Trzy błędy w pracy zespołowej, na które nie możesz sobie pozwolić
O projektowaniu systemu współpracy zespołowej myśl jak o kole garncarskim. Jasne, można rzucić bryłę gliny na koło, szybko przejść cały proces i skończyć z czymś przypominającym wazon. Ale przyjrzyj się uważnie, a znajdziesz niedoskonałości. Zauważysz pęknięcia, którymi wycieknie woda. Pęknięcia i wyciekająca woda osłabią wazon. Jednego dnia masz coś, co wygląda jak w pełni funkcjonalny wazon, a następnego w rękach (i prawdopodobnie na podłodze) zostają kawałki źle zaprojektowanego pojemnika.
Próbując szybko stworzyć system współpracy zespołowej, prawdopodobnie popełnisz typowe błędy. A kiedy te błędy zaczną się pojawiać, naprawa będzie o wiele droższa niż nieudany eksperyment garncarski.
Zapoznaj się z typowymi błędami w zakresie współpracy zespołowej i dowiedz się, jak ich unikać, aby zbudować silniejsze, bardziej oparte na współpracy miejsce pracy.
Błąd nr 1: Rozłożenie współpracy w wielu narzędziach
Gdy ludzie ciągle przeskakują między narzędziami, nie współpracują. Są za to sfrustrowani. Przełączanie się między narzędziami w celu znalezienia dokumentów, wiedzy zespołowej i aktualizacji projektu jest czasochłonne i dezorientujące. Jest też drogie.
Przeciętny pracownik spędza tylko 3 minuty na jednym zadaniu, zanim przejdzie do innego. To dużo straconego czasu i koncentracji. Zmiana kontekstu pożera do 40% produktywnego czasu pracy, więc nie tylko obciąża mózg pracownika, ale także zespół i firmę pod względem czasu i nakładów pracy.
Ponadto bez centralnego zasobu do wymiany informacji nikt nie może być pewien, co jest aktualne, a co nie. Fatima z marketingu może projektować kampanię na podstawie specyfikacji produktów z notatek z zeszłotygodniowych spotkań, zupełnie nieświadoma, że José z działu rozwoju produktu dokonał zmian w tych specyfikacjach dopiero wczoraj. Kampania Fatimy może być równie nieaktualna, jak specyfikacja produktu, na której się opiera. Aby zespół współpracował efektywnie, każdy musi być na tej samej stronie, dosłownie i w przenośni.
Rozwiązanie: Stwórz żywą bazę wiedzy
Tworząc jedno źródło rzetelnych informacji, uniemożliwiasz członkom zespołu odwoływanie się do nieaktualnych informacji lub wykonywanie pracy równolegle. Zgromadzenie całości wiedzy w jednym miejscu sprawia, że cały zespół ma dostęp do tych samych informacji, co jest teraz szczególnie ważne — 97% pracowników, którzy w 2020 roku przeszli na pracę zdalną, chce pracować zdalnie przynajmniej przez część czasu w przyszłości. Niezależnie od tego, czy Twój zespół jest w pełni zdalny, hybrydowy, czy pracuje w biurze, współpraca zespołowa jest łatwiejsza dzięki jednemu źródłu rzetelnych informacji.
Jeśli Confluence stanie się punktem styku dla całej współpracy i dzielenia się wiedzą, ograniczysz zmianę kontekstów i narzędzi. Twórz przestrzenie obejmujące wiele zespołów i projektów oraz korzystaj ze stron, aby uporządkować notatki. Gdy wszystko jest w jednym współdzielonym miejscu, nie ma potrzeby przeszukiwania folderów plików, skrzynek odbiorczych ani wysyłania wiadomości prywatnych w celu znalezienia informacji.
Błąd nr 2: Spotkania jako opcja domyślna
Rozwiązanie: Wykorzystaj współpracę asynchroniczną
Nie mówimy, że trzeba odwoływać wszystkie spotkania. Jednak mniej spotkań pozostawia więcej czasu i przestrzeni mentalnej na współpracę w zespole.
Zacznij od spotkań cyklicznych. Jeśli kiedykolwiek przeszło Ci przez myśl, że „zamiast tego spotkania wystarczyłby e-mail”, zastąp je asynchroniczną współpracą w Confluence. Wszystkie te pomysły, dyskusje, decyzje i ważne notatki mogą istnieć we wspólnej przestrzeni, a członkowie zespołu mogą wnieść swój wkład, gdy mają na to czas.
Przed zaplanowaniem spotkania połącz ze sobą odpowiednich członków zespołu na stronach Confluence i użyj edycji i komentarzy w wierszu, aby omówić dany temat. Daj im czas na analizę i przemyślenie tego, co mogą wnieść od siebie. Może się nawet okazać, że Twoi bardziej nieśmiali współpracownicy z zespołu są bardziej skłonni do współpracy. Demetrius mówi, że ograniczenie zależności jej zespołu od spotkań doprowadziło do bogatszych rozmów, w których ludzie wypowiadają się z większą pewnością siebie.
Jeśli dochodzi do spotkania, na jeden do dwóch dni wcześniej przedstaw wspólne plany współpracy. Dzięki temu uczestnicy będą mieli czas na przygotowanie się, więc spotkanie będzie bardziej efektywne. Podczas tworzenia programów w Confluence możesz skorzystać z edycji w czasie rzeczywistym w trakcie spotkania, aby nie dopuścić do zejścia z wyznaczonego kursu.
Rozwiązanie: Śledź projekty, używając narzędzi do współpracy
Mikrozarządzanie nie zawsze jest zamierzone, ale jego negatywne skutki są takie same. Gdy używasz narzędzi do współpracy do monitorowania projektów i zadań, możesz być na bieżąco bez patrzenia członkom zespołu na ręce.
Zawsze wracaj do swojego jedynego źródła rzetelnych informacji. Wyjaśnij pracownikom, że współpraca zespołowa odbywa się w Confluence, dzięki czemu możesz monitorować postępy, przeglądając aktualizacje na stronie Confluence, zamiast przechodzić obok ich biurek lub wysyłać im wiadomości bezpośrednie, które przeszkadzają im w pracy.
Confluence tworzy powiadomienia, ogłoszenia i aktywne notatki bezpośrednio w kanale na Twojej stronie głównej. Kiedy następnym razem najdzie Cię ochota na mikrozarządzanie, otwórz Confluence i przewiń swój kanał. Możesz także przejrzeć historię wersji dokumentu, notatki ze spotkania i komentarze, aby uzyskać więcej kontekstu. Gdy zachęcasz pracowników do korzystania z Confluence jako centralnego punktu współpracy zespołowej, wszyscy (w tym Ty) mogą pracować niezależnie i z pewnością siebie.
