Tworzenie przepływów pracy Agile w celu lepszego zarządzania projektami

Przepływ pracy definiuje sekwencję kroków przepływu pracy, które umożliwiają realizację projektu od początku do końca. Przepływy pracy zazwyczaj zawierają wiele kroków, które należy ukończyć w określonej kolejności. 

Każdy przepływ pracy szczegółowo opisuje role, procesy i zadania wymagane do realizacji celów projektu i jego ukończenia.

W procesie tworzenia oprogramowania stosuje się kilka popularnych metodologii zarządzania projektami, w tym Agile, DevOps, Kanban, Lean oraz model kaskadowy i hybrydowy. 

Każda z nich ma swoje cechy szczególne i przepływy pracy, które sprawiają, że dobrze nadaje się do określonych typów projektów i potrzeb biznesowych. Organizacje korzystają z różnych przepływów pracy, aby sprostać określonym wymaganiom biznesowym:

• Sekwencyjne przepływy pracy przebiegają zgodnie ze ścisłą, uporządkowaną sekwencją zadań, co zapewnia spójność, natomiast równoległe przepływy pracy gwarantują wydajność, umożliwiając jednoczesną realizację wielu zadań lub pracę wielu działów. Przepływy pracy na bazie automatów skończonych są elastyczne i umożliwiają przechodzenie między stanami w oparciu o warunki lub informacje zwrotne. 

• Systemocentryczne przepływy pracy są zautomatyzowane i zarządzane przez maszyny, podczas gdy humanocentryczne przepływy pracy zależą od ludzi w zakresie zatwierdzania lub weryfikacji. Niestandardowe przepływy pracy są dostosowane do unikatowych potrzeb organizacyjnych, ręczny przepływ pracy wymaga interwencji człowieka, a cyfrowe przepływy pracy są zarządzane za pomocą oprogramowania. 

• Wiele przepływów pracy można zintegrować w celu obsługi złożonych procesów biznesowych obejmujących różne zadania i różnych interesariuszy. Narzędzie do obsługi przepływów pracy to oprogramowanie opracowane w celu usprawnienia tworzenia i wykonywania tych przepływów pracy oraz efektywnego zarządzania nimi.

• Przepływy pracy Kanban, Lean, kaskadowe i hybrydowe są szczególnie popularne wśród firm produkcyjnych i usługowych. Twórcy oprogramowania również z nich korzystają, ale w tworzeniu oprogramowania najczęściej stosuje się metodologię Agile i to właśnie ona będzie przedmiotem niniejszego artykułu.

Każdy skuteczny proces przepływu pracy składa się z podstawowych komponentów. Dzięki nim możliwe jest prowadzenie pracy od jej rozpoczęcia do ukończenia. 

Tymi komponentami są jasno zdefiniowane zadania lub czynności, konkretna sekwencja wykonywania tych zadań oraz zasoby lub dane wejściowe potrzebne w każdym kroku. Organizacje tworzą wydajne przepływy pracy, które minimalizują nakład pracy ręcznej i usprawniają procesy, planując szczegóły tych elementów.

Przepływy pracy Agile zapewniają uporządkowaną ścieżkę realizacji projektu. Pomaga to zespołom programistycznym osiągać i zapewniać przejrzystość, wydajność i koordynację w całym cyklu życia projektu. 

Podobnie jak przepływy pracy procesów, oferują one ustrukturyzowaną ścieżkę, zapewniając przejrzystość oraz przewidywalność zadań i kamieni milowych projektu. Pomagają zarządzać procesem realizacji projektu dzięki koordynowaniu wszystkich działań, od jego rozpoczęcia do ukończenia. 

Przepływy pracy Agile usprawniają zadania i ograniczają wąskie gardła. Pozwalają szybko zwiększyć produktywność, umożliwiając zespołom skupienie się na zadaniach o wysokiej wartości. 

Wdrożenie skutecznych przepływów pracy Agile przynosi znaczące korzyści biznesowe, ponieważ pozwala zapewnić zgodność kluczowych projektów z celami organizacyjnymi oraz alokację zasobów w sposób maksymalizujący wartość. 

Przepływ pracy zarządzania projektami zapewnia spójność i niezawodność w realizacji projektu dzięki ustrukturyzowanemu podejściu do zarządzania zadaniami i procesami. Zazwyczaj zawiera on następujące cztery fazy:

• Inicjacja: określanie celów projektu, jego zakresu i początkowych zasobów.

• Planowanie: zespoły dzielą zadania, tworzą harmonogramy i przydzielają zasoby.

• Wykonanie: wdrażanie zadań zgodnie z planem i zarządzanie wydajnością zespołu.

• Monitorowanie i kontrola: śledzenie postępów oraz wprowadzanie korekt w celu zapewnienia sukcesu projektu i ciągłego doskonalenia.

Automatyzacja przepływu pracy może usprawnić te etapy poprzez ograniczenie nakładu pracy ręcznej i zwiększenie wydajności. System zarządzania przepływami pracy i różne systemy do obsługi przepływów pracy pomagają zarządzać każdym etapem, monitorować go i optymalizować w celu poprawy wydajności organizacyjnej. 

Identyfikacja kroków przepływu pracy i zarządzanie nimi na każdym etapie ma kluczowe znaczenie dla poprawy wydajności. Podstawowe komponenty przepływu pracy obejmują dane wejściowe, zadania oraz dane wyjściowe i tworzą podstawę skutecznego zarządzania przepływem pracy.

1. Zdefiniowanie podstawowych celów projektu

Określ cele główne projektu, elementy dostarczane i ograniczenia. Współpracuj z członkami zespołu, interesariuszami i kierownictwem firmy, aby zrozumieć ich oczekiwania oraz zoptymalizować działania poprzez dostosowanie celów projektu do potrzeb i celów biznesowych.

2. Podział zadań i kamieni milowych w celu przyspieszenia wprowadzania korekt

Podziel projekt na wykonalne zadania i ustal dla nich nieodwołalne, ale osiągalne kamienie milowe. Starannie zważ chęć szybkiego dostarczenia wyników z dostępnymi zasobami. Rozważ dostarczanie wyników zgodnych z przewidywanymi celami przy ograniczeniu błędów i poprawek.

3. Przypisanie zadań i obowiązków w celu zapewnienia rozliczalności interesariuszy

Przydzielaj zadania i przypisuj obowiązki członkom zespołu na podstawie umiejętności i dostępności. Skorzystaj z narzędzi do zarządzania zasobami, aby pozyskać dokładne i kompletne informacje o dostępności członków zespołu.

Pomaga to uniknąć przypisywania osobom o krytycznym znaczeniu sprzecznych lub nakładających się zadań. Wyraźne przypisanie własności i obowiązków pomaga również zachować rozliczalność w zespole.

4. Utworzenie osi czasu i harmonogramu w celu uzgodnienia oczekiwań

Stwórz szczegółową oś czasu z jasnymi terminami i zależnościami. Podkreśl wszystkie znane i przewidywane potencjalne konflikty lub opóźnienia.

Podział zadań i kamieni milowych na osiach czasu projektu nadaje im strukturę oraz ułatwia śledzenie postępów poprzez określenie zależności i potencjalnych wąskich gardeł.

5. Monitorowanie postępów i dostosowywanie na bieżąco

Upewnij się, że masz skuteczne przepływy pracy i procesy do monitorowania postępów, identyfikowania problemów oraz wprowadzania niezbędnych zmian, aby projekt był realizowany zgodnie z planem. W miarę możliwości i w stosownych przypadkach uwzględnij kroki wspierające podejmowane działania.

Zarządzanie przepływami pracy i ich automatyzacja są głównymi czynnikami wpływającymi na wydajność i produktywność w nowoczesnych organizacjach. Obejmuje to definiowanie, analizowanie oraz optymalizowanie przepływu informacji i zadań w ramach procesów biznesowych. 

Firmy zyskują większą kontrolę nad swoimi przepływami pracy, wdrażając systemy zarządzania nimi. Zwiększa to pewność w każdym kroku projektu, umożliwiając lepszą realizację zgodnie z ustalonymi zasadami biznesowymi.

Automatyzacja przenosi zarządzanie przepływem pracy na wyższy poziom dzięki wykorzystaniu technologii do wykonywania powtarzalnych zadań i rutynowych procesów. Zrobotyzowana automatyzacja procesów (robotic process automation, RPA) to zaawansowane narzędzie służące do automatyzacji wprowadzania danych, przetwarzania dokumentów i innych czynności wykonywanych ręcznie. 

Dzięki funkcjom, takim jak obsługa metody „przeciągnij i upuść”, analiza predykcyjna i przepływy pracy oparte na regułach, organizacje mogą łatwo projektować i automatyzować złożone przepływy pracy.  Zmniejsza to nakład pracy ręcznej i ryzyko błędów ludzkich, przyspiesza przetwarzanie danych oraz zwiększa wydajność przepływu pracy.

Pomimo transformacyjnego potencjału zarządzania przepływami pracy organizacje często napotykają na typowe wyzwania z tym związane. Należą do nich niejasne procesy, nieefektywne przepływy pracy i brak odpowiednich narzędzi do zarządzania przepływami pracy. 

Każde z nich może skutkować opóźnieniami, zwiększonym nakładem pracy ręcznej i wyższymi kosztami operacyjnymi. Aby sprostać tym wyzwaniom, firmy mogą wdrożyć systemy i narzędzia zarządzania przepływami pracy, które zapewniają widoczność każdego aspektu ich przepływów pracy oraz kontrolę nad nimi. 

Automatyzacja powtarzalnych zadań za pomocą zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA) zmniejsza nakład pracy ręcznej i usprawnia operacje. 

Regularnie analizując przepływy pracy i wykorzystując oprogramowanie do zarządzania nimi, organizacje mogą identyfikować obszary niskiej efektywności, optymalizować procesy i uzyskiwać znaczne oszczędności kosztów. 

Te usprawnienia prowadzą do zwiększenia wydajności, lepszej decyzyjności i bardziej efektywnych procesów biznesowych, pomagając organizacjom osiągać cele oraz utrzymywać przewagę konkurencyjną.

Efektywne przepływy pracy umożliwiają automatyzację i standaryzację wielu zadań i procesów związanych z zarządzaniem projektami. Funkcje automatyzacji Jiry usprawniają przepływy pracy i przyspieszają procesy poprzez eliminację wąskich gardeł i skalowanie operacji projektowych. 

Wartość przepływów pracy można dodatkowo zwiększyć dzięki następującym najlepszym praktykom:

• Jasna komunikacja. Nawiązuj częstą, regularną komunikację ze swoimi zespołami. Zachęcaj je do dzielenia się wszelkimi informacjami, które mogą wpłynąć na ich zdolność do wydajnej pracy.

• Zaangażowanie interesariuszy. Interesariusze, których dotyczą Twoje projekty, również mogą wpływać na te wysiłki. Utrzymuj ich zaangażowanie w każdy projekt, zachęcaj do wsparcia oraz szybko i wiarygodnie rozwiewaj ich obawy.

• Ciągłe ulepszanie. Zbieraj opinie programistów i interesariuszy. Zwracaj uwagę na to, co poszło dobrze, i na wszystko, co się nie udało. Wykorzystaj te informacje do wprowadzania stopniowych zmian oraz ulepszeń w zakresie wyników, przepływów pracy i procesów.

• Unikanie komplikacji. Złożone procesy trudno zrozumieć, wdrożyć i dostosować. Oto kilka zalecanych stanów przepływu pracy:

Wykorzystanie badań operacyjnych i sztucznej inteligencji pozwala zoptymalizować przepływy pracy poprzez zastosowanie zaawansowanych metod analitycznych i automatyzacji w celu rozwiązywania złożonych problemów i poprawy wydajności.

Efektywne przepływy pracy mogą stanowić solidną i elastyczną podstawę dla niezmiennie udanych projektów programistycznych Agile oraz postępów w kierunku ciągłego doskonalenia i dostarczania. Dobrze opracowane procesy mogą pomóc Tobie i Twoim zespołom rozwijać i realizować te przepływy pracy oraz nimi zarządzać.

Dzięki przepływom pracy Jiry ułatwisz śledzenie zadań, współpracę zespołową, zarządzanie problemami i raportowanie, jednocześnie zapewniając wsparcie dla metodyki Agile i innych metodologii zarządzania projektami.

Wypróbuj Jira za darmo