OKR-y: Twój bardzo prosty przewodnik ustalania celów
Podstawy tych ram wyznaczania celów
Chcesz, aby Twój zespół był nie do zatrzymania. Chcesz nie tylko kontrolować codzienne listy zadań do wykonania, ale też osiągać wymierne postępy w realizacji największych celów.
A więc… jak tego dokonasz? Zamkniesz oczy i trzykrotnie stukniesz w niemalowane drewno? Potrzesz magiczną lampę, aby wywołać dżina? Przytrzymasz kciuki i będziesz liczyć na szczęście?
Pewnie, możesz spróbować tych metod. Ale, jeśli naprawdę chcesz, aby Twój zespół posunął się naprzód, wyznaczenie OKR-ów powinno Ci to umożliwić.
Znasz już OKR-y? To ostatnio modna koncepcja, a wiele definicji z nimi związanych to czysty korporacyjny żargon.
Potrzebujesz prostego wytłumaczenia, którym uprzejmie służymy. Odpowiadamy na parę najczęściej zadawanych pytań dotyczących OKR-ów, używając języka, który będziesz w stanie zrozumieć.
Czym są OKR-y?
OKR oznacza „Objectives and Key Results”, czyli cele i kluczowe wyniki. Jest to metodologia wyznaczania celów, która pomaga zespołom w realizacji najbardziej ambitnych zamierzeń oraz pozwala na monitorowanie postępów w ich osiąganiu.
Pozwól, że podzielimy się kilkoma faktami historycznymi. Korzenie OKR-ów tkwią w systemie „zarządzania przez cele”, który został stworzony przez konsultanta i autora Petera Druckera.
Później Andrew Grove, były dyrektor generalny Intela, uprościł ten system, tak by odpowiadał na dwa podstawowe pytania:
- Do czego zmierzam?
- Jak mogę się tam dostać?
Przyswoiwszy sobie wiedzę Grove'a, inwestor venture capital John Doerr zaprezentował ten system współzałożycielom Google, których często uznaje się za popularyzatorów OKR-ów. Od tamtej pory są one powszechnie stosowane w wielu organizacjach — zarówno małych, jak i dużych.
Co chcę osiągnąć?
Jaką ścieżkę obiorę, aby się tam dostać?
A więc jaki jest cel?
Jak sama nazwa wskazuje, OKR-y dzielą się na dwie główne części: cele i kluczowe rezultaty. Porozmawiajmy najpierw o celach.
By nie komplikować sprawy, cel to po prostu coś, do czego dążysz.
Wraz ze swoim zespołem możesz odbyć burzę mózgów, zadając sobie pytanie: „jakie zmiany musimy wprowadzić w tym kwartale?” To ważna wskazówka: OKR-y są zazwyczaj wyznaczane w perspektywie kwartałów.
Należy pamiętać, że cele powinny być jakościowymi deklaracjami wysokiego poziomu, które są aspiracyjne — a nie zadaniami czy szczegółowymi wynikami.
PRZYKŁADOWY CEL: uruchomienie nowego portalu dla pracowników do końca kwartału.
A co z kluczowymi wynikami?
Same OKR-y mogą nie być z natury mierzalne. To zadanie Twoich kluczowych rezultatów, mierzalnych wyników, które wskazują, że cel został osiągnięty.
Staraj się nie pomylić kluczowych rezultatów z zadaniami i czynnościami do wykonania. Chodzi o określenie wyników, a nie rzeczy, które Twój zespół musi zrobić. Upewnij się więc, że zawsze wskazujesz na wymierny rezultat.
PRZYKŁAD KLUCZOWY REZULTAT: dostarczenie portalu poprawia oceny pracowników o 25%.
Dlaczego warto korzystać z OKR-ów?
To nie konkurs popularności. Ale nawet gdyby tak było, OKR-y by w nim wygrały. Być może wiesz, że mnóstwo znanych firm — w tym Google, Netflix, Ahnheuser-Busch, Adobe, Samsung, a nawet Atlassian — używaj OKR-ów do wyznaczania celów.
Ale jeśli lista nazw firm nie wystarcza, żeby Cię przekonać, istnieje wiele innych powodów, dla których warto używać OKR-ów, takich jak:
- Sprawniejsza wymiana informacji: wszyscy mają pełne i aktualne informacje o celach i wskaźnikach sukcesu
- Zwiększona elastyczność: ponieważ OKR-y są ustalane kwartalnie, krótsze cykle dają nam więcej miejsca na modyfikacje planów
- Zwiększona odpowiedzialność: każdy wie dokładnie, jak będzie mierzony sukces i kto jest odpowiedzialny za jego realizację
- Zwiększona koncentracja: OKR-y są przemyślane i dobrze zdefiniowane, co zwiększa skupienie się na zadaniach, które naprawdę mają znaczenie
Biorąc pod uwagę te zalety, nietrudno zrozumieć, dlaczego OKR-y są tak chętnie stosowane przez wiele odnoszących sukcesy i szybko rozwijających się organizacji.
Jak wyznaczasz OKR-y?
Chcesz dołączyć do grona zespołów i firm, które skutecznie realizują swoje cele (a kto by nie chciał?). Oto jak się do tego zabrać.
Zacznij od zorganizowania burzy mózgów z zespołem, aby określić, co najbardziej chcecie osiągnąć.
Prawdopodobnie przedstawicie mnóstwo pomysłów i będziecie dyskutować o tym, jakie powinny być Wasze cele. To jednak jedna z tych sytuacji, w których więcej wcale nie znaczy lepiej. Najlepiej skrócić listę do nie więcej niż trzech do pięciu celów na kwartał. Do każdego celu dobrze jest przypisać nie więcej niż trzy kluczowe rezultaty, aby dodatkowo nie komplikować sprawy.
Pamiętaj też, że OKR-y lepiej sprawdzają się w przypadku bardziej ambitnych celów długoterminowych. Nie warto stosować tego systemu do rozwiązania jednego zadania na codziennej liście rzeczy do zrobienia lub projektu zespołowego, który kończy się jutro. To byłoby zbyt uciążliwe.
Po poznaniu tych podstaw omówmy szybko kroki, które Ty i Twój zespół musicie wykonać, aby wyznaczyć OKR-y.
Krok 1: Podziel się podstawami
Jeśli po raz pierwszy używasz OKR-ów, wiele z ich aspektów będzie nowością dla Ciebie i dla członków Twojego zespołu. Wygospodaruj trochę czasu na początku, aby zapoznać swój zespół z procesem i terminologią, aby mógł konstruktywnie włączyć się do rozmowy.
Krok 2: Ustal swoje cele
Krok 3: Określ najważniejsze wyniki
Macie już swoje cele, więc nadszedł czas, aby zespół zastanowił się, jakie rezultaty powinny się pojawić i jak zmierzyć, czy rzeczywiście został osiągnięty. To właśnie powinny być kluczowe rezultaty. Pamiętaj, by ograniczyć się do maksymalnie trzech na każdy cel.
PRZYKŁADOWY KLUCZOWY REZULTAT 1: infografiki poprawiają wskaźnik czasu spędzonego na stronie o 10%.
PRZYKŁADOWY KLUCZOWY REZULTAT 2: każda z infografik jest przypinana na Pintereście co najmniej 100 razy.
Krok 4: Sprawdź siebie
Prace przygotowawcze są zakończone, nadszedł więc czas na sprawdzenie. Spójrz na swoje cele i kluczowe wyniki. Czy są nierealne? A może są zbyt łatwe? Jest ich za dużo? Albo za mało? To okazja na wprowadzenie zmian przed ich sfinalizowaniem.
Krok 5: Zaplanuj miesięczne punkty kontrolne
Jak w przypadku każdej innej metody wyznaczania celów, OKR-ów nie wystarczy określić i o nich zapomnieć. Spotykaj się z zespołem co miesiąc, aby sprawdzić postępy realizacji celu, wyznaczając dla każdego kluczowego wyniku przewidywaną ocenę na koniec kwartału. OKR-y są oceniane w płynnej skali od 0 do 1, która wskazuje, czy cel dla kluczowego wyniku został całkowicie pominięty, prawie zrealizowany lub w pełni zrealizowany. Więc jeśli na przykład udało się poprawić średni czas użytkownika spędzony na jednym wpisie na blogu o tylko 3%, ten kluczowy wynik zostanie oceniony na 0,3.
Jak trzymasz się swoich OKR-ów?
Uf! OKR-y gotowe. To koniec ciężkiej roboty, prawda? Nie całkiem. Teraz Ty i Twój zespół musicie się ich trzymać.
Tutaj przydałby się ten magiczny dżin…
Ale na wypadek, gdyby się nie pojawił, mamy kilka strategii, których możesz użyć, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników w realizację tych celów:
- Zaangażuj zespół w proces: wyznaczenie OKR-ów powinno odbywać się we współpracy z Twoim zespołem. Cele te nie mogą być wskazywane odgórnie.
- Przypisz właścicieli: do każdego kluczowego rezultatu trzeba przypisać właściciela, aby każdy wiedział, kto i za co odpowiada. Efektem jest bardziej klarowny rozkład zadań i obowiązków.
- Nie pomijaj regularnych przeglądów: gdy robi się gorąco, wolisz poświęcić czas na pracę nad celami, niż sprawdzać ich postępy. Nie ulegaj tej pokusie! Przeglądy są ważne, by móc proaktywnie omijać problemy i monitorować postępy.
- Zachowaj cierpliwość: Twoje OKR-y mogą nie być idealne od razu. Na szczęście wyznaczasz je kwartalnie, dzięki czemu masz szansę szybko udoskonalić proces.
Jakie są przykłady OKR-ów?
Czasami nie ma nic bardziej inspirującego niż przykład. Masz szczęście! Poniżej znajduje się kilka przykładów OKR-ów, które dotyczą czterech różnych typów zespołów.
Przykład OKR-u dla zespołów HR
CEL: poprawa poziomu zaangażowania pracowników.
KLUCZOWY REZULTAT 1: zwiększenie frekwencji na comiesięcznych imprezach firmowych o 30%.
KLUCZOWY REZULTAT 2: poprawa ocen w ankietach opinii pracowników o 15%.
Przykład OKR-u dla zespołów sprzedaży
CEL: zwiększenie naszych przychodów cyklicznych.
KLUCZOWY REZULTAT 1: zmniejszenie wskaźnika rezygnacji klientów do mniej niż 5%.
KLUCZOWY REZULTAT 2: zwiększenie wskaźnika przechodzenia z kont darmowych na konta premium o 40%.
Przykład OKR-u dla zespołów obsługi klienta
CEL: poprawa satysfakcji klienta.
KLUCZOWY REZULTAT 1: skrócenie czasu oczekiwania na zgłoszenia do obsługi klienta do 24 godzin.
KLUCZOWY REZULTAT 2: poprawa ocen w naszych ankietach opinii klientów do średniej oceny czterogwiazdkowej.
Przykład OKR-u dla zespołów zarządzających produktem
CEL: wprowadzenie odświeżonej wersji naszego głównego produktu.
KLUCZOWY REZULTAT 1: zdobycie 2000 nowych rejestracji produktu.
KLUCZOWY REZULTAT 2: opublikowanie recenzji produktów w 10 ważnych serwisach branżowych.
Co odróżnia OKR-y od innych ram wyznaczania celów?
Nie ukrywamy, że jesteśmy wielkimi fanami OKR-ów. Ich popularność wynika z tego, że są skuteczne.
Ale nie znaczy to, że są jedynym sposobem wyznaczania celów. Dlatego przygotowaliśmy porównanie OKR-ów z dwiema innymi popularnymi metodami wyznaczania celów: KPI i celami SMART.
OKR-y a KPI
Ich wspólną cechą są chwytliwe akronimy, stąd OKR-y i KPI są często ze sobą mylone. To jednak dwie zupełnie inne koncepcje.
Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) wymagają przypisania mierzalnego celu do istniejącego projektu lub procesu (w odróżnieniu od OKR-ów, gdzie pierwszym krokiem jest wyznaczenie nowego celu).
PRZYKŁAD KPI: wyobraź sobie, że już pracujesz nad poprawą skuteczności zespołu obsługi klienta i nie masz pewności, kiedy możesz oznaczyć ten cel jako „zrealizowany”. W tym celu możesz przypisać KPI w postaci 45 rozwiązanych zgłoszeń klientów tygodniowo.
OKR-y a cele SMART
SMART oznacza Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-Bound — specyficzne, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone czasowo. Wyznaczając cele za pomocą tego systemu, trzeba uwzględnić wszystkie te aspekty, aby móc odnieść sukces.
Trzeba też pamiętać, że w przypadku celów SMART wszystkie kryteria są ujęte w jednym stwierdzeniu. Nie ma dwóch oddzielnych elementów jak w przypadku OKR-ów.
PRZYKŁAD CELU SMART: rozwiązywanie 45 zgłoszeń obsługi klienta tygodniowo w tym miesiącu, aby poprawić skuteczność zespołu obsługi klienta.
Dążenie do celów
Zależy Ci, aby Twój zespół stale pracował nad realizacją celów. Ale jak dotąd nie udało Ci się znaleźć niezwykle hojnego dżina ani złotej rybki, która by to zagwarantowała.
Na szczęście realizacji celów nie trzeba pozostawiać szczęściu. OKR-y są tym, czego potrzebuje Twój zespół, aby wyznaczyć ambitne cele i jasno określić, jak wygląda sukces.
Więcej sukcesów i mniej problemów. Jak dla nas, nie ma się nad czym zastawiać.
Chcesz rozpocząć pracę z własnymi OKR-ami? Też tak uważamy. Pomoże Ci w tym ten szablon.
