Czym jest porządkowanie backlogu? Definicja i zalety

Atlassian Autor: Atlassian
Przeglądaj tematy

Porządkowanie backlogu (lub inaczej jego dopracowywanie) oznacza regularne aktualizowanie backlogu produktu. Głównym celem tej czynności jest utrzymanie aktualności backlogu i przygotowanie go do przyszłych sprintów. Menedżer produktu, product owner i zespół ustalają priorytety oraz weryfikują i omawiają pozycje backlogu, aby zapewnić, że prace dotyczące nadchodzących sprintów mają zawsze prawidłowy priorytet.

Jeśli backlog nie jest aktualny, zespół projektowy może mieć trudności z ustaleniem kolejności wykonywania zadań. Będzie na przykład zajmować się nieaktualnymi zadaniami lub wnioskami, marnując czas i zasoby. W najgorszym przypadku lista może wydłużyć się do tego stopnia, że ułożenie zadań według priorytetu stanie się niemal niemożliwe.

Backlog produktu ma zatem kluczowe znaczenie dla sukcesu lub porażki zespołu pracującego zgodnie z metodologią Agile.

W tym przewodniku omówiono między innymi proces porządkowania backlogu i najlepsze praktyki w tym zakresie.

Zrozumienie celu porządkowania backlogu w kontekście metodyki Agile

Porządkowanie backlogu jest niezbędne, aby zespół Agile mógł stale doskonalić swoje produkty lub usługi. Na backlog składają się bowiem rozwiązania, ulepszenia i nowe funkcje.

Porządkowanie backlogu zgodnie z metodyką Agile obejmuje:

  • Decydowanie, nad którymi historyjkami użytkownika należy pracować w następnym sprincie
  • Usuwanie z backlogu historyjek, które nie są istotne z punktu widzenia bieżących celów zespołu
  • Dodawanie historyjek opartych na bieżących lub zmieniających się potrzebach klienta
  • Szacowanie terminów i rezultatów
  • Dzielenie zbyt dużych historyjek użytkownika na mniejsze zadania.

Spotkanie mające na celu dopracowanie backlogu pozwala zespołowi i interesariuszom uzgodnić strategiczne priorytety zadań. Ostatecznym celem jest uzyskanie aktualnego backlogu, który będzie zgodny z potrzebami klienta i z potrzebami biznesowymi, aby poprawić ogólne zarządzanie projektem zgodnie z metodyką Agile i przygotować zespół do następnego sprintu.

Zalety porządkowania backlogu

Dobrze prowadzony backlog oferuje wiele korzyści zespołom Agile, które chcą ciągle doskonalić swoje procesy. Niektóre z licznych zalet porządkowania backlogu obejmują:

  • Lepsze planowanie sprintu: dobrze zorganizowany backlog z ustalonymi priorytetami sprawia, że planowanie następnego sprintu jest proste. Zespołowi łatwiej będzie wybrać właściwe elementy do sprintu.
  • Lepsza praca zespołowa: ponieważ porządkowanie backlogu dotyczy wszystkich członków zespołu, przyczynia się do poprawy komunikacji w zespole i zachęca do współpracy.
  • Efektywna praca: sprinty zespołu będą w większym stopniu skupiać się na niezbędnych zadaniach, gdy backlog będzie stale weryfikowany, aby nadawać priorytet ważnym elementom.

Proces porządkowania backlogu

W procesie porządkowania backlogu udział bierze product owner, menedżer projektu i zespół. Dążą do nadania priorytetu elementom backlogu, które są zgodne z potrzebami klientów i z potrzebami biznesowymi. Oto kolejne kroki tego procesu:

1. Zgromadzenie i przeanalizowanie danych

Należy zebrać jak najwięcej danych, w tym pochodzących z opinii klienta, testowania przez użytkowników i analiz użycia. Następnie należy wyszukać momenty, w których użytkownicy utykają lub rezygnują. Te problematyczne miejsca stają się elementami backlogu. Pomocne może być przy tym czerpanie z wniosków wynikających z poprzednich sprintów. Dzięki tym danym można nadać priorytet zadaniom, które wymagają uwagi w pierwszej kolejności.

Jest to działanie, które naturalnie wpisuje się w procesy firmy. Najprawdopodobniej wiele z tych informacji jest już bowiem gromadzonym przez jednostki odpowiedzialne za sukces klienta, wsparcie i zapewnienie jakości.

2. Sklasyfikowanie elementów backlogu

Wspomniane problematyczne miejsca zostają przekształcone w elementy backlogu poprzez ich odpowiednie pogrupowanie i sklasyfikowanie.

Backlog powinien zawierać listę historyjek użytkownika, wnioski dotyczące funkcji, wnioski o nowe funkcje, opinie klienta i błędy.

3. Ponowne ustalenie priorytetów elementów backlogu

Zmiana priorytetów polega na nadaniu najwyższego priorytetu elementom backlogu, które oferują największą wartość dla klienta. Jedną z wielu metod ponownego ustalania priorytetów w backlogu jest punktowanie szans. Aby zrozumieć oczekiwania użytkowników, przeprowadza się wśród nich badania, a następnie na tej podstawie poszczególnym elementom przyznaje się punkty.

Niezależnie od zastosowanej metody ponowne ustalanie priorytetów jest ciągłą i regularną czynnością w ramach porządkowania. Przeglądy sprintu są dobrą okazja do zmiany priorytetów podczas bieżącego sprintu.

4. Skonstruowanie sprintu

Po ustaleniu priorytetu poszczególnych elementów backlogu można zbudować sprint, bazując na zadaniach o najwyższym priorytecie. Aby określić, które elementy należy w nim uwzględnić, można skorzystać z wniosków z ostatniego sprintu.

Warto posiadać backlog z informacjami o sprintach z co najmniej dwóch tygodni. Taka dłuższa lista pozwala zespołowi stworzyć lepszy plan działań dla produktu, ułatwiając budowanie danego sprintu.

Dobre praktyki w zakresie skutecznego porządkowania backlogu

Skuteczne porządkowanie backlogu nie musi odbywać się metodą prób i błędów. Istnieje wiele dobrych praktyk w tym zakresie:

  • Efektywne spotkania mające na celu dopracowanie backlogu: menedżerowie projektu powinni często organizować te spotkania, korzystając przy tym ze szczegółowego planu, na przykład tego szablonu planu spotkania, aby zapewnić ich płynny przebieg. Spotkanie powinno trwać od 45 do 60 minut, a menedżer projektu powinien występować w roli Scrum mastera.
  • DEEP: skorzystaj z kryteriów DEEP (według których elementy backlogu powinny być odpowiednio szczegółowe, oszacowane, dynamiczne i uporządkowane według priorytetu), aby nadać kolejność elementom backlogu. Ta metoda jest elastyczna, zawiera wiele szczegółów i pozwala dokładne oszacować pozycje o wysokim priorytecie.
  • Wykorzystanie definicji gotowości. Definicja gotowości daje zespołowi sygnał do rozpoczęcia pracy. Jest to jasny zestaw kryteriów, które pozwalają określić, czy zadanie jest gotowe do sprintu.
  • Przygotowanie się do uporządkowania backlogu. Należy zbierać informacje pochodzące od jednostek odpowiedzialnych za sukces klienta, wsparcie, zapewnienie jakości i od zespołu. Informacje te, w połączeniu z informacjami z poprzednich sprintów, będą kierować procesem porządkowania.
  • Zastosowanie więcej niż jednego sprintu. Podziel pracę na łatwe do zrealizowania bloki za pomocą mniejszych sprintów, zamiast próbować ukończyć wszystko w jednym sprincie.
  • Pytanie członków zespołu o ich zdanie. Członkowie zespołu mają najlepszy, praktyczny obraz produktu i sprintów. Wykorzystaj tę wiedzę przy porządkowaniu backlogu.

Zarządzanie porządkowaniem backlogu za pomocą Jira Software

Porządkowanie backlogu jest niezbędną czynnością, która przynosi korzyści każdej firmie. Dobrze prowadzony backlog daje możliwość ciągłego doskonalenia i iterowania. Dzięki niemu zespół dysponuje listą priorytetów podczas planowania kolejnych sprintów.

Jira Software ułatwia dopracowywanie backlogu. Dzięki niemu można łatwo utworzyć backlog i udostępnić go całej firmie. W ten sposób cały zespół będzie dysponować jednym źródłem rzetelnych informacji na temat backlogu. Pozwoli to uniknąć wątpliwości co do priorytetów.

Poza porządkowaniem backlogu Jira Software ma również inne zalety. Ułatwia komunikację między zespołami programistycznymi, umożliwiając im tworzenie praktycznych planów wydań. Zespół może łatwo śledzić projekt na każdym etapie, aby każdy miał bieżące informacje. Dzięki temu cała Twoja firma będzie mogła wydawać kolejne wersje szybciej i na większą skalę.

Porządkowanie backlogu: często zadawane pytania

Kto jest odpowiedzialny za proces porządkowania backlogu?

Porządkowanie backlogu to wspólne przedsięwzięcie, angażujące cały zespół projektowy. Jednak za prowadzenie spotkań mających na celu dopracowanie backlogu może odpowiadać product owner, menedżer produktu, menedżer projektu lub Scrum master.

Kto zazwyczaj uczestniczy w spotkaniach poświęconych porządkowaniu backlogu?

W tych spotkaniach powinien uczestniczyć cały zespół interdyscyplinarny. Jego zbiorowa wiedza może pomóc w tworzeniu przydatniejszych historyjek użytkownika. W spotkaniu powinni uczestniczyć co najmniej następujący członkowie zespołu:

  • Lider spotkania: może nim być product owner, menedżer projektu lub Scrum master.
  • Przedstawiciele zespołu produktowego: podczas spotkania warto czerpać z ich dogłębnej wiedzy o produkcie. Są to wszystkie osoby z zespołu, który pomagają budować i utrzymywać produkt.
  • Zespół ds. dostarczania produktu: jeśli jest duży, reprezentować go może lider zespołu.
  • Przedstawiciele zespołu ds. zapewnienia jakości: ten zespół zna wszystkie błędy i może dysponować dodatkowymi informacjami na temat kwestii wymagających natychmiastowej uwagi. Reprezentować mogą go testerzy i/lub ich przełożeni.

Czym różni się porządkowanie backlogu od planowania sprintu?

Główną różnicą jest główny przedmiot i moment przeprowadzenia danego procesu. Przy porządkowaniu backlogu uwagę zwraca się na cały produkt i powiązany plan działań, a zatem jest to czynność planowania długoterminowego. Planowanie sprintu skupia się natomiast wyłącznie na wymaganiach dotyczących następnego sprintu, a więc jest to czynność planowania krótkoterminowego.

Jak długo trwa spotkanie poświęcone porządkowaniu backlogu?

Spotkania poświęcone porządkowaniu backlogu powinny odbywać się regularnie, aby ograniczyć ich długość. Powinny trwać maksymalnie 60 minut, ale czas ten może się różnić w zależności od zespołu i firmy. Bez względu na długość spotkania, ważne jest trzymanie się planu, aby nie zboczyć z tematu.