Kompletny przewodnik po zarządzaniu projektami
Finalizuj więcej projektów (przy mniejszym obciążeniu)
Przeglądaj tematy
Na czym polega zarządzanie projektami? Zarządzanie projektami to koordynacja procesów, narzędzi, członków zespołu i umiejętności, umożliwiająca realizację projektów, które przekroczą Twoje cele.
Ty i Twój zespół przygotowujecie się do realizacji dużego projektu. Przypomina to układanie długiego ciągu klocków domino — wszyscy są zachwyceni, gdy wszystko idzie zgodnie z planem, ale jeśli choć jeden z elementów jest ułożony nierówno, wszystko się kończy wielkim rozczarowaniem.
Tego typu projekty mogą być zarówno onieśmielające, jak i ekscytujące, a Ty możesz ulec pokusie, aby zaczynać je jak najszybciej. Czy trzymasz kciuki za to, że wszystko się ułoży jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki? Pocierasz zaczarowaną lampę z nadzieją, że przybędzie dżin, który poda Ci pomocną dłoń?
To by dopiero było! Daj nam znać, jeśli któryś z tych sposób wypali. W rzeczywistości tajemnica sukcesu dużych, złożonych projektów tkwi w skutecznym zarządzaniu nimi.
Kluczowi członkowie zespołu projektowego
Na początku każdego projektu konieczne jest określenie ról i obowiązków. Znajomość swojej roli z wyprzedzeniem ułatwia każdemu pomyślne dotrzymywanie terminów projektowych i działanie według planu. Możliwe role projektowe to między innymi:
- Kierownik projektu: osoba, która nadzoruje projekt i jest odpowiedzialna za jego powodzenie.
- Sponsor projektu: menedżer wyższego szczebla, który promuje projekt i ściśle współpracuje z kierownikiem projektu.
- Członek zespołu: osoba aktywnie pracująca nad zadaniami w ramach projektu.
- Dostawca: osoba dostarczająca towary lub usługi w ramach projektu.
- Interesariusz: osoba zainteresowana projektem. Interesariuszy można podzielić na:
- interesariuszy głównych: osoby, które faktycznie wykonują pracę i są aktywnie zaangażowane w projekt;
- interesariuszy drugorzędnych: osoby, które mogą uczestniczyć w spotkaniach i odgrywać niewielką rolę, ale nie są kluczowymi decydentami w projekcie.
- Strona zainteresowana: osoba, która jest na bieżąco z projektem, ale nie odgrywa aktywnej roli i nie ma na niego dużego wpływu.
- Klient: adresat ostatecznego projektu, jeśli jest to projekt skierowany do klienta, a nie projekt wewnętrzny.
Na co zwrócić uwagę przy ocenie oprogramowania do zarządzania projektami
Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami może być trudny. Aby zespół w pełni wykorzystał narzędzie do zarządzania projektami, zalecamy poszukiwanie rozwiązania, które oferuje następujące możliwości:
- Tworzenie współdzielonego kalendarza w celu monitorowania kamieni milowych projektu i terminów
- Udostępnianie plików i dokumentów w celu zapewnienia do nich łatwego dostępu i usprawnienia współpracy
- Tworzenie list zadań i przypisywanie zadań członkom zespołu
- Śledzenie postępów projektu i generowanie raportów
- Ułatwianie i usprawnianie komunikacji między członkami zespołu a interesariuszami
- Szacowanie czasu trwania projektu i budżetu
- Umożliwianie członkom zespołu komentowania zadań i przekazywania opinii
- Generowanie automatycznych przypomnień i powiadomień
- Konfigurowanie szablonów projektów w celu usprawnienia tworzenia projektu
- Zarządzanie zasobami i obciążeniem pracą
- Monitorowanie problemów i zagrożeń
- Zarządzanie wnioskami o zmiany
- Tworzenie szczegółowych raportów
- Monitorowanie wyników projektu
Dlaczego warto korzystać z Confluence do zarządzania projektami
Confluence wyróżnia się jako centrum wiedzy skoncentrowanej wokół współpracy, znacznie usprawniając zarządzanie projektami dzięki tysiącom szablonów, gier i integracji w celu zapewnienia maksymalnej elastyczności i skalowania.
Konsolidacja narzędzi i centralizacja pracy
Confluence pozwala połączyć wiedzę, zadania i zarządzanie projektami ze współpracą zespołową. Osadź tablicę Trello w celu zarządzania projektami w stylu Kanban, jak zrobiła to firma Sprout Social. Możesz również zintegrować Confluence z systemem Jira, aby zarządzać projektami według zasad Agile na wzór Castlight Health. System Jira ułatwia planowanie i śledzenie projektów oraz zarządzanie nimi, a Confluence zwiększa przejrzystość oraz centralizuje komunikację i zasoby związane z projektem.
Skalowanie wraz z rozwojem zespołu i firmy
Confluence umożliwia zarządzanie projektami zespołom technicznym i biznesowym, a także małym firmom, zespołom zdalnym i korporacjom. Skaluj, korzystając z nieograniczonej liczby instancji, aby zapewnić autonomię organizacyjną, segregować dane ze względów bezpieczeństwa lub dostosowywać środowiska. Confluence zapewnia również bezpieczeństwo, zgodność z przepisami, wydajność i niezawodność potrzebne do wspomagania działalności firm, w tym gwarantowaną dostępność w ramach umowy SLA, jurysdykcję danych w USA, UE, Australii lub Niemczech oraz certyfikaty zgodności z RODO, SOC2 i nie tylko.
Bezpieczeństwo oraz ochrona pracy i wiedzy
Co się dzieje, gdy członkowie zespołu odchodzą z firmy, czy ich praca zostaje? Confluence chroni przed utratą prac projektowych, nawet jeśli członkowie zespołu opuszczą firmę. Możesz tworzyć uprawnienia, stosować kontrole i przypisywać role administratorów.
Analiza i optymalizacja wydajności
Nie można zarządzać tym, czego nie da się zmierzyć, prawda? Dzięki połączeniu z systemem Jira możesz śledzić postępy, monitorować działania i generować raporty ułatwiające optymalizację procesów i przepływów pracy projektu.
Zarządzanie projektem decyduje o produktywności zespołu. Ale nie wszystkie rozwiązania do zarządzania projektami są równie dobre. Dowiedz się, dlaczego ponad 85 000 firm korzysta z Confluence.
Szablony do zarządzania projektami
Szablon profilu klienta
Szablon profilu klienta (tzw. persony) pomaga tworzyć szczegółowe profile klientów docelowych na potrzeby rozwoju i marketingu produktu, przewiduje bowiem miejsce na nazwę danej persony, jej cele, wyzwania i źródła informacji.
Szablon projektowania ścieżki klienta
Użyj tego szablonu, aby zrozumieć doświadczenia klientów podczas interakcji z produktem, w tym towarzyszące im emocje i napotkane problemy.
Szablon burzy mózgów na temat istotnych zmian
Ten szablon Confluence pomoże Twojemu zespołowi generować świeże pomysły.
Szablon DACI
Skorzystaj z szablonu DACI, aby zdefiniować role poszczególnych członków zespołu w procesie decyzyjnym i szybciej podejmować właściwe decyzje.
Szablon plakatu projektu
Jeśli nie przepadasz za dokumentami i kartami z założeniami projektowymi, wypróbuj ten szablon plakatu projektu.
Najważniejsze korzyści płynące z zarządzania projektami
1. Lepsza współpraca
Z jednej strony musimy współpracować z innymi, aby osiągać nasze cele, a z drugiej większość z nas nie umie skutecznie współpracować. Istnieją bowiem różne style komunikacji, różne podejścia do organizacji pracy oraz wiele innych czynników, które sprawiają, że współpraca jest trudna.
Oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje zespołom lepszy obraz tego, nad czym pracują inni pracownicy, jakie określono terminy, jak w ogólny proces projektu wpisują się poszczególne zadania itp. Wszystko to składa się na największą zaletę oprogramowania do zarządzania projektami: lepszą i łatwiejszą współpracę przy realizacji projektu.
2. Centralizacja komunikacji
Czy Twój zespół komunikuje się za pomocą nieporządkowanych wiadomości e-mail, komunikatorów i komentarzy, które łatwo przeoczyć w gąszczu tekstów?
Nie wróży to dobrze Twoim projektom (i jest wielką stratą czasu). Gdy członkowie zespołu muszą sprawdzać informacje w zbyt wielu miejscach, dochodzi do nieporozumień, niedotrzymywania terminów, pomijania zadań i ogólnego bałaganu.
Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala przechowywać całą komunikację — począwszy od informacji o terminach i aktualizacjach statusu po uwagi i pytania — w jednym miejscu łatwo dostępnym dla wszystkich zainteresowanych. W ten sposób rozbite zostają silosy informacyjne, aby każdy mógł nie tylko dzielić się wiedzą, ale także skutecznie zarządzać sposobem i miejscem jej udostępniania.
3. Usprawnienie zarządzania zadaniami
Aby projekt został pomyślnie zrealizowany, członkowie zespołu muszą wiedzieć, za które zadania są odpowiedzialni i do kiedy muszą je ukończyć.
W dużej mierze odpowiedzialne są za to niejasno zdefiniowane obowiązki i nieprecyzyjne polecenia od menedżerów, a praca z wykorzystaniem wielu aplikacji i narzędzi tylko pogłębia ten chaos.
Jeśli członek zespołu ma przypisane zadanie w jakimś narzędziu, ale spędza więcej czasu na innej platformie, może przeoczyć ważne powiadomienie. Zarządzanie projektem za pomocą jednego programu pozwala zapobiec temu problemowi, a także rozbija nawet najbardziej skomplikowane przedsięwzięcia na łatwiejsze do wykonania kroki i czynności.
W takim programie można też przypisać zadania właściwym członkom zespołu i wskazać termin ich realizacji. Wszystko znajduje się w jednym miejscu, a pracownicy otrzymają powiadomienia o wszelkich nowych zadaniach.
4. Pojedyncze źródło rzetelnych informacji
Oprogramowanie do zarządzania projektami pełni również rolę repozytorium informacji związanych z projektem. W takim programie można przechowywać wszystko: dokumenty, informacje o zasobach, aktualizacje, terminy, notatki ze spotkań itd. (Tak wygląda na przykład szablon notatki ze spotkania!) Dzięki temu informacje są dostępne, zorganizowane i łatwe do wyszukania. Członkowie zespołu mogą znaleźć potrzebne dane bez marnowania mnóstwa czasu.
5. Zwiększona wydajność
Po zsumowaniu powyższych korzyści otrzymujemy największą zaletę oprogramowania do zarządzania projektami: Twój zespół może szybciej posuwać się z pracą do przodu. Dużo szybciej.
Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami komunikacja w zespole przebiega sprawnie. Wszyscy wiedzą, czego się od nich oczekuje i w jakiej kolejności powinni wykonywać zadania. Pracownicy mogą też łatwo znajdować potrzebne informacje.
Gdy wszystkie trybiki maszyny ze sobą współgrają, marnuje się znacznie mniej czasu. Szablon zarządzania projektami Jira pomaga zespołom szybciej przystąpić do działania dzięki wypróbowanym i przetestowanym przepływom pracy, bez konieczności zaczynania od pustej strony za każdym razem, gdy chcą utworzyć nowy projekt.
Teraz projekty nie będą przeciągały się w czasie, bo zespół dysponuje zasobami potrzebnymi do dostarczania wysokiej jakości rezultatów w imponującym tempie.
6. Śledzenie postępu prac
Nie chcesz po prostu odhaczyć kolejnej pozycji. Chcesz dostarczyć projekt, który nie przekroczył budżetu, został ukończony w terminie i spełnił swoje pierwotne założenia.
Są to ważne elementy, które łatwo stracić z oczu, mając urwanie głowy z danym projektem. A później jest tylko gorzej. Brak uważnego obserwowania ograniczeń i oczekiwań prowadzi do: problemów z dotrzymaniem terminu, przekroczenia budżetu i marnowania energii, bo członkowie zespołu będą musieli wykonać dodatkową pracę, aby skierować projekt z powrotem na właściwe tory.
Oprogramowanie do zarządzania projektami organizuje pracę, dzięki czemu łatwiej śledzić między innymi wydatki i terminy. Dodatkowo oferuje możliwość generowania raportów, aby monitorować postęp. Dzięki temu od razu wiadomo, gdy któryś z elementów projektu jest zagrożony.
Dlaczego warto korzystać z systemu Jira do zarządzania projektami
System Jira pomaga zespołom skutecznie planować, śledzić i dostarczać najwyższej jakości produkty przy użyciu specjalistycznych aplikacji do zarządzania projektami dla systemu Jira.
Scentralizowane raportowanie
System Jira zbiera wszystkie dane projektowe, umożliwiając łatwe śledzenie realizacji zadań, identyfikowanie wąskich gardeł i podejmowanie decyzji z pełnym przekonaniem o ich słuszności.
Aktualizacje w czasie rzeczywistym
Dzięki natychmiastowym aktualizacjom w systemie Jira wszyscy mają bieżące informacje, co pozwala na szybkie reagowanie i zapewnia spójność przy realizacji projektu.
Automatyzacja bez konieczności kodowania
System Jira eliminuje rutynowe zadania dzięki prostej automatyzacji bez użycia kodu, co pozwala oszczędzić czas i przeznaczyć go na to, co naprawdę ważne.
Pewne zarządzanie projektami
System Jira pomaga nadać właściwy kierunek zespołowi dowolnej wielkości i daje pewność, że osiągnie on wyznaczone cele.
Specjalne rozwiązania dla organizacji non profit i małych firm dopasowane do ich potrzeb