle współpracuje z kierownikiem projektu.
• Członek zespołu: osoba aktywnie pracująca nad zadaniami w ramach projektu.
• Dostawca: osoba dostarczająca towary lub usługi w ramach projektu.
• Interesariusz: osoba zainteresowana projektem. Interesariuszy można podzielić na:
  • interesariuszy głównych: osoby, które faktycznie wykonują pracę i są aktywnie zaangażowane w projekt;
  • interesariuszy drugorzędnych: osoby, które mogą uczestniczyć w spotkaniach i odgrywać niewielką rolę, ale nie są kluczowymi decydentami w projekcie.
• Strona zainteresowana: osoba, która jest na bieżąco z projektem, ale nie odgrywa aktywnej roli i nie ma na niego dużego wpływu.
• Klient: adresat ostatecznego projektu, jeśli jest to projekt skierowany do klienta, a nie projekt wewnętrzny.

Na co zwrócić uwagę przy ocenie oprogramowania do zarządzania projektami

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami może być trudny. Aby zespół w pełni wykorzystał narzędzie do zarządzania projektami, zalecamy poszukiwanie rozwiązania, które oferuje następujące możliwości:

• Tworzenie współdzielonego kalendarza w celu monitorowania kamieni milowych projektu i terminów
• Udostępnianie plików i dokumentów w celu zapewnienia do nich łatwego dostępu i usprawnienia współpracy
• Tworzenie list zadań i przypisywanie zadań członkom zespołu
• Śledzenie postępów projektu i generowanie raportów
• Ułatwianie i usprawnianie komunikacji między członkami zespołu a interesariuszami
• Szacowanie czasu trwania projektu i budżetu
• Umożliwianie członkom zespołu komentowania zadań i przekazywania opinii
• Generowanie automatycznych przypomnień i powiadomień
• Konfigurowanie szablonów projektów w celu usprawnienia tworzenia projektu
• Zarządzanie zasobami i obciążeniem pracą
• Monitorowanie problemów i zagrożeń
• Zarządzanie wnioskami o zmiany
• Tworzenie szczegółowych raportów
• Monitorowanie wyników projektu

Dlaczego warto korzystać z Confluence do zarządzania projektami

Confluence wyróżnia się jako centrum wiedzy skoncentrowanej wokół współpracy, znacznie usprawniając zarządzanie projektami dzięki tysiącom szablonów, gier i integracji w celu zapewnienia maksymalnej elastyczności i skalowania.

Confluence pozwala połączyć wiedzę, zadania i zarządzanie projektami ze współpracą zespołową. Osadź tablicę Trello do zarządzania projektami w stylu Kanban, jak zrobiła to firma Sprout Social. Możesz również zintegrować Confluence z Jira Work Management w ramach zarządzania projektami według zasad Agile na wzór Castlight Health. Jira ułatwia planowanie i śledzenie projektów oraz zarządzanie nimi, a Confluence zwiększa przejrzystość oraz centralizuje komunikację i zasoby związane z projektem.

Skalowanie wraz z rozwojem zespołu i firmy

Confluence umożliwia zarządzanie projektami zespołom technicznym i biznesowym, a także małym firmom, zespołom zdalnym i korporacjom. Skaluj, korzystając z nieograniczonej liczby instancji, aby zapewnić autonomię organizacyjną, segregować dane ze względów bezpieczeństwa lub dostosowywać środowiska. Confluence zapewnia również bezpieczeństwo, zgodność z przepisami, wydajność i niezawodność potrzebne do wspomagania działalności firm, w tym gwarantowaną dostępność w ramach umowy SLA, jurysdykcję danych w USA, UE, Australii lub Niemczech oraz certyfikaty zgodności z RODO, SOC2 i nie tylko.

Co się dzieje, gdy członkowie zespołu odchodzą z firmy, czy ich praca zostaje? Confluence chroni przed utratą prac projektowych, nawet jeśli członkowie zespołu opuszczą firmę. Możesz tworzyć uprawnienia, stosować kontrole i przypisywać role administratorów.

Nie można zarządzać tym, czego nie da się zmierzyć, prawda? Dzięki połączeniu z Jira Work Management możesz śledzić postępy, monitorować działania i generować raporty ułatwiające optymalizację procesów i przepływów pracy projektu.

Zarządzanie projektem decyduje o produktywności zespołu. Ale nie wszystkie rozwiązania do zarządzania projektami są równie dobre. Dowiedz się, dlaczego ponad 85 000 firm korzysta z Confluence.

Z jednej strony musimy współpracować z innymi, aby osiągać nasze cele, a z drugiej większość z nas nie umie skutecznie współpracować. Istnieją bowiem różne style komunikacji, różne podejścia do organizacji pracy oraz wiele innych czynników, które sprawiają, że współpraca jest trudna.

Oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje zespołom lepszy obraz tego, nad czym pracują inni pracownicy, jakie określono terminy, jak w ogólny proces projektu wpisują się poszczególne zadania itp. Wszystko to składa się na największą zaletę oprogramowania do zarządzania projektami: lepszą i łatwiejszą współpracę przy realizacji projektu.

Czy Twój zespół komunikuje się za pomocą nieporządkowanych wiadomości e-mail, komunikatorów i komentarzy, które łatwo przeoczyć w gąszczu tekstów?

Nie wróży to dobrze Twoim projektom (i jest wielką stratą czasu). Gdy członkowie zespołu muszą sprawdzać informacje w zbyt wielu miejscach, dochodzi do nieporozumień, niedotrzymywania terminów, pomijania zadań i ogólnego bałaganu.

Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala przechowywać całą komunikację — począwszy od informacji o terminach i aktualizacjach statusu po uwagi i pytania — w jednym miejscu łatwo dostępnym dla wszystkich zainteresowanych. W ten sposób rozbite zostają silosy informacyjne, aby każdy mógł nie tylko dzielić się wiedzą, ale także skutecznie zarządzać sposobem i miejscem jej udostępniania.

Aby projekt został pomyślnie zrealizowany, członkowie zespołu muszą wiedzieć, za które zadania są odpowiedzialni i do kiedy muszą je ukończyć.

W dużej mierze odpowiedzialne są za to niejasno zdefiniowane obowiązki i nieprecyzyjne polecenia od menedżerów, a praca z wykorzystaniem wielu aplikacji i narzędzi tylko pogłębia ten chaos.

Jeśli członek zespołu ma przypisane zadanie w jakimś narzędziu, ale spędza więcej czasu na innej platformie, może przeoczyć ważne powiadomienie. Zarządzanie projektem za pomocą jednego programu pozwala zapobiec temu problemowi, a także rozbija nawet najbardziej skomplikowane przedsięwzięcia na łatwiejsze do wykonania kroki i czynności.

W takim programie można też przypisać zadania właściwym członkom zespołu i wskazać termin ich realizacji. Wszystko znajduje się w jednym miejscu, a pracownicy otrzymają powiadomienia o wszelkich nowych zadaniach.

Oprogramowanie do zarządzania projektami pełni również rolę repozytorium informacji związanych z projektem. W takim programie można przechowywać wszystko: dokumenty, informacje o zasobach, aktualizacje, terminy, notatki ze spotkań itd. (Tak wygląda na przykład szablon notatki ze spotkania!) Dzięki temu informacje są dostępne, zorganizowane i łatwe do wyszukania. Członkowie zespołu mogą znaleźć potrzebne dane bez marnowania mnóstwa czasu.

Po zsumowaniu powyższych korzyści otrzymujemy największą zaletę oprogramowania do zarządzania projektami: Twój zespół może szybciej posuwać się z pracą do przodu. Dużo szybciej.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami komunikacja w zespole przebiega sprawnie. Wszyscy wiedzą, czego się od nich oczekuje i w jakiej kolejności powinni wykonywać zadania. Pracownicy mogą też łatwo znajdować potrzebne informacje.

Gdy wszystkie trybiki maszyny ze sobą współgrają, marnuje się znacznie mniej czasu. Szablon zarządzania projektami w Jira Work Management pomaga zespołom szybciej przystąpić do działania dzięki wypróbowanym i przetestowanym przepływom pracy, bez konieczności zaczynania od pustej strony za każdym razem, gdy chcą utworzyć nowy projekt.

Teraz projekty nie będą przeciągały się w czasie, bo zespół dysponuje zasobami potrzebnymi do dostarczania wysokiej jakości rezultatów w imponującym tempie.

Nie chcesz po prostu odhaczyć kolejnej pozycji. Chcesz dostarczyć projekt, który nie przekroczył budżetu, został ukończony w terminie i spełnił swoje pierwotne założenia.

Są to ważne elementy, które łatwo stracić z oczu, mając urwanie głowy z danym projektem. A później jest tylko gorzej. Brak uważnego obserwowania ograniczeń i oczekiwań prowadzi do: problemów z dotrzymaniem terminu, przekroczenia budżetu i marnowania energii, bo członkowie zespołu będą musieli wykonać dodatkową pracę, aby skierować projekt z powrotem na właściwe tory.

Oprogramowanie do zarządzania projektami organizuje pracę, dzięki czemu łatwiej śledzić między innymi wydatki i terminy. Dodatkowo oferuje możliwość generowania raportów, aby monitorować postęp. Dzięki temu od razu wiadomo, gdy któryś z elementów projektu jest zagrożony.

1. Improve collaboration

We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.

Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.

2. Centralize communication

Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.

That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.

Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.

3. Streamline task management

For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.

Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.

If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.

From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.

4. Create a single source of truth

Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.