Gdyby porównać zarządzanie projektami do skomplikowanego tańca wykonywanego przez osie czasu, zasoby i cele, zakres prac (SoW, scope of work) byłby choreografią, która sprawia, że wszystkie te elementy poruszają się harmonijnie. Minimalizuje on ryzyko, sprzyja współpracy i umożliwia wszystkim interesariuszom wypracowanie wspólnej definicji celów i oczekiwań dotyczących projektu.
W tym artykule odpowiadamy na pytanie „Czym jest zakres prac?” i pokazujemy, jak krok po kroku utworzyć zakres prac (wskazówka: użyj szablonu planu projektu). Omawiamy też, jak zakres prac pomaga zminimalizować ryzyko i poprawić komunikację.
Definicja zakresu prac
W planowaniu projektu zakres prac, czyli SoW, określa, które zadania są, a które nie są częścią projektu. Wskazuje właściwy kierunek wszystkim pracującym nad projektem. Zakres prac zapewnia przejrzystość podczas opracowywania planu projektu dzięki określeniu oczekiwań i granic, gwarantując koordynację działań interesariuszy projektu.
Kluczowe komponenty zakresu prac
Zakres prac opisuje ogólne cele projektu, produkt, który ma powstać w wyniku realizacji projektu, oraz termin jego wytworzenia przez zaangażowane strony.
Poniższe kluczowe elementy zakresu prac przedstawiają szczegóły i specyfikacje niezbędne do pomyślnej realizacji projektu. Określają ogólne i konkretne cele, elementy dostarczane, role, obowiązki i harmonogramy, na których opiera się wykonanie projektu.
Cele i elementy dostarczane projektu
Cele i elementy dostarczane projektu to konkretne cele i namacalne rezultaty, które ma osiągnąć projekt. Wyznaczają one wyraźny cel i kierunek realizacji projektu. Ich zdefiniowanie daje pewność, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją założenia i oczekiwane wyniki projektu. Ten proces można usprawnić, korzystając z szablonu zakresu prac.
Załóżmy, że projekt dotyczy przeprojektowania witryny internetowej. Celem jest poprawa doświadczenia użytkowników. Elementy dostarczane mogą obejmować przeprojektowany układ i strukturę witryny, zaktualizowaną treść i ulepszoną nawigację.
Elementy uwzględnione i wykluczone
Aby zapobiec tak zwanemu pełzaniu zakresu, określ, co obejmuje projekt — na przykład oczekiwania dotyczące zadań, obowiązków i niezbędnych zasobów. Wskaż także, czego projekt nie obejmuje. W ten sposób pozbędziesz się niejednoznaczności i zapewnisz właściwy przebieg projektu.
Nasz hipotetyczny projekt może uwzględniać skalowanie na urządzeniach mobilnych, tworzenie treści i testowanie jakości. Natomiast wykluczone będą bieżące aktualizacje treści lub rejestracja domeny.
Granice i ograniczenia projektu
Zakres prac powinien określać ograniczenia, takie jak budżet, zasoby i wytyczne dotyczące marki.
Przykładowo koszt przeprojektowania witryny nie może przekraczać 30 000 USD. Zespół — menedżer projektu, projektant stron internetowych, programista i autor treści — musi używać określonych schematów kolorów i przekazów.
Założenia projektu
Projekty często opierają się na określonych założeniach dotyczących środowiska, zasobów lub warunków. Ustal te założenia, aby zarządzać oczekiwaniami i ograniczyć ryzyko związane z nieprzewidzianymi zmianami.
Podczas przeprojektowywania witryny internetowej często typowe założenia mogą obejmować:
- dostępność infrastruktury serwerowej i usług hostingowych;
- zgodność systemu zarządzania treścią;
dostępne dane i zasoby do migracji.
Oś czasu i kamienie milowe
Ustal oś czasu projektu zawierającą kluczowe kamienie milowe i terminy, aby projekt był realizowany terminowo i spójnie z celami i elementami dostarczanymi. Kamienie milowe to znaczniki postępu pomagające zespołowi monitorować drogę do ukończenia projektu.
Oto przykład osi czasu z kamieniami milowymi w przypadku przeprojektowania witryny internetowej:
- Tygodnie 1–4: rozpoczęcie projektu oraz zaprojektowanie i zaprogramowanie układu witryny.
- Tygodnie 5–8: tworzenie i umieszczanie treści.
Tygodnie 9–12: testowanie, debugowanie i uruchomienie witryny.
Tworzenie zakresu prac
Podczas tworzenia zakresu prac zaangażuj kluczowych interesariuszy. Pamiętaj, że współpraca jest spoiwem całego projektu. Zapewnia przejrzystość, pozwala zachować zgodność z celami biznesowymi i poprawia wspólne zrozumienie między interesariuszami.
Jak utworzyć skuteczny zakres prac:
- Zbierz informacje: zasięgnij informacji od różnych członków zespołu i interesariuszy — od klientów po kierowników projektów — na temat podstawowych szczegółów, wymagań i celów projektu.
Wskazówka: utwórz stronę Confluence ze wstępnie skonfigurowanym szablonem do zbierania wymagań klienta. Po jego wypełnieniu przez klientów Confluence automatycznie uporządkuje informacje, aby zespół projektowy miał do nich dostęp. Zespoły mogą też projektować własne szablony w zależności od sposobu współpracy. Strony Confluence integrują się również z systemem Jira, co ułatwia kontrolę dokumentów i koordynację prac zespołu w trakcie całego procesu. - Zdefiniuj cele i elementy dostarczane: zadbaj o koordynację prac członków zespołu i interesariuszy.
Wskazówka: zdefiniuj cele projektu, dzieląc je na historyjki użytkowników i zadania w systemie Jira. W ramach tego podejścia Agile do zarządzania projektem historyjki użytkowników mogą reprezentować ogólne cele projektu, a zadania — określone elementy dostarczane. Przypisz je do odpowiednich członków zespołu i użyj tablic Jira do wizualizacji postępów. - Określ elementy uwzględnione i wykluczone: zapobiega to nieporozumieniom i „pełzaniu zakresu” podczas realizacji projektu.
Wskazówka: utwórz zadania w systemie Jira, aby śledzić zmiany i aktualizacje zakresu projektu. Wnioski o funkcje, które nie mieszczą się w zakresie projektu, rejestruj jako zadania w systemie Jira. - Ustal granice i ograniczenia: wszyscy interesariusze powinni być poinformowani o ograniczeniach w zakresie budżetu i zasobów oraz innych czynnikach zewnętrznych.
Wskazówka: utwórz dedykowaną stronę lub sekcję Confluence, aby udokumentować budżet i zasoby projektu. - Przedstaw założenia: Opisz, jak założenia mogą wpływać na zakres projektu. Pozwoli to uniknąć potencjalnych problemów podczas jego realizacji.
Wskazówka: powiąż strony Confluence dokumentujące założenia z odpowiednimi zgłoszeniami Jira. - Utwórz oś czasu: wspólna oś czasu pomaga realizować projekt zgodnie z harmonogramem.
Wskazówka: utwórz zgłoszenia dotyczące kamieni milowych projektu i poszczególnych zadań w systemie Jira. Przypisz właścicieli, terminy i zależności. Użyj narzędzia do planowania, takiego jak system Jira, które zawiera funkcje umożliwiające tworzenie wykresów Gantta do projektów.
Korzyści z właściwie zdefiniowanego zakresu prac
Właściwie zdefiniowany zakres prac stanowi postawę projektu i oferuje szereg korzyści:
- Zminimalizowane ryzyko dzięki przejrzystej dokumentacji: zespół projektowy może proaktywnie reagować na wyzwania, co zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia nieoczekiwanych problemów, które mogą zakłócić przebieg projektu.
- Sprawniejsza komunikacja między członkami zespołu i interesariuszami: szczegółowy zakres prac jest centralnym punktem odniesienia w przypadku wszystkich informacji związanych z projektem.
- Ulepszona współpraca zespołu projektowego: zespół może koordynować swoje wysiłki, pracować w sposób spójny i wykorzystywać swoją wiedzę zgodnie z jasno określonym celem.
- Skuteczne przydzielanie zasobów: menedżerowie projektów mogą przypisać odpowiednich członków zespołu do określonych zadań, przydzielać zasoby budżetowe i łatwo zarządzać osiami czasu.
Jasno określone granice zapobiegające pełzaniu zakresu: zapobiegaj nieautoryzowanym zmianom lub dodatkom, aby realizować projekt zgodnie z założeniami i w ramach budżetu.
Przykłady zakresów prac
Oto przykładowy zakres prac dotyczący hipotetycznego projektu przeprojektowania witryny internetowej omówionego w tym artykule:
Przykładowy projekt: przeprojektowanie witryny internetowej firmy XYZ
Cele i elementy dostarczane projektu:
- Cel: przeprojektowanie witryny internetowej firmy XYZ w celu poprawy doświadczenia użytkowników.
- Elementy dostarczane:
- Przeprojektowany układ i struktura witryny
- Zaktualizowanie treści, w tym tekst i obrazy
- Integracja łatwego w obsłudze systemu zarządzania treścią (CMS)
- Wdrożenie skalowania na urządzeniach mobilnych
- Ulepszona nawigacja po witrynie i udoskonalony interfejs użytkownika (UI)
Elementy uwzględnione
- Przeprojektowanie i programowanie witryny
- Tworzenie i migracja treści
- Integracja systemu CMS
- Skalowanie na urządzeniach mobilnych
- Optymalizacja dla wyszukiwarek internetowych
- Zapewnianie jakości i testowanie
Elementy wykluczone
- Wszelkie dodatkowe funkcje nieokreślone w tym zestawieniu prac
- Bieżące aktualizacje treści po uruchomieniu
- Hosting i rejestracja domeny (wykonywane niezależnie przez klienta)
Granice i ograniczenia projektu
Budżet: 50 000 USD
- Oś czasu: 12 tygodni od rozpoczęcia projektu do uruchomienia witryny internetowej
- Zasoby: menedżer projektu, projektant stron internetowych, programista i autor treści
- Witryna musi spełniać obowiązujące wytyczne klienta dotyczące marki.
Założenia projektu
- Klient dostarczy wszystkie niezbędne treści i obrazy.
- Klient nie będzie wprowadzał żadnych większych zmian w zakresie projektu po jego zatwierdzeniu.
- Klient przeprowadzi testowanie akceptacyjne przez użytkowników (UAT) przed uruchomieniem.
Oś czasu i kamienie milowe
- Tygodnie 1–4: rozpoczęcie projektu, projektowanie i programowanie układu
- Tygodnie 5–8: tworzenie i umieszczanie treści
Tygodnie 9–12: testowanie, debugowanie i uruchomienie witryny
Oto kolejny przykład dla zespołu odpowiedzialnego za projekt programistyczny. Poniższy zakres prac dotyczy projektu rozbudowy oprogramowania, zapewniając wszystkim interesariuszom jednoznaczne informacje na temat celów, ograniczeń i oczekiwań projektu.
Przykładowy projekt: rozbudowa oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami (CRM)
Przegląd projektu: Projekt ma na celu ulepszenie i rozbudowę istniejącego oprogramowania CRM, aby poprawić zarządzanie relacjami z klientami, usprawnić procesy i zwiększyć wydajność. Obejmuje zarówno udoskonalenia interfejsu użytkownika frontendu, jak i funkcjonalności backendu.
Cele i elementy dostarczane projektu
- Opracowanie łatwego w użyciu pulpitu z funkcjami wizualizacji danych w celu zwiększenia zaangażowania użytkowników.
- Wdrożenie funkcji automatycznych powiadomień e-mail do kontynuowania kontaktów z klientami.
- Utworzenie mobilnej wersji aplikacji CRM dla zespołów sprzedaży pracujących w terenie.
- Integracja z zewnętrznymi źródłami danych w celu zapewnienia aktualizacji w czasie rzeczywistym.
- Ulepszenie kontroli dostępu użytkowników i funkcji zabezpieczeń.
Elementy uwzględnione
- Projektowanie i opracowywanie interfejsu użytkownika i funkcji
- Testowanie i zapewnianie jakości
- Dokumentacja nowych funkcji i funkcjonalności
- Szkolenie użytkowników i wsparcie podczas wdrażania
Elementy wykluczone
- Wszelkie zakupy lub modernizacje sprzętu
- Poważne zmiany w infrastrukturze
Granice i ograniczenia projektu
- Ukończenie projektu w ramach przydzielonego budżetu i harmonogramu.
- Projekt musi być zgodny z istniejącą infrastrukturą informatyczną.
- Zespół projektowy musi pracować z bieżącą strukturą bazy danych CRM.
Założenia projektu
- Obecna licencja na oprogramowanie CRM obejmuje ulepszenia.
- Dostępność niezbędnych zasobów serwerowych do rozbudowy oprogramowania.
- Dostępność wymaganych danych użytkowników na potrzeby integracji.
Oś czasu i kamienie milowe
- Rozpoczęcie projektu: 1 stycznia
- Ukończenie projektu interfejsu użytkownika: 28 lutego
- Ukończenie tworzenia aplikacji mobilnych: 14 kwietnia
- Testy integracyjne: 12 czerwca
Ukończenie projektu i wdrożenie: 7 lipca
Zarządzanie zakresem prac w systemie Jira
Dobrze przygotowany zakres prac jest niezbędny do skutecznego zarządzania projektem. Minimalizuje ryzyko, poprawia komunikację i przyczynia się do efektywnego przydziału zasobów. Jira i Confluence mogą dodatkowo usprawnić proces zarządzania projektami dzięki wydajnym funkcjom śledzenia zadań, współpracy i raportowania.
- Śledzenie zadań: Jira umożliwia kierownikom projektów tworzenie, przypisywanie i śledzenie zadań związanych z zakresem prac. Członkowie zespołu mogą łatwo aktualizować status swoich zadań, zapewniając wgląd w postęp projektu w czasie rzeczywistym. Śledzenie zadań minimalizuje ryzyko pominięcia terminów i pomaga realizować projekt zgodnie z harmonogramem.
- Współpraca: stanowi podstawę tych narzędzi. Jira umożliwia członkom zespołu i interesariuszom komunikowanie się, udostępnianie aktualności i omawianie spraw związanych z projektami na scentralizowanej platformie. Confluence oferuje również środowisko współpracy do tworzenia i udostępniania dokumentacji projektowej.
-
Funkcje raportowania: raportowanie ma kluczowe znaczenie dla monitorowania kondycji i wyników projektu. Jira zapewnia wbudowane funkcje raportowania, które umożliwiają kierownikom projektów generowanie różnych raportów, w tym raportów z postępów, wykresów spalania i podsumowań sprintów. Te raporty dostarczają cennych analiz na temat zgodności projektu z zakresem prac, pomagając zidentyfikować potencjalne problemy lub obszary do poprawy. Confluence umożliwia tworzenie kompleksowej dokumentacji projektowej, do której zespoły mają dostęp i którą mogą udostępniać na potrzeby raportowania.
Zakres prac: często zadawane pytania
Jak można zarządzać pełzaniem zakresu?
Pełzanie zakresu jest skutkiem niezatwierdzonych zmian, uzupełnień lub funkcji wprowadzonych podczas realizacji projektu. Te zmiany prowadzą do opóźnień i zwiększonych kosztów. Aby zarządzać pełzaniem zakresu:
- Jasno zdefiniuj oczekiwania związane z projektem w zakresie prac.
- Wdróż proces kontroli zmian.
- Utrzymuj otwartą komunikację z interesariuszami.
- Dokumentuj wszystkie zmiany i zatwierdzenia.
Jakie zagrożenia wiążą się z brakiem jasnego zakresu prac?
Niektóre typowe zagrożenia związane z brakiem jasnego zakresu obejmują:
- Pełzanie zakresu. Bez dobrze zdefiniowanego zakresu prac nie ma wyraźnego punktu odniesienia do oceny wpływu zmian na harmonogram i budżet.
- Zamieszanie wśród członków zespołu. Bez dokładnej definicji tego, kto jest odpowiedzialny za które zadanie, członkowie zespołu mogą dublować swoje wysiłki, tracić czas na niepotrzebną pracę lub pominąć istotne elementy dostarczane. Może to zakłócić przepływ pracy, utrudnić współpracę i prowadzić do frustracji wśród członków zespołu.
Opóźnienia w realizacji projektu. Kiedy pojawiają się nowe wymagania lub oczekiwania, poszerzają one granice projektu. Taka ekspansja często skutkuje opóźnieniami w realizacji dodatkowych prac przy zachowaniu pierwotnie zaplanowanych ram czasowych.
Jakie są wyzwania związane z zarządzaniem zakresem prac?
Zarządzanie zakresem prac wiąże się z kilkoma wyzwaniami w całym cyklu życia projektu.
- Uzgodnienie celów projektu z interesariuszami: różne perspektywy i oczekiwania mogą skomplikować proces.
- Gromadzenie pełnych wymagań ze skrupulatną dbałością o szczegóły: brakujące lub niejasne informacje mogą prowadzić do mylnych interpretacji i błędów.
- Zarządzanie ograniczeniami zasobów: menedżer projektu musi być elastyczny i w razie potrzeby zmieniać przydział zasobów.
Skuteczny proces kontroli zmian pomaga kontrolować zmiany zakresu poprzez utrzymanie otwartej komunikacji. Pomaga on zapobiegać nieporozumieniom i sprzyja współpracy między członkami zespołu i interesariuszami.