Twój szczegółowy przewodnik po doskonałym zarządzaniu projektami
Finalizuj więcej projektów (przy mniejszym obciążeniu)
Na czym polega zarządzanie projektami? Zarządzanie projektami to koordynacja procesów, narzędzi, członków zespołu i umiejętności, umożliwiająca realizację projektów, które przekroczą Twoje cele.
Ty i Twój zespół przygotowujecie się do realizacji dużego projektu. Przypomina to układanie długiego ciągu klocków domino — wszyscy są zachwyceni, gdy wszystko idzie zgodnie z planem, ale jeśli choć jeden z elementów jest ułożony nierówno, wszystko się kończy wielkim rozczarowaniem.
Tego typu projekty mogą być zarówno onieśmielające, jak i ekscytujące, a Ty możesz ulec pokusie, aby zaczynać je jak najszybciej. Czy trzymasz kciuki za to, że wszystko się ułoży jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki? Pocierasz zaczarowaną lampę z nadzieją, że przybędzie dżin, który poda Ci pomocną dłoń?
To by dopiero było! Daj nam znać, jeśli któryś z tych sposób wypali. W rzeczywistości tajemnica sukcesu dużych, złożonych projektów tkwi w skutecznym zarządzaniu nimi.
Dobre praktyki dotyczące zarządzania zmianami
Nawet jeśli wykonasz wszystkie powyższe kroki, projekt będzie nadal wymagał Twojej stałej uwagi. Zalecamy wdrożenie kilku dobrych praktyk, które zapewnią maksymalnie płynną jego realizację.
Przeprowadź spotkanie otwierające projekt
Na spotkaniu otwierającym projekt ustal cele, rozplanuj działania i zadbaj o to, aby wszyscy uczestnicy mieli bieżące informacje o projekcie.
Niezależnie od tego, jak podekscytowany jest zespół, nie rezygnuj ze spotkania. W jego trakcie można wyjaśnić wszelkie wątpliwości i zjednoczyć osoby w zespole wokół wspólnego celu.
Pamiętaj o zależnościach między zadaniami i zasobami
Wspomnieliśmy wcześniej o projektach, które przypominają ciąg ustawionych klocków domino. Dotyczy to zwłaszcza dużych projektów wymagających współdziałania różnych działów. Może Dorota nie może przystąpić do tworzenia grafiki, dopóki Jacek nie przygotuje treści (zależność zadań). Podobnie Marcin nie może używać oprogramowania, gdy Aneta korzysta z licencji współdzielonej (zależność zasobów).
Zadań projektowych nie wykonuje się w próżni, dlatego ważne jest, aby uwzględnić te zależności. Raport Pulse of the Profession na rok 2018 autorstwa PMI wykazał, że zależności zasobów przyczyniły się do 26% niepowodzeń projektu, podczas gdy zależności zadań przyczyniły się do 12% błędów projektu.
Gdy zadania i zasoby są połączone, musisz zrozumieć zależności między nimi, w przeciwnym razie ryzykujesz, że elementy domino się przewrócą.
Zidentyfikuj swoją ścieżkę krytyczną
Identyfikacja ścieżki krytycznej to świetny sposób na zapobieganie odchyleniom od harmonogramu. Chociaż brzmi to jak tytuł filmu akcji, ścieżka krytyczna to po prostu najdłuższy ciąg zależnych działań projektowych. Jeśli na ścieżce wystąpi przeszkoda lub opóźnienie, cały projekt może się opóźnić.
Ustalenie ścieżki krytycznej pomaga określić, w których punktach harmonogramu masz więcej swobody, a w których musisz ściśle trzymać się osi czasu.
Podchodź realistycznie do osi czasu
Znasz pojęcie złudzenia planowania? Jest to zjawisko, wskutek którego w rażącym stopniu niedoszacowujemy czas potrzebny na wykonanie zadań, co może bardzo źle wpłynąć na oś czasu projektu.
Spróbuj uniknąć tego zjawiska, odwołując się do doświadczeń z poprzednich projektów. Przejrzyj dane zebrane w oprogramowaniu do śledzenia czasu (jeśli takowe masz), aby sprawdzić, jak długo trwają typowe zadania, i poproś zespół o to samo.
Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami
Jeśli członkowie Twojego zespołu muszą przeglądać niekończące się wątki e-mailowe lub przepastne foldery, aby odnaleźć potrzebne informacje, z pewnością opóźni to finalizację projektu.
Aby tego uniknąć, zacznij używać oprogramowania do zarządzania projektami, w którym można przechowywać dokumenty (np. Jira), lub programu do zarządzania wiedzą, który uporządkuje projekt (np. Confluence). Korzystanie z tego typu rozwiązań zapewnia bieżący wgląd we wszystkie etapy projektu i zadania, centralizuje komunikację i daje zespołowi wiarygodne źródło informacji.
Ustal jasne role i obowiązki
Badanie przeprowadzone przez agencję Gallup wykazało, że zaledwie połowa pracowników zdecydowanie przyznaje, że wie, czego się od nich oczekuje w pracy.
Aby zespół był maksymalnie wydajny, jego członkowie muszą dokładnie wiedzieć, jaki jest zakres ich obowiązków, a także jaki powinien być ich oczekiwany wkład.
Nie tylko daje im to poczucie celu i odpowiedzialności, ale także sprawia, że nie przeszkadzają sobie wzajemnie w wykonywaniu zadań i mogą najpełniej wykorzystywać swoje mocne strony.
Współpraca przede wszystkim
Zarządzanie projektem może być stresujące i nie musisz brać całej pracy na siebie. Zachęć zespół do dzielenia się cennymi spostrzeżeniami dotyczącymi planu projektu, osi czasu czy zależności. Pamiętaj, że jego członkowie zostali zaangażowani w projekt, bo są niesamowicie zdolni i ufasz ich wiedzy.
Nie planuj projektów samodzielnie. Zaangażuj zespół do opracowania planu i tym samym zwiększ ich poczucie odpowiedzialności za projekt.
Role i obowiązki związane z zarządzaniem projektami
Potencjalne role projektowe to między innymi:
- Kierownik projektu: osoba, która nadzoruje projekt i jest odpowiedzialna za jego powodzenie.
- Sponsor projektu: menedżer wyższego szczebla, który promuje projekt i ściśle współpracuje z kierownikiem projektu.
- Członek zespołu: osoba aktywnie pracująca nad zadaniami w ramach projektu.
- Dostawca: osoba dostarczająca towary lub usługi w ramach projektu.
- Interesariusz: osoba zainteresowana projektem. Interesariuszy można podzielić na:
- interesariuszy głównych: osoby, które faktycznie wykonują pracę i są aktywnie zaangażowane w projekt;
- interesariuszy drugorzędnych: osoby, które mogą uczestniczyć w spotkaniach i odgrywać niewielką rolę, ale nie są kluczowymi decydentami w projekcie.
- Strona zainteresowana: osoba, która jest na bieżąco z projektem, ale nie odgrywa aktywnej roli i nie ma na niego dużego wpływu.
- Klient: adresat ostatecznego projektu, jeśli jest to projekt skierowany do klienta, a nie projekt wewnętrzny.
Jak może pomóc oprogramowanie do zarządzania projektami
Zawsze możesz liczyć na technologię. Badanie wykazało, że w przypadku aż 77% udanych projektów korzystano z oprogramowania do zarządzania projektami. Pomimo tej imponującej statystyki niewiele firm decyduje się na wdrożenie tego typu rozwiązania (korzysta z niego zaledwie 22% organizacji).
W czym pomaga oprogramowanie do zarządzania projektami? Usprawnia proces dzięki:
- poprawie widoczności: eliminacja silosów sprawia, że członkowie zespołu zyskują szerokie spojrzenie na cały projekt — na osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania, terminy realizacji zadań itp.;
- usprawnieniu komunikacji: koniec z traceniem czasu na szukanie potrzebnych zasobów; Oprogramowanie do zarządzania projektami centralizuje całą komunikację projektową i zasoby w jednym miejscu.
- redukcji błędów i niewydolności: dysponowanie jednym źródłem wiarygodnych informacji zmniejsza liczbę błędów i nieporozumień w zespole;
- aktualizacji informacji w czasie rzeczywistym: oprogramowanie daje wszystkim pracownikom łatwy dostęp do aktualnych informacji o projekcie i postępach.
Why use Confluence for project management
Confluence sets itself apart as a collaborative knowledge hub to supercharge project management with thousands of templates, plays, and integrations for maximum flexibility and scale.
Consolidate tools and centralize work
With Confluence you have knowledge, task, and project management combined with team collaboration. Embed a Trello board for Kanban-style project management, like Sprout Social. Or, integrate Confluence with Jira Work Management for an Agile approach to project management, like Castlight Health. Jira makes it easy to plan, track, and manage your projects, while Confluence boosts transparency and centralizes your project-related conversations and resources.
Scale with team and company growth
Confluence is designed to enable project management for technical teams and business teams, as well as for small businesses, remote teams, and enterprise-scale companies. Scale with unlimited instances to provide organizational autonomy, segregate data for security reasons, or customize environments. Confluence also has the security, compliance, performance, and reliability needed to support enterprises, including guaranteed SLA uptimes; data residency in US, EU, Australia, or Germany; and certifications with GDPR, SOC2, and more.
Secure and protect work and knowledge
What happens when a teammates leave your company, does their work leave too? Confluence protects project work from being lost, even if teammates leave a company. You can create permissions, set controls, and assign admins roles.
Analyze and optimize performance
You can’t manage what you can’t measure, right? In combination with Jira Work Management, you can track progress, monitor activities, and generate reports to help optimize project processes and workflows.
Project management is the engine powering team productivity. But not all project management solutions are created equal. Find out why more than 85,000 companies use Confluence.
Key benefits of project management
1. Improve collaboration
We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.
Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.
2. Centralize communication
Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.
That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.
Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.
3. Streamline task management
For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.
Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.
If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.
From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.
4. Create a single source of truth
Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.
5. Boost efficiency
Add all of the above benefits together, and you get the best benefit of all: your team can move work forward faster. A lot faster.
With project management software in place, your team is communicating well. They know what’s expected of them and what they should get started on next. They can easily locate the information they need.
Working together like a well-oiled machine significantly cuts down on lost time. The Jira Work Management project management template helps teams get started faster with tried-and-tested workflows, instead of starting a blank page every time they need to create a new project.
Now, work no longer drags on and on because your team is equipped with the resources they need to crank out high-quality results at an impressive pace.
6. Track progress
You don’t want to deliver just any project. You want to deliver a project that stays under your budget, honors your timeline, and meets its original goals.
Those important elements are easy to lose track of when you’re up to your eyeballs in project work, and it’s a slippery slope. If you don’t keep a close eye on those limitations and expectations, you’ll struggle with schedule, budget overruns, and wasted effort when team members need to re-do work to get the project back on track.
Project management software organizes your work so it’s simpler to track things like your spend and deadlines. Additionally, you can generate reports to monitor progress as you move forward — rather than realizing too late that you’ve missed the mark.
