Distributed scrum: how to manage scrum remote teams

Chandler Harris Autor: Chandler Harris
Przeglądaj tematy

Streszczenie: Rozproszone zespoły Scrum są zespołami, w których niektórzy lub wszyscy członkowie pracują zdalnie i które dostosowują praktyki Scrum do realiów pracy zdalnej. Choć Scrum już zapewnia ramy postępowania, które mogą być przydatne w przypadku pracowników zdalnych, ważne jest, aby dostosować niektóre praktyki i użyć właściwych narzędzi, pozwalających zespołowi rozproszonemu działać skutecznie.

Świat biznesu zmienia się błyskawicznie — czasami z dnia na dzień. Pracownicy na całym świecie są coraz bardziej rozproszeni i coraz częściej pracują zdalnie, dlatego na nowo wymyślamy i kształtujemy miejsca i sposoby pracy.

Firmy przeprowadzają reorganizację i dostosowują się do nowych sposobów pracy, zwłaszcza pracy zdalnej, w związku z czym praktyki Agile są obecnie jeszcze bardziej istotne niż dotychczas. Właściwe dla metodyki Agile zasady adaptacyjności, otwartej współpracy, ciągłego uczenia się i samodzielnej organizacji mogą ułatwić zespołom rozproszonym bardziej efektywną współpracę. W szczególności metodyka Scrum ze swoim zdefiniowanym zbiorem rytuałów i ról może służyć jako ramy postępowania umożliwiające nadanie struktury zespołom zdalnym dowolnego rodzaju, a zwłaszcza zespołom zajmującym się tworzeniem oprogramowania, i zarządzanie nimi.

Według firmy Gartner* „do 2022 roku 90 procent zespołów programistycznych Agile będzie uwzględniało pracę zdalną w planach zapewnienia ciągłości działalności biznesowej, w porównaniu z 30 procentami w 2020 roku”.

Czym jest rozproszony zespół Scrum?

Jak sama nazwa wskazuje, rozproszony zespół Scrum jest zespołem Scrum, którego niektórzy lub wszyscy członkowie pracują zdalnie. Aby rozproszony zespół Scrum mógł działać skutecznie, konieczne jest przyjęcie nowych podejść do wdrażania metodyki Scrum. Z uwagi na ograniczenia w zakresie doraźnej współpracy i nieformalnej komunikacji zespoły zdalne muszą wykazać się większą dyscypliną w odniesieniu do swoich rytuałów Scrum i tworzyć nowe możliwości nawiązania więzi i współpracy.

Na szczęście wiele spośród przewidzianych w metodyce Scrum rytuałów, narzędzi i ról, takich jak sprinty, wydarzenia, codzienne spotkania scrumowe (nazywane też spotkaniami stand-up) czy retrospektywy, można dostosować do środowiska pracy zdalnej.

Zaleca się, aby standardowy zespół Agile przestrzegał zasady „dwóch pizz”, która głosi, że zespół powinien liczyć tylko tyle osób, ile jest w stanie najeść się dwoma pizzami, czyli nie więcej niż siedem do dziesięciu. Jednak w przypadku pracy zdalnej często lepiej jest zmniejszyć wielkość zespołów, zwłaszcza że znacznie łatwiej prowadzić wideokonferencję z udziałem 5–6 niż 10 uczestników. Tradycyjne role Scrum są równie ważne w zespołach rozproszonych, jednak trzeba je dostosować do konkretnych wyzwań, jakie wiążą się z pracą zdalną.

Korzyści

  • Większa pula dostępnych talentów może zwiększyć zestaw umiejętności zespołów.
  • Zespoły, których członkowie znajdują się w różnych regionach geograficznych, umożliwiają wprowadzenie całodobowego dnia pracy.

Obecnie jednymi z najlepszych zespołów są samodzielnie organizujące swoją pracę i interdyscyplinarne zespoły Agile, których członkowie zostali dobrani z obszernej puli kandydatów z całego świata. Firmy, które zatrudniają pracowników zdalnych, zyskują dostęp do większej puli talentów.

Coraz więcej firm ma zespoły, w których co najmniej część osób pracuje zdalnie, a Scrum oferuje im ramy postępowania umożliwiające prowadzenie efektywnej współpracy. Ponadto dzięki adaptacyjności będącej nieodłącznym elementem metodyki Scrum, która pozwala zespołom dostosowywać się do zmieniających się warunków i wymagań użytkowników, zespoły zdalne mogą pracować zwinnie, stale się uczyć i doskonalić.

Według firmy Gartner* „zespoły zdalne, które ściśle przestrzegają zalecanych praktyk technicznych Agile, mogą z łatwością uzyskać lepsze wyniki niż zespoły pracujące w jednej lokalizacji, które tego nie robią”. 

Wyzwania

Programowanie zgodne z zasadami Agile powstało z myślą o zespołach fizycznie znajdujących się w tym samym biurze. Manifest Agile sporządzony w 2001 roku zawiera zapis: „Najbardziej efektywnym i wydajnym sposobem przekazywania informacji zespołowi deweloperskiemu i wewnątrz niego jest rozmowa twarzą w twarz”. Jednak od 2001 roku wiele się zmieniło. Oprogramowanie, takie jak Zoom, Slack, Jira, Confluence czy Trello, pozwoliło udoskonalić sposoby współpracy zespołów zdalnych. Platforma Zoom znakomicie przyczyniła się do upowszechnienia konferencji zdalnych wśród osób indywidualnych i zespołów, pomagając w rozszerzeniu zasad Agile na pracowników zdalnych.

Świat ma teraz także inne wymagania. Z talentami rozproszonymi po całym świecie niemal nierealne wydaje się doprowadzenie do sytuacji, w której wszyscy przez cały czas pracowaliby w jednym miejscu. Ponadto często funkcjonuje błędne przekonanie, że zespoły zdalne są mniej produktywne. Jednak liczne badania wykazały, że zespoły zdalne często są bardziej produktywne i mniej narażone na rozpraszające czynniki, które występują w fizycznym miejscu pracy.

Jednym z największych wyzwań, z którymi borykają się rozproszone zespoły Scrum, jest komunikacja. Bez nieformalnych rozmów w korytarzu i przypadkowych spotkań zespoły zdalne muszą komunikować się więcej, czasami więcej niż normalnie byłoby konieczne. Połączenia wideokonferencyjne muszą być dostosowane do konkretnych stref czasowych.

Pracownicy zdalni mogą mieć poczucie izolacji, w mniejszym stopniu integrować się z zespołem oraz może im brakować interakcji społecznych ze współpracownikami. Trudność może stanowić również wypracowanie atmosfery koleżeństwa w zespołach, których członkowie pracują z domu. W Atlassian zdalne spotkania zespołów poświęcamy nie tylko na omawianie kwestii związanych z pracą, ale także na prywatne opowieści i nawiązywanie relacji. Zorganizowaliśmy nawet gry podczas naszych spotkań wirtualnych, aby nieco się rozerwać i lepiej poznać się nawzajem.

Ponadto wiedza na temat projektu może być rozproszona, ponieważ dzielenie się informacjami w zespołach zdalnych bywa trudniejsze, zwłaszcza jeśli ich członkowie znajdują się w różnych strefach czasowych. Jeśli backlog produktu często się zmienia lub nie jest precyzyjnie zdefiniowany, koordynowanie projektu może być trudne lub czasochłonne.

Jak zbudować odnoszący sukcesy zdalny zespół Scrum?

Zdalny zespół Scrum powinien przestrzegać podstawowych zasad metodyki Scrum, jakimi są czytelna komunikacja, przejrzystość oraz ciągłe doskonalenie. Sukces zespołu zdalnego zależy od wzajemnego zaufania, komunikacji oraz współpracy.

W przypadku rozproszonego zespołu Scrum korzystne może być opracowanie solidnego planu komunikacji, który będzie obejmował:

  • uzgodnienia dotyczące zdalnej współpracy;
  • sposoby nawiązywania kontaktu z innymi członkami zespołu w razie nieformalnych pytań;
  • uzgodnienia dotyczące struktury przeprowadzanych spotkań;
  • sposoby przekazywania przez członków zespołu informacji o ich dostępności;
  • stosowane narzędzia do współpracy.

Narzędzia do współpracy

Skuteczne narzędzia do współpracy są niezbędne we wszystkich formach pracy zdalnej. Zespoły Agile wykorzystują narzędzia do planowania Agile w celu zbierania historyjek/wymagań, raportowania zgłoszeń oraz zarządzania nimi, a także do śledzenia postępów oraz jakości.

Zespoły rozproszone powinny mieć dostęp do wirtualnej tablicy suchościeralnej, która zapewni wgląd w etapy oraz przepływ projektu. W Atlassian wykorzystujemy do tego nasze własne narzędzia, w tym Jira i Confluence. Jednak niezależnie od rodzaju używanego narzędzia, powinno ono:

  • być dostępne dla wszystkich członków zespołu;
  • umożliwiać współpracę, udostępnianie danych członkom zespołu oraz wysyłanie im powiadomień;
  • udostępniać kolekcję istotnych, ciekawych informacji.

Korzystamy również z wideokonferencji na platformie Zoom oraz z aplikacji Slack do doraźnej komunikacji. Systemu Jira używamy do śledzenia zgłoszeń, Confluence do współpracy, a w Trello sporządzamy listy i monitorujemy postępy.

Spontaniczne pogawędki

W zespołach zdalnych rozmowy przy ekspresie do kawy nie wchodzą w grę, dlatego ważne jest zapewnienie dostępu do takich nieformalnych kanałów komunikacji. Jeśli korzystasz z platformy Slack, możesz utworzyć określone kanały do różnych celów. Scrum Master powinien zapewnić otwarte kanały komunikacji dla poszczególnych części zespołu Scrum, a także ułatwiać komunikację z całym zespołem.

Ważne jest również, aby zespoły zdalne budowały wspólną kulturę programistyczną poprzez:

  • nadmierne komunikowanie decyzji we wszystkich lokalizacjach geograficznych;
  • zminimalizowanie trudności w tworzeniu środowiska programistycznego;
  • jasne zdefiniowanie ukończenia;
  • utworzenie wytycznych dotyczących składania skutecznych raportów o błędach.

Codzienne spotkanie scrumowe

Codzienne spotkania scrumowe stanowią istotny element metodyki Scrum, a w rozproszonych zespołach Scrum stają się jeszcze ważniejsze. Te krótkie, codzienne spotkania zespołu stanowią dla zespołu rozproszonego szybkie forum, które ułatwia utrzymanie koncentracji, współpracę, komunikację i rozwiązywanie problemów.

Jeśli członkowie zespołu są rozproszeni po różnych strefach czasowych lub obszarach geograficznych, ważne jest zaplanowanie regularnych wideokonferencji. Można również przeprowadzać asynchroniczne spotkania stand-up, korzystając z aplikacji Slack, w której członkowie zespołu będą informować o swoich postępach lub dodawać komentarze na tablicy prac, aby dzielić się aktualnymi informacjami. Dla zespołu rozproszonego takie szybkie forum stanowi sposób na utrzymanie koncentracji, współpracę, komunikację i rozwiązywanie problemów.

W Atlassian nadajemy strukturę naszym spotkaniom stand-up za pomocą trzech prostych pytań:

  • Co było przedmiotem mojej pracy wczoraj?
  • Nad czym pracuję dzisiaj?
  • Jakie problemy mnie blokują?

Lista zadań produktu

Ważne jest precyzyjne udokumentowanie funkcji w backlogu sprintu oraz uzgodnienie definicji ukończenia. Jeśli pozycje w backlogu produktu będą niejednoznaczne i niejasne, zespół może utracić dynamikę, a czas potrzebny do uzyskanie rozwiązania może się wydłużyć.

Samodzielna organizacja

Choć metodyka Agile promuje samodzielną organizację i poleganie na własnych siłach, w zespołach zdalnych szczególnie ważne jest, aby ich członkowie przyjmowali odpowiedzialność za swoją pracę i rozszerzali takie podejście na cały zespół. Członkowie zespołu mogą brać na siebie odpowiedzialność za osiąganie celów biznesowych oraz sposób, w jaki przyczyniają się do ich realizacji. Można zapewnić widoczność w tym zakresie poprzez udokumentowanie oczekiwań na stronie Confluence i uzgodnienie sposobu rozliczania poszczególnych członków zespołu z ich obowiązków.

Wszystkie zespoły są rozproszone

W organizacji globalnej z wieloma biurami w różnych lokalizacjach większość zespołów ma charakter rozproszony. Jeśli choćby jeden członek zespołu pracuje zdalnie, zespół powinien stosować zasady pracy zdalnej, aby zapewnić właściwy podział pracy między lokalizacjami, efektywną komunikację, a także utrzymać w całej organizacji właściwą kulturę pracy.

Liczba rozproszonych zespołów i miejsc pracy zwiększa się, dlatego ważne jest wdrożenie czytelnych i zwięzłych metod, procesów, narzędzi i sposobów pracy zdalnej na dużą skalę. Można to zrobić przez wdrożenie metod Agile, takich jak Scrum, SAFe, LeSS lub dowolnej innej, która sprawdza się w firmie.

Atlassian dostarcza narzędzi, które ułatwiają zespołom zdalnym planowanie, utrzymywanie kontaktu i współpracę. Platforma Atlassian do planowania korporacyjnego Agile, Jira Align, pozwala zwiększyć widoczność i koordynację strategiczną oraz możliwości adaptacyjne. Zespoły zdalne mogą skorzystać z rozwiązania Jira Software, które pomoże im w planowaniu projektów, zarządzaniu oraz śledzeniu zgłoszeń poprzez zapewnienie ich widoczności dla wszystkich członków zespołu. Trello pomaga zespołom opracowywać sprinty, zapewnia wgląd w status projektu oraz ułatwia przypisywanie członków zespołu i posuwanie projektów naprzód. Zespoły Scrum mogą również skorzystać z Confluence do tworzenia wymagań.

* Gartner „3 Steps to Sustain Productivity and Collaboration in Remote Agile and DevOps Teams” (3 kroki do utrzymania produktywności i współpracy w zdalnych zespołach Agile i DevOps), Manjunath Bhat, Mike West, 6 maja 2020 roku.

Następny
Rola