Role kierownika programu i kierownika projektu wydają się podobne z nazwy, tymczasem w metodyce Agile są to dwa różne stanowiska. Kierownicy programów dbają, aby praca zespołów Agile przebiegała zgodnie z długoterminową strategią firmy. Uwzględniają szeroki kontekst, aby wspierać realizację ogólnej inicjatywy firmy. Z kolei kierownicy projektów pracują na pierwszej linii i kierują zespołem w ramach konkretnych terminów i zadań. Koncentrują się na codziennych aktywnościach, które przyczyniają się do realizacji tych szerszych celów.
W tym artykule przedstawiono różnicę między rolą kierownika programu a kierownika projektu, z uwzględnieniem ich obowiązków i funkcji w firmie.
Rola kierownika programu
Kierownicy programów odpowiadają za grupę projektów, nazywaną łącznie programem. Stanowisko jest podobne do roli kierownika produktu odpowiedzialnego za rozpoznawanie potrzeb klientów i potrzeb biznesowych. Kierownicy projektów współpracują z kierownikami programów, aby opracować plan projektu dla swojego zespołu. Współpracują z kierownictwem wyższego szczebla przy realizacji celów biznesowych firmy oraz pełnią funkcję doradców strategicznych, tworzących nowe taktyki. Dbają o koordynację celów strategicznych, programu i działań poszczególnych zespołów.
Kierownik programu nadzoruje realizację programu, koordynując współpracę między projektami i zespołami. Jego zdolność do efektywnego prowadzenia programu jest wyznacznikiem jego sukcesu w firmie.
Kierownicy programów formułują i organizują wzajemnie powiązane projekty. Muszą zdecydować, które strategie i cele mają realizować i koordynować z różnymi zespołami projektowymi. Mogą nawet pełnić rolę liderów, w ramach której muszą nadzorować i oceniać wyniki kierowników projektów.
Przez kierownika programu przechodzą wszystkie terminy i budżety, ponieważ odpowiada on za zarządzanie ryzykiem i zasobami.
Rola kierownika projektu
Kierownik projektu nadzoruje zespół, który wykonuje aktywności związane z projektem w ramach programu. Jest właścicielem projektu i odpowiada za jego realizację od początku do końca.
Zarządzanie projektami polega na nadzorowaniu i prowadzeniu krótkoterminowych projektów ze ściśle określoną osią czasu i datą zakończenia. Przykładowo kierownicy projektów tworzą na potrzeby projektu i zespołu przepływ pracy uwzględniający różne funkcje. Koncentrują się na codziennych operacjach, takich jak priorytety, zadania, kamienie milowe i wyniki.
Kierownicy projektów koncentrują się na dotrzymywaniu terminów i są mniej zaangażowani w szerszy obraz organizacyjny. Uczestniczą na przykład w mniejszych projektach, takich jak realizacja wniosku o dodanie nowej funkcji. Określają zakres projektu i przydzielają zasoby niezbędne do osiągnięcia celów projektu. Mogą być też Scrum Masterami, jeśli firma korzysta z modelu Scrum.
Kierownicy programów a kierownicy projektów: główne różnice
Zarówno kierownicy programów, jak i kierownicy projektów pomagają firmom osiągać cele, tyle że na różne sposoby. Poniższy diagram ilustruje główne różnice i podobieństwa między rolami kierowników programów i kierowników projektów:
Ta grafika przedstawia podział zarządzania projektami i programami oraz ich części wspólne.
Obowiązki
Obowiązki kierowników programów i kierowników projektów różnią się pod wieloma względami. Kierownicy projektów nadzorują małe projekty, które stopniowo przyczyniają się do realizacji programu. Zarządzają zasobami, wynikami i terminami.
Z kolei kierownicy programów ustalają programy i ich cele w oparciu o potrzeby biznesowe firmy. Są ważnymi doradcami strategicznymi współpracującymi z interesariuszami i kierownictwem wyższego szczebla oraz koordynują swoje działania z kierownikami projektów. Pracują nad tworzeniem planów rozwoju, budżetów i harmonogramów. Jednym z ich zadań jest ograniczanie ryzyka. Przykładowo określają, czy dany program nie będzie zbyt kosztowny w realizacji i czy potencjalnie nie stanie się finansową studnią bez dna. Monitorują także i mierzą skuteczność programu.
Umiejętności
Umiejętności kierownika projektu i kierownika programu zwykle pokrywają się częściowo. Osoby na obu stanowiskach muszą skutecznie się komunikować, być zorientowane na procesy, myśleć taktycznie i strategicznie oraz być zaznajomione z metodykami Agile. Muszą być także zorientowane na wskaźniki i mieć umiejętność analizowania danych oraz dostosowywania projektów i osi czasu w oparciu o wyniki analiz.
Oprócz tych wspólnych dla obu ról umiejętności kierownik programu musi myśleć szerzej niż kierownik projektu. Musi koncentrować się na aspektach kilku projektów i decyzji na poziomie makro, a także na tym, jak powiązane projekty przyczyniają się do realizacji celów firmy.
Cele
Różnice dotyczą również celów kierownika projektu i kierownika programu. Cele kierownika programu mają charakter bardziej strategiczny i zakładają dostosowanie zadań programu do ogólnej misji firmy. Koncentruje się on na tym, w jaki sposób cele programu zapewniają wartość firmie i jej interesariuszom.
Z kolei kierownicy projektów skupiają się na codziennych szczegółach projektu, aby w efekcie zespół zrealizował poszczególne zadania. Koncentrują się na kamieniach milowych, osiągnięciach i zarządzaniu zasobami, aby efektywnie prowadzić projekty, które dostarczają klientom wartość. Kierownicy projektów skupiają się na dotrzymywaniu terminów, podczas gdy kierownicy programów odpowiadają za to, w jaki sposób każdy projekt wnosi wkład w szerszy obraz organizacyjny.
Wymagane narzędzia
Specjaliści na obu stanowiskach muszą biegle posługiwać się oprogramowaniem do zarządzania projektami i programami, aby dokładnie alokować zasoby, śledzić postępy i mierzyć sukces. Muszą także być zaznajomieni z systemami zarządzania treścią i korzystać z narzędzi takich jak wykres RACI, który określa role członków zespołu w danym projekcie.
Wśród dostępnych dla nich przydatnych narzędzi są historyjki użytkowników, które pozwalają menedżerom programów dostosować cele biznesowe do potrzeb użytkowników.
Ponieważ menedżerowie programów mają większy obszar działania niż menedżerowie projektów, powinni również znać rozwiązania do zarządzania pracą, które umożliwiają bezproblemowe zarządzanie wieloma projektami.
Jak współpracują menedżerowie programów i menedżerowie projektów?
Menedżerowie programów i menedżerowie projektów powinni być bliskimi współpracownikami. To od ich współpracy zależy, czy uda im się osiągnąć cele i zadania programu.
W tradycyjnej hierarchii menedżer projektu podlega menedżerowi programu. Jest tak, ponieważ menedżer projektu pracuje nad jednym elementem programu, za który odpowiedzialny jest przede wszystkim menedżer programu. Jednak w bardziej płaskich strukturach pracują jako partnerzy nad tym, jak najlepiej podzielić program na mniejsze, powiązane ze sobą projekty.
Czy to menedżer programu czy menedżer projektu będzie najlepszym wyborem dla Twojego zespołu?
Obie role przynoszą korzyści firmie, ponieważ skuteczny menedżer projektu będzie realizował projekty zgodne z celami Twojej firmy, a menedżer programu określi, jakie są te cele i jak powinny być realizowane w powiązanym projekcie.
Ustalenie, czy potrzebujesz menedżera programu czy menedżera projektu, zależy od potrzeb Twojej firmy. Czy potrzebujesz osoby o podejściu strategicznym, która dostosuje pracę firmy do jej misji, czy kogoś, kto pomoże zespołowi dotrzymać terminy i dostarczyć wymagane wyniki?
Jeśli potrzebujesz osoby o podejściu strategicznym, która potrafi żonglować wieloma projektami, wybierz menedżera programu. Jeśli natomiast potrzebujesz osoby, która poprowadzi jeden projekt, lepiej sprawdzi się menedżer projektu. Może się jednak okazać, że będziesz potrzebować obu tych osób, aby móc zrealizować wszystkie zadania w ramach programu.
Osiąganie sukcesu dzięki odpowiedniej roli
Menedżerowie programów i menedżerowie projektów mają kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej firmy. Przynajmniej jedna z tych osób jest niezbędna, aby firma mogła ulepszyć produkty lub usługi. Menedżerowie programów i menedżerowie projektów potrzebują jednak również odpowiednich narzędzi, które pomogą im odnieść sukces.
Jira Align firmy Atlassian to oprogramowanie do zarządzania programami, które umożliwia śledzenie programów z poziomu jednego prostego pulpitu nawigacyjnego z wglądem w czasie rzeczywistym. Pozwala menedżerom programów na odpowiednie przydzielanie zasobów i płynne prowadzenie programów. Umożliwia również koordynację z menedżerami projektów i przekazywanie informacji o wynikach zainteresowanym stronom.
Jira Software to świetne narzędzie dla menedżerów projektów do planowania i śledzenia postępów projektu. Pozwala im również na współpracę z innymi zespołami, takimi jak dział biznesowy, sprzedaży, marketingu czy HR. Podczas gdy program Jira Software jest przeznaczony do zarządzania projektami oprogramowania, narzędzie Jira Work Management jest stworzone specjalnie dla zespołów biznesowych.
Dzięki Jira Work Management możesz lepiej planować obciążenie pracą swojego zespołu i zrozumieć potencjalne przeszkody. Narzędzie to płynnie współpracuje też z programami Jira Software i Jira Align.
Menedżer programu a menedżer projektu: często zadawane pytania
Czy menedżerowie programów mogą zostać menedżerami projektów?
Tak, wielu menedżerów programów zaczyna jako menedżerowie projektów. Aby jednak przejść do nowej roli, menedżer projektu musi zdobyć nowe umiejętności i podjąć dodatkowe szkolenia zawodowe — w tym programy certyfikacyjne.
W roli menedżera projektu konieczne będzie większe zaangażowanie w projekty na dużą skalę. W ten sposób zyskasz narzędzia do prowadzenia wielu projektów jednocześnie.
Czy stanowisko menedżera programu jest uważane za wyższe niż menedżera projektu?
Miejsce tych ról w firmie zależy wyłącznie od struktury hierarchicznej firmy. W bardziej tradycyjnej hierarchii menedżer projektu często podlega menedżerowi programu, który z kolei podlega kierownictwu wyższego szczebla, wiceprezesowi lub prezesowi firmy. Jednak w bardziej płaskich hierarchiach menedżerowie programów i projektów są bliskimi partnerami współpracującymi nad osiąganiem celów firmy.