Zrozumieć znaczenie punktu odniesienia projektu w zarządzaniu projektami

Punktem odniesienia projektu jest stały punkt referencyjny wykorzystywany do porównywania stopnia realizacji projektu w miarę upływu czasu. Kierownicy projektów wykorzystują punkty odniesienia w celu zrozumienia, w jaki sposób zakres projektu, harmonogram oraz koszt zmieniają się w trakcie realizacji projektu. Punkty odniesienia projektu różnią się od celów tym, że koncentrują się na stanie projektu, podczas gdy cel jest skoncentrowany na wynikach. Wdrożenie punktów odniesienia projektu pomaga dostrzec zależność między stanem projektu na poszczególnych etapach, a osiąganiem celów projektu. 

Wyobraźmy sobie, że zespół zajmujący się tworzeniem oprogramowania rozpoczyna dwutygodniowy projekt mający na celu dostosowanie przestarzałego formularza rejestracji do wymagań rozporządzenia RODO. Sprawa jest pilna, ponieważ mamy 2023 rok, a formularz zgodny z przepisami powinien być opracowany lata temu! Dodatkowo projekt jest skomplikowany, ponieważ formularze są wykorzystywane w całej firmie i konieczne jest zabezpieczenie każdego punktu końcowego. Kierownik projektu inicjuje jego rozpoczęcie i zespół przystępuje do pracy. 

Trzy tygodnie później zespół świętuje udany test kompleksowy, a rozwiązanie trafia do produkcji. Czy projekt się powiódł? 

Jeśli skoncentrujemy się na samym celu, można powiedzieć, że tak! Kontrola w oparciu o punkty odniesienia projektu może przynieść odmienne wnioski. W ramach wyznaczania punktów odniesienia ustala się harmonogram, zakres oraz koszt projektu. Sprawdźmy zatem, jak wygląda nasz przypadek. Na projekt przewidziano dwa tygodnie, ale potrwał trzy. Zakres obejmował jedynie prace programistyczne, ale okazało się, że konieczne było opracowanie projektu wyskakującego okienka z informacją o RODO. Przekroczono koszty, ponieważ praca projektanta nie była uwzględniona w budżecie, a zespół programistów jest opóźniony o tydzień z kolejnym projektem. Zawsze chcemy świętować sukces, jednak punkt odniesienia projektu pomaga wszystkim zespołom uzmysłowić sobie, jakim kosztem ten sukces osiągnięto.

Kierownicy projektów wiedzą, co powinien zawierać doskonały plan projektu. Na szczęście obecnie powszechna jest znajomość i stosowanie wielu podstawowych zasad zarządzania projektami. Kluczowe komponenty punktu odniesienia projektu prawdopodobnie zostały już omówione na etapie kreowania projektu, więc wystarczy zebrać je razem, aby uzyskać punkt odniesienia projektu i przystąpić do pracy.

1. Zakres

Zakres projektu to szczegółowy zarys aktywności, zasobów i rezultatów związanych z projektem. Istotne, aby zakres wyznaczał granice projektu w formie precyzyjnych stwierdzeń dotyczących tego, co wchodzi w zakres projektu, a co nie. Zakres projektu określa również kluczowych interesariuszy, członków zespołu, procesy, założenia i ograniczenia. Wszystko to jest udokumentowane w deklaracji zakresu. 

Prosta deklaracja zakresu z naszego przykładu dotyczącego RODO: zespół programistyczny A napisze i wdroży kod rozwiązania pozwalającego przechowywać i wykorzystywać dane gromadzone za pomocą formularza rejestracji B w sposób zgodny z rozporządzeniem RODO w ciągu nie więcej niż dwóch tygodni. 

2. Harmonogram

Bez względu na to, czy w Twojej organizacji pracę dzieli się na sprinty, godziny, dni czy tygodnie, trzeba opracować harmonogram na potrzeby punktu odniesienia projektu. Kompletny harmonogram zawiera datę rozpoczęcia, datę zakończenia oraz czas trwania oznaczający czas, jaki upłynie między tymi dwoma datami. Wiele zespołów opisuje daty zakończenia projektu ładnymi określeniami, takimi jak „przewidywana” lub „szacowana”. Zaletą punktu odniesienia projektu jest wykluczenie z niego elementu niepewności. Ustalenie harmonogramu już w pierwszym dniu jest konieczne do efektywnego zastosowania punktu odniesienia. 

W przykładzie z RODO kierownik projektu mógłby ustalić harmonogram obejmujący dwa tygodnie robocze, przeznaczając dwa dni na odkrywanie, pięć dni na prace programistyczne oraz trzy dni na testowanie i wdrożenie. 

3. Koszt

Kierownicy projektu są w tym naprawdę świetni! Koszt projektu wyraża się w kwocie pieniężnej lub ilości czasu, jaki zespoły zgadzają się poświęcić na projekt. Koszt uwzględnia budżet na wszelkie wydatki, które zespół może ponieść w ramach realizacji zakresu projektu. W przypadku zespołów w koszcie projektu można uwzględnić czas stracony ze względu na zaniechanie pracy nad innymi projektami. 

Załóżmy, że zespół programistyczny A z przykładu z RODO składa się z pracowników rozliczanych godzinowo, zatem kosztem projektu będą stawki godzinowe wszystkich członków projektu pomnożone przez 40 godzin tygodniowo przez dwa tygodnie.

Punkt odniesienia projektu powinien być elementem planu projektu. Najlepiej jest tworzyć taki plan w otwartych, edytowalnych dokumentach, łatwo dostępnych dla wszystkich członków zespołu w projekcie. Szablon Confluence może ułatwić zespołom opracowanie wstępnie sformatowanych planów projektu dzięki specjalnej przestrzeni na utworzenie punktu odniesienia projektu. 

Często pierwszym elementem dodawanym do strony projektu jest deklaracja jego zakresu. Deklaracje zakresu zazwyczaj przyjmują postać zdań lub punktów opisujących ważne prace, zasoby oraz rezultaty projektu. Następnie deklaracje te często wielokrotnie ulegają modyfikacji, gdy w projekcie zachodzą zmiany.

Potencjał deklaracji zakresu można wykorzystać poprzez zawarcie jej w punkcie odniesienia projektu. Zamiast wprowadzania zmian w deklaracji zakresu można sięgać do swoich pierwotnych zamierzeń, aby wyraźnie kontrolować pełzanie zakresu, które tak często zagraża powodzeniu projektu. 

Kolejnym elementem jest harmonogram. To również niewątpliwie domena kierowników projektu! Chętnie wykorzystują oni wykresy Gantta oraz plany działań, aby lepiej zwizualizować harmonogram projektu. Plan działań ułatwia ustalanie sekwencji różnych strumieni prac, dzięki czemu wszystkie działania są skoordynowane. W planie działań wskazuje się datę rozpoczęcia i zakończenia, aby wyraźnie zdefiniować czas trwania projektu. 

To doskonała okazja, aby rozpocząć porządkowanie jednostek pracy w systemie Jira. Uprośćmy zakres projektu do czterech zadań: projektowania, prac programistycznych, testowania i wdrożenia. Teraz dla każdego z tych zadań utwórzmy jedno zgłoszenie w systemie Jira. Do każdego zgłoszenia dodajemy datę rozpoczęcia i zakończenia. W ten sposób jednym kliknięciem zyskujemy dostęp do widoku planu działań z dokładną wizualizacją niezbędnych prac i terminów ich wykonania. Osadź przygotowany plan działań w punkcie odniesienia projektu w Confluence. Masz dzięki temu gotowy harmonogram. 

Ostatnim elementem potrzebnym do przygotowania punktu odniesienia projektu jest koszt. Podobnie jak w przypadku zakresu i harmonogramu koszt wpisany w punkt odniesienia projektu pozostanie niezmienny. Członek zespołu reprezentujący dział finansowy lub księgowy może pomóc w rozliczeniu kosztu projektu, a często również będzie pomagał dostosowywać ten koszt w miarę upływu czasu. Uwzględnienie kosztu w punkcie odniesienia projektu pozwala dokładnie ocenić stopień przekroczenia lub niewykorzystania budżetu po zakończeniu projektu.

Twoim celem jest utworzenie przestrzeni na potrzeby punktu odniesienia projektu, który będzie zawierać jego zakres, harmonogram oraz koszt. Punkt odniesienia projektu jest elementem dokumentu z planem projektu. Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić w planie projektu, jest zebranie zespołu. Poniżej przedstawiono przykłady różnych ról, jakie można przypisać poszczególnym członkom zespołu, aby ułatwić realizację projektu.

Dodaj do swojej strony szybki nagłówek „Punkt odniesienia projektu” i zacznij gromadzić kluczowe komponenty. Najpierw zdefiniuj zakres. W tym przykładzie przedstawiono prosty sposób na uporządkowanie tego, co wchodzi lub nie wchodzi w zakres projektu.

Następnie możesz skupić się na wizualizacji harmonogramu projektu. Najprostszym rozwiązaniem będzie osadzenie planów działań na stronie Confluence.

Ostatnim elementem, który należy dodać, jest koszt projektu. Ustalenie najlepszego sposobu zaprezentowania budżetu oraz wydatków w Confluence pozostawmy zespołowi finansowemu. Przy tworzeniu punktu odniesienia projektu najważniejsze jest ustalenie tych informacji na początku projektu i powstrzymanie się od wprowadzania w nich jakichkolwiek modyfikacji aż do jego zakończenia.

Wprowadzenie dodatkowego procesu do istniejących praktyk zarządzania projektami może spotykać się z oporem. Jednak wdrożenie punktu odniesienia może przynieść szereg korzyści kierownikom projektów, liderom zespołów, współtwórcom projektów, a także interesariuszom. 

Przejrzyste raportowanie celów

Punkt odniesienia projektu zawiera trzy komponenty najważniejsze dla powodzenia projektu. Tworząc raport na temat powodzenia projektu, można wykorzystać punkt odniesienia do oceny stopnia powodzenia. Dzięki temu raporty na temat celów są bardziej rzetelne i pozwalają świętować kamienie milowe, ale również przyznać, że zostały zrealizowane tydzień później, niż zakładano. 

Ograniczenie pełzania zakresu

Z pełzaniem zakresu mamy do czynienia, gdy zakres projektu zmienia się w miarę upływu czasu. Zjawisko to często powoduje wypalenie wśród członków zespołu i przyczynia się do niedotrzymywania terminów. Wyznaczając zakres w ramach punktu odniesienia, zyskujesz namacalny dowód podjętego zobowiązania, który możesz wykorzystać na poparcie swojego stanowiska. Zawsze trudno jest odmawiać, jednak punkt odniesienia projektu znacznie to ułatwia.

Przestrzeganie harmonogramu

Opracowanie harmonogramu projektu kosztuje wiele wysiłku. Odwołując się do planu działań lub wykresu Gantta, łatwo sprawdzić, jak przebiega realizacja projektu. Jednak w przypadku wielu strumieni prac i zależności międzyzespołowych bywa to trudne. Opublikowanie harmonogramu jest doskonałym czynnikiem motywacyjnym dla członków zespołu, którzy mogą wyraźnie zobaczyć, w jaki sposób ich praca wpływa na innych, i jak wygląda ogólny harmonogram projektu.

Przy wdrażaniu nowego procesu kluczowe znaczenie ma wyeliminowanie przeszkód. Confluence pomaga pozbyć się ich poprzez dodanie punktów odniesienia projektu do szablonów stron projektu. Punkt odniesienia projektu zawiera elementy, które najprawdopodobniej i tak tworzysz. Wystarczy po prostu spakować je do nowego kontenera. Dodanie takiego kontenera do szablonu strony projektu przyspieszy jego wdrożenie w całej firmie. Atlassian oferuje wspaniałe zasoby, w których znajdziesz inspiracje do tworzenia szablonów oraz informacje potrzebne do rozpoczęcia pracy z Confluence.