Jak organizować spotkania oparte na współpracy i unikać bezcelowych rozmów

Spotkania w celu poddania „kolejnego wielkiego pomysłu” burzy mózgów są nieskuteczne, ponieważ hamuje je strach przed odrzuceniem, zaproponowaniem „głupiego” pomysłu. Ponadto burza mózgów w czasie rzeczywistym często prowadzi do dygresji, więc tak naprawdę osiąga się niewiele. Współpraca asynchroniczna, która ma miejsce przed wspólnymi spotkaniami, pozwala uczestnikom rozwijać i organizować swoje myśli z wyprzedzeniem, dzięki czemu czują się lepiej przygotowani do dzielenia się pomysłami w czasie rzeczywistym.

HBR informuje, że ponad 65% spotkań jest organizowanych w celu „wymiany informacji”, „poznania wkładu grupy”, lub „przeprowadzenia dyskusji grupowej”, co jest wymyślnym sposobem stwierdzenia, że większość spotkań mógłby zastąpić e-mail. Chociaż prawdą jest, że spotkania grupowe rzadko są dla każdego dobrym wykorzystaniem czasu, e-mail też nie jest najlepszym rozwiązaniem.

Krótko mówiąc, e-mail nie skaluje się tak, aby ułatwić skuteczną burzę mózgów zespołu. Wątki szybko przeradzają się w labirynt załączników i odpowiedzi, przez co uczestnicy muszą rozszyfrować najbardziej aktualne i istotne informacje, np. co ma być zrobione (oraz przez kogo). Zamiast być narzędziem startowym do przeprowadzenia produktywnego spotkania opartego na współpracy, plan dzieli zespół i zakłóca spotkanie, zanim jeszcze się zacznie.

Narzędzie do współpracy zespołowej może usprawnić proces burzy mózgów, umożliwiając asynchroniczną burzę mózgów, co daje uczestnikom czas na analizę materiałów do omówienia i bardziej kreatywne myślenie.

Ten proces przedłużonego okresu burzy mózgów z przerywaną komunikacją jest czasami nazywany komunikowaniem się w seriach. Obejmuje „szybką komunikację, z dłuższymi okresami ciszy”. Pomyśl, o ile jaśniejszy jest Twój umysł, gdy masz dużo czasu na pracę, myślenie i analizę wyzwań oraz nie poświęcasz go na próby rozwiązania problemów, gdy natychmiast po rozwiązaniu jednego pojawia się kolejny. Czy to pierwsze nie brzmi bardziej produktywnie i mniej stresująco?

Dopilnuj, by Twój zespół miał wystarczająco dużo czasu na burzę mózgów — przynajmniej dwa dni — zwłaszcza jeśli pracujesz w różnych strefach czasowych. Następnie możesz użyć notatek z burzy mózgów jako punktu wyjścia do planu spotkania.

Nawet najbardziej produktywne wspólne spotkania kończą się fiaskiem, gdy nikt nie ponosi odpowiedzialności za decyzje i zadania ustalone podczas spotkania ani nie działa na ich podstawie.

Zawsze rezerwuj ostatnie pięć minut spotkania na opracowanie planu działania. Pamiętaj, że plan jest żywym dokumentem, wróć więc do notatek ze spotkania, aby sprawdzić, jakie są kolejne kroki. W sekcji Czynności do wykonania szablonu Notatki ze spotkania przypisz uczestnikom obowiązki bezpośrednio na tej samej stronie.

Nie ma potrzeby przeszukiwania e-maili, notatek czy dokumentów, aby sprawdzić, kto, nad czym i kiedy powinien pracować — wszystko jest w centralnej lokalizacji i dostępne dla wszystkich.