Jak organizować spotkania oparte na współpracy i unikać bezcelowych rozmów
Gdy Twój kalendarz wygląda jak gra w Tetrisa, oznacza to, że czasu jest mało, ale masz przynajmniej nadzieję, że cały ten czas spędzony na spotkaniach zostanie dobrze wykorzystany. Niestety nasze badania pokazują, że 50% spotkań uważanych jest za stratę czasu.
Nie chodzi o to, że wszystkie spotkania są złe — po prostu większość z nich jest pozbawiona celu. Dlatego spotkania oparte na współpracy są bardziej produktywne, ale wymagają przygotowania. Spotkania oparte na współpracy to interaktywne dyskusje w czasie rzeczywistym z udziałem wielu osób, które pracują nad wspólnym celem. Rozpoczynając rozmowę przed połączeniem się jako zespół, uczestnicy mogą zacząć spotkanie z lepiej ustalonymi pomysłami i celami. Takie przygotowanie gwarantuje, że spotkanie będzie bardziej celowe.
Oto jak Twój zespół może wykorzystać narzędzia i strategie współpracy, aby eliminować bezowocne spotkania i współpracować efektywniej.
Spraw, aby domyślne stały się krótkie spotkania oparte na współpracy
Podczas spotkań koncentracja utrzymuje się maksymalnie 15–20 minut. Jeśli nie chcesz, by spotkanie kończyło się ziewaniem uczestników, ustal, że normą będą spotkania 15–30 minutowe.
Zanim zaczniesz ćwiczyć szybkie mówienie, zatrzymaj się, współpracuj i słuchaj. Możesz prowadzić krótsze, bardziej produktywne spotkania, pracując z zespołem, zanim przejdziesz do rozmowy. Narzędzia do współpracy, np. strony Confluence, umożliwiają asynchroniczne omawianie głównych punktów spotkania. Praca z wyprzedzeniem daje szansę na dzielenie się pomysłami, komentowanie wkładu innych osób i dostosowanie punktów planu we własnym tempie zamiast prób realizowania go podczas rozmowy na żywo. Gdy nadchodzi czas na spotkanie, wszyscy uczestnicy są lepiej zorganizowani, co przekłada się na mniej dygresji i krótsze spotkania.
Wydajniejsze rozmowy są świetne nie tylko ze względu na produktywność — są również lepsze dla wyników finansowych. Według kalkulatora kosztów spotkania HBR jednogodzinne spotkanie z pięcioma osobami, które zarabiają po 60 000 USD rocznie, kosztuje firmę 210 USD. Nasze badanie pokazuje, że ludzie spędzają średnio 31 godzin miesięcznie na nieproduktywnych spotkaniach. Przy wynagrodzeniu wynoszącym 60 000 USD rocznie, daje nam to 1302 USD miesięcznie na osobę, a wszystko to na pozbawione sensu rozmowy.
Prowadź asynchroniczne burze mózgów, aby przygotować się do spotkań opartych na współpracy
Spotkania w celu poddania „kolejnego wielkiego pomysłu” burzy mózgów są nieskuteczne, ponieważ hamuje je strach przed odrzuceniem, zaproponowaniem „głupiego” pomysłu. Ponadto burza mózgów w czasie rzeczywistym często prowadzi do dygresji, więc tak naprawdę osiąga się niewiele. Współpraca asynchroniczna, która ma miejsce przed wspólnymi spotkaniami, pozwala uczestnikom rozwijać i organizować swoje myśli z wyprzedzeniem, dzięki czemu czują się lepiej przygotowani do dzielenia się pomysłami w czasie rzeczywistym.
HBR informuje, że ponad 65% spotkań jest organizowanych w celu „wymiany informacji”, „poznania wkładu grupy”, lub „przeprowadzenia dyskusji grupowej”, co jest wymyślnym sposobem stwierdzenia, że większość spotkań mógłby zastąpić e-mail. Chociaż prawdą jest, że spotkania grupowe rzadko są dla każdego dobrym wykorzystaniem czasu, e-mail też nie jest najlepszym rozwiązaniem.
Krótko mówiąc, e-mail nie skaluje się tak, aby ułatwić skuteczną burzę mózgów zespołu. Wątki szybko przeradzają się w labirynt załączników i odpowiedzi, przez co uczestnicy muszą rozszyfrować najbardziej aktualne i istotne informacje, np. co ma być zrobione (oraz przez kogo). Zamiast być narzędziem startowym do przeprowadzenia produktywnego spotkania opartego na współpracy, plan dzieli zespół i zakłóca spotkanie, zanim jeszcze się zacznie.
Narzędzie do współpracy zespołowej może usprawnić proces burzy mózgów, umożliwiając asynchroniczną burzę mózgów, co daje uczestnikom czas na analizę materiałów do omówienia i bardziej kreatywne myślenie.
Ten proces przedłużonego okresu burzy mózgów z przerywaną komunikacją jest czasami nazywany komunikowaniem się w seriach. Obejmuje „szybką komunikację, z dłuższymi okresami ciszy”. Pomyśl, o ile jaśniejszy jest Twój umysł, gdy masz dużo czasu na pracę, myślenie i analizę wyzwań oraz nie poświęcasz go na próby rozwiązania problemów, gdy natychmiast po rozwiązaniu jednego pojawia się kolejny. Czy to pierwsze nie brzmi bardziej produktywnie i mniej stresująco?
Dopilnuj, by Twój zespół miał wystarczająco dużo czasu na burzę mózgów — przynajmniej dwa dni — zwłaszcza jeśli pracujesz w różnych strefach czasowych. Następnie możesz użyć notatek z burzy mózgów jako punktu wyjścia do planu spotkania.
Twórz jasne plany i udostępniaj je uczestnikom
73% ludzi zajmuje się podczas spotkań czymś innym. Jasne plany nie tylko nadają spotkaniu kierunek, sprzyjają większemu zaangażowaniu, informując uczestników o celu spotkania i ich roli w nim. Jednak plany są skuteczne tylko wtedy, gdy każdy ma do nich dostęp — wspólne spotkania wymagają narzędzi współpracy. Wykorzystaj tryb współpracy podczas edycji Confluence, aby sprawić, że plan będzie żywym dokumentem, z którym ludzie mogą współpracować przed spotkaniem, w jego trakcie i po nim.
Każdy plan powinien zawierać:
- cel spotkania,
- zwięzły temat spotkania,
- czas trwania spotkania,
- istotne informacje i materiały kontekstowe.
Jeśli masz problem ze spełnieniem wszystkich tych wymagań, nie masz gotowości do owocnego spotkania. Wróć do dokumentu dotyczącego współpracy i porozmawiaj z zespołem o tym, dlaczego spotkanie musi się odbyć oraz co chcesz w nim osiągnąć. Możesz być w stanie przepracować całość bezpośrednio w dokumencie i zupełnie wyeliminować potrzebę spotkania. W przeciwnym razie zarówno Ty, jak i członkowie zespołu będziecie mieli szansę uporządkować swoje myśli. Tak czy inaczej, dzięki bardziej strategicznemu myśleniu zaoszczędzisz dużo czasu i frustracji zanim spotkasz się w czasie rzeczywistym.
Zarezerwuj czas na zaplanowanie czynności do wykonania
Nawet najbardziej produktywne wspólne spotkania kończą się fiaskiem, gdy nikt nie ponosi odpowiedzialności za decyzje i zadania ustalone podczas spotkania ani nie działa na ich podstawie.
Zawsze rezerwuj ostatnie pięć minut spotkania na opracowanie planu działania. Pamiętaj, że plan jest żywym dokumentem, wróć więc do notatek ze spotkania, aby sprawdzić, jakie są kolejne kroki. W sekcji Czynności do wykonania szablonu Notatki ze spotkania przypisz uczestnikom obowiązki bezpośrednio na tej samej stronie.
Nie ma potrzeby przeszukiwania e-maili, notatek czy dokumentów, aby sprawdzić, kto, nad czym i kiedy powinien pracować — wszystko jest w centralnej lokalizacji i dostępne dla wszystkich.
Połóż kres bezsensownym spotkaniom
Amerykańskie firmy wydają 37 miliardów USD rocznie na niepotrzebne spotkania. Przestań marnować pieniądze na bezproduktywne rozmowy i zacznij bardziej celowo myśleć o tym, jak i dlaczego spotykasz się ze swoim zespołem. Współpracuj wcześnie i często, a Twój kalendarz nie będzie już wyglądał jak skazana na porażkę gra w Tetrisa. Chociaż prawdopodobnie nie możesz całkowicie wyeliminować spotkań, możesz za to sprawić, że będą bardziej efektywne i celowe, a także zyskać więcej czasu, spotykając się rzadziej.
Dzięki Confluence możesz łatwo zarządzać każdym aspektem wspólnego spotkania, od burzy mózgów po ukończenie zadania. Zacznij korzystać z naszego bezpłatnego abonamentu!
