OKR-y: Twój bardzo prosty przewodnik ustalania celów

OKR oznacza „Objectives and Key Results”, czyli cele i kluczowe wyniki. Jest to metodologia wyznaczania celów, która pomaga zespołom w realizacji najbardziej ambitnych zamierzeń oraz pozwala na monitorowanie postępów w ich osiąganiu.

Pozwól, że podzielimy się kilkoma faktami historycznymi. Korzenie OKR-ów tkwią w systemie „zarządzania przez cele”, który został stworzony przez konsultanta i autora Petera Druckera.

Później Andrew Grove, były dyrektor generalny Intela, uprościł ten system, tak by odpowiadał na dwa podstawowe pytania:

• Do czego zmierzam?
• Jak mogę się tam dostać?

Przyswoiwszy sobie wiedzę Grove'a, inwestor venture capital John Doerr zaprezentował ten system współzałożycielom Google, których często uznaje się za popularyzatorów OKR-ów. Od tamtej pory są one powszechnie stosowane w wielu organizacjach — zarówno małych, jak i dużych.

Jak sama nazwa wskazuje, OKR-y dzielą się na dwie główne części: cele i kluczowe rezultaty. Porozmawiajmy najpierw o celach.

By nie komplikować sprawy, cel to po prostu coś, do czego dążysz.

Wraz ze swoim zespołem możesz odbyć burzę mózgów, zadając sobie pytanie: „jakie zmiany musimy wprowadzić w tym kwartale?” To ważna wskazówka: OKR-y są zazwyczaj wyznaczane w perspektywie kwartałów.

Należy pamiętać, że cele powinny być jakościowymi deklaracjami wysokiego poziomu, które są aspiracyjne — a nie zadaniami czy szczegółowymi wynikami.

PRZYKŁADOWY CEL: uruchomienie nowego portalu dla pracowników do końca kwartału.

Same OKR-y mogą nie być z natury mierzalne. To zadanie Twoich kluczowych rezultatów, mierzalnych wyników, które wskazują, że cel został osiągnięty.

Staraj się nie pomylić kluczowych rezultatów z zadaniami i czynnościami do wykonania. Chodzi o określenie wyników, a nie rzeczy, które Twój zespół musi zrobić. Upewnij się więc, że zawsze wskazujesz na wymierny rezultat.

PRZYKŁAD KLUCZOWY REZULTAT: dostarczenie portalu poprawia oceny pracowników o 25%.

To nie konkurs popularności. Ale nawet gdyby tak było, OKR-y by w nim wygrały. Być może wiesz, że mnóstwo znanych firm — w tym Google, Netflix, Ahnheuser-Busch, Adobe, Samsung, a nawet Atlassian — używaj OKR-ów do wyznaczania celów.

Ale jeśli lista nazw firm nie wystarcza, żeby Cię przekonać, istnieje wiele innych powodów, dla których warto używać OKR-ów, takich jak:

• Sprawniejsza wymiana informacji: wszyscy mają pełne i aktualne informacje o celach i wskaźnikach sukcesu
• Zwiększona elastyczność: ponieważ OKR-y są ustalane kwartalnie, krótsze cykle dają nam więcej miejsca na modyfikacje planów
• Zwiększona odpowiedzialność: każdy wie dokładnie, jak będzie mierzony sukces i kto jest odpowiedzialny za jego realizację
• Zwiększona koncentracja: OKR-y są przemyślane i dobrze zdefiniowane, co zwiększa skupienie się na zadaniach, które naprawdę mają znaczenie

Biorąc pod uwagę te zalety, nietrudno zrozumieć, dlaczego OKR-y są tak chętnie stosowane przez wiele odnoszących sukcesy i szybko rozwijających się organizacji.

Jeśli po raz pierwszy używasz OKR-ów, wiele z ich aspektów będzie nowością dla Ciebie i dla członków Twojego zespołu. Wygospodaruj trochę czasu na początku, aby zapoznać swój zespół z procesem i terminologią, aby mógł konstruktywnie włączyć się do rozmowy.

Macie już swoje cele, więc nadszedł czas, aby zespół zastanowił się, jakie rezultaty powinny się pojawić i jak zmierzyć, czy rzeczywiście został osiągnięty. To właśnie powinny być kluczowe rezultaty. Pamiętaj, by ograniczyć się do maksymalnie trzech na każdy cel.

PRZYKŁADOWY KLUCZOWY REZULTAT 1: infografiki poprawiają wskaźnik czasu spędzonego na stronie o 10%.
PRZYKŁADOWY KLUCZOWY REZULTAT 2: każda z infografik jest przypinana na Pintereście co najmniej 100 razy.

Prace przygotowawcze są zakończone, nadszedł więc czas na sprawdzenie. Spójrz na swoje cele i kluczowe wyniki. Czy są nierealne? A może są zbyt łatwe? Jest ich za dużo? Albo za mało? To okazja na wprowadzenie zmian przed ich sfinalizowaniem.

Jak w przypadku każdej innej metody wyznaczania celów, OKR-ów nie wystarczy określić i o nich zapomnieć. Spotykaj się z zespołem co miesiąc, aby sprawdzić postępy realizacji celu, wyznaczając dla każdego kluczowego wyniku przewidywaną ocenę na koniec kwartału. OKR-y są oceniane w płynnej skali od 0 do 1, która wskazuje, czy cel dla kluczowego wyniku został całkowicie pominięty, prawie zrealizowany lub w pełni zrealizowany. Więc jeśli na przykład udało się poprawić średni czas użytkownika spędzony na jednym wpisie na blogu o tylko 3%, ten kluczowy wynik zostanie oceniony na 0,3.

Uf! OKR-y gotowe. To koniec ciężkiej roboty, prawda? Nie całkiem. Teraz Ty i Twój zespół musicie się ich trzymać.

Tutaj przydałby się ten magiczny dżin…

Ale na wypadek, gdyby się nie pojawił, mamy kilka strategii, których możesz użyć, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników w realizację tych celów:

• Zaangażuj zespół w proces: wyznaczenie OKR-ów powinno odbywać się we współpracy z Twoim zespołem. Cele te nie mogą być wskazywane odgórnie.
• Przypisz właścicieli: do każdego kluczowego rezultatu trzeba przypisać właściciela, aby każdy wiedział, kto i za co odpowiada. Efektem jest bardziej klarowny rozkład zadań i obowiązków.
• Nie pomijaj regularnych przeglądów: gdy robi się gorąco, wolisz poświęcić czas na pracę nad celami, niż sprawdzać ich postępy. Nie ulegaj tej pokusie! Przeglądy są ważne, by móc proaktywnie omijać problemy i monitorować postępy.
• Zachowaj cierpliwość: Twoje OKR-y mogą nie być idealne od razu. Na szczęście wyznaczasz je kwartalnie, dzięki czemu masz szansę szybko udoskonalić proces.

Czasami nie ma nic bardziej inspirującego niż przykład. Masz szczęście! Poniżej znajduje się kilka przykładów OKR-ów, które dotyczą czterech różnych typów zespołów.

CEL: poprawa poziomu zaangażowania pracowników.

KLUCZOWY REZULTAT 1: zwiększenie frekwencji na comiesięcznych imprezach firmowych o 30%.

KLUCZOWY REZULTAT 2: poprawa ocen w ankietach opinii pracowników o 15%.

CEL: zwiększenie naszych przychodów cyklicznych.

KLUCZOWY REZULTAT 1: zmniejszenie wskaźnika rezygnacji klientów do mniej niż 5%.

KLUCZOWY REZULTAT 2: zwiększenie wskaźnika przechodzenia z kont darmowych na konta premium o 40%.

CEL: poprawa satysfakcji klienta.

KLUCZOWY REZULTAT 1: skrócenie czasu oczekiwania na zgłoszenia do obsługi klienta do 24 godzin.

KLUCZOWY REZULTAT 2: poprawa ocen w naszych ankietach opinii klientów do średniej oceny czterogwiazdkowej.

CEL: wprowadzenie odświeżonej wersji naszego głównego produktu.

KLUCZOWY REZULTAT 1: zdobycie 2000 nowych rejestracji produktu.

KLUCZOWY REZULTAT 2: opublikowanie recenzji produktów w 10 ważnych serwisach branżowych.

Nie ukrywamy, że jesteśmy wielkimi fanami OKR-ów. Ich popularność wynika z tego, że są skuteczne.

Ale nie znaczy to, że są jedynym sposobem wyznaczania celów. Dlatego przygotowaliśmy porównanie OKR-ów z dwiema innymi popularnymi metodami wyznaczania celów: KPI i celami SMART.

Ich wspólną cechą są chwytliwe akronimy, stąd OKR-y i KPI są często ze sobą mylone. To jednak dwie zupełnie inne koncepcje.

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) wymagają przypisania mierzalnego celu do istniejącego projektu lub procesu (w odróżnieniu od OKR-ów, gdzie pierwszym krokiem jest wyznaczenie nowego celu).

PRZYKŁAD KPI: wyobraź sobie, że już pracujesz nad poprawą skuteczności zespołu obsługi klienta i nie masz pewności, kiedy możesz oznaczyć ten cel jako „zrealizowany”. W tym celu możesz przypisać KPI w postaci 45 rozwiązanych zgłoszeń klientów tygodniowo.

SMART oznacza Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-Bound — specyficzne, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone czasowo. Wyznaczając cele za pomocą tego systemu, trzeba uwzględnić wszystkie te aspekty, aby móc odnieść sukces.

Trzeba też pamiętać, że w przypadku celów SMART wszystkie kryteria są ujęte w jednym stwierdzeniu. Nie ma dwóch oddzielnych elementów jak w przypadku OKR-ów.

PRZYKŁAD CELU SMART: rozwiązywanie 45 zgłoszeń obsługi klienta tygodniowo w tym miesiącu, aby poprawić skuteczność zespołu obsługi klienta.

Zależy Ci, aby Twój zespół stale pracował nad realizacją celów. Ale jak dotąd nie udało Ci się znaleźć niezwykle hojnego dżina ani złotej rybki, która by to zagwarantowała.

Na szczęście realizacji celów nie trzeba pozostawiać szczęściu. OKR-y są tym, czego potrzebuje Twój zespół, aby wyznaczyć ambitne cele i jasno określić, jak wygląda sukces.

Więcej sukcesów i mniej problemów. Jak dla nas, nie ma się nad czym zastawiać.

Chcesz rozpocząć pracę z własnymi OKR-ami? Też tak uważamy. Pomoże Ci w tym ten szablon.