Czym jest trójkąt zarządzania projektami?

Kluczowe wnioski

• Żelazny trójkąt Agile równoważy zakres, czas i zasoby, uwzględniając fakt, że zmiana jednego z nich wpłynie na pozostałe.

• Projekty Agile wymagają określonego czasu i zasobów, jednocześnie pozwalając na zmianę zakresu, co przyspiesza realizację i umożliwia adaptację.

• Zrozumienie potrzeby kompromisów pomaga zespołom podejmować przemyślane decyzje i reagować na zmieniające się priorytety.

• Użyj trójkąta Agile, aby pokierować planowaniem, zarządzać ograniczeniami i efektywnie dostarczać wartość.

Wszystkie projekty Agile związane z oprogramowaniem mają cele: określone wyniki, termin ich uzyskania oraz budżet przeznaczony na realizację projektu. Jednak zarządzanie tymi trzema ograniczeniami może być skomplikowaną żonglerką. Warto zatem skorzystać ze znanego od kilkudziesięciu lat żelaznego trójkąta zarządzania projektami, aby dowiedzieć się, w jaki sposób zrównoważenie różnych zmiennych może ułatwić zespołom programistycznym Agile osiągnięcie nirwany w sferze zarządzania projektami według zasad Agile.

Czym jest trójkąt zarządzania projektami?

Trójkąt zarządzania projektami, zwany również żelaznym, ma ograniczenia uznawane za „żelazne”, ponieważ nie da się zmienić jednego z nich, nie wywierając przy tym wpływu na pozostałe. Pierwotna wersja żelaznego trójkąta zarządzania projektami zaproponowana przez dr. Martina Barnesa w 1969 roku bazowała na kaskadowym podejściu do rozwoju produktów, zgodnie z którym zakres jest stały, a zasoby oraz czas są zmienne. W przypadku zespołu zajmującego się tworzeniem oprogramowania oznacza to konieczność rozpoczęcia projektu od zdefiniowania wymagań dotyczących produktu w celu określenia zakresu projektu (listy zgłoszeń). Zasoby i harmonogram są zmienne i szacuje się je na podstawie stałego zakresu.

Celem trójkąta projektowego jest zapewnienie zespołom produktowym informacji koniecznych do znajdowania kompromisów działających na korzyść firmy. Załóżmy na przykład, że zespoły muszą zrealizować stały zakres prac, ale w połowie realizacji projektu zdają sobie sprawę, że nie są w stanie dotrzymać terminu wydania. W tym przypadku jedynymi zmiennymi, jakie mają do dyspozycji, są: 1) czas — mogą przesunąć datę wydania, lub 2) zasoby — mogą przydzielić do projektu więcej ludzi, co z kolei podniesie jego koszt. Wraz z ewolucją procesu tworzenia oprogramowania, która rozpoczęła się w XXI wieku, kluczowe znaczenie zyskały lepsza współpraca oraz możliwość szybkiego reagowania na informację zwrotną od klientów, co z kolei doprowadziło do powstania metodyki Agile.

Odwzorowanie trójkąta zarządzania projektami względem metodyki Agile

Zespoły, które stosują kaskadowy model zarządzania projektami lub dopiero zaczynają pracować według zasad Agile, muszą pamiętać o różnicy między tym, co stałe, a tym co szacowane. W przeciwieństwie do modelu kaskadowego w projektach Agile stałymi są harmonogram oraz zasoby, zmienny natomiast jest zakres. Choć w przypadku tworzenia oprogramowania według zasad Agile zakres projektu może ulegać zmianie, zespoły zobowiązują się do wykonywania pracy w stałych iteracjach i stosowania sprintów (w przypadku ram postępowania Scrum) lub limitów WIP (w przypadku ram postępowania Kanban). Jest to również najlepszy sposób utrzymania stałych zespołów w całym procesie prac programistycznych. Dając zespołom możliwość skoncentrowania się na jednym produkcie lub projekcie, zwiększa się ich wydajność dzięki wytworzeniu zaufania i ciągłości.

Koncepcja zakresu w programowaniu zgodnym z Agile jest taka sama i określa, jakie oprogramowanie trzeba opracować i dostarczyć. Jednak metodyka Agile koncentruje się raczej na wymaganiach ogólnych, a nie na próbie zdefiniowania rozbudowanych i szczegółowych wymagań z wyprzedzeniem. Zakres projektu wymaga regularnego zarządzania i porządkowania (ustalania priorytetów). Odpowiada za to menedżer produktu i wykorzystuje w tym celu określone narzędzie, takie jak Jira. Menedżer produktu decyduje, które prace powinny być wykonane w kolejnym sprincie, bazując na ilościowej i jakościowej informacji zwrotnej zgromadzonej zgodnie z zasadami Agile za pośrednictwem różnych kanałów (np. na temat warunków rynkowych, opinii klientów, konkurencji). Ponieważ zasoby oraz czas są stałe, zespołom programistycznym łatwiej jest reagować na zmiany i szybciej dostarczać korzyści klientom. Taka przejrzystość ograniczeń umożliwia zespołom rzetelne podejście do stałej i wysokiej częstotliwości wydawania, która jest kluczowym założeniem procesu programowania Agile. A spoglądając na projekty przez pryzmat trójkąta zarządzania projektami, zespoły mogą dostosowywać swoje działania bez porzucania planu.

> > Skonfiguruj swój pierwszy projekt Agile, korzystając z tego interaktywnego samouczka

Planowanie Agile i trójkąt zarządzania projektami

W miarę jak projekty się rozrastają potrzeba coraz więcej zespołów, a okienko czasowe się wydłuża. W związku z tym koncepcja, w której zasoby oraz czas są stałe, a zmianie ulega zakres prac, nie sprawdza się w przypadku każdego projektu Agile. Planowanie długoterminowe Agile wymaga zastosowania bardziej elastycznego trójkąta zarządzania projektami, który umożliwi zespołom planowanie z wyprzedzeniem oraz zagwarantuje osiąganie celów biznesowych. Zastanówmy się przykładowo nad metodą Lean Startup oraz koncepcją „produktu o minimalnej koniecznej funkcjonalności” (minimum viable product, MVP). MVP to z definicji niewielki zbiór funkcji (zakres), który dostarcza klientowi korzyści. Aby zrealizować taki produkt MVP, zespoły muszą trzymać się ustalonego zakresu (liczby funkcji), a jedyną zmienną jaką dysponują, jest czas (np. nie można wydać produktu bez konkretnych funkcji, dlatego trzeba przesunąć datę wydania). Dopiero po wprowadzeniu na rynek produktu MVP zespoły przechodzą na zmienny zakres.

Pomimo różnic między tworzeniem oprogramowania według modelu kaskadowego i modelu Agile, nie ma dobrych ani złych sposobów stosowania trójkąta projektowego. Jego celem jest umożliwienie podejmowania najlepszych decyzji i znajdowania kompromisów, które pomogą osiągnąć cele biznesowe. Narzędzie Osie czasu pozwala wizualizować podstawy planu — zakres, ludzi oraz czas — aby ułatwić zespołom planowanie w czasie rzeczywistym. W oparciu o istniejące dane zespołu dostępne w Jirze można z łatwością manipulować zakresem, zespołami oraz czasem, planując kolejne wydanie produktu.